Evolution classeur Excel suivant la date
Salut Yvouille,
J'espère que tu vas bien et que tu porte un chapeau quand tu vas jouer à la pétanque
J'ai repris la V.19 que j'ai entièrement remplie avec mes propriétaires, donc je te fais passer ça en MP. On peux rester en version anonyme pour la suite, mais j'ai fait ça pour travailler dessus avec ma femme, et commencer à saisir quelques fiches de prestations et lui montrer le fonctionnement avec des mises en situation.
Concernant la mise en forme de la cellule H8 de la feuille ‘’Base’’, [...] la cellule H8 se colorie en violet. A toi de faire éventuellement d’autres essais.
J’ai également placé une formule dans la colonne J de la feuille ‘’Logements’’ qui calcule une certaine date [...] par exemple en J3 : =I3 + 270 (270 correspondant à 9 mois * 30 jours, soit 3 mois avant l’anniversaire).
Je suis resté sur la formule +270 jours, qui me va très bien. Et la mise en couleur violet va très bien aussi, donc nous pouvons garder ça comme ça. Par contre, est-il possible de mettre une case à cocher à côté, par exemple dans la cellule "i8", pour valider que la relance à été faite par mail, et donc revenir à une mise en forme sans la couleur violette ?
J’ai compris que le nombre de lits et le nombre de voyageurs ne demandaient pas de modifications.
Oui, on reste comme ça. On reste sur le nombre de voyageurs 2 +2 = 2 adultes et 2 enfants. Et c'est nous qui choisirons dans la feuille "location", le nombre d'alèse à laver etc...
Sur ta feuille ‘’Base’’ en E3:H3, tu as des dénominations qui ne correspondent plus que partiellement à celle de la plage AJ2:AU2 de la feuille ‘’Logements’’. [...] surtout car on sait qu’il faut le faire, sans devoir chercher bien longtemps pourquoi ça ne fonctionne plus (au cas où l’on déplace une telle plage sans prêter garde aux macros).
Etant donné que seul les prix du ménage ou des Entrées / Sorties changent, il n'est pas nécessaire de faire ressortir tous les tarifs sur la feuille "Base". Il ne faut mettre que Entrées / Sorties et Ménages. Si besoin de savoir plus, nous pouvons aller sur la feuille "Logements" pour trouver les infos.
Concernant les messages d’erreur, j’ai mis en place une solution que je te laisse découvrir. Tu me diras si ça te convient.
C'est niquel. J'ai remarqué qu'il y a une différence entre mettre 0€ ou ne pas mettre de tarif, quand le logement n'est pas concerné par une prestation. C'est prit en compte de notre côté.
Pour la feuille ‘’Facture’’,
Pour la facture, j'ai repris la même présentation que la fiche de prestation, en ajoutant les textes obligatoires légalement. Pour moi, le fonctionnement des fiches de prestations est bon, il n'y a pas besoin d'y retoucher. Nous pouvons conserver les intitulés de la plage "AJ2:AU2" de la feuille "Logements" comme ils le sont. En effet, à partir de la saison prochaine, nous allons fournir le linge de lit, les alèses etc... Donc il n'est plus question uniquement du lavage, mais aussi de la location. Donc nous pouvons laisser les intitulés comme ça.
Sur la facture, est-il possible de mettre un menu déroulant pour trouver le propriétaire, avoir un menu déroulant avec le mois (l'année sera celle du fichier en cours d'utilisation, puisque nous avons un nouveau fichier client généré chaque année), et ainsi retrouvé l'ensemble des locations qui correspondent à ces 2 critères ?
Avec écrit simplement sur la ligne "Prestation de service - Location Mr XXX ". La mention prestation de service est importante au niveau déclaration comptable. Puis les dates entrées et sorties, et le tarif global (repris surement de la colonne "AP" de la feuille "Locations", je présume
Si la couleur trouvée pour la facture et la fiche de prestations ne te donne pas entière satisfaction, on peut continuer à chercher une solution d'amélioration.
Est-ce ta façon de me dire que ce n'est pas beau comme couleur ?
On y va un bout dans ce sens ?
Allons-y gaiement !! C'est un plaisir de travailler avec toi en tout cas.
Encore merci pour tout ton travail.
Amicalement
Salut,
J’ai écrit le texte ci-dessous au fur et à mesure de l’avancement de mon travail (7 à 10 heures entre hier et aujourd’hui). Je ne me suis pas relu, c’est donc un peu décousu. J’espère que ça ira quand même.
Il est maintenant préférable de travailler sur ton fichier réel, afin de pouvoir se rendre compte de certains problèmes qui n’apparaissent pas autrement (quelques exemples ci-dessous). On continue donc à échanger les fichiers en privé et le texte sur le Forum.
Si tu ne veux pas qu’une formule de recherche ou autre renvoie 0 si elle ne trouve aucune donnée à renvoyer, tu peux modifier cette formule. Regarde l’exemple en C8 de la feuille ‘’Base’’.
Concernant une nouvelle année, certaines données doivent être effacées, d’autres non. Quant est-il des ‘’Dates de signature des contrats’’ dans la colonne I de la feuille ‘’Logements’’ ? Ces dates peuvent-elles être simplement effacées ?
Tu souhaites pouvoir inscrire sur la feuille ‘’Base’’ si une relance par courriel a été effectuée ou non. Comme il s’agit d’une feuille présentant la situation individuelle de logement inscrits sur la feuille ‘’Logements’’, il faudrait soit créer une macro qui prendrait note de ta modification sur la feuille ‘’Base’’ et la reporterait sur la feuille ‘’Logements’’, mais ça semble un (tout petit) peu plus compliqué que de continuer avec la philosophie actuelle, c’est-à-dire de modifier les données de chaque logement directement sur la feuille ‘’Logements’’. Ainsi, j’ai ouvert la colonne K sur cette feuille afin que tu puisses y indiquer si la relance par courriel a été effectuée ou non. Le mot ‘’mail’’ étant du franglais, je te propose d’utiliser plutôt le mot courriel.
J’ai repris l’idée d’avoir une coloration en violet si le délai est proche de 90 jours et j’ai poussé l’idée un peu plus loin en indiquant d’une autre couleur (jaune pâle) si le délai est proche mais qu’une relance a été effectuée.
Sur la feuille ‘’Base’’, ces couleurs violet et jaune sont reprises dans la cellule H8 et si une relance par courriel a été effectuée, elle est indiquée en H9.
J’ai indiqué en vert la plupart des cellules dans lesquelles tu peux choisir des logements ou locations. Sur les documents imprimés en PDF, ces cellules de couleur verte sont modifiées en blanc.
Comme tu n’as pas tout le temps des adresses ‘’standards’’, ça provoque des bizarreries dans les adresses sur les documents ‘’Factures’’ et ‘’Fiche de prestations’’. Par exemple pour les logements des lignes 17, 20, 22, etc. J’ai quelques idées en tête afin de résoudre ce problème, mais on va laisser cela de côté pour l’instant. Rappelle-le-moi si j’oublie.
Tu ne peux pas avoir le signe / dans le nom d’un dossier ou d’un fichier PDF ou autre. J’ai donc dû modifier les noms/prénoms du logement de la ligne 20. Mais comme il faudrait de toute façon trouver une solution pour ces adresses, on pourra voir à ce moment-là. Mais si tu pouvais déjà m’indiquer avec précision comment s’appellent chacune des personnes, ce serait bien (une réponse très précise du genre : Madame, nom XXX, prénom YYYY, Monsieur, nom ZZZZ, prénom WWW).
Concernant la numérotation de tes devis et factures, je présume qu’il y aurait des choses à automatiser. A toi de voir si tu veux en parler.
Je n’ai pas trop compris ce que tu souhaitais sur ta facture et je ne sais pas très bien si c’est logique d’indiquer un prix unitaire sans indiquer la quantité. Mais bon, si tu penses que le propriétaire peut diviser lui-même le prix total par le prix unitaire afin de connaitre le nombre d’unités concernées, pourquoi pas. Mais si je suis complètement à côté de la plaque avec ma proposition, indique-moi avec précision – sur la base d’un modèle par exemple – ce que tu souhaites. Sur la base du fichier que je t’envoie, choisi par exemple le logement ‘’Jago ……’’ pour le mois de juillet.
Sur la feuille ‘’Facture’’, j’ai agrandi un peu l’espace réservé à la ‘’Description’’ et réduit celui réservé à la date.
J’ai modifié la dénomination ‘’Entrée Sortie’’ par ‘’Entrée et Sortie’’ afin que ça apparaisse correctement sur la facture (sinon il apparaissait ‘’EntréeSortie’’ tout appondu)
Je n’ai pas compris où aller chercher la ‘’Date de la prestation’’ indiquée sur la facture ; le premier jour de location ??
Je ne savais plus d’où provenait la couleur de l’en-tête de la feuille ‘’Fiche de prestations’’ – te l’avais-je proposée moi ? – et je voulais simplement te dire que si tu n’arrivais pas à reprendre exactement la même couleur pour la feuille ‘’Facture’’, on pouvait trouver une solution. Si j’avais trouvé ‘’ta couleur’’ horrible, je te l’aurais dis sans détour
Adresse du propriétaire du logement de la ligne 22 : il y a une majuscule sans accent à ‘’Ecoles’’.
L’abréviation correcte de Monsieur est M. et non pas Mr. Regarde par exemple ce site.
Cordialement.
J'ai eu l'idée d'une autre présentation pour la facture. Regarde la version 22 en privé et compare les factures avec la version 21.
Il faudrait éventuellement prévoir plus de place pour les ''Descriptions'' (pour l'instant de la ligne 20 à la ligne 41 de la feuille ''Facture'') mais il y a de la place vers le bas ou l'on peut resserrer un peu les lignes afin de pouvoir en rajouter. A toi de dire si l'une de ces solutions te convient ou si je suis vraiment à côté de la plaque.
Pour la facture d'un mois quelconque, j'ai pris toutes les locations qui commencent ce mois-là.
Chaleureusement.
Salut Yvouille,
Les vacances sont terminées, nous allons pouvoir reprendre un rythme de croisière pour le développement de ce fichier Excel
Concernant une nouvelle année, certaines données doivent être effacées, d’autres non. Quant est-il des ‘’Dates de signature des contrats’’ dans la colonne I de la feuille ‘’Logements’’ ? Ces dates peuvent-elles être simplement effacées ?
Effectivement, toute la feuille "Locations" peut être remise à zéro, et sur la feuille "Logements", les colonnes de la plage "I:K" peuvent être remises à zéro également.
Tu souhaites pouvoir inscrire sur la feuille ‘’Base’’ si une relance par courriel a été effectuée ou non. [...]‘’Logements’’. Ainsi, j’ai ouvert la colonne K sur cette feuille afin que tu puisses y indiquer si la relance par courriel a été effectuée ou non.
Je suis ok avec ce fonctionnement.
J’ai repris l’idée d’avoir une coloration en violet si le délai est proche de 90 jours et j’ai poussé l’idée un peu plus loin en indiquant d’une autre couleur (jaune pâle) si le délai est proche mais qu’une relance a été effectuée.
Sur la feuille ‘’Base’’, ces couleurs violet et jaune sont reprises dans la cellule H8 et si une relance par courriel a été effectuée, elle est indiquée en H9.
Cela ne semble pas fonctionner pour la couleur jaune pâle. Je vois bien apparaitre en jaune sur la feuille "Logements", mais pas sur la "Base". J'ai fait plusieurs tests de date et ça ne change rien, il n'y a que des cellules "H8" blanches ou violettes.
Comme tu n’as pas tout le temps des adresses ‘’standards’’, ça provoque des bizarreries dans les adresses sur les documents ‘’Factures’’ et ‘’Fiche de prestations’’. Par exemple pour les logements des lignes 17, 20, 22, etc. J’ai quelques idées en tête afin de résoudre ce problème, mais on va laisser cela de côté pour l’instant. Rappelle-le-moi si j’oublie.
Ok, on en reparle par la suite.
Tu ne peux pas avoir le signe / dans le nom d’un dossier ou d’un fichier PDF ou autre. J’ai donc dû modifier les noms/prénoms du logement de la ligne 20. Mais comme il faudrait de toute façon trouver une solution pour ces adresses, on pourra voir à ce moment-là. Mais si tu pouvais déjà m’indiquer avec précision comment s’appellent chacune des personnes, ce serait bien (une réponse très précise du genre : Madame, nom XXX, prénom YYYY, Monsieur, nom ZZZZ, prénom WWW).
Je ne suis pas sûr de bien comprendre ta demande. Tu veux que je te donne le Prénom et le Nom de chaque personne quand il s'agit d'un couple ?
Concernant la numérotation de tes devis et factures, je présume qu’il y aurait des choses à automatiser. A toi de voir si tu veux en parler.
Pas besoin car le numéro de facture va dépendre du Prénom et du Nom du propriétaire, mais aussi du mois, et possiblement si une autre facture a été éditée dans le mois ect....
En revanche, il est possible d'automatiser la date de la facture, puisque nous pouvons mettre la date du jour au moment où nous créons le PDF.
Je n’ai pas trop compris ce que tu souhaitais sur ta facture [...] ce que tu souhaites. Sur la base du fichier que je t’envoie, choisi par exemple le logement ‘’Jago ……’’ pour le mois de juillet.
Je te fais passer en MP une facture que nous avons éditée au mois de Août pour que tu comprenne comment nous les remplissons. En effet, sur les factures, nous n'avons pas besoin du détail des prestations de chaque locataires. Nous reprenons uniquement le nom du locataire avec les dates et le montant total. Nous laissons prix unitaire et prix total, car encore une fois, il s'agit plus d'une mise en forme pour le cadre légal.
Je valide la présentation sur la V.22, avec le nom du locataire et la plage des dates en gras. Nous pourrions sauter une ligne entre chaque locataires, mais attention de ne pas trop "aérer", car certaines factures comportent plus d'une dizaine de de locataires dans le mois, ainsi que des prestations annexes. Nous pouvons en revanche, enlever la colonne "Date".
Pour la facture d'un mois quelconque, j'ai pris toutes les locations qui commencent ce mois-là.
En effet, sur la facture du mois d'Août, il n'apparaît que les locations dont la date d'entrée est en Août.
A quoi correspond la case "M13" sur la feuille "Facture" ? Quel est le but de cette formule ?
Pour la feuille "Fiche de prestations", je n'ai rien à ajouter. Je pense que cette feuille est bien comme elle est.
Sur la feuille "Base", j'ai ajouté une nouvelle info, reprise sur la colonne "L" de "Logements", et qui corresponds au montant du forfait mensuel du contrat. Tu peux me dire si la position dans les cellules "E12;H12". Peut-être le présenterais-tu différemment ?
Pour le moment, je ne vois pas de bug particulier ni de suggestion supplémentaires. Toujours un grand merci pour ton travail.
Amicalement
Salut,
J’ai effectué diverses modifications selon tes dernières informations. Je te laisse tester tout cela.
Concernant le signe ‘’/’’, je te proposais de me donner seulement les noms et prénoms de ces deux personnes concernées afin que cela soit déjà clair lorsque nous reviendrons à discuter des divers types d’adresses à traiter pour les factures.
La date de la facture est déjà automatisée : dans la cellule I3 de la feuille concernée ; les anciennes versions ont déjà la formule =AUJOURDHUI() en place. Si cette formule doit être placée sur la feuille ‘’Fiche de prestations’’, il faut me dire où l’inscrire ou le faire toi-même.
Sur la facture, j’ai aussi automatisé l’inscription de la référence au devis, dans la cellule A16, sur la base de l’année inscrite dans la cellule V1 de la feuille ‘’Planning’’. Ainsi, en 2024, il sera inscrit : ‘’Facture liée au devis n° D2024-XXXX’’ en A16 de ‘’Facture’’. Si ce n’est pas souhaité, il faut me le redire.
Également sur la facture, seuls les locataires et les dates de location sont nouvellement inscrits. J’ai simulé un logement avec 10 locations dans le mois (ce qui me semble énorme) et tu peux voir le résultat en place. Si tu dois ajouter des compléments sur cette feuille, il risque d’y avoir des problèmes. A toi de voir s’il faut encore modifier quelque chose ou non.
La formule en M13 de la feuille facture trouve le numéro du mois inscrit en M12. Ca me sert à retrouver les mois inscrits comme période de location sur la feuille ‘’Locations’’. J’aurais pu trouver une autre solution, soit en masquant cette cellule, soit en intégrant cette recherche du numéro du mois dans la macro, mais j’ai choisi cette solution de semi-facilité
Tu ne dis pas un mot sur mes conseils de corrections de notre belle langue française, mais je présume que tu vas en prendre note sur un prochain fichier.
Salutations de ma belle Suisse
Salut salut,
Concernant le signe ‘’/’’, je te proposais de me donner seulement les noms et prénoms de ces deux personnes concernées afin que cela soit déjà clair lorsque nous reviendrons à discuter des divers types d’adresses à traiter pour les factures.
Je te fais passer ça en MP.
La date de la facture est déjà automatisée : dans la cellule I3 de la feuille concernée ; les anciennes versions ont déjà la formule =AUJOURDHUI() en place. Si cette formule doit être placée sur la feuille ‘’Fiche de prestations’’, il faut me dire où l’inscrire ou le faire toi-même.
Je n'avais pas fait attention à ça, en effet. C'est bon pour moi. Et pas besoin de l'ajouter sur les "Fiches de prestations", puisque nous ne mettons pas la date du jour dessus.
Sur la facture, j’ai aussi automatisé l’inscription de la référence au devis, dans la cellule A16, sur la base de l’année inscrite dans la cellule V1 de la feuille ‘’Planning’’. Ainsi, en 2024, il sera inscrit : ‘’Facture liée au devis n° D2024-XXXX’’ en A16 de ‘’Facture’’. Si ce n’est pas souhaité, il faut me le redire.
Tu pourra l'enlever et ne rien prévoir pour ça. Nous avons une codification en fonction des initiales du propriétaire, de l'année et du numéro de la facture chronologiquement.
Également sur la facture, seuls les locataires et les dates de location sont nouvellement inscrits. J’ai simulé un logement avec 10 locations dans le mois (ce qui me semble énorme) et tu peux voir le résultat en place. Si tu dois ajouter des compléments sur cette feuille, il risque d’y avoir des problèmes. A toi de voir s’il faut encore modifier quelque chose ou non.
Laisse comme ça. Effectivement, 10 locations sur un même mois, c'est potentiellement impossible pour nous. Par contre, il nous arrive d'ajouter des prestations qui sont venues s'ajouter en parallèle pendant le mois. Donc il est bon de pouvoir ajouter des lignes à la main.
Tu ne dis pas un mot sur mes conseils de corrections de notre belle langue française, mais je présume que tu vas en prendre note sur un prochain fichier.
Je me suis empressé de corriger les fautes que j'ai pu trouver.
Merci
Salut,
Dans le fichier joint séparément, tu trouveras une codification des civilités dans la colonne Q de la feuille location. Si tu passes la souris sur la cellule Q2 de cette feuille, tu as une note qui s'ouvre et qui te renseigne sur cette codification. En fonction de cette codification, les adresses des feuilles ''Facture" et ''Fiches de prestations" sont préparées. Pour le code 4, le signe / est très important car il permet de rechercher la séparation des deux noms ou des deux prénoms.
Malgré ma nationalité, je suis un peu ''Veille-France" et je trouve que les femmes devraient être indiquées en premier dans les adresses. Ca plaira beaucoup à ta femme ainsi qu’à toutes ces petites dames qui sont tes clientes. Si ça ne te convient pas, si tu veux jouer au gros macho, pas de problème, je corrige le code en fonction de ton éventuel phallocentrisme
Pour la référence au devis sur la facture, tu m’indiques que tu as une codification en fonction des initiales du propriétaire. Il serait donc possible d’automatiser une partie de cette référence en fonction de ta codification (à inscrire quelque part sur la feuille ‘’Logements’’). Cette même codification pourrait éventuellement être reprise dans la création des dossiers et sous-dossiers créées automatiquement lors de l’archivage des fichiers PDF, car pour l’instant ces noms de dossiers et sous-dossiers sont assez longs, voire exagérément long. A toi de me dire ce que tu en penses.
Actuellement, le fait d’avoir placé à nouveau un signe / dans les noms et prénoms des propriétaires cause à nouveau des problèmes lors de l’archivage des dossiers PDF des propriétaires concernés (uniquement ceux de la ligne 20 pour l’instant). Ce problème pourrait être résolu si tu souhaites une codification tel que proposé dans le paragraphe précédent. Sinon, je vais devoir trouver une solution pour ces cas.
Les abréviations M. et Mme ne sont plus utilisées pour l’instant : je trouve préférable d’inscrire les mots Monsieur et Madame et entier, ça fait plus ‘’Vieille France’’
Pour la facture, je trouve assez peu gracieux de laisser une ligne vide entre chaque location. Je te propose donc une solution avec laquelle les locations sont placées les unes à la suite des autres, mais sur des lignes plus élargies. Il y a 15 lignes ouvertes à disposition plus quelques lignes masquées si une fois tu as une facture monstre à préparer. Dans un tel cas, il est possible que la facture s’imprimerait sur deux pages. Il faudrait alors réduire des lignes vers le bas (lignes 44 à 47) en compensation.
A te relire.
Coucou,
Dans le fichier joint séparément, [...] Si ça ne te convient pas, si tu veux jouer au gros macho, pas de problème, je corrige le code en fonction de ton éventuel phallocentrisme
Ok pour moi. Les dames d'abord évidemment. Et ok pour la codification facile à prendre en main.
Pour la référence au devis sur la facture, tu m’indiques que tu as une codification en fonction des initiales du propriétaire [...] ces noms de dossiers et sous-dossiers sont assez longs, voire exagérément long. A toi de me dire ce que tu en penses.
Je ne vois pas pourquoi tu les trouve si long. Il ne s'agit que du nom du propriétaire pour le dossier, et "Factures" ou "Fiches de prestations" pour les sous-dossier. C'est ok pour moi de ce côté là.
Attention, je parle d'une codification pour le numéro de la facture, et non pas pour la référence au n° de devis qui est mentionné dans l'objet de la facture. Là aussi, je pense que nous pouvons saisir cette information à la main car le contrat est reconductible de façon tacite, donc il est probable que ce soit toujours le même numéro de devis qui soit rappelé sur les factures pendant des mois et des mois, ou même plus.
En revanche, effectivement nous avons une codification pour la facture, mais rien de figer réellement, et rien de légal ou de fiscal à respecter pour le numéro, donc nous pouvons très bien prévoir une incrémentation avec 2023-XXX ou quelque chose dans ce genre là. Je vais en discuter avec ma femme et je reviens vers toi pour ce sujet. Relance moi si j'oublie.
Actuellement, le fait d’avoir placé à nouveau un signe / dans les noms et prénoms des propriétaires cause à nouveau des problèmes lors de l’archivage des dossiers PDF des propriétaires concernés (uniquement ceux de la ligne 20 pour l’instant). Ce problème pourrait être résolu si tu souhaites une codification tel que proposé dans le paragraphe précédent. Sinon, je vais devoir trouver une solution pour ces cas.
C'est à dire ? Le paragraphe précédent parle de la codification des numéro de devis sur les factures.... Tu veux sans doute parler de la codification pour les civilités, et dans ce cas, je te l'ai validé, donc pour moi c'est ok.
Pour la facture, je trouve assez peu gracieux de laisser une ligne vide entre chaque location. Je te propose donc une solution avec laquelle les locations sont placées les unes à la suite des autres, mais sur des lignes plus élargies. Il y a 15 lignes ouvertes à disposition plus quelques lignes masquées si une fois tu as une facture monstre à préparer. Dans un tel cas, il est possible que la facture s’imprimerait sur deux pages. Il faudrait alors réduire des lignes vers le bas (lignes 44 à 47) en compensation.
Ok pour cette nouvelle présentation qui, en effet, semble plus agréable à lire, en Excel comme en PDF. Par contre, il faudra ajouter en dessous du total, le montant déjà réglé, et donc le reste à payer. Comme les clients nous paient avant la prestation, la facture est bien souvent avec une restant dû à 0 €. Je suppose que l'on peux reprendre le "déjà réglé" grâce à la colonne "AQ" dans "Locations" ?
Merci beaucoup
Salut,
Concernant les noms des dossiers clients, j’ai laissé l’utilisation des noms et prénoms des clients. Comme nous avons décidé de placer les noms des femmes en premier, le début des noms des dossiers-clients n’est pas toujours identique à celui du nom du logement (par exemple le nom du logement ‘’F………’’ et le nom de dossier correspondant ‘’ S........... - F................ Muriel - Eric’’, selon l’image ci-dessous. Une solution serait d’utiliser le nom du logement comme noms des dossiers-clients. A toi de dire ce que tu veux.
D’un côté je t’ai indiqué qu’il fallait absolument utiliser le signe ‘’/’’ dans les noms des propriétaires afin que je puisse automatiser l’écriture des adresses et d’un autre côté je t’ai dit que le signe ‘’/’’ crée des problèmes dans le nom des dossiers-clients. Mais si tu décides de gardes le nom de ces dossiers clients tel qu’actuellement, j’ai trouvé une solution afin de remplacer le signe ‘’/’’ inscrit dans Excel par le signe ‘’-‘’ dans le nom des dossiers (exemple ‘’ S........... - F................ Muriel - Eric’’).
Pour le montant ‘’Déjà réglé’’, je pense avoir compris ton souhait. Regarde l’exemple mis en place pour le logement ‘’Jag……..’’ pour le mois d’août.
Cordialement.
Salut Yvouille.
Je pense que nous pouvons nous dire que nous sommes sur la dernière ligne droite pour ce fichier Excel qui dépasse de loin toutes mes attentes.
Pour revenir sur les noms des dossiers, nous allons garder comme actuellement, à savoir le nom du dossier = le nom du logement. Dans le cas d'un double nom pour le propriétaire, nous mettons toujours un seul nom pour le logement, et donc pour le dossier, car il s'agit de notre interlocuteur principal. Nous n'avons jamais contact avec les deux en même temps.
Pour automatiser le n° de la facture, nous pouvons en effet, car nous allons modifier notre codification dans ce sens. Désormais, les factures seront numérotées de la façon suivante : XX-année. Par exemple, 25-2023 correspondant à la 25ème facture de l'année 2023. Pas besoin pour nous de détailler plus avec des initiales ou autres. Donc nous pouvons partir sur une automatisation de cela si tu le peux bien sur.
Concernant le "Déjà Réglé" sur les factures, c'est parfait. C'est exactement ça. Tu reprends les "Oui" et "Non" sur la feuille "Locations" et ça fonctionne parfaitement visiblement. Merci
Pour la référence du devis rappelée sur la facture, nous pourrions peut-être l'automatiser aussi en ajoutant dans une colonne de la feuille "Logement" le numéro de devis attribué au client. De cette façon, l'information serait reprise au moment de choisir le client sur la facture. Je ne sais pas si je me fais comprendre. N'hésite pas à me relancer là dessus.
Petite question technique concernant la case H8 qui est remplie en violet ou en jaune, selon si nous avons fait la relance client. Je vois aussi que la case redevient blanche une fois la date anniversaire passée, ce qui est une bonne chose. Par contre je me demande comment va fonctionner cette automatisation pour l'année prochaine. Puisque la date de signature du contrat restera toujours la même, on ne pourra pas rester sur +270 jours. Lorsque je vais basculer sur le fichier Excel 2024, faut-il prévoir +635 jours (365+270 ?). Tu vois de quoi je parle ?
Est-il possible d'ajouter une ligne automatiquement sur la facture pour le forfait mensuel ? Repris sur le montant affiché dans la colonne "L" de la feuille "Logements".
C'est un élément qui apparaît désormais sur toutes nos factures du mois.
Encore merci pour tout. Je vais reprendre l'ensemble de ce sujet pour voir les points que nous aurions laissé en suspens.
Salut,
Contrairement à ce que tu indiques, dans la dernière version, la 27, le nom du dossier est celui des propriétaires. Je modifie donc cela dans la version 28 par : Nom du dossier = nom du logement.
Pour les autres sujets, tu ne me donnes pas assez de renseignements ou des renseignements très imprécis.
A) J’ai compris que tu as des locations et que pour chacune d’entre-elles, tu prépares une ‘’Fiche de location’’. Ensuite, tu prépares des factures mensuelles sur lesquelles nous avons prévu de reprendre toutes les locations d’un mois.
Mais comment prépares-tu tes devis ? Tiennent-ils compte de toutes les locations qui seront facturées ensemble ? Ce numéro de devis doit être indiqué de ta part sur le devis lui-même, mais comment faire le lien entre lui et la facture mensuelle au client ?
Ou est-ce que tes ‘’Fiches de location’’ sont tes devis et que tu veux plusieurs références à des ‘’Devis/Fiches de location’’ sur la facture ?
B) J’ai compris que la numérotation des factures doit se faire de 1 à xxx sans tenir compte des clients concernés. Donc ‘’Client 1’’ pourra avoir les factures 1, 3 et 4 et ‘’Client 2’’ les factures 2, 7, 12 et 15.
Si c’est bien ça, il faudra au moins indiquer le numéro de la facture dans le titre du document PDF ?
C) Tu m’apprends maintenant que les contrats ne sont pas renouvelés chaque année, mais qu’un contrat une fois signé vaut pour plusieurs années. Si tu m’avais indiqué cela dans tes exemples, j’aurais pu y réfléchir autrement.
Je comprends donc qu’un contrat signé doit être renouvelé chaque année en tenant compte du jour et du mois de la signature du contrat original, par exemple pour un contrat signé le 11.03.2000, ce sera le 11.12.2023 en 2023, le 11.12.2024 en 2024, etc., ou n’ai-je rien compris ?
Dans le fichier ci-joint, le forfait mensuel est ajouté à la suite des diverses locations du mois, sauf s’il n’y a pas de location un tel mois. Par exemple pour le client en place sur mon fichier 28, si tu veux préparer une facture pour le mois de juin, le forfait mensuel n’y apparait pas non plus.
A te relire.
Coucou,
Contrairement à ce que tu indiques, dans la dernière version, la 27, le nom du dossier est celui des propriétaires. Je modifie donc cela dans la version 28 par : Nom du dossier = nom du logement.
Ok pour moi. On reste comme sur la V.28.
Mais comment prépares-tu tes devis ?
Nous avons une grille tarifaire. Cette grille reprends l'ensemble des prestations que nous proposons, avec un tarif associé. Ce sont des prix fixes, quelque soit le client et son logement, sauf pour les Entrées/Sorties et pour le ménage. Notre devis reprends les informations du client et de son logement, et nous venons ensuite lister les prestations que le propriétaire nous demande. Comme tu le verra dans les MP, notre devis reprends un peu la même trame que le reste de nos documents.
Le numéro du devis est plus ou moins codifié, mais nous allons passer sur le même principe que nos factures, à savoir DXXX-2023, et FXXX-2023 pour les factures.
mais comment faire le lien entre lui et la facture mensuelle au client ?
Si je viens renseigner dans une colonne de la feuille "Logements", le numéro du devis signé (à côté de la date de signature par exemple), nous pouvons très bien reprendre cette information sur la facture. Cette information pourra se mettre automatiquement une fois que j'aurai choisi le propriétaire, de même que pour son adresse, ou pour le reste. Non ?
Pour résumé, une client aura donc un devis D18-2023 (qui restera toujours ce devis), avec des fiches de prestations à chaque location (sans numérotation particulière), et une facture en fin de mois nommée F95-2023.
Si c’est bien ça, il faudra au moins indiquer le numéro de la facture dans le titre du document PDF ?
En effet. On retrouverai donc dans le dossier "Factures", les PDF :
F95-2023
F118-2023
....
Tu m’apprends maintenant que les contrats ne sont pas renouvelés chaque année, mais qu’un contrat une fois signé vaut pour plusieurs années. Si tu m’avais indiqué cela dans tes exemples, j’aurais pu y réfléchir autrement
C'est quelque chose que nous mettons en place actuellement, car nous avons eu des soucis avec certains clients, et nous avons vu que les contrats n'étaient pas assez bien rédigés.
La date de renouvellement du contrat restera la date anniversaire de signature (soit le 11.03 dans le cas que tu propose). Le 11.12 correspond à la date à laquelle je dois informer le client qu'il entre dans la période des 3 mois pendant laquelle il peux résilier s'il le souhaite.
Dans le fichier ci-joint, le forfait mensuel est ajouté à la suite des diverses locations du mois, sauf s’il n’y a pas de location un tel mois
Dans tous les cas, le forfait est facturé tous les mois. Même sans location. Nous avons en ce moment même des factures avec seulement une ligne "Forfait" pour 10€.
Merci beaucoup
Bonsoir,
Le 27 août, je t’avais demandé dans mon 4ème paragraphe s’il fallait effacer la date de signature des contrats sur les feuilles ‘’Logements’’ et tu m’as répondu le 9 septembre que oui !!.
Je prends note que tu as changé d’avis et que tu souhaites maintenant garder cette date de signature de contrat et indiquer une date de rappel dans la colonne J en fonction de ‘’l’anniversaire’’ du contrat, ce qui est réalisé dans la version 29.
Ainsi, si tu crées un nouveau fichier pour 2024 par exemple, la date du contrat reste en colonne I et une date calculée par macro apparait en colonne J des feuilles ‘’Logements’’. Cette date correspond à 9 mois de plus que la date anniversaire. Ainsi, si tu as conclu un contrat le 10 janvier 2000, la date de rappel 2024 sera le 10 septembre 2024. Mais si tu as conclu un contrat le 13 octobre 2021, la date de rappel sera le 13 juin 2025. Pour ce dernier contrat, la date rappel 2025 sera le 13 juin 2026 et tu ne rappelleras donc jamais ce client. Je pense qu’il faut trouver un autre système pour ces rappels.
Ne peux-tu pas conclure des contrats de moins d’une année la première fois et qu’ils soient tous renouvelables par exemple les 1er juin suivants ou rappeler tes contrats en fonction de la date anniversaire, mais au plus tard à fin xxxx (fin septembre par exemple) ? Ou n’importe quel autre système qui fait sens.
Dans cette version 29, j’ai également ouvert la colonne M de la feuille ‘’Logements’’ dans laquelle tu pourras inscrire les numéros de devis. Ces numéros sont repris sur les factures, en A16.
Concernant le numéro de facture, il serait préférable de travailler avec des références qui ont toujours le même nombre de signes. Je te propose alors que ta première facture de l’année soit la 101. Ainsi, il n’y aura pas de F1, F22, etc. et après avoir édité la facture F234, tu sauras que tu as édité 234 factures (en commençant la numérotation par 100, il faudrait toujours penser d’ajouter 1 au dernier numéro de facture).
Dans la version 29, si tu changes de propriétaire en M11 de la feuille ‘’Facture’’, la cellule G3 se vide. Puis lorsque tu choisis un mois en M12, la numérotation s’incrémente en G3. L’inconvénient de ce système et que l’incrémentation se fait à chaque fois que tu fais un essai. Tu pourrais alors faire tes essais sur une copie du fichier réel ou aller modifier la numérotation inscrite dans la cellule Z4 (c’est périlleux) ou alors on pourrait n’incrémenter cette numérotation que lorsque que l’on établi le fichier PDF. A toi de dire.
Lors de la création d’un nouveau fichier annuel, la numérotation repart à 101.
En ce qui concerne ces fichiers PDF, afin de ne pas avoir deux fois la date de l’année, je n’ai repris que le numéro de facture sans année (contrairement à la cellule G3) et j’indique le mois concerné dans le titre du PDF.
Comme tu m’indiques que tu envoies une facture mensuelle même s’il n’y a pas de location, je n’ai pas encore chercher de solution à ce niveau-là (si tu choisis un mois sans location, la facture reste vide) mais je te propose de générer une facture par propriétaire pour un mois bien précis sur un simple clic sur un bouton, à la place de devoir générer individuellement une facture chacun. Je ne t’ai pas proposé cette solution pour l’instant puisque je pensais que tu ne facturais que les logements occupés.
A te relire.
Bonsoir,
Le 27 août, je t’avais demandé dans mon 4ème paragraphe s’il fallait effacer la date de signature des contrats sur les feuilles ‘’Logements’’ et tu m’as répondu le 9 septembre que oui !!.
C'est une erreur de ma part. En effet, nous prenons le même fonctionnement que beaucoup d'autres, à savoir que le contrat est signé à une date précise, qui sert de renouvellement chaque année. A partir de là, nous informons seulement le client qu'il est en droit de résilier ce contrat quand il est dans la période des 3 mois avant. Cette période de 3 mois est volontaire pour permettre au propriétaire de se retourner si jamais cette rupture se passe juste avant la saison.
Ainsi, si tu crées un nouveau fichier pour 2024 par exemple, [...] Pour ce dernier contrat, la date rappel 2025 sera le 13 juin 2026 et tu ne rappelleras donc jamais ce client. Je pense qu’il faut trouver un autre système pour ces rappels.
Je ne comprends pas. Si je signe le 13 octobre 2023, ma date de rappel sera à partir du 13 Juillet 2024. Donc elle apparaitra sur le fichier 2024. Idem en 2025 puisque le rappel se fera à partir du 13 Juillet 2025, avec possibilité de rompre le contrat jusqu'au 13 Octobre 2025.
Dans cette version 29, j’ai également ouvert la colonne M de la feuille ‘’Logements’’ dans laquelle tu pourras inscrire les numéros de devis. Ces numéros sont repris sur les factures, en A16.
C'est top.
Concernant le numéro de facture, [...] que ta première facture de l’année soit la 101. Ainsi, il n’y aura pas de F1, F22, etc. et après avoir édité la facture F234, tu sauras que tu as édité 234 factures (en commençant la numérotation par 100, il faudrait toujours penser d’ajouter 1 au dernier numéro de facture).
Là aussi je ne comprends pas. Si ma 1ère facture est numérotée F101 (ce que je valide il n'y a pas de soucis), alors la facture F234 est la 134ème facture de l'année. N'est-ce pas ? Où je me trompe ?
Dans la version 29, si tu changes de propriétaire en M11 de la feuille ‘’Facture’’, la cellule G3 se vide. Puis lorsque tu choisis un mois en M12, la numérotation s’incrémente en G3.[...] aller modifier la numérotation inscrite dans la cellule Z4 (c’est périlleux) ou alors on pourrait n’incrémenter cette numérotation que lorsque que l’on établi le fichier PDF. A toi de dire.
En effet, si je me trompe en choisissant un propriétaire ou un mois, je saute un numéro de facture. Sur le nombre, à la fin de l'année, je risque d'avoir une facture F234 alors que je n'ai en réalité édité que 215 factures. La solution de l'incrémentation au moment du PDF semble plus intéressante, mais est-ce que cela va réellement changer le problème ?
En ce qui concerne ces fichiers PDF, afin de ne pas avoir deux fois la date de l’année, je n’ai repris que le numéro de facture sans année (contrairement à la cellule G3) et j’indique le mois concerné dans le titre du PDF.
Ok très bien.
Comme tu m’indiques que tu envoies une facture mensuelle même s’il n’y a pas de location, je n’ai pas encore chercher de solution à ce niveau-là (si tu choisis un mois sans location, la facture reste vide) mais je te propose de générer une facture par propriétaire pour un mois bien précis sur un simple clic sur un bouton, à la place de devoir générer individuellement une facture chacun. Je ne t’ai pas proposé cette solution pour l’instant puisque je pensais que tu ne facturais que les logements occupés.
Tu propose que je choisisse le mois de Juillet, et qu'au moment où je clique sur un bouton, on édite les factures de tous les propriétaires sur le mois de Juillet ? En même temps ? Mon Pc va arriver à le prendre en charge une telle manipulation
Je suis preneur en tout cas.
En ce qui concerne les factures vide, il suffit de laisser seulement apparaitre la ligne forfait mensuel. Ce n'est pas possible ? Parce que cette ligne sera présente sur toutes les factures sans exception.
Merci
Salut,
Ce que j’ai voulu t’expliquer avec mon histoire de dates de signature des contrats et de dates de rappel peut être imagé dans les deux tableaux ci-dessous.
Fichier 2024
Date de signature du contrat | Date anniversaire | Rappel 9 mois après l’anniversaire |
1.1.2000 | 1.1 | 1.10.2024 |
1.6.2020 | 1.6 | 1.3.2025 (ne sera par traité en 2024 ??) |
Fichier 2025
Date de signature du contrat | Date anniversaire | Rappel 9 mois après l’anniversaire |
1.1.2000 | 1.1 | 1.10.2025 |
1.6.2020 | 1.6 | 1.3.2026 (ne sera par traité en 2025 ??) |
J’ai quelques idées de solution, mais il faudrait connaitre un peu mieux tes habitudes.
En ce qui concerne le traitement du fichier annuel, l’ouvres-tu chaque mois de l’année ou uniquement durant la saison touristique ? Si tu l’ouvres au minimum 1 x par mois, on pourrait par exemple inscrire que les contrats signés entre le mois d’avril à décembre doivent avoir une date de rappel l’année en cours (donc – pour ces mois-là – non pas une date anniversaire + 270 jours, mais la date anniversaire de l’année précédente + 270 jours).
Et, si tu n’ouvres pas ton fichier 1 x par mois : signes-tu de nouveaux contrats n’importe quel mois de l’année ou est-ce que ça s’est fait dans le passé durant une période bien délimitée (par exemple tu n’as jamais signé de nouveaux contrats avant le mois de mai et jamais après le mois de novembre) et si oui, est-ce que ce sera ainsi dans le futur ?
Concernant le nombre de factures annuelles, j’ai contrôlé ton calcul sur Excel et il me semble plus correct que le mien :
Le fait de numéroter les fichiers PDF à la place de numéroter les factures créées à l’écran fait quand même que le nombre d’erreurs sera moindre. Ensuite je présume que c’est à toi de trouver un système afin soit A) de savoir que tu as x factures annulées (il faudrait alors éventuellement modifier le nom du fichier PDF créé afin de se souvenir que ce n’est pas une facture utilisée) soit B) de modifier manuellement la cellule Z4 de la feuille ‘’Facture’’ ; mais si tu ne le fais pas immédiatement, tu ne t’en sortiras plus. Je veux dire par là que si tu crées la facture 133, que tu te rends compte immédiatement que c’est une erreur, que tu vas modifier le chiffre en Z4, ça repartira sur une base correcte. Mais si tu te rends compte que tu as commis une erreur avec la facture 133 et qu’entre temps tu as créé les factures 134 à 152, bon courage pour modifier tout ça.
Dans la version 30, la numérotation s’actualise lors de la création du PDF. On reviendra en arrière si tu le souhaite.
J’ai aussi placé un bouton sur la feuille ‘’Facture’’ (bouton ‘’PDF de toutes les factures du mois’’) qui permet de préparer toutes les factures d’un mois en une seule fois. Chez moi ça dure une petite dizaine de secondes avec des vibrations bizarres sur l’écran.
J’aurais voulu pousser le vice jusqu’à préparer un courriel par client mais je n’y suis pas arrivé seul.
J’ai alors placé une demande en parallèle sur le Forum, mais sans succès pour l’instant. Je présume que je vais quand même recevoir de l’aide par ce biais, sinon je continuerai de chercher d’une autre manière. Patience, patience. C’est la mère de toutes les vertus, m’a-t-on appris.
Amicalement.
Salut,
Par ma demande parallèle, j'ai pu obtenir l'aide nécessaire à modifier notre fichier afin que non seulement toutes les factures soient préparées en un seul clic, mais qu'autant de courriels soient préparés dans Outlook.
Voir le fichier sur ce fil parallèle ou la dernière version de notre fichier en privé.
Dans l'espoir d'un retour de ta part.
Ce serait possible, en plus, que ces courriels soient envoyés directement par la macro.
Dans le fichier ci-joint, une démonstration de ce que je t'ai expliqué ci-dessus.
A te relire.
Salut Yvouille,
Ce que j’ai voulu t’expliquer avec mon histoire de dates de signature des contrats et de dates de rappel peut être imagé dans les deux tableaux ci-dessous.
Je comprends ce que tu cherche à m'expliquer, mais je ne comprends pas ce qui "coince". Je comprends que la date de rappel te pose problème, je suppose parce qu'elle sera forcément sur le fichier de l'année suivante, à partir du moment où la date anniversaire dépasse le 01 Avril (soir un rappel au 01/01 suivant). Donc j'en déduis que le problème, c'est qu'il n'est pas possible de conserver cette date de rappel d'une année sur l'autre ?
En ce qui concerne le traitement du fichier annuel, l’ouvres-tu chaque mois de l’année ou uniquement durant la saison touristique ? [...] et si oui, est-ce que ce sera ainsi dans le futur ?
J'ouvre ce fichier Excel quasiment tous les jours, puisqu'il me sert pour les fiches de prestations, qui doivent être transmises aux propriétaires au moins 48h avant la prestation. Et je signe des contrats à n'importe quel moment de l'année. Il m'arrive de signer pendant la saison estivale parce que le propriétaire s'est fait lâcher par la conciergerie précédente, mais aussi en plein mois de Février, quand le propriétaire vient d'acquérir son bien et qu'il veux que tout soit calé avant de commencer à louer en Avril. Certains louent toute l'année, d'autres n'ouvrent les réservations que du 01 Mai au 30 Septembre, parfois même moins longtemps.
Donc, oui, ce fichier Excel est censé être la 1ère chose que j'ouvre après avoir allumé mon Pc le matin, et la dernière chose que je ferme le soir
Par ma demande parallèle, j'ai pu obtenir l'aide nécessaire à modifier notre fichier afin que non seulement toutes les factures soient préparées en un seul clic, mais qu'autant de courriels soient préparés dans Outlook.
J'ai regardé ça sur la V31 et je suis "scotché" de voir les possibilités qui semblent infinies sur ce logiciel Excel. J'ai fait le test et je me suis retrouvé avec mes 20 mails prêts à partir. La question concerne le texte à joindre. Admettons que je veuille écrire ceci :
Bonjour,
Texte 1 : Veuillez trouver en pièce jointe notre facture pour le mois de Juillet
Texte 2 : Restant à votre disposition,
Texte 3 : Cordialement,
Texte 4 : (Vide)
La signature du mail vient suivant tout logiquement.
Est-il possible que le mois s'ajoute de lui-même ? Ou est-ce que je dois modifier le texte 1 chaque mois ? (Ce qui n'est pas vraiment gênant au vu du gain de temps généré par un simple clic sur un bouton
La deuxième question est que cela fonctionne sur mon Pc de boulot puisque je passe par Outlook dans le cadre de mon travail. Or, ma femme fonctionne avec Gmail, directement via le navigateur Chrome. Est-ce que c'est bloquant pour la suite ?
Le fait de numéroter les fichiers PDF à la place de numéroter les factures créées à l’écran fait quand même que le nombre d’erreurs sera moindre. [...] Mais si tu te rends compte que tu as commis une erreur avec la facture 133 et qu’entre temps tu as créé les factures 134 à 152, bon courage pour modifier tout ça.
Je pense effectivement que l'actualisation à la création du PDF permettra de limiter les erreurs. Dans un fonctionnement normal, nous n'avons qu'à choisir le mois et à générer les factures, donc pas d'erreur possible (sauf en cas de mauvais choix du mois, à la limite). Et si nous avons une facture intermédiaire, suite à une intervention, l'incrémentation devrait se faire d'elle-même, donc pas de raison de se tromper. Pour le reste, c'est à nous de faire en sorte que le facteur "humain" reste concentré sur son travail et vérifie les différentes étapes du processus avant de cliquer à tout-va.
Salut,
Concernant les rappels, je t'avais dit que j'avais des solutions en tête, mais que je devais un peu mieux connaitre tes habitudes. Maintenant que tu me dis que tu ouvres ce fichier très régulièrement, je te propose la solution par formule dans la colonne J de la feuille ‘’Logements’’. J’ai considéré que si tu signais un contrat l’année en cours, il n’y avait pas de rappel à effectuer après 9 mois et c’est donc le premier janvier de l’année suivante qui s’affiche. Si tout ceci ne correspond pas à ce que tu souhaites, expliques-moi – sur la base des données en place – ce que tu souhaiterais comme résultat.
Pour les textes apparaissant dans les courriels, j’ai placé une formule en AA7 de la feuille ‘’Factures’’ qui indique automatiquement le mois concerné.
Pour l'instant, j’ai placé une ligne vide entre chacune des lignes qui s’inscrivent automatiquement sur les courriels. Si tu souhaites que deux lignes se suivent sans espace, dis-le-moi.
J’ai compris que tu ajoutais une signature spéciale manuellement car elle ne peut pas être inscrite automatiquement comme les autres lignes.
En ce qui concerne l’envoi de ces courriels par un autre outil qu’Outlook, je dois t’annoncer mon ignorance à ce sujet. Et je travaillant pas du tout (directement) avec la messagerie de Gmail, je ne peux pas t’aider. Il faudrait chercher de l’aide auprès d’une autre membre du Forum ou auprès d’une autre personne.
Toutefois, comme ta femme semble avoir Excel, n’a-t-elle pas automatiquement Outlook qui est livré avec ? Et si non, est-ce l’investissement pour avoir Outlook ne se justifierait-il pas ?
Merci encore d’avoir augmenter mon compteur de votes
Cordialement.