Facture acquittée sur word à partir d'un livre des recettes Excel

Bonjour à tous,

Je suis professionnel de santé en cabinet libéral avec le statut de micro-entrepreneur. À ce titre, je tiens une comptabilité simple sur excel (sur mac version 14.7.3) : livret de recettes et registre des charges.

À ce jour, je tiens un seul fichier de recettes organisé en plusieurs onglets mensuels. Il y en a donc un par mois.

Chaque onglet comporte les colonnes suivantes :

Je renseigne ligne par ligne l'ensemble des actes facturées.

• Date correspond à la date à laquelle la séance a été réalisée,
• Ref de la pièce correspond au numéro de la facture. En général, il y a plusieurs dates de séances mensuelles pour un seul patient mais toute associées au même numéro de référence de la pièce.
• Patient correspond au nom et prénom du patient.
• Nature correspond à la nature de l'acte facturé, soit à une séance ou soit un bilan. En revanche, il existe deux prix de séances possibles selon la durée de celles-ci mais un seul prix correspondant au bilan.
• Montant correspond justement au montant de l'acte facturé.
• Statut me permet de suivre le statut de l'acte, il est donc soit "Dû" soit "payé".

Dans mon fonctionnement, une fois qu'un patient règle le montant total de ses séances mensuelles, je filtre la colonne patient et renseigne le statut payé à chaque ligne du patient en question. Ensuite, je passe sur Word pour éditer une facture acquittée à restituer à chaque famille mensuellement.

Chaque facture comporte les éléments variables suivants : Numéro de facture, nom du patient, Nom du parent (mes patients sont des enfants) et adresses des parents.

De plus, chaque facture comporte aussi un petit tableau récapitulatif des séances réalisées se présentant sous la forme ci-dessous.

Actes en psychomotricité

TOTAL

En somme, je reprends par un copier coller les données du fichier excel précédent.

Auparavant ce système, assez basic me suffisait. Cependant, je dois dorénavant réaliser un grand nombre de factures mensuelles. Cette façon de fonctionner est fastidieuse et à l'origine d'erreur.

J'aimerais automatiser l'édition des factures mensuelles pour chaque patient, de sortes à ce qu'en sélectionnant le nom du patient et en appuyant sur un bouton, excel exporte chaque acte pour le patient sélectionné vers un modèle de fichier word et que le tableau ci-dessus soit renseigné par les données du fichier excel.

Cela représenterait un gain de temps énorme.

Sauriez-vous comment est-ce que je pourrais réaliser cette automatisation ?

Je vous remercie par avance et vous souhaite une excellente journée.

Voici quelque chose d’extrêmement grossié

sur la première feuille, tu as ton tableau initial avec

un peu à coté, tu a d'autres tableaux qui te permettrait d'automatiser d'autres informations,

des bases de données un peu séparés en somme

puis dans la seconde feuille

un tableau croisé dynamique, qui pourrait être une solution pour obtenir le tableau récapitulatif dont tu as besoin pour ta facture (donc pas forcément besoin de passer par word)

un problème viens rapidement sur la table, est-ce que le numéro de facture (Réf de la pièce) est établie après son édition ? auquel cas, c'est assez étrange/compliqué de mettre cette infos dans le tableau de la feuille un après l'édition de la facture ...

il y a aussi d'autres solutions, d'autres pistes :

un publipostage via word par exemple

Voilà, c'est des idées un peu jeté comme ça pour donné un aperçu, mais il manque un peu de matière pour t'aider.

peut-être pourrait tu envoyer des exemples de fichiers simplifiés, factures, tableaux etc que tu utilise actuellement (en effaçant bien évidemment les données sensibles, adresses, noms, etc ...), une sorte d'échantillon basique, qui pourrait servir de base de travail.

Merci pour votre réponse,

En général, j'édite le numéro de facture en début de mois lorsque j'établis un livret de recettes prévisionnel.

Mon projet étant de passer du premier fichier excel (livre des recettes) au second la facture acquitté.

Voici un onglet du livre des recettes

Et un exemple de facture acquittée

Cordialement.

Bonjour,

Désolé de réaliser une relance. J'aimerais beaucoup trouver un autre système que mes copier-coller.

Savez-vous comment je pourrais procéder ?

Bonjour Pmot, Famarech,

Pour cela, revoir la Charte du Forum, un fichier Excel avec une copie d'un onglet (mois de Novembre par exemple) avec les données Patient anonymes.

Mettre uniquement les initiales, et seulement pour un seul patient Test, un faux nom et prénom (Exemple: Reine DENEGE). Ajouter un onglet Synthèse vierge.

Soit deux feuilles Excel seulement.

Poster de même un fichier Word d'une feuille avec seulement les phrases nécessaires (sans données réelles) et le tableau dimensionné.

Merci, d'indiquer le nombre de lignes maximum pour ton tableau que peut habituellement comporter une facture mensuelle.

Une fois, cela fait et posté sur le Forum, les deux fichiers te seront ensuite retournés.

Et tu pourras, en cliquant sur un bouton Excel (Liste de validation) pour le numéro facture, sortir celle-ci entièrement renseignée.

Bonjour,
Merci pour votre réponse,

Voici les deux fichiers en question,

En général, la facture acquittée compte au maximum 5 lignes (correspondant à une ligne par séances. En revanche, elle peut en avoir une seule au minimum).

Je vous remercie,

Bonne journée.

A nouveau,

Je viens de télécharger les fichiers

Statut me permet de suivre le statut de l'acte, il est donc soit "Dû" soit "payé".

Dans le cas ou il est souhaité garder uniquement que deux statuts. Le statut Facture imprimée sera appliqué au statut Payé en colorisant sa cellule.

Retour prévu ce soir.

Suite,

En retour les deux fichiers Excel et Word.

Il n'y a que peu d'éléments pour l'instant non connus à intégrer.

Bien lire les notes sur la feuille Synthèse. Son tableau (de 7 lignes) est fixe mais le document Word ne prendra que les lignes cibles. Donc il sera plus réduit.

Conserver une copie de chaque dans un autre dossier prévu pour les sauvegardes.

Bonjour,

Je m'y plonge !

Merci beaucoup pour votre aide.

Cordialement.

Bonjour Pmot,

Sur la macro Mois, modifier le nombre vers la fin cette ligne ci-dessous, débutant par ActiveSheet

Next L
    'Suppression N° pièces acquittées en doublon en colonne N
    ActiveSheet.Range("$N$1:$N$100").RemoveDuplicates Columns:=1, Header:=xlYes
    Range("A1").Select
    End If

inscrire $N$100 au lieu de $N$17.

Le test a été réalisé sur une quinzaine de lignes mais au vu de ton image du mois de novembre, il y aura besoin de plus de lignes.

Bonjour X Cellus,

Les deux fichiers sont dans le même dossier,

Lorsque je sélectionne le mois et le numéro de facture j'obtiens cette erreur.

Pour info, je suis sur mac.

Bien sûr, j'ai ajouté "inscrire $N$100 au lieu de $N$17".

Savez-vous comment faire ?

Bonsoir Pmot,

Dans le menu général d'Excel, choisir Données et vérifier que le sous-menu Outils de données. Il existe Validation des données.

Sinon, il est toujours de possible de cliquer sur le bouton Débogage. Et de m'indiquer quelle ligne en jaune est surlignée.

Bonsoir X Cellus,

Voici la d'écran,

Cordialement.

A nouveau,

Effectivement le blocage est sur le lancement de l'application Word. Ici c'est la version PC Windows.

Sur Mac, c'est différent. Il est plus utilisé AppleScriptTask qui est la dernière version pour MacOs (versions Office 2016 et +).

Donc, étant plus Windows je suis moins à même de t'apporter des infos sur le sujet. Car même si tu ouvres Word sans passer par la macro les autres lignes ne sont pas sûres de fonctionner.

Par contre il y a ce site: MacExcel.com

qui peut te donner des pistes. Où un Forum plus spécialisé en environnement MacIntosh.