Cout par recette

Salut à tous !

Je travaille actuellement dans un labo où l'on prépare des repas et on les revend. Jusque là c'est simple :)

Au bureau, on utilise Access pour gérer la base de données où on retrouve les frournisseurs, les ingrédients, les allergens, les produits préparés ainsi que les recettes de chaque produit, ils veulent aussi l'utiliser pour calculer les prix de revient et les marges. Or, même si Access est probablement meilleur que Excel pour cela, il n'en reste pas moins que c'est un logiciel qui n'est pas aussi facile à manipuler quand les données sont assez dynamiques, beaucoup d'ajouts, modifications, suppressions...et qu'en plus il n'y a qu'une poignée de collégues qui maitrisent le logiciel

C'est pourquoi, on y arrive :)

Je suis à la recherche d'un 'designer' Excel pour m'aider à construire un ou des classeurs, me permettant de répertorier les produits, les ingrédients, les recettes pour être capable de calculer les prix de revient et les marges.

En ce qui me concerne, j'ai plutôt un bon niveau (quand je vois les experts ici, je me fais tout petit) et je ne maitrise pas VBA, je suis plutôt un 'formuliste' et fan de PQ (même si je ne le maitrise pas)

Merci pour votre temps et votre aide

Salut,

Je pense que tu dois commencer un fichier et venir demander de l'aide lorsque tu bloqueras. Ouvre un fil vierge par sujet de blocage et n'oublie pas d'y joindre un fichier modèle avec des données simplifiées (par exemple 10 ingrédients au lieu des 3200 utilisés dans ton laboratoire ).

Cordialement.

Salut Yvouille,

Merci pour ta réponse. Le souci est que je ne sais pas comment structurer mon classeur, et pour parvenir au but, il est essentiel d'avoir une vue globale...

J'ai environ 300 ingrédients et 200 plats

Comment suis-je censé organiser ces données ? Bon les pour ingrédients c'est assez simple, un tableau structuré avec les infos pertinentes sur une même feuille, appelons-la 'ingrédients'

Maintenant, pour les plats et les recettes, dois-je consacrer une feuille par plat ? Avec plus de 200 c'est pas possible

Mettre une recette l'une à la suite de l'autre ? Pas très lisible et pour retrouver une donnée, bon courage

Pour chaque plat, je dois lister les ingrédients avec leurs quantités

C'est la que j'ai besoin d'une vue aérienne sur mon problème

Merci encore

Je pense que tu dois commencer un fichier et venir demander de l'aide lorsque tu bloqueras. N'oublie pas d'y joindre un fichier modèle avec des données simplifiées (par exemple 10 ingrédients et 3 plats au lieu des 300 et 200 utilisés dans ton laboratoire ).

Inscrits éventuellement manuellement un exemple de ce que tu voudrais voir automatisé (écriture en rouge pour que ce soit bien clair).

A te relire.

Bonjour Yvouille et chers experts,

Alors j'ai suivi tes conseils, j'ai créé un fichier modèle, j'espère que j'ai été clair, sinon je réexplique pas de soucis.

En revanche, vous verrez chers amis, dans la feuille 'Recettes' je suis à l'affût de vos conseils pour insérer les recettes de manière optimale

Dans l'attente de vos retours

226costing-excel.xlsx (24.60 Ko)

Salut,

J’espérais que quelqu’un d’autre prenne en charge ton sujet car je ne suis pas certain d’avoir la meilleure des solutions. Mais comme tu n’as pas d’autres réponses, je me lance malgré tout.

Tu n’as vraiment pas répondu à ma demande puisque je t’avais prié de m’indiquer au minimum un exemple manuel – j’avais même précisé avec une écriture rouge - de ce que tu attendais. Mais ta feuille ‘’Calcul de marge’’ ne comporte aucun exemple !!

Afin de pouvoir traiter l’entièreté des ingrédients des recettes, je pense qu’il est indispensable des les avoir en lignes, d’où ma transformation de la feuille ‘’Recettes’’.

Si tu as déjà une certaine quantité de recettes il faudra voir comment il sera possible de les introduire sur cette feuille, puis comment introduire de nouvelles recettes dans le futur et enfin voir si des tris sont nécessaires.

Je me suis limité aux colonnes A à E en fonction de ce que j’ai compris pour l’instant.

Sur la feuille ‘’Calcul de marge’’, je te montre une partie de l’exploitation que l’on peut faire des deux autres feuilles. Ici, tu choisis une recette en B3 (cellule en vert sombre) et les cellules en vert clair sont actualisés automatiquement par macro. Cette liste déroulante en B3 est actualisée automatiquement en fonction du nombre de données dans la colonne A de la feuille ‘’Recettes’’. Si tu ajoutes ou enlèves une recette ou si tu modifies un code de recette, cette liste en B3 est actualisée, pour l’instant sans tri.

D’une manière générale, j’ai colorié en bleu les cellules dans lesquelles il y a des listes déroulantes, en brun sombre les cellules qui contiennent des formules de base et en brun clair les cellules dans lesquelles ont été tirées ces formules de base. Ces couleurs ne sont provisoirement là que pour plus de clarté.

Les listes déroulantes des cellules bleues s’adaptent à l’agrandissement du tableau de la feuille ‘’Ingrédients’’. Ca risque d’être un problème lorsqu’il y aura énormément d’ingrédients. A voir quelle solution sera alors à trouver, par exemple une recherche par mots-clés, par ordre alphabétique ou autre.

Si ce départ correspond à ton attente, à toi de compléter ce qu’il manque encore sur la feuille ‘’Recettes’’ avec indication (par exemple avec une écriture rouge) de ce que tu veux voir reporter automatiquement en plus.

A essayer d’éviter : les lignes et colonnes vides au-dessus et à gauche des tableaux, les instructions qui me sont destinées directement inscrites sur les feuilles Excel – reste pour cela sur le fil de la discussion - les anglicismes inutiles, les erreurs d’orthographe et d’écriture.

Amicalement.

128essai.xlsm (33.58 Ko)

Cher Yvouille,

Tout d'abord merci pour le temps que tu m'accordes.

Ensuite, je suis sincèrement désolé, je pensais que le fichier-modèle que j'ai envoyé correspondait à tes attentes, j'ai annoté la feuille 'Calcul de Marge' avec des écritures en rouge, mais ce n'est peut-être pas ce que tu attendais.

Enfin, avant de répondre, désolé pour les fautes d'orthographes et d'ecritures, je n'ai pas accès à un clavier AZERTY physique en ce moment; et je ne suis malheureusement pas un professeur agrégé de Francais (en passant toutes mes recettes sont en Anglais, c'est pour un labo basé à Londres)

Concernant la problèmatique

Afin de pouvoir traiter l’entièreté des ingrédients des recettes, je pense qu’il est indispensable des les avoir en lignes, d’où ma transformation de la feuille ‘’Recettes’’.

OK, je vais mettre les recettes en lignes, est-ce un choix volontaire de ne pas avoir mis ces données sous forme de tableau structuré ?

Si tu as déjà une certaine quantité de recettes il faudra voir comment il sera possible de les introduire sur cette feuille, puis comment introduire de nouvelles recettes dans le futur et enfin voir si des tris sont nécessaires.

Oui, j'ai d'autres recettes, je ne suis pas sûr d'avoir compris ce que tu veux dire

Les listes déroulantes des cellules bleues s’adaptent à l’agrandissement du tableau de la feuille ‘’Ingrédients’’. Ca risque d’être un problème lorsqu’il y aura énormément d’ingrédients. A voir quelle solution sera alors à trouver, par exemple une recherche par mots-clés, par ordre alphabétique ou autre.

Est-ce que tu penses que 300 éléments peuvent poser un problème ?

Si ce départ correspond à ton attente, à toi de compléter ce qu’il manque encore sur la feuille ‘’Recettes’’ avec indication (par exemple avec une écriture rouge) de ce que tu veux voir reporter automatiquement en plus.

Ce fichier à l'air de correspondre à mes attentes, à voir avec les données réelles. En revanche, permets moi de revenir sur un point. La recette d'un plat va nous donner une quantité X de produits finis. Si je prends la recette 4567 Riz au Poulet, le produit vendu et distribué sera une portion de 400 g environ. Ce que je voudrais savoir c'est à combien cette portion me revient-elle ? Disons que la recette 4567 coûte 25 euros et qu'elle pèse 5,2 Kg, dans la feuille 'Calcul de Marge' je souhaiterais avoir le coût des ingrédients au pro-rata de la quantité soit 400 G

Bien Amicalement, encore merci

Salut Dani,

Alors selon ce que j'ai compris, tu cherche a savoir combien te coûte chaque repas/menu par assiette lors de sa préparation.

J'ai un peu modifié ton fichier. (Les cellules grisées sont avec formules!)

Lors de la saisie de tes ingrédients dans la feuille Recettes (4 ingrédients a choix par menu) on peux en rajouter bien sûr.

Le calcul des coûts se passe directement dans les colonnes de droite de la feuille Recettes (A toi d'adapter les montants)

Ta feuille Ingrédients devient ta liste de choix!

a toi d'adapter la 3ème feuille pour qu'elle te donne ce que tu veux en plus

Salutations

Andreas

133costing-menus.xlsx (27.06 Ko)

Afin de faciliter la discussion, je vais numéroté tes questions et en reprendre le texte. Pour tes réponses, les numéros suffiront.

Q 1 : OK, je vais mettre les recettes en lignes, est-ce un choix volontaire de ne pas avoir mis ces données sous forme de tableau structuré ?

R 1 : Je connais peu les tableaux structurés et ne sais pas comment ils réagiraient avec des cellules vides. Si c'est important pour toi, je peux bien m'y pencher, cependant je ne vois pas non plus ce que ça apporterait puisque mon travail est principalement basé sur des macros alors que l'idée des tableaux structurés et - selon moi - principalement pour un usage sans macro. Quels sont selon toi les inconvénients de ne pas utiliser un tableau structuré pour cette feuille ? Pour l'ajout de nouvelles recettes par exemple - avec 1, 2, 3 ou n lignes, je pense qu'une macro sera plus utile que n'importe quelle autre solution.

Q 2 : Oui, j'ai d'autres recettes, je ne suis pas sûr d'avoir compris ce que tu veux dire

R 2 : Un jour, il faudra bien introduire toutes les recettes existantes sur cette feuille. Je pense qu'une macro pourra être utile en fonction du nombre de recettes que tu as déjà. J'aurais besoin de plus de renseignements à ce sujet, éventuellement obtenir ton fichier actuel. Puis tu risques dans le futur d'avoir de nouvelles recettes que tu veux ajouter à celles en place ou pas spécialement ?

Q 3 : Est-ce que tu penses que 300 éléments peuvent poser un problème ?

R 3 : Pour Excel surement pas. Pour l'utilisateur de ton fichier, avec une liste déroulante de 300 noms - même dans l'ordre alphabétique - il va te tordre le cou

Q 4 : En revanche, permets moi de revenir sur un point. La recette d'un plat va nous donner une quantité X de produits finis. Si je prends la recette 4567 Riz au Poulet, le produit vendu ......

R 4 : Dans le fichier fourni, place les données manquantes sur la feuille ''Recettes'' et indique - par exemple avec un texte en rouge - le résultat que tu voudrais voir automatiser sur la feuille ''Calcul de marge''

En ce qui concerne la justesse des textes en français, c'est juste que ça me dérange lorsqu'il y a trop d'imprécisions, mais que je m'en accommode si j'ai un fichier une seule fois en main, alors qu'avec ton fichier, j'ai le présentiment qu'on va y passer un bout de temps. Alors j'ai commencé à corriger certaines choses et t'en ai fait part comme je l'ai pu

Bonnes salutations.

Salut Andreas,

Bienvenu ou Bienvenue sur ce fil

Oui je pense que tu as bien compris, j’ai un batch (ou fournée) de Riz au poulet, le batch pèse 5,2 kg et il me coûte 45,21 euros. Chaque plat pèse 430 g.

Donc un plat me revient à (0,43 x 45,21) / 5,2 = 3,74 euros.

Le prix de vente est de 4,99 euros – je réalise donc une marge de 25,08%

Ton fichier est bon, deux remarques.

Je peux avoir parfois une bonne quinzaine d’ingrédients, donc avec cette structure je vais facilement me perdre ☹

Ensuite, d’un point de vue financier tu as raison d’inclure le coût humain, mais dans mon cas, je vais me concentrer vraiment sur une marge bien brute, en tout cas sans tous ces frais

Merci de ton temps

Yvouille,

R1 : Ok va pour la macro, on ne cesse de dénigrer les plages de données au profit des tableaux structurés, mais c'est toi le boss

R2 : Oui effectivement j'ai plusieurs recettes et elles ne sont pas toutes au point, je suis en train de les retravailler également. En théorie, une fois dans le fichier-modèle elles ne sont pas censées etre modifiées, peut-être un ajout par-ci un par-là. Et de temps en temps ajouter des recettes.

R3 : D'accord pas de liste déroulante, pourrait-on envisager un champ de saisi semi-automatique pour chaque ingrédient ? Je ne sais absolument pas si c'est quelque chose de faisable ?! Sinon, je vais devoir m'assurer d'abord que les recettes sont bien correctes (au niveau de les ingr2dients) avant de les intégrer

R4 : J'ai ajouté une feuille à ton fichier 'Marges' j'y ai mis un exemple concret de ce que j'attends comme resultat, ça change un peu la donne.

Merci pour ton investissement

48essai.xlsm (38.23 Ko)

Une cause de découragement et d'abandon des plus fréquentes est lorsque la donne est modifié en cours de route et qu'en plus les choses ne sont pas claires.

Ta nouvelle feuille ''Marge'' est en remplacement de la feuille ''Calcul de marge'' ou en complément ?

D'où proviennent les données des colonnes C à F de cette nouvelle feuille ? Sont-ce des totaux de quelque chose d'autre ?

Réfléchis bien à ce que tu souhaites en finale et présente un fichier quasi définitif. Je ne vais pas reprendre 20 fois mes macros

Bien à toi.

Pas de souci Yvouille

J'essaye juste bien faire, la feuille Marge vient en remplacement de la feuille 'Calcul de Marge' - j'aurais dû le préciser

Les données de C à F sont fictives

Ce dernier fichier est bien définitif, merci Yvouille

Si cela manque de clarté, je m'en excuse et me tiens à disposition

D'où proviennent les données des colonnes C à F de cette nouvelle feuille ? Sont-ce des totaux de quelque chose d'autre ?

Si tu places là uniquement des données fictives, tu n'as pas besoin de moi !

Les données fictives sont données à titre d'exemple

La colonne C indique le poids total du batch, on doit l'obtenir en additionnant le poids de tous les ingrédients

La colonne D indique le prix de ce batch, on doit l'obtenir en en additionnant les produits (PU de l'ingrédient x Poids)

Les colonnes E et F : sont des informations sur le produit, on doit l'obtenir sur la feuille 'Recette' dans les colonnes que tu as prévu à droite J et K

Si on prend en exemple la recette 4567 Riz au Poulet

Dans la colonne C on devrait avoir 4,36 = (3 + 1,3 + 0,02 + 0,04)

Dans la colonne D on devrait avoir 16,94 = (3 x 1,3 + 1,3 x 9,99 + 0,02 x 0,35 + 0,04 X 1,19) poids de l'ingrédient x PU de l'ingrédient

Dans les colonnes E et F les infos qui se trouvent en J et K respectivement.

Je sais, tu vas me dire les colonnes sont vides, admettons donc en J 5 et en K 250 g

Salut,

J’ai de la peine à comprendre ce changement radial de mise en forme et regrette le temps perdu à préparer des macros pour une feuille qui s’avère inutile !

J’ai supprimé les lignes vides au-dessus de ton nouveau tableau.

Sur la feuille ‘’Recette’’, j’ai écrit 5 dans la cellule J2 et 250 dans la cellule K2. J’ai un peu de peine à comprendre que tu n’y sois pas arrivé toi-même. J’ai continué ta logique et j’ai écrit des données réelles dans les cellules C2à F2 de la feuille ‘’Marges’’. J’ai compris que c’est ce que tu veux voir automatiser. Ces chiffres réels sont basés sur tes explications. Il aurait été plus simple que tu inscrives toi-même ces chiffres en rouge avec la même explication que celle finalement donnée.

Tu as 4 recettes sur la feuille ‘’Recettes’’ et les 4 mêmes recettes sur la feuille ‘’Marges’’. Est-ce à dire qu’il y aura toutes les recettes présentes sur les deux feuilles ? Sinon à quoi correspond ce nombre de 4 recettes sur la feuille ‘’Marges’’ ?

109essai-v1.xlsm (26.43 Ko)

Yvouille,

Je te remercie infiniment pour le temps passé. Tu as certes les qualités techniques et je pense que tu aurais pu m'aider.

En revanche, sur le plan humain, je préfère qu'on s'en tiennent la.

Etre critiqué à tout bout de champ, se sentir coupable alors que j'essaye de bien faire et réduire le temps passe pour m'aider et s'excuser tout au long du fil ne vas pas le faire. J'arrive pas à me sentir serein pour mener à bien ce projet dans ces conditions.

On est dans un forum d'aide, la patience et les changements sont de mises.

Tu es certes un poids lourd dans ce forum et je ne fais pas le poids contre toi, ce n'est d'ailleurs pas mon but

Si une âme charitable voudrait bien prendre le relai, je lui serai très reconnaissant

Encore une fois, merci pour ta contribution

Désolé que tu le prennes ainsi. Si tu t'intéresses un peu à mes fils, tu remarqueras que je prends souvent des sujets dont personne n'a voulu car dès le départ on se rend compte que ce sera très long. Tu me reproches mon manque de patience, mais que dire de la patience mise à vouloir tenter - par des textes extrêmement longs en rapports à la moyenne du Forum - de te mener à fournir les bonnes données ?

De ton côté, j'avais l'impression d'un certain ''j'm'enfoutisme'', pas trop soucieux de m'avoir fait partir dans la mauvaise direction avec ta feuille finalement inutile et j'en passe.

Je te souhaite de trouver ton bonheur auprès de quelqu'un d'autre. Clos éventuellement ce fil - peu de membres s'intéressant à un fil déjà bien entamé - et recommence-en un autre sur de meilleures bases, avec des idées plus claires. Mais tout le monde n'est pas aussi patient que moi Et nous avions déjà bien avancé !

Bonne chance.

Yvouille,

La polémique sera là inutile, mais pour ma défense avant de clôturer ce fil.

- Dès le départ, j'ai sollicité l'aide pour créer ce fichier car je n'étais pas certain de ce que je faisais. Pardonnes-moi, je suis moins vieux que toi sur ce forum et je n'ai pas (peut-être à tort) - le réflexe d'aller consulter les fils de ceux qui me viennent en aide. J'en suis extrêmement reconnaissant, et me concentre sur le fil actuel c'est tout

- l'impression du 'j'men foustisme' je suis désolé si tu as ressenti ça, je m'implique à 100% dans ce projet, il me tiens à coeur. J'ai été honnête dans mes démarches et dans mes tentatives de bien faire. Concernant, ce que tu appelles la 'feuille inutile' - c'est un projet ! et dans un projet parfois on lâche des idées et parfois on en accommode de nouvelles. Tu crois vraiment que j'aurai l'audace de faire perdre du temps à ceux qui me viennent en aide ?!

De mon côté, j'ai eu l'impression de t'embêter, je suis certain que ce n'est pas le cas, mais le ressenti compte hélas beaucoup dans les relations humaines.

Enfin, je te remercie encore de ta patience, on a pu avoir des avis très différents et ce dans le respect de l'autre. Grâce à toi, j'y ai encore travaillé aujourd'hui et tu vois finalement la 'feuille inutile' je l'ai réintégré, d'autres réflexions m'ont mené à penser qu'elle pourrait avoir tout de même une utilité.

Merci encore et à bientôt sur d'autre fils pourquoi pas

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