Fichier adhérents d'une asso - école de musique

Bonjour,

Je sais que je fais ici une énorme demande parce que je pense que c'est un énorme travail...Seulement l'association pour laquelle je donne des heures de bénévolat n'a pas les moyens de payer ce genre de travail, pour le moment en tout cas.

J'avais déjà posté une demande d'aide dans le forum Excel-VBA (ici: https://forum.excel-pratique.com/excel/mise-en-relation-entre-plusieurs-feuilles-175632#p1090411), un travail formidable en passant qui m'a épargné pas mal de travail pour les listes, et qui m'a aussi permise de voir les soucis rencontrés. Parfois quand on souhaite aider, on s'y prend mal hélas...! Mais le travail de ceux qui m'ont aidé sert encore pour le moment, en tout cas à mon usage!

Quoiqu'il en soit, j'ai constaté un gros soucis de compatibilité avec les versions, l'école ne possède pas la dernière version d'excel - dû a leur soucis financier- et en plus ils travaillent sur Mac où les VBA ne sont pas effectives. De plus, le coordinateur aimerait pouvoir accéder au fichier depuis internet chez lui ou en déplacement, aujourd'hui il se sert de clé USB pour se faire. Ils ont du mal a passer au numérique, n'ayant pas les formations adéquate ou les outils pour. J'ai quelques facilités avec le numérique, et j'ai déjà pas mal appris déjà avec ma dernière demande mais je reste une débutante ++++ et me confronte à des soucis disons technique dû à mon manque de connaissances.

Déjà commençons par le fichier:

Lien sur google drive

Il s'agit d'une base de données des adhérents de l'école autant en instrument qu'en danse, je sais que toute les colonnes ne sont pas encore remplies dû à la nouveauté de la chose et aux nouvelles demandes, je n'ai pas eu le temps.

J'ai plusieurs problématiques ici:

1. J'ai crée des listes afin d'uniformiser la base de donnée avec les noms des professeurs et des instruments, ainsi que les niveaux (qui ne sont pas remplit, je sais...!), j'aurais aimé avoir un filtre quand on entre "Clarinette" par exemple dans la colonne Discipline "E", pouvoir faire que la colonne Professeur instrument "F"
se remplisse automatiquement, ou dans le cas de plusieurs professeurs pour la même discipline avoir une liste déroulante à choisir. J'ai essayé avec la formule FILTER mais je me suis perdue dans celle-ci et je n'arrivais pas à l'appliquer à toute la colonne. (Je ne l'ai pas encore bien comprise cette formule je pense). De même avec la colonne Professeur FM "H" qui serait en relation avec la colonne Niveau "G". Pour ce qui est de l'onglet Adhérents Danse, je me suis débrouillé avec une formule IFS vu que nous n'avons que deux professeurs.

2. J'ai une feuille "Listes professeurs" qui correspondrait à ce que j'avais déjà demandé ici (et dont je me suis servis mais qui ne correspond pas au code de Google Sheet). J'aimerais pouvoir générer des feuilles ou a défaut des PDF pour chaque professeurs avec : Nom, Prénom, Niveau, Representant légal, Téléphone élève, Téléphone RL1, Téléphone RL2, Mail élève, Mail RL 1 et Mail RL2. Ça parait tout bête dis comme ça, mais croyez moi j'ai tenté c'était une véritable catastrophe, je me suis dis pourtant qu'avec la commande FILTER...mais elle est loin d’être magique...hélas!

3. Sur la feuille "Evaluation" j'aimerais (et je demande tellement la lune ici) pouvoir générer pour chaque adhérents en musique un fichier google sheet dans un dossier sur le drive classé par professeurs. Le but est en fait que chaque professeur ait un dossier à son nom avec pour chaque élève un fichier google sheet au nom de l'élève afin de pouvoir le remplir. J'ai protégé les cellules qu'ils ne doivent pas toucher, et ils ne peuvent normalement écrire que dans la partie en dessous de " Évaluation du professeur: " , hélas tous ne maitrisent pas l'informatique, et si je laisse tout en accès libre j'ai peur des bêtises ( ou de devoir passer ma vie à l'école et les aider )! Je suis ouverte à d'autres propositions bien sur auxquelles je n'aurais pas pensé, j'ai bien pensé à un formulaire à remplir mais je ne sais vraiment pas comment le lier...de plus il faudrait faire en sorte que ses fichier google sheet puissent se transformer en PDF et être envoyé en quelques clics aux représentants légaux des élèves. C'est une TRÈS grosse partie celle-ci...

Je suis consciente du travail que cela représente, et si l'association était en bonne forme, ou que j'avais le budget pour, nous engagerions quelqu'un pour nous aider dans cette tache, voire créer une véritable base de données pour cela. Aujourd'hui ce n'est clairement pas possible, l'école n'a même pas les moyens de se payer un nom de domaine, l'année du Covid a été un massacre chez nous et nous avons perdu nombre d'adhérents qui reviennent tout doucement...J'essaye d'aider par mes moyens, mais hélas, ils sont limités.

Merci de m'avoir lu jusque là, et merci à ceux ou celui qui m'aidera dans cette tâche. Je veux bien donner un coup de main, mais...je risque plus de ralentir qu'autre chose même si j'aime comprendre comment les choses fonctionnent!

[Je tiens encore a remercier ThauThème ainsi que fcyspm30 pour m'avoir aidé la première fois, vos travaux ont servis et me servent encore, mais j'ai pu redéfinir clairement les besoins cette fois. Je suis désolé de ne pas avoir été très rapide sur les réponses, le mois de septembre est très chargé chez moi j'aurais du me modérer et prendre le temps de faire un état des lieux des demandes, normalement je suis plus disponible aujourd’hui! ]

Bonjour Crakinette,

Effectivement, c'est un gros boulot qui est demandé...

Je pense que tu devrais faire ta demande dans 3 posts différents.

Les domaines de compétences sont différents suivant les points à traiter et les sujets également...

Je ne sais pas si ce forum est vraiment fait pour livrer des projets "clés en main".

Ça pose peut-être des problèmes d'éthique vis à vis des professionnels...

J'aimerais bien avoir l'avis d'un modérateur sur ce problème de fond.

J'essaierai de t'aider sur les points 1 et 2, si tu les postes individuellement...

Cordialement,

Fil.

Bonsoir, Bonjour,

Merci de ta réponse en tout cas, je ne sais vraiment pas vers qui me tourner en fait, c'est extrêmement compliqué quand on a pas les compétences et connaissances "pointues" qui vont avec pour aider à ce genre de chose dans une petite asso qui n'a plus trop de moyens.

Si les modérateurs passent par là, je n'ai pas de soucis à ce qu'on me dise de contacter un professionnel, ou qu'on ne peux pas répondre à mes demandes, je le comprendrais très bien vu ampleur du travail dont je suis consciente. A moins qu'il existe d'autres plateformes plus adaptés à ma demande qu'on puisse me conseiller.

En tout cas merci de ta réponse, on va attendre leur réponse, je ne veux marcher sur les pieds de personne si cela est interdit.

Bonjour Crakinette, Filoche

Il est clair que ce que vous demandez (travail de pro) n'est pas réellement compatible avec la philosophie du forum

J'aurais tendance à dire, qu'une petite asso qui n'a pas les moyens, fait avec les moyens du bord et ne demande donc pas à des professionnels

Tout le monde veut du "tout gratuit", alors comment fait-on à la fin pour gagner sa vie et pouvoir manger

Je me permettrais donc de clôturer ce fil

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