Evolution classeur Excel suivant la date
Salut,
Je suis sur la V.9 pour remplir et voir au fonctionnement.
Les 1ers retours pour le moment :
- J'ai trouvé pour mettre les formules qui me donnent le mail, le téléphone, et les compléments d'adresse.
- Pour les "locataires", il me faut seulement Prénom, Nom et téléphone. puis l'appartement et les dates. Je n'ai pas besoin des adresse et du mail. Je n'ose pas modifier parce que je ne sais pas comment sont reprises tes macros la dessus.
- Pour le report dans la partie planning de la feuille "Base", c'est pareil, les dates et le nom avec téléphone. Pas besoin de plus pour rappel.
Et dans les cases de la feuille "planning", seulement nom et téléphone.
Pour le reste, je continue de remplir et de voir ce que je peux trouver.
Au passage, il me semble bien que le PRÉnom vient avant le Nom
Pour la partie comptabilité, je pense que nous pourrons faire un point par la suite, et pour la date du jour, effectivement, je ne trouve rien qui justifie qu'elle soit visible quelque part.
Encore merci pour tout ça.
Salut,
Voici la version 10. Ce fichier travaille maintenant sur la base de la date du jour et non plus sur la date inscrite en M15 de la feuille ‘’Base’’.
Tu ne dis pas un mot quant à l’actualisation de la liste déroulante de la cellule C16 de la feuille ‘’Base’’. Je présume que j'avais raison. Si une fois tu m’indiques que quelque chose que tu pensais ‘’merder’’ ne ‘’merde’’ pas, ça me ferait plaisir.
Tes indications manquent souvent de précision, tu ne fais pas références aux objets Excel.
Tu dis : ‘’Pour les "locataires", il me faut seulement Prénom, Nom et téléphone.’’. Tu parles des données inscrites sur la feuille ‘’Locataires’’ ou des données inscrites sur cette feuille qui sont reprises ailleurs ? Si tu parles des données sur cette feuille, tu peux simplement masquer les colonnes concernées. Ceci à l’avantage que tu n’influes en tout cas pas sur les macros, car ces colonnes ne sont pas effacées (et donc que les colonnes adjacentes ne sont pas déplacées) et que tu les as toujours à disposition si une fois tu te rends compte que tu en as finalement besoin. Si tu parles de ces données qui seraient reprises ailleurs, il suffit de ne pas les reprendre et le tour est joué !
Concernant cette feuille ''Locataires'', je t'avais dis que l'on pourrait envisager une feuille supplémentaire avec tous les locataires de plusieurs années, ce qui te permettrait de récupérer les données de ceux venant plusieurs années de suite ou non. Dans un tel cas, les données complètes seraient intéressantes (nom, prénom, adresse, courriel, téléphone, etc.).
Pour les reports sur la feuille ‘’Base’’, dans la plage ‘’E16:H17’’, il y a maintenant d’abord le prénom, puis le nom, puis le numéro de téléphone. J’ai indiqué l’indicatif international au cas où tu m'appelles depuis l’Etranger
Tu dis aussi : ‘’Et dans les cases de la feuille "planning", seulement nom et téléphone.’’ Soit ! Je ne suis pas sûr de t’avoir compris, mais regarde ma modification au sujet des mentions des réservations sur la feuille ‘’Planning’’.
A te relire.
Salut Yvouille.
Je ne te dis rien parce que je m'aperçois que je ne maîtrise pas du tout Excel, et que finalement, je ne sais jamais à quoi m'attendre quand je fais des saisies dans les différentes feuilles.
Je te confirme que le menu déroulant de la "C16" se porte à merveille désormais.
Qu'est-ce que tu entends par "les objets Excel"? Les cellules, lignes et colonnes ? Ou quelque chose de plus spécifiques ? Si c'est la deuxième réponse, je ne sais pas de quoi on parle alors
Quand je parle des locataires, je parle effectivement des données que je saisie dans la feuille "location". Je pourrai cacher les lignes, ça je sais faire, mais je ne sais pas si je peux renommer des colonnes par exemple.
Pour tout te dire, ne connaissant rien aux macros, je ne sais pas dans quelle mesure, le simple fait de changer un nom dans une colonne, pourrait affecter les macros que tu as mis en place.
Finalement, l'archivage des locataires n'aura pas d'intérêt pour moi puisque je n'ai pas plus de contacts que ca avec eux, mis à part au moment de l'arrivée et du départ. Donc seulement prénom, nom et téléphone me suffisent. Et pas besoin de les conserver. Ce sont les propriétaires qui me donnent les infos à chaque location.
Je te fais une réponse rapide maintenant et je vais regarder si je vois quelque chose qui n'a pas merdé sur pa V10.
Et toujours un grand merci
Salut,
J'ai repris mes informations propriétaires et locataires pour les intégrer dans la V.10.
Il semble que tout marche bien. Le rappel du planning sur la "base" se fait très bien, pour tous les logements que j'ai déjà saisi. Je ne vois pas de "bug" en particulier.
En réfléchissant, je ne vois pas trop comment compléter pour le moment. Je voulais juste avoir le rappel de la colonne paiement "Oui" ou "Non" (de la feuille "locataires") à côté du rappel de la location. Et je pense que question comptabilité, il n'y a pas grand chose de plus à faire.
Ou alors, ça voudrai dire créer une nouvelle feuille pour collecter à nouveau les infos spécifiquement liées à la comptabilité. Mais il s'agirait seulement du montant de la facture du mois, et de mettre en face si oui ou non elle est payée. Pas grand intérêt je pense.
Je me dis que déjà, avec un fichier comme ça, j'ai une meilleure vision de ma clientèle et du planning, plutôt que de tout avoir en papier dans des classeurs.
Qu'est-ce que tu en pense mon cher ?
Merci
Salut,
Je réponds d’abord à tes demandes :
Effectivement que les lignes (par exemple lignes 32 à 36), les colonnes (Colonne Z), les cellules (A44), les plages de cellules (B3:C5) sont des objets Excel, mais également toutes sortes d’autres choses, telles que les feuilles (feuille ‘’Base’’), les classeurs (fichier ‘’Base de données’’), les formes (voir le menu ‘’Insertion’’), les macros (la macro ‘’Vider les cellules’’), etc., etc. ont des noms que l’on peut, que l’on doit utiliser lorsque l’on veut expliquer un problème à quelqu’un d’autre.
Tu dis savoir cacher des lignes, mais l’on peut de la même manière cacher des colonnes. Sur la feuille ‘’Locations’’, j’ai par exemples déjà masqué les colonnes I à R et les colonnes Y et Z ; je t’avais expliqué plus tôt que c’était afin d’avoir de la réserve à disposition si nécessaire, puisqu’il peut être très compliqué d’ajouter des colonnes par la suite s’il y a des macros en place. Et j’ai maintenant masqué en plus les colonnes C à G de cette même feuille, puisque tu me dis n’en n’avoir pas besoin. A nouveau, ça nous fait des colonnes en réserve au cas où ……
J’aurais aussi pu aller revoir un peu mes macros et voir si vraiment aucune ne faisait référence aux colonnes de cette feuille – auquel cas on aurait très bien pu renommer simplement les colonnes – mais je trouve plus rapide de simplement masquer les colonnes inutiles.
Je prends note que l’archivage des locataires ne t’intéresse pas.
J’ai compris que tu es déjà content d’avoir la colonne AA en plus sur la feuille ‘’Locations’’ mais que tu ne vois pas que rajouter de plus. Je te propose donc de masquer les colonnes J à N de la feuille ‘’Base’’. Mais je te propose également d’indiquer - en plus des données déjà présentes dans les cellules G16 et G17 de la feuille ‘’Base’’ – si la location est payée ou non.
J’ai mis en place quelques options sur la feuille ‘’Locations’’. Tout d’abord la possibilité de trier par locataires – si tu recherches un nom particulier – ou par logement, si tu veux voir la suite des locations aisément. Il y a également un contrôle de qualité qui regarde A) si une date de fin de location est antérieure à celle de début, B) si deux locations se chevauchent et C) si une date inscrite comporte une autre année que celle indiquée à la cellule V1 de la feuille ‘’Planning’’. Fait éventuellement des essais de ces trois erreurs possibles afin de voir comment ça va. Et si tu trouves qu’il manque un contrôle, fais-le-moi savoir.
Une nouvelle macro permet également de créer un nouveau fichier (presque) vierge pour une nouvelle année. Si tu modifies la date de la cellule V1 de la feuille ‘’Planning’’, un nouveau fichier est créé, renommé avec l’indication de l’année choisie et vidé de son contenu, à l’exception des logements. Ce nouveau fichier est placé dans le même dossier que celui de départ. Si tu souhaites que ces fichiers soient renommés autrement, dis-le-moi.
J’ai compris que tu devais replacer tes clients et tes logements dans chacune de mes nouvelles versions. Si tu préfères m’envoyer ma dernière version avec tes propriétaires, tes logements et tes locations actuels, on pourrait le faire en privé (on échangerait sur le Forum et on se passerait les fichiers en privé).
A te relire.
Il y a une chose que j'ai oubliée, concernant ta feuille supplémentaire éventuelle pour la comptabilité. Je n'ai pas compris si tu envoies des factures aux locataires pour leur séjour ou aux propriétaires pour tes services. Si tu veux malgré tout qu'on étudie la chose, précise le-moi.
Mais je trouve qu'il n'y a d'intérêt à le faire dans ce fichier que s'il y a une relation avec les données en place, ce qui serait très certainement le cas !?
Bonsoir Yvouille,
Voilà un moment que je te réponds et que je ne te fais pas passer le fichier sur lequel j'ai travaillé. Comme tu me l'a proposé, je te le fais passer en MP pour me permettre de garder les infos sensibles dans le classeur Excel.
Pour te répondre dans un 1er temps :
Effectivement que les lignes (par exemple lignes 32 à 36), les colonnes (Colonne Z), les cellules (A44), les plages de cellules (B3:C5) sont des objets Excel, mais également toutes sortes d’autres choses, telles que les feuilles (feuille ‘’Base’’), les classeurs (fichier ‘’Base de données’’), les formes (voir le menu ‘’Insertion’’), les macros (la macro ‘’Vider les cellules’’), etc., etc. ont des noms que l’on peut, que l’on doit utiliser lorsque l’on veut expliquer un problème à quelqu’un d’autre.
Merci pour les précisions. J'en aurai appris pas mal sur Excel en peu de temps.
Tu dis savoir cacher des lignes, mais l’on peut de la même manière cacher des colonnes. Sur la feuille ‘’Locations’’, j’ai par exemples déjà masqué les colonnes I à R et les colonnes Y et Z ; je t’avais expliqué plus tôt que c’était afin d’avoir de la réserve à disposition si nécessaire, puisqu’il peut être très compliqué d’ajouter des colonnes par la suite s’il y a des macros en place. Et j’ai maintenant masqué en plus les colonnes C à G de cette même feuille, puisque tu me dis n’en n’avoir pas besoin. A nouveau, ça nous fait des colonnes en réserve au cas où ……
Ok avec ça.
J’ai compris que tu es déjà content d’avoir la colonne AA en plus sur la feuille ‘’Locations’’ mais que tu ne vois pas que rajouter de plus. Je te propose donc de masquer les colonnes J à N de la feuille ‘’Base’’. Mais je te propose également d’indiquer - en plus des données déjà présentes dans les cellules G16 et G17 de la feuille ‘’Base’’ – si la location est payée ou non.
C'est exactement ce que je voulais. C'est ok pour moi. Et je vois que ça marche très bien.
J’ai mis en place quelques options sur la feuille ‘’Locations’’. Tout d’abord la possibilité de trier par locataires – si tu recherches un nom particulier – ou par logement, si tu veux voir la suite des locations aisément. Il y a également un contrôle de qualité qui regarde A) si une date de fin de location est antérieure à celle de début, B) si deux locations se chevauchent et C) si une date inscrite comporte une autre année que celle indiquée à la cellule V1 de la feuille ‘’Planning’’. Fait éventuellement des essais de ces trois erreurs possibles afin de voir comment ça va. Et si tu trouves qu’il manque un contrôle, fais-le-moi savoir.
C'est une très bonne idée, qui marche super bien. J'ai eu quelques erreurs de remplissage, et le message est très clair, tu retrouve de suite ton erreur. C'est top. Est-il possible d'avoir un "tri par date" à la place du "Tri par locataires". Ce dernier ne me sera pas très utiles, alors que les dates pourront me servir régulièrement.
Une nouvelle macro permet également de créer un nouveau fichier (presque) vierge pour une nouvelle année. Si tu modifies la date de la cellule V1 de la feuille ‘’Planning’’, un nouveau fichier est créé, renommé avec l’indication de l’année choisie et vidé de son contenu, à l’exception des logements. Ce nouveau fichier est placé dans le même dossier que celui de départ. Si tu souhaites que ces fichiers soient renommés autrement, dis-le-moi.
Que dire à part, tip top !!! Le nom corresponds très bien, et le fait que je puisse retrouver mes logements remis à zéro, dans le même dossier sur mon PC, c'est juste parfait. Et encore une fois, ça semble marcher très bien (J'ai fait ça jusqu'en 2029 pour tester ^^).
Il y a une chose que j'ai oubliée, concernant ta feuille supplémentaire éventuelle pour la comptabilité. Je n'ai pas compris si tu envoies des factures aux locataires pour leur séjour ou aux propriétaires pour tes services. Si tu veux malgré tout qu'on étudie la chose, précise le-moi.
Mais je trouve qu'il n'y a d'intérêt à le faire dans ce fichier que s'il y a une relation avec les données en place, ce qui serait très certainement le cas !?
Je fais des factures à chaque propriétaire à la fin du mois, reprenant les locations du mois, avec le montant total de la prestation. Les propriétaires me payent toujours avant la location, donc dans la plupart des cas, la facture est déjà payée quand je leur envoi. Elle sert à régulariser en fin de mois en cas de demande particulière ou autre.
Effectivement, il y aura forcément un lien entre les colonnes "AJ:AN" de "Logements" et "C" et "AA" de la feuille "Locations". En effet, le fait de connaitre le nombre de voyageurs me permet de savoir quels seront les lits utilisés dans le logements, et donc le linge de lit qu'il y a aura à laver (lit simple ou lit double).
Seulement, je ne sais pas sous quel angle le prendre. J'ai déjà l'info du tarif demandé sur la feuille "Logements", je sais déjà le nombre de locations et si elles sont payées ou non sur la feuille "Locations", donc je ne sais pas vraiment comment utiliser ça pour en tirer profit.
Sauf si tu me dis que tu sais faire une macro qui me permet de créer une facture sous Excel, en reprenant les éléments cités précédemment. Et que la mise en forme reste là même à chaque fois, il suffit alors de cliquer sur le bouton "Créer Facture" pour générer la feuille "Facture" ou le fichier excel "Facture". Mais je considère que cela reviens plus à un rêve éveillé qu'une véritable possibilité.
Dans le doute, mon fichier facture est épinglé ici pour te donner une idée.
Je te remercie encore. Tu fais un travail incroyable. J'en viens à rêver à des trucs foufou maintenant, quand je vois ce que tu peux réaliser.
Salut,
Tu m’as envoyé en privé un fichier version 12. Je présume qu’il s’agit d’une copie de mon fichier version 11 avec seulement tes données en place. Je pars donc sur la version 13 pour les nouveautés.
Finalement, comme c’est plus simple de rester sur le Forum pour tous nos échanges – y compris l’échange de fichiers – et que, de plus, tu ne pourras très certainement pas utiliser les nouveautés pour cette année, j’ai anonymisé ton fichier et nous travaillerons sur cette base, en préparation de 2024.
Le tri par date a été ajouté. Si deux périodes commencent en même temps, la plus courte apparait en premier.
Je n’ai pas encore bien compris ton système de devis et de factures, mais je te présente une idée qui pourrait éventuellement servir aux deux.
Sur la feuille ‘’Logements’’, il y a quelques colonnes en plus sous le nouveau titre ‘’Prestations régulières’’ (colonnes AJ à BC). Ce nouveau titre car j’ai découvert que tu avais des prestations facturées par ‘’location’’ et d’autres une fois par année. Ces dernières sont provisoirement placées dans les colonnes BD:BL en attendant de comprendre comment les utiliser.
Sur la base des prix indiqués pour ces prestations, une macro pourrait effectuer tous les calculs nécessaires. Pour l’exemple, lorsque tu sélectionnes la feuille ‘’Locations’’ ou lorsque tu modifies une donnée sur celle-ci – le nombre de voyageurs, mais aussi un nom de locataire ou que-sais-je d’autre – toutes les données en place dans la plage V3:AP1000000 sont effacées et réactualisées.
Je n’ai pas compris à quoi correspondaient tes nombres dans la colonne C de la feuille ‘’Locations’’ (Nombre de voyageurs) : est-ce le nombre d’adultes et d’enfants ou le nombre de personnes qui dormiront dans des lits doubles ou simples ? J’ai décidé que c’était cette dernière possibilité et ma macro effectue ses calculs sur cette base. Ainsi, pour le Locataire 101, j’ai considéré que 10 personnes dormaient dans 5 lits doubles et 1 personnes dans un lit simple. Par défaut, j’ai considéré que si tu n’avais qu’un seul chiffre d’indiqué, il s’agissait de personnes dormant dans des lits doubles, comme pour le Locataire 110. Mais alors, si personne ne dort dans un lit double, mais uniquement des personnes dans des lits simples, il faudrait indiqué 0 personne en lits double, comme pour le Locataire 102.
Si je n’ai pas compris correctement ton système à ce niveau, explique-le-moi et je verrai comment modifier la macro en conséquence.
Je n’ai pas compris non plus la différence entre les alèses et les lits. Pour l’instant, j’ai considéré que s’il y avait un prix indiqué pour les grandes ou les petites alèses sur la feuille ‘’Logements’’, il fallait en facturer autant que ce qu’il y a de lits, respectivement 2 ou 1 places.
Les 3 prestations ‘’Entrée-sortie’’, ‘’Ménage’’ et ‘’Jacuzzi’’ ne sont reportées qu’une seule fois, et seulement si leur prix est indiqué sur la feuille ‘’Logements’’. Mon correcteur d’orthographe m’indique de Jacuzzi ne s’écrit qu’avec un seul c.
Les en-tête des colonnes V à AO de la feuille ‘’Locations’’ sont reprises par formules depuis la feuille ‘’Logements’’. A ne pas modifier.
Je n’ai pas compris comment calculer le prix de la prestation ‘’Torchon - Tapis – Oreiller’’. Est-ce une fois par location tel que le ménage ou en fonction du nombre de personnes ? Est-ce éventuellement nécessaire de séparer ces prestations si c’est un mélange des deux ?? J’ai laissé ça de côté pour l’instant.
A la fin de la macro, le total des prestations est effectué dans la colonne AP de la feuille ‘’Locations’’.
Sur la base de ces totaux, est-ce que ça t’aiderait à effectuer tes devis ? A effectuer tes factures ?
J’ai mis en place un contrôle afin que tu sois obligé d’inscrire un nom dans la colonne A de la feuille ‘’Locations’’ (dans l’exemple reçu, il y a une ligne avec seulement un prénom, Léa). J’ai également mis en place pour l’instant un contrôle qui t’empêche d’inscrire un nombre impair de ‘’voyageurs dormant dans un lit 2 places’’ dans la colonne C de la feuille ‘’Locations’’, selon ma compréhension de la chose, tel que je te l’ai expliqué ci-devant. Fais un essai si tu ne me crois pas
Toutes les colonnes en réserve pourront être masquées si inutilisées.
Pour la mise en forme des chiffres, j’ai indiqué les centimes dans les colonnes V à AO de la feuille ‘’Locations’’ si les prix de la feuille ‘’Logements’’ comportent des centimes, sinon non. Dans la colonne AP (Total) il y a partout les centimes, même s’ils sont de zéro. On pourrait imaginer une macro qui contrôlerait si les chiffres ont besoin de centimes ou non. Mais je ne suis pas certain qu’un mélange de chiffres avec ou sans centimes dans la même colonne est bien. A toi de dire.
Je pense que des devis et des factures Excel à la place de Word faciliteraient grandement les choses. J’avais commencé un modèle de facture sur la feuille ‘’Facture’’, mais je n’ai pas été très loin. Toutefois, on arrive avec Excel à copier presque parfaitement un modèle Word et ça permet plein de liaisons entre les feuilles.
A te relire.
Bonsoir Yvouille,
Un petit message rapide pour t'expliquer plus en détail le fonctionnement de la Conciergerie. Mes clients (les propriétaires) gèrent eux même leur planning de location. Je ne prends en charge que l'arrivée des locataires et leur départ ainsi que le ménage entre deux, avec des options et des interventions ponctuelles en cas d'imprévus.
Mon fonctionnement type est le suivant :
- Je crée une fiche de prestation que j'envoi au propriétaire 48h avant l'arrivée des locataires. Cette fiche (que tu retrouve à la fin de ce message) reprends les infos que nous avons dans notre fichier, dans la feuille "location". On retrouve donc les infos des colonnes "A:U" ainsi que les montants des prestations.
Il faut savoir que chaque client ne demande pas la même chose. Certains veulent seulement les entrées/sorties, d'autre seulement les ménages, d'autres veulent le tout ainsi que le changement du linge de lit, ou seulement de l'alèse et les locataires amènent leurs draps.....
Voilà pourquoi j'ai besoin des colonnes "AJ:BC" de la feuille "Logements", pour mettre des prix différents en fonction de la taille de l'appartement, et des besoins du propriétaire.
- 48h avant le propriétaire a donc son récapitulatif de la location, il me paie (colonne "AQ" de la feuille "location") et je m'occupe du reste.
- En fin de mois, je fais une facture qui reprends les locations du mois, avec les montants, et le total financier du mois. Si le client a payé à chaque fois, le reste à payer est à 0 €, sinon la somme restante à régulariser apparait.
Il est évident que j'ai aussi des interventions ponctuelles, qui sont chiffrées sur l'instant, en fonction du besoin. Mais cela, je le rajoute en dernier sur ma facture, en rappel, car généralement, je me fais payer avant l'intervention (principe de précaution).
Voilà, maintenant tu sais un peu mieux comment je fonctionne. Et le but de tout ça, c'est que je pense que nous pouvons facilement créer une feuille "Prestations", avec une mise en page comme celle que j'ai déjà, basique, qui saura reprendre les infos de la location voulue, pour générer la fiche de prestation adéquate pour envoyer au client. Tu ne pense pas ?
Salut,
Le tri par date a été ajouté. Si deux périodes commencent en même temps, la plus courte apparait en premier.
C'est niquel. J'ai testé et ça marche bien même sur deux périodes identiques, c'est le logement qui sert à départager qui sera affiché en 1er. Très bien.
Je n’ai pas encore bien compris ton système de devis et de factures, mais je te présente une idée qui pourrait éventuellement servir aux deux.
C'est vrai que je n'avais pas encore pris le temps de t'expliquer mon fonctionnement. Si jamais il y a encore des choses que tu ne comprends pas, fais le moi savoir.
Sur la feuille ‘’Logements’’, il y a quelques colonnes en plus sous le nouveau titre ‘’Prestations régulières’’ (colonnes AJ à BC). Ce nouveau titre car j’ai découvert que tu avais des prestations facturées par ‘’location’’ et d’autres une fois par année. Ces dernières sont provisoirement placées dans les colonnes BD:BL en attendant de comprendre comment les utiliser.
Il va falloir effectivement laisser quelques colonnes de dispo, car les prestations de bases comme Entrées/Sorties, alèse ou ménage, sont récurrentes, alors que le jacuzzi n'est pas fait à chaque fois, et c'est une des nombreuses prestations "particulières" que je peux avoir (comme aller 1x/mois au Port pour brancher un voilier de 10m pour que les batteries soient toujours chargées, au cas où le proprio voudrait descendre en profiter).
Je n’ai pas compris à quoi correspondaient tes nombres dans la colonne C de la feuille ‘’Locations’’ (Nombre de voyageurs) : est-ce le nombre d’adultes et d’enfants ou le nombre de personnes qui dormiront dans des lits doubles ou simples ? J’ai décidé que c’était cette dernière possibilité et ma macro effectue ses calculs sur cette base. Ainsi, pour le Locataire 101, j’ai considéré que 10 personnes dormaient dans 5 lits doubles et 1 personnes dans un lit simple. Par défaut, j’ai considéré que si tu n’avais qu’un seul chiffre d’indiqué, il s’agissait de personnes dormant dans des lits doubles, comme pour le Locataire 110. Mais alors, si personne ne dort dans un lit double, mais uniquement des personnes dans des lits simples, il faudrait indiqué 0 personne en lits double, comme pour le Locataire 102.
Si je n’ai pas compris correctement ton système à ce niveau, explique-le-moi et je verrai comment modifier la macro en conséquence.
2+2 signifie 2 adultes et 2 enfants. Cela veux généralement dire un lit double et 2 simples, mais ce n'est pas une stricte vérité. Peut-être vaudrait-il mieux saisir d'ailleurs le nombre et le type de lit (simple ou double) plutôt que le nombre de voyageurs. Ou alors les deux, car cela peux aussi influencer par exemple le nombre de serviettes de bains à mettre à dispo dans certaines locations (encore une prestation particulière).
Je n’ai pas compris non plus la différence entre les alèses et les lits. Pour l’instant, j’ai considéré que s’il y avait un prix indiqué pour les grandes ou les petites alèses sur la feuille ‘’Logements’’, il fallait en facturer autant que ce qu’il y a de lits, respectivement 2 ou 1 places.
Les alèses sont très souvent voire tout le temps changées, alors que je ne m'occupe pas toujours du linge de lit ou des torchons et des serviettes. Il y a des logements où ce sont les locataires qui viennent avec. Il faut donc facturer les alèses lit double ou lit simple, et le linge de lit est souvent en option.
Je n’ai pas compris comment calculer le prix de la prestation ‘’Torchon - Tapis – Oreiller’’. Est-ce une fois par location tel que le ménage ou en fonction du nombre de personnes ? Est-ce éventuellement nécessaire de séparer ces prestations si c’est un mélange des deux ?? J’ai laissé ça de côté pour l’instant.
Là aussi, tous les logements n'ont pas cette prestation. Par contre c'est un ensemble, à 1.50€/torchons et/ou serviette et/ou tapis.
A la fin de la macro, le total des prestations est effectué dans la colonne AP de la feuille ‘’Locations’’.
Sur la base de ces totaux, est-ce que ça t’aiderait à effectuer tes devis ? A effectuer tes factures ?
Oui tout à fait, même si j'ai du mal à voir comment faire tourner cette usine à gaz de chiffre ^^
J’ai mis en place un contrôle afin que tu sois obligé d’inscrire un nom dans la colonne A de la feuille ‘’Locations’’ (dans l’exemple reçu, il y a une ligne avec seulement un prénom, Léa). J’ai également mis en place pour l’instant un contrôle qui t’empêche d’inscrire un nombre impair de ‘’voyageurs dormant dans un lit 2 places’’ dans la colonne C de la feuille ‘’Locations’’, selon ma compréhension de la chose, tel que je te l’ai expliqué ci-devant. Fais un essai si tu ne me crois pas
Il se peux pourtant qu'un locataire vienne seul et utilise le lit double du logement. Et il arrive que ce soit de la famille ou des amis du propriétaire qui viennent, donc je n'ai souvent que le prénom. Mais je peux écrire Propriétaire dans le nom, pour ajouter de la précision.
Pour la mise en forme des chiffres, j’ai indiqué les centimes dans les colonnes V à AO de la feuille ‘’Locations’’ si les prix de la feuille ‘’Logements’’ comportent des centimes, sinon non. Dans la colonne AP (Total) il y a partout les centimes, même s’ils sont de zéro. On pourrait imaginer une macro qui contrôlerait si les chiffres ont besoin de centimes ou non. Mais je ne suis pas certain qu’un mélange de chiffres avec ou sans centimes dans la même colonne est bien. A toi de dire.
Je ne chiffre aucune prestation avec des centimes. Ils n'ont pas besoin d'apparaître dans le fichier.
Je pense que des devis et des factures Excel à la place de Word faciliteraient grandement les choses. J’avais commencé un modèle de facture sur la feuille ‘’Facture’’, mais je n’ai pas été très loin. Toutefois, on arrive avec Excel à copier presque parfaitement un modèle Word et ça permet plein de liaisons entre les feuilles.
Je me doute qu'il est plus facile de tous faire via le seul et même classeur Excel, je suis d'accord de centraliser.
Je n'ai pas de nouvelle version à te faire passer car pour le moment je ne fais que tester les fonctions que tu ajoute à chaque fois.
Je ne sais même pas quoi proposer dans le fonctionnement car je ne connais pas le champs des possibilités avec les macros. En tout cas, je pense que la feuille " Prestations" doit pouvoir se faire, avec un menu déroulant pour choisir le locataire, et ainsi voir apparaitre toutes les infos directement pour en faire un PDF et envoyer par mail au client.
Merci, et si tu le souhaite je peux te proposer de l'aide sur AutoCad, si un jour tu as besoin ( Je suis dessinateur-Concepteur pour des projets de voirie et de réseaux donc je passe 8 à 10h par jours sur AutoCad. La conciergerie est l'activité principale de ma femme, que j'aide bien sur en plus).
A+
Salut,
On a beaucoup échangé dernièrement, probablement un peu trop à la fois.
Je me contente donc de te dire que si tu n'as qu'un prénom pour un locataire, tu peux l'indiquer à la place du nom et le tour est joué.
Ensuite, je te propose une approche différente afin d'établir le total d'une location. Sur la feuille ''Locations'', si tu modifies une donnée de la colonne S (si tu inscrits un nouveau logement ou si changes de logement), les données des colonnes V à AO de cette feuille s'actualisent ainsi : si un prix correspondant à une prestation est inscrit sur la feuille ''Logements", un zéro apparait dans la colonne concernée. Dans les colonnes ''Entrée-sortie", "Ménage" et "Jacuzzi" se trouvent des listes déroulantes allant de 0 à 1 et dans les autres colonnes des listes déroulantes allant de 0 à 10.
Si tu modifies le chiffres 0 par un autre chiffre - ou si tu changes de chiffre par la suite - la macro calcule le nouveau prix de cette location en colonne AP, sur la base des prix indiqués sur la feuille ''Logements''. Si tu choisis un chiffre dans une cellule où aucun chiffre n'apparait, un message d'erreur t'indique qu'il n'y a pas de prix pour cette prestation.
Si tu modifies un prix sur la feuille ''Logements'', lors de la prochaine sélection de la feuille ''Locations'', le prix de la location sera immédiatement actualisé. De même que a) si tu ajoutes ou b) supprimes une prestation sur la feuille ''Logements'', a) un nouveau 0 apparaitra sur la feuille ''Locations'' ou b) le chiffre en place sera supprimé.
On pourrait imaginer que les listes déroulantes comportent des chiffres plus précis : par exemple qu'au lieu de pouvoir choisir jusqu'à 10 lits double, on ne puisse choisir que le nombre de lits précis de cet appartement. Mais il faudrait alors indiquer ces informations sur la liste ''Logements", ce qui ne serait pas une grosse affaire.
Est-ce que cette idée te parle ? Est-ce qu'on va plus loin dans nos recherches et je reviens un peu en arrière sur tes dernières informations ?
Chaleureusement
Salut Yvouille !!
Toujours un plaisir de voir un nouveau fichier arriver et de l'essayer. J'ai l'impression d'être un enfant qui découvre un nouveau jouet.
Ok pour le Prénom dans la case Nom si je n'ai que ça sous la main.
Ok aussi avec le remaniement des tarifs de prestations par logements, repris dans la feuille "locations". Le fonctionnement est top et ne semble pas avoir de "bug". En tout cas, rien qui ne ressorte quand j'essaye.
Je suppose que maintenant que tu obtiens le total par locataires, il doit être facile de retrouver sur la feuille "facturation", le logement et le mois, et une macro pour remplir tout ça. N'est-ce pas ? :)
Salut,
Tu n’as pas répondu à ma question quant à savoir si tu souhaitais des listes déroulantes précisant le nombre de lits possibles par logement.
Dans la nouvelle version, j’ai masqué passablement de colonnes inutiles : à se rappeler qu’elles sont la sous la main, à disposition.
Tu me montres une base pour la ‘’Fiche de prestation’’ assez différente de ta facture. Déjà je trouve ton graphisme assez lourd – avec ces cadres très épais – mais en plus, elle est complètement différente de la facture ‘’Word’’ que tu m’as montré. Je pense que ce serait bien que tu aies une sorte d’unité dans tes documents.
Pour l’en-tête de ton entreprise, il y a déjà plusieurs versions. Je pense que l’idéal serait de la placer dans un cadre (une ‘’forme’’ Excel), comme sur la feuille ‘’Fiche de prestations BIS’’ dans le fichier ci-joint. J’y mettrais que ce qui est nécessaire, ce qui doit sauter aux yeux, et éventuellement placer les informations moins importantes en bas de page. Et puis pour la facture, j’en mettrais le minimum. Tu n’as pas 1000 clients, ne les vexes pas avec des phrases telles que ‘’versement dans les 7 jours’’ alors qu’ils te paient souvent d’avance. Regarde le fond de la facture dans ce fichier. Mais c’est toi qui décides.
Ce serait bien que tu regardes ces mises en page assez rapidement, car si de petites modifications sont possibles sans trop de complication par la suite, de grands changements compliqueraient les choses au niveau des macros.
Premières choses à décider : veux-tu l’adresse du propriétaire sur la ‘’Fiche de prestation’’ ou non ? Sur mon modèle, je l’ai mise, à voir s’il faut l’enlever. Concernant les adresses inscrites sur les divers documents, contrôle tout spécialement – si nécessaire -que ça passe dans la fenêtre des enveloppes que tu vas utiliser.
Dans ma proposition de ‘’Fiche de prestation BIS’’, tu choisis la location en cellule D15 et tout le reste est automatisé. Si l’adresse du propriétaire comporte 4 ou 5 lignes, c’est adapté dans les cellules G11 et G12. On pourrait bien entendu appliquer ces automatisations à ton modèle de ‘’Fiche de prestation’’ si tu préfères utiliser celui-là.
Il y a également la possibilité de créer un PDF de la feuille. En K1, il y a une numérotation qui est incrémentée automatiquement à chaque nouveau fichier PDF. Cette numérotation se retrouve dans le titre du fichier PDF créé, avec les lettres FP pour ‘’Fiche de prestation’’ ainsi que le nom de la location. Par exemple :
Tu peux placer d'autres informations dans le titre de ces fichiers PDF, comme une date ou que sais-je d'autre, mais n'en demandes pas trop non plus ; des titres trop longs peuvent aussi compliquer les choses.
Pour l'instant, ces fichiers PDF sont archivés dans le même dossier que celui où se trouve ton fichier de base. Mais l'on pourrait imaginer les archiver dans un sous-dossier au nom du client ou dans deux sous-dossiers nommés ''Factures'' et ''Ficher de prestation'' ou dans des sous-dossiers au nom du client et dans des sous-sous-dossiers nommés ''Factures'' et ''Ficher de prestation''. Ou encore ailleurs si nécessaire
Tu as dit que tu envoyais une facture par mois. Comment choisis-tu les factures concernées ? Sur la base de la date de début de location ou de fin de location ? Selon moi ce serait mieux sur la base de la fin de location, afin de ne pas envoyer des factures pour des prestations non encore exécutées. Ca vexerait moins tes clients et tu m’as de toute façon dit qu’ils te payaient souvent d’avance. Sur la base te ton information au sujet de ces dates – mais également au sujet de la mise en page - je pourrais commencer à regarder également pour les factures.
Si tu as l’impression que certains messages d’erreur sont superflus ou qu’il en manque, ou qu’il manque des contrôles de qualité, parle-moi-en.
Tu m’as proposé de l’aide avec le programme AutoCad que je ne connaissais absolument pas, mais après être allé jeter un coup d’œil sur la toile, je l’ai trouvé impressionnant. Mais c’est malheureusement trop tard pour moi, je n’ai plus un âge à me lancer dans de trop grands projets
A te relire.
Bonsoir Yvouille.
Tu n’as pas répondu à ma question quant à savoir si tu souhaitais des listes déroulantes précisant le nombre de lits possibles par logement.
Dans la version que je te joins, tu verra que j'ai utilisé les colonnes "G:H" de la feuille "Logements" pour indiquer le nombre de lit 2P/ 1P. Nous pourrions envisager un menu déroulant allant de 0 à 10 pour chaque. Et ainsi en déduire en multipliant par 2 ou par 1, le nombre possible dans les colonnes "AL:AP".
Là aussi, tu remarquera que j'ai fait des modifications sur ces dernières, pour permettre de rentrer plus dans le détail au moment d'établir la fiche de prestation.
J'aimerai aussi reprendre les cellules masquées "B24;C24" de la feuille "Base" pour y retrouver les observations éventuelles des logements. Ce sont des détails que j'ai besoin d'avoir pour mon organisation.
Tu me montres une base pour la ‘’Fiche de prestation’’ [...], ne les vexes pas avec des phrases telles que ‘’versement dans les 7 jours’’ alors qu’ils te paient souvent d’avance. Regarde le fond de la facture dans ce fichier. Mais c’est toi qui décides.
Je suis ok avec toi, j'avais prévu - plus tard - de travailler sur une certaine harmonie graphique dans mes différents documents. Pour le coup, au temps s'y mettre maintenant. Restons sur du simple et efficace, avec les informations qui sont notées dans le rectangle Excel en "A1" de la feuille "Fiche de Prestations". J'ai ajouté le numéro de SIRET, qui est important sur la fiche de prestations comme sur la facture. Nous pouvons oublier la version Bis, que j'ai d'ailleurs supprimé sur ma version V.16.
Pour moi, la facture peux reprendre la même mise en forme que la fiche de prestation, seulement, il faut que je retrouve les informations obligatoires au niveau légal et fiscal à savoir :
- N°, date et objet de la facture
- La phrase : TVA non-applicable selon l’article 293B du Code Général des Impôts
D'une manière générale, il faut conserver les éléments en bas de page de ma facture Word, ainsi que le pied de page. Je sais bien que les 7 jours sont inutiles pour la plupart, puisque je suis payé à l'avance comme tu dis. Mais légalement, je suis tenu de mettre une date de limite de paiement pour pouvoir me retourner en cas de manquement.
Evidemment, SIRET et inscription au RCS sont aussi des mentions obligatoires.
Premières choses à décider : veux-tu l’adresse du propriétaire sur la ‘’Fiche de prestation’’ ou non ? Sur mon modèle, je l’ai mise, à voir s’il faut l’enlever. Concernant les adresses inscrites sur les divers documents, contrôle tout spécialement – si nécessaire -que ça passe dans la fenêtre des enveloppes que tu vas utiliser.
Pour ton informations, j'envoi tous ces documents par mail, donc pas besoin de vérifier la taille de la fenêtre des enveloppes.
Et non, je n'ai pas besoin de l'adresse du propriétaire sur la "fiche de prestation".
Dans ma proposition de ‘’Fiche de prestation BIS’’, tu choisis la location en cellule D15 et tout le reste est automatisé. Si l’adresse du propriétaire comporte 4 ou 5 lignes, c’est adapté dans les cellules G11 et G12. On pourrait bien entendu appliquer ces automatisations à ton modèle de ‘’Fiche de prestation’’ si tu préfères utiliser celui-là.
Rien à redire là dessus. Comme dit plus tôt, nous ne conservons pas ma version de la fiche de prestations.
Il y a également la possibilité de créer un PDF de la feuille. [...] mais n'en demandes pas trop non plus ; des titres trop longs peuvent aussi compliquer les choses.
Pas besoin de la numérotation incrémentée. L'idéal pour le titre du PDF serait "Fiche de Prestations - Locataire 107"
Pour l'instant, ces fichiers PDF sont archivés dans le même dossier [...] du client et dans des sous-sous-dossiers nommés ''Factures'' et ''Ficher de prestation''. Ou encore ailleurs si nécessaire
Aujourd'hui, j'ai ce chemin pour ranger les fiches de prestations C:\Users\emili\Desktop\Conciergerie\04- Clients\Nom_propriétaire\Locations 2023.
C'est dans ce dossier que je retrouve mes fiches de prestations pour l'année. Et j'ai bien sur le même dossier à côté C:\[...]\Nom_propriétaire\Factures 2023 pour retrouver les fameuses factures de fin de mois. Si on peux faire en sorte de les ranger là, c'est top. Sachant que le fichier client se trouvera là par la suite -> C:\Users\emili\Desktop\Conciergerie, donc directement en-tête de l'arborescence.
Tu as dit que tu envoyais une facture par mois.[...] - je pourrais commencer à regarder également pour les factures.
Je fais effectivement une facture à chaque client en fin de mois, reprenant toutes les prestations "commencées" dans le mois concerné. En effet, si je viens à faire une entrée le samedi 22 juillet, je suis censé être payé depuis le 20, donc ça doit apparaître sur ma facture. Même si je fais la sortie et le ménage le 06 Août.
Concernant la "Fiche de prestations", est-ce que toutes les cellules de "A24:I45" sont automatisées et gérées par macro ? Cette question car il arrive parfois que je vienne saisir manuellement une prestation pour une intervention ou autre. Je ne voudrai pas que cette saisie manuelle vienne impacter des macros.
imaginons que je veuille ajouter par exemple : Remplacement lunette de toilette Prix unitaire : 60 € qté : 1 total : 60€.
Est-ce que je dois le marquer sur une ligne en particulier ?
Si tu as l’impression que certains messages d’erreur sont superflus ou qu’il en manque, ou qu’il manque des contrôles de qualité, parle-moi-en.
Premièrement, je remarque que le "Contrôle de qualité" disponible sur "Logements" fait d'abord un "Tri par Logements". C'est normal ?
Plusieurs contrôles possibles :
- "Contrôle de paiement" sur la feuille "Locations". Un exemple sera plus parlant. Nous sommes le 23/07, donc toutes mes locations avec une arrivée au 23/07 ou avant, devraient être sur Oui en "AQ" de ma feuille "Locations". Si je clique sur "Contrôle de paiement", je peux retrouver les locations qui sont sur Non. Au moyen d'une fenêtre qui apparaît et qui me liste les locations concernées par exemple, ou peut-être une "surbrillance". Sur notre fichier client V.16, il n'y a que 18 locataires pour 8 logements, donc rapide à voir après un tri par date. Mais aujourd'hui, je compte 32 clients, avec potentiellement 25 à 30 locataires sur l'ensemble de l'année donc entre 800 et 1000 lignes de locations. D'ailleurs, tes macros prennent bien en compte toutes les lignes des feuilles ?
- "Contrôle voyageur" sur la feuille "Locations". Je ne devrais pas pouvoir saisir 3+2 dans le nombre de voyageurs si j'ai seulement 1 lit 2P et 1 lit 1P, soit maximum 3 couchages. Ce contrôle permettrait de vérifier que je ne me trompe pas dans ma saisie du nombre de voyageurs (sachant que ça apparait aussi sur la fiche de prestations, donc soyons précis) ou pour informer le propriétaire si jamais le nombre n'est pas possible. Important à prendre en compte : 2 + 2 signifie 2 couples (probablement adultes) et 2 personnes seules (probablement enfants), donc 2 lits 2P et 2 lits 1P. Le 1er chiffre corresponds au nombre de couple, égal donc au nombre de lit 2P. Il ne s'agit pas du nombre d'adultes.
Par contre, il s'avère que j'ai un "problème" de paiement de la part de mes clients. En effet, sur ma "Base", en "H16", il s'affiche toujours "Pas réglé", malgré un beau Oui bien vert en "AQ" de ma feuille "Locations". Il faudrait vérifier ça avant que je ne sois en faillite
C'est tout pour moi pour ce soir. Il est temps d'aller me coucher. Encore merci pour tout ça, ce fichier prends vraiment une tournure que je n'aurai jamais imaginé.
Amicalement,
Bonsoir,
Je n’ai pas lu suffisamment bien tes instructions avant de me lancer à corps perdu dans l’avancement de ce dossier et je te propose des choses que tu m’as dit inutiles.
Mais allons de l’avant et l’on pourra toujours supprimer l’une chose ou l’autre que te déplaisent fortement.
Il y a d’autres choses que j’ai carrément laissé de côté pour l’instant – comme la facture ou la mise en page de la fiche de prestation – et on devra y revenir par la suite.
Problème ‘’Réglé / Pas réglé’’
Je t’ai indiqué qu’il était délicat de modifier la structure des feuilles Excel qui comportent des macros et un exemple flagrant est la perte des informations quant au règlement des locations ou non. Dans nos premières versions, la colonne ‘’Règlement’’ de la feuille ‘’Locations’’ se trouvait en AA et elle a été déplacée en AQ. Je n’ai alors pas pensé que ça avait une influence sur l’indication de ce règlement ou non sur la feuille ‘’Base’’ et il a fallu corriger cela selon ta remarque à ce propos. Ca fonctionne à nouveau.
Création et enregistrement des fichiers PDF
Je t’avais dit qu’il fallait placer le fichier de base dans un dossier et que la macro allait lire le chemin de ce dossier afin de travailler soit sur ce dossier lui-même, soit sur les sous-dossiers de ce dossier. Ainsi, si ton fichier de base est placé au chemin ‘’C:\Users\emili\Desktop\Conciergerie\04- Clients\Nom_propriétaire\Locations 2023’’, la macro va aller le lire elle-même. Mais place le fichier de base au bout de ton chemin, je présume dans le dossier ''Locations 2023''.
Dans le fichier ci-joint, j’ai placé une macro qui permet de créer des fichiers PDF à partir des feuilles ‘’Factures’’ et ‘’Fiche de prestations’’. Si tu lances la macro en place derrière l’un des deux boutons ‘’PDF’’ en place, elle va chercher si un sous-dossier au nom de ce client existe et – s’il n’existe encore pas – va le créer. Ensuite, si tu as lancé la création d’un fichier PDF à partir de la feuille ‘’Facture’’, la macro va aller voir si un sous-sous-dossier ''Factures'' – dans le sous-dossier de ce client – existe ou non et – si nécessaire, créera ce sous-sous-dossier afin d’y enregistré cette facture.
De même pour la création d’un PDF depuis la feuille ‘’Fiche de prestations’’ : recherche et/ou création du sous-dossier du client, puis recherche et/ou création du sous-sous-dossier ‘’Fiche de prestations’’ et enregistrement du fichier sous le nom de la location inscrite en D15 de cette feuille.
L’enregistrement des factures – pour l’instant comme simple démonstration, puisque ce document n’est pas encore très élaboré – se fait sur la base du nom du client inscrit en K2 sous le nom ‘’Titre quelconque’’ + numéro de facture incrémenté (apparemment inutile selon tes informations, mais à corriger par la suite).
Nombre de voyageurs
J’ai compris que, dans la colonne C de la feuille ‘’Locations’’, si tu inscris
A) ‘’3 + 5’’, cela veut dire que trois personnes (adultes ou enfants) dormiront dans des lits doubles et 5 personnes (adultes ou enfants) dans des lites simples et
B) que si tu inscrits simplement ‘’3’’, cela veut dire que trois personnes dormiront dans des lits doubles. Si ce n’est pas le cas, il faudra m’expliquer un peu mieux cela.
Sur cette base, j’ai considéré que si tu inscrivais un chiffre impair en premier, soit un nombre impair de personnes dormant dans des lits double, il s’agissait toujours de x lits complets + 1 personne seule (exemple 5 + 1 = 5 personnes dormant dans des lits doubles, donc 4 personnes dans 2 lits double et 1 personne dans un lit double + 1 personne dans un lit simple). Si ce n’est pas le cas et que l’indication 3 + 1 pourrait dire que 3 personnes dorment dans 3 lits doubles et une personne dans un lit simple, on va devoir trouver une autre solution.
Sur la base de ce que j’ai compris, un contrôle a été mis en place afin que le nombre de voyageurs – en lits doubles ou simples – ne puisse pas dépasser le nombre de lits disponibles dans ce logement.
Et toujours sur cette base, le nombre de protège-oreillers qu’il est possible de choisir dans la liste déroulante de la colonne Z est dépendant du nombre total de voyageurs.
Si ces listes déroulantes ne sont pas très utiles car il est plus simple et plus rapide d’inscrire immédiatement le nombre d’objets voulus, elles servent de garde-fou dans ce sens que si un nombre trop élevé d’objets est saisi, un message d’erreur apparait (essaie par exemple de saisir 5 protège-oreillers dans un logement où seuls 4 voyageurs sont supposés venir).
Fiche de prestation
Ma macro reporte les prestations indiquées sur la feuille ‘’Locations’’ et un total est effectué par formule dans la cellule I46 de cette feuille. Si tu ajoutes donc des prestations manuellement, le total sera actualisé. La macro place des données ‘’à ta place’’ sur la feuille, mais par la suite tu peux modifier cette feuille. SAUF LES INFORMAITONS SERVANT A LA CREATION DES DOSSIER ET SOUS-DOSSIERS, soit sur la feuille ‘’Facture’’, les cellules K1 et K2 et – sur la feuille ‘’Fiche de prestations’’, les cellules K2 et D15.
Si tout ceci te convient plus ou moins, je continue à avancer avec la mise en page des feuilles ‘’Facture’’ et ‘’Ficher de prestations’’, après avoir relu tes dernières informations.
Bien à toi.
Salut,
J'ai placé le fichier Excel dans mon dossier Client, là où se trouvent tous mes sous-dossiers de chaque client, dans lesquels se trouvent aussi les sous-sous-dossiers Factures et Fiches de prestations.
Je te confirme que ça fonctionne et que les macros ont bien créer les dossiers clients manquants, avec les sous-dossiers concernés. Ceci est une très bonne chose.
Merci pour le problème "Réglé / Pas réglé", c'est tout bon aussi.
Pour le nombre de voyageurs en lien avec le nombre de lit etc...., il faut partir sur le principe que l'on raisonne en terme de lit (2P ou 1P). Peut-être faut-il changer de dénomination pour les colonnes s'il le faut. Cela signifie donc bien que 2 + 2 signifie 2 lits 2P + 2 lits 1 P. Nous raisonnons comme ça car nous préférons prévoir que les lits ont été utilisés, et donc qu'il faut changer le linge de lit, plutôt que de voir au plus court et ne pas prévoir les changements de draps.
Encore une fois, n'hésite pas à demander sur ce point car ce n'est pas le plus simple, et c'est soumis à interprétation.
Merci de ton retour pour les cellules que je peux remplir manuellement sur les fiches de prestations ou les factures. Je comprends donc que la macro ne "bloque" pas la cellule, elle vient juste la remplir avec des informations prises ailleurs dans le classeur Excel.
C'est parfait pour moi.
Je vais regarder pour faire la présentation de la facture et de la fiche de prestation, de façon harmonisée. Mais il est possible que celle que tu as proposé soit une bonne base qui ne changera pas.
Pas de pause estivale pour l'écriture de macro ?
Amicalement,
Salut,
Non, pas de pose estivale, mais juste un ou deux jours de congé avant de te répondre
Il ne faut pas changer les en-têtes de colonnes pour moi, puisque c’est toi qui vas utiliser finalement ce fichier. A faire donc selon toi.
Mais c’est vrai qu’autant qu’à faire, autant avoir des titres de colonnes qui font sens. La colonne C de la feuille Locations devrait dont se nommer un truc du genre ‘’Lits 2P et 1P’’ ?
Mais alors comment fais-tu afin de reporter le nombre de voyageurs dans la cellule D17 de la feuille ‘’Fiche de prestations’’ ? Ou est-ce que là aussi, tu veux simplement le nombre total de lits (2P et 1P) ?
Sinon faut-il ouvrir la colonne D de la feuille ‘’Locations’’ afin d’indiquer quand même le nombre de voyageurs ?
Toutefois, ça ne sert à rien d’ajouter des colonnes si elles ne sont pas utiles. A réfléchir donc un peu avant de se lancer.
Et pour les protège-oreillers, tu en mets deux même si une seule personne dort dans un lit double ?
A toi de me dire ce que tu souhaites, ce dont tu as besoin.
Amicalement.
Salut Yvouille,
J'espère que tu vas bien.
Je te confirme que nous restons sur Lit 1P et Lit 2P pour les colonnes "G" et "H" de la feuille Logements. J'ai aussi rajouté sur "I" et "J", la date à laquelle le client à signer le contrat d'une durée de 12 mois. Et comme je doit lui faire un rappel 3 mois avant la date anniversaire, il serait pas mal de voir ces 2 dates apparaitre sur la feuille "Base", avec peut-être une surbrillance en rouge lorsque j'atteint la date de rappel. C'est possible ? J'ai essayé avec une mise en forme conditionnelle, mais ça ne change que pour une date exacte :s
Pour le nombre de voyageur, nous allons rester comme ça, c'est à dire que 2+2 signifie 2 adultes et 2 enfants, avec un rappel du total sur la "feuille de prestation". Pas besoin de vérifier si le nombre de voyageurs dépasse le nombre de lit - c'est au propriétaire de vérifier au moment de la réservation - ou le nombre de protège oreiller, car il arrive qu'ils en utilisent en plus si jamais il reste assez longtemps.
Je n'ose rien touché dans la feuille "facture", mais en toute logique, je voudrai garder la même présentation que la "feuille de prestation". J'ai juste changé les couleurs sur cette dernière, pour correspondre plus à la couleur que nous utilisons sur nos pubs etc...
Est-il possible de compléter les prix affichés en "E:H" sur la feuille "base" ? Pour que cela reprenne les prix qui sont notés sur "Logements" ?
Je te laisse ma version 18 pour reprendre si besoin.
Je suis en congé la semaine prochaine, donc j'aurai plus de temps pour te répondre si besoin. Cette dernière semaine a été très chargée.
@+
salut Yvouille.
C'est possible de faire en sorte que les messages d'erreurs n'apparaissent qu'une fois ? Parce que je vois que j'ai saisi un nouveau logement, et une fois que je rentre le nombre de lit, tant que je n'ai pas saisi les tarifs complètement, à chaque changement de cellule, j'ai le message d'erreur.
Pour la suite, je fais un point avec ma femme rapidement pour voir les détail à retoucher comme des dénomination peut-être plus précises (histoire que le client comprenne bien), comme "Lavage alèse 2P" au lieu de "Grandes Alèses", ou encore "Lavage tapis SdB" au lieu de "tapis". Ce sont des exemples mais il faut savoir que certains clients peuvent chercher le petit détail pour en vouloir toujours plus. Donc il nous faut être le plus précis possible.
Merci
Salut,
Evite les messages multiples car je dois alors contrôler si des informations des messages suivants ne contredisent pas celles des messages précédents.
Concernant la mise en forme de la cellule H8 de la feuille ‘’Base’’, je t’en propose une qui fonctionne sur la base de 90 jours. Dans le fichier retourné, seule la date du logement 1 est dépassée de plus de 90 jours et la cellule H8 se colorie en violet. A toi de faire éventuellement d’autres essais.
J’ai également placé une formule dans la colonne J de la feuille ‘’Logements’’ qui calcule une certaine date par rapport à la date de la colonne I. J’ai choisi pour la démo que ça renvoie toujours le premier du mois correspondant une année après, mais tu pourrais aussi modifier la fonction ‘’DATE’’ mise en place ou simplement calculer un nombre de jours en plus, par exemple en J3 : =I3 + 270 (270 correspondant à 9 mois * 30 jours, soit 3 mois avant l’anniversaire).
J’ai compris que le nombre de lits et le nombre de voyageurs ne demandaient pas de modifications.
Sur ta feuille ‘’Base’’ en E3:H3, tu as des dénominations qui ne correspondent plus que partiellement à celle de la plage AJ2:AU2 de la feuille ‘’Logements’’. Si tu veux reporter tous les prix en place sur la feuille ‘’Logements’’ sur la feuille ‘’Base’’, il faudrait par exemple écrire les prestations sur plusieurs lignes (ça me semble mieux) ou sur les seules lignes 3 et 4, mais sur plusieurs colonnes. Alors quelle solution souhaites-tu ? Si tu veux reporter tous les prix de la feuille ‘’Logements’’ sur la feuille ‘’Base’’, ça va faire beaucoup, non ? Eventuellement ne reporter que les prix les plus importants ? Selon le nombre de prix que tu veux reporter, il faudra éventuellement déplacé vers le bas la plage E7:H8, mais ce n’est pas un gros problème puisqu’il ne comporte que ces formules mais éventuellement aussi la plage E15:H16 ; dans ce dernier cas, il faudra réajuster la macro, mais sans grande complication, surtout car on sait qu’il faut le faire, sans devoir chercher bien longtemps pourquoi ça ne fonctionne plus (au cas où l’on déplace une telle plage sans prêter garde aux macros).
Concernant les messages d’erreur, j’ai mis en place une solution que je te laisse découvrir. Tu me diras si ça te convient.
Pour la feuille ‘’Facture’’, je n’ai pratiquement encore rien commencé et tu pourrais bien la modifier un peu comme tu as l’envie, je corrigerai les macros en conséquence. Concernant les textes transmis aux propriétaires, on pourra imaginé une sorte de lexique qui permettrait, si tel ou tel texte est affiché sur les feuilles, que ça inscrive tel ou tel autre texte sur la facture ou sur la fiche de prestations. J’attends de voir comment tu voudrais la feuille facture avant de voir comment mettre en place ce lexique interne. Un premier conseil : livre le moins possible d’abréviation à tes clients, réserve donc un peu plus de place sur la facture afin de livrer des textes plus parlant (en tant que client je préfère lire ‘’Lavage tapis salle de bain’’ que ‘’Lavage tapis SdB’’. Ou tout simplement ‘’Tapis salle de bain’’, le lavage étant évident ? Mais dans tous les cas, il serait plus simple de garder des textes cours et/ou abréviés sur nos feuilles Excel.
Si la couleur trouvée pour la facture et la fiche de prestations ne te donne pas entière satisfaction, on peut continuer à chercher une solution d'amélioration.
On y va un bout dans ce sens ?