TCD - Aide à la création de TCD

Bonjour,

je souhaite réaliser un TCD mais je n’y connais absolument rien à cette fonction… Mais je sais que le TCD est un outil puissant et complet !
J’ai regardé des tutos, mais rien n’y fait, je n’y arrive pas…

C’est pourquoi je sollicite votre aide.

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Voici l’idée:

Dans le tableau joint, le 1er onglet « Rapports d’activité » répertorie les noms des personnes œuvrant dans l’association. Chaque mois, je rempli leur fiche de suivi. Le tableau sera ‹ sans fin ›… ==> Cet onglet sera ma 'base de données'

Dans l’onglet « SYNTHESE » il doit avoir le TCD:
Je dois pouvoir trier par NOM: je sélectionne un NOM et son activité s’affiche.
Je dois pouvoir trier par Groupe: je sélectionne un groupe (ou l’ensemble des groupes) et l’activité du (ou des) groupe(s) s’affiche
Je dois pouvoir trier par STATUT et l’activité de ce groupe de personnes s’affiche
Je souhaite pouvoir afficher ces différents résultats sur des périodes différentes: 1 mois, 6 mois ou 1 an.

Dans l’onglet « Exemple forme SYNTHESE pour TCD », j’y ai mis la forme que le TCD pourrait avoir en fonction des filtres. (mais comme j'y connais pas grand chose, je ne sais pas si ce sera possible...)

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J’espère que j’ai réussi à exprimer mon besoin.

Je ne sais pas si ce sera réalisable, je suis prêt à modifier, adapter et corriger mon fichier au besoin. N’hésitez pas à me dire si ce que je présente a (ou n'a pas) la bonne forme, nomenclature,...; si mon projet est possible; si vous avez besoin de plus d’explications; ou encore si il faut que je remplisse plus l’onglet « Rapports d’activité ».

Merci pour votre aide

Bonjour

Tu as du le remarquer sur les tutos : on n'utilise jamais des tableaux à double entrée comme source de TCD et encore mois des tableaux ayant des titres sur plusieurs lignes.

Un TCD doit être construit sur un tableau normalisé qui a une et une seule ligne de titre et pas plusieurs fois le même titre de colonne comme ici avec, pour chaque mois

Il faut donc soit restructurer ton tableau, soit intercaler entre ce tableau et les TCD une requête PowerQuery, intégré à ta version Excel, qui présentera au(x) TCD des données normalisées.

Merci Chris pour ta réponse.

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Tu as du le remarquer sur les tutos : on n'utilise jamais des tableaux à double entrée comme source de TCD et encore mois des tableaux ayant des titres sur plusieurs lignes.

C'est donc pour ça que je comprenais rien aux TCD...

Du coup, peut être que le TCD n'est pas la bonne solution à mon problème...

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Si on reste sur le TCD (si la solution est viable), comment faudrait-il que je restructure le fichier pour qu'il soit utilisable ?

Faut-il que je divise mon tableau dans différents onglets ?

Qu'est-ce que la PowerQuery ?

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Merci pour ton aide

RE

Il faudrait les colonnes

et donc autant de lignes que de mois pour chaque NOM Prénom et non autant de groupes de colonnes que de mois

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/pr%C3%A9sentation-de-microsoft-power-query-pour-excel-6e9...

Encore Merci Chris pour ta réponse.

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Je commence par le PowerQuery:

Merci pour le lien. Je comprend un peu mieux, mais de là à l'utiliser moi même... je suis pas sûr ...

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Pour ce qui est du TCD:

je comprend aussi mieux l'idée. SI j'ai bien saisi, ça devrait donner ça (si j'ai 2 personnes A et B):

mais si je fait ça, ma base de donnée va très vite devenir illisible (environ 85 personnes)...?

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et est-ce que l'idée de faire 1 onglet par mois résolverait le problème. J'aurais ainsi dans chaque onglet:

Je retravaille mon fichier sous cette forme:

J'essaie de voir ce que ça peux donner en terme de lisibilté.

Dès que j'ai refait le fichier, je le reposte (demain ou après demain)

RE

Un tableau de plus de 100 colonnes est plus difficile à manipuler qu'un tableau de 10 colonnes dont on peut filtrer les lignes par personne ou par mois d'un simple clic à partir de segments associés au tableau.

Et surtout il devient totalement exploitable en TCD ou autre

Bonjour Chris,

J'ai refait mon tableau. Je le joins à ce post.

Je pense qu'il a la bonne forme pour un TCD.

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Maintenant, comment faire pour pouvoir réaliser mon TCD dans l'onglet SYNTHESE avec ces différents filtres:

• trier par NOM: je sélectionne un NOM et son activité s’affiche.
• trier par Groupe: je sélectionne un groupe (ou l’ensemble des groupes) et l’activité du (ou des) groupe(s) s’affiche
• trier par STATUT et l’activité de ce groupe de personnes s’affiche
• afficher ces différents résultats sur des périodes différentes: 1 mois, 6 mois ou 1 an

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Encore merci pour ton aide

Bonjour

J'ai mis la base sous forme de tableau structuré nommé Activités auquel j'ai ajouté un segment permettant de le filtrer sur un mois

2 variantes :

• l'une gardant tes mois en Texte non conforme (manquent les accent) :
  cela
  
  • oblige à classer manuellement les mois dans les TCD
  • ne permet pas d'intégrer la moyenne dans le TCD (je l'ai mis au dessus)
  • complique la sélection des périodes de 3, 6 ou 12 mois
• l'autre
  
  • où j'ai ajouté
    
    • une table de transcodification de tes mois en leur nom normalisé (onglet SOURCE)
    • une colonne au tableau Activités créant une véritable date à partir de ta colonne MOIS et de la table de transcodification
      cette colonne peut être masquée
  • ce qui permet d'intégrer la moyenne au niveau de l'année dans le TCD
  • permettrait d'ajouter au TCD la notion de trimestre si tes périodes sont effectivement trimestrielles

dans les 2 variantes le TCD est filtré par des segments

Super, Merci Chris.

Je regarde dès que je peux les 2 fichiers et te redis. Mais d'après ce que déjà j'ai vu, ça a l'air génial !

Re

J'ai regardé les résultats de tes TCD. C'est effectivement génial.

J'avoue ne pas trop voir les différences entre tes 2 versions, si ce n'est les points que tu cites dans ton message...

J'ai retravaillé légèrement mon fichier de base en y ajoutant une colonne "année". Je me suis dis que ça faciliterait peut être le travail pour le TCD. Si ce n'est pas le cas, on peut toujours l'enlever...

Pour ce qui est de la nomenclature des mois, je ne suis pas fermé si il faut changer l'écriture pour les normaliser. Par contre, je souhaite conserver les conserver en texte.

J'ai aussi retravaillé en y ajoutant 2 "STATUTS"

Pour ce qui est des éléments à avoir dans le TCD:

• les tris par mois, par groupe et par statut sont bons
• Pour le tri par NOM, est-ce possible d'avoir la possibilité de taper le NOM (comme pour une liste déroulante)
• Pour ce qui est des totaux voulus, il me faudrait la SOMME, la MOYENNE mais aussi la MOYENNE en fonction du nombre de personnes sélectionnée
• donc il faudrait peut-être rajouté une colonne au TCD: "SOMME de personnes"
  • Donc ça pourrait donner ça:

Qu'en penses tu ? est-ce réalisable ?

RE

Cela ne sert à rien d'ajouter l'année : comme sur l'exemple où j'ai ajouté une colonne, le TCD peut l'extraire d'une date.

Une date comme 01/01/2020 peut être affichée sous le format janvier 2020 (sans MAJUSCULES) si cela te convient.

Si tu laisses des MOIS en lettres comme ta colonen MOIS pour Excel c'est du texte donc la notion de temps n'est pas dedans ce pourquoi j'ai ajouté la colonne en me basant sur ce texte

Pour les statuts, le TCD et le segment associé affichent ce qu'ils trouvent dans les données : si il n'y que 2 statuts dans la base sur les 4 il ne les propose pas

Il est important de mettre la source sous forme de tableau structuré sinon le TCD ne prendra pas en compte les lignes ajoutées

J'ai modifié la version avec colonne supplémentaire et intégré le champ Nom directement dans le TCD, ce qui donne un liste déroulante pour sélectionner un ou plusieurs noms

Bonjour Chris.

Merci pour ton aide.

OK pour le format des mois: janvier 2020 sans majuscule me convient amplement

j'ai bien regardé ton nouveau tableau et voici mon retour:

• j'aime bien la présentation du TCD avec l'organisation par nom puis mois
• mais j'aime finalement moins le moyen de sélection du nom (je le trouve pas assez intuitif...)

.

J'ai encore essayé de réaliser mon propre TCD tout seul, mais encore une fois, je sèche...

je t'ai mis ce que j'arrive à faire...

Mais j'aimerais rajouter plusieurs lignes:

• pour la ligne total: une ligne SOMME, une ligne MOYENNE par Mois, et une ligne MOYENNE par Mois par effectif
• la ligne MOYENNE par Mois par effectif nécessite de rajouter une colonne "Effectif" (nombre de proclamateur dans la catégorie filtrée)

de plus, j'aimerais réorganisé le TCD pour que les mois s'affichent par ordre chronologique (dans mon fichier joint: septembre 2020 en haut puis vers le bas octobre 2020, novembre 2020,...)

enfin, pour plus d'esthétisme par la suite, je voulais savoir si il était possible de déplacer certaines case comme, dans mon fichier joint, N1:O1 ou N2:O2

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Encore merci pour l'attention que tu porteras à mes remarques

Bonjour

Tu n'as pas lu attentivement

78chris a écrit :

Cela ne sert à rien d'ajouter l'année : comme sur l'exemple où j'ai ajouté une colonne, le TCD peut l'extraire d'une date.

Une date comme 01/01/2020 peut être affichée sous le format janvier 2020 (sans MAJUSCULES) si cela te convient.

Si tu laisses des MOIS en lettres comme ta colonne MOIS pour Excel c'est du texte donc la notion de temps n'est pas dedans ce pourquoi j'ai ajouté la colonne en me basant sur ce texte

Ce n'est pas un problème de majuscules mais de type de données : il faut saisir des dates et non des textes pour que le TCD le gère comme du temps, propose des mois, des trimestres, des années, et les classe chronologiquement.

78chris a écrit :

J'ai mis la base sous forme de tableau structuré nommé Activités ...

78chris a écrit :

Il est important de mettre la source sous forme de tableau structuré sinon le TCD ne prendra pas en compte les lignes ajoutées

Tu ne l'as pas fait et du coup tu as des MFC sur des colonnes entières, un TCD sur des colonnes entières : cela alourdit et ralentit inutilement ton classeur.

Tu ne peux pas avoir des totaux affichant des calculs n'existant pas au niveau du détail : seul les sous-totaux peuvent avoir un calcul différent d'où, comme je l'avais expliqué Jeudi à 12:26 soit un calcul externe au TCD, mon 1er exemple, soit l'ajout d'un niveau, année dans mon second exemple qui permet la moyenne mensuelle.

Pour la moyenne par personne, l'ajout du nom dans le TCD (mon exemple de jeudi à 18:19) permet aussi un sous-total pour le nom
Si tu l'enlèves tu n'as plus cette possibilité.

Tu ne peux calculer dans un TCD la moyenne par nombre de personnes concernées d'une part par construction (le TCD obéit à des règles bien précises) d'autre part parce qu’indépendamment du filtre fait sur les noms, les autres filtres éliminent de facto des personnes qui n'ont pas de lignes une fois ces filtres appliquées.
En TCD classique, le nombre de personnes, correspond au nombre de fois où la personne est citée dans une ligne de la source pour les filtres en cours donc souvent plus d'une fois par personne

Si tu préfères les listes déroulantes aux segments , c'est toi qui vois.

Les segments ont pas mal d'avantages, notamment, contrairement aux listes déroulantes,

• mettre en évidence les combinaisons inexistantes ce qui évite de les sélectionner
• montrer le détail des sélections multiples

J'ai

• remis des dates à la place des textes
• mis la source sous forme de tableau structuré
• changé la source du TCD en conséquence
• regroupé les dates par année et mois et mis une moyenne par mois au niveau de la ligne Année
  Cependant la moyenne est pondérée dans un TCD en fonction du nombres de lignes (ce qui est mathématiquement juste), ce qui n'est pas le cas d'une division par le nombre de mois.
• corrigé une partie des MFC (à noter que les colorations type arlequin n'aident généralement pas vraiment la lecture)

Bonjour et Merci pour le temps que tu passes à m'expliquer.

J'essaie de comprendre comment ça marche pour progresser... mais pas facile...

78chris a écrit :

Cela ne sert à rien d'ajouter l'année : comme sur l'exemple où j'ai ajouté une colonne, le TCD peut l'extraire d'une date.

Une date comme 01/01/2020 peut être affichée sous le format janvier 2020 (sans MAJUSCULES) si cela te convient.

Si tu laisses des MOIS en lettres comme ta colonne MOIS pour Excel c'est du texte donc la notion de temps n'est pas dedans ce pourquoi j'ai ajouté la colonne en me basant sur ce texte

Ce n'est pas un problème de majuscules mais de type de données : il faut saisir des dates et non des textes pour que le TCD le gère comme du temps, propose des mois, des trimestres, des années, et les classe chronologiquement.

Ok j'ai compris. Merci

78chris a écrit :

J'ai mis la base sous forme de tableau structuré nommé Activités ...

C'est vrai, je savais qu'il fallait le faire, mais j'ai oublié...

Tu ne peux pas avoir des totaux affichant des calculs n'existant pas au niveau du détail : seul les sous-totaux peuvent avoir un calcul différent d'où, comme je l'avais expliqué Jeudi à 12:26 soit un calcul externe au TCD, mon 1er exemple, soit l'ajout d'un niveau, année dans mon second exemple qui permet la moyenne mensuelle.

Pour la moyenne par personne, l'ajout du nom dans le TCD (mon exemple de jeudi à 18:19) permet aussi un sous-total pour le nom

Si tu l'enlèves tu n'as plus cette possibilité.

Ok mais dans les 2 cas, je ne trouve pas très lisible les informations... J'aurais préféré avois ces lignes en bas de tableau...

Tu ne peux calculer dans un TCD la moyenne par nombre de personnes concernées d'une part par construction (le TCD obéit à des règles bien précises) d'autre part parce qu’indépendamment du filtre fait sur les noms, les autres filtres éliminent de facto des personnes qui n'ont pas de lignes une fois ces filtres appliquées.

En TCD classique, le nombre de personnes, correspond au nombre de fois où la personne est citée dans une ligne de la source pour les filtres en cours donc souvent plus d'une fois par personne

Donc au final, je pensais que le TCD répondrais à mes besoins, mais peut-être pas...

Si tu préfères les listes déroulantes aux segments , c'est toi qui vois.

Pour que je puiss progresser, comment passe-t-on de listes déroulantes aux segments ?

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Merci encore pour ton aide.

Je regarde ton fichier farfouille et cherche comment améliorer pour que j'obtienne ce que je veux. Merci

Re

J'ai rajouté des données dans l'onglet "Rapports d'Activité".

J'ai aussi modifié les MFC.

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Suite au rajout de données, comment mettre à jour le TCD pour qu'il prenne en compte ces nouvelles données ?

(C'est la seule fois que je rajoute des données antérieures. Toutes les autres données que je rentreraient seront à la suite...)

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je te joins le nouveau fichier.

RE

Si tu insère une ligne sans date tu perds le regroupement de dates à l'actualisation. Il faut le refaire (avant une seule date vide interdisait tout regroupement)

SInon cela s'actualise sans PB

Quand j'actualise, dans le TCD, ça me change la forme des mois

RE

Relis ce que j'écris

78chris a écrit :

RE

Si tu insère une ligne sans date tu perds le regroupement de dates à l'actualisation

En d'autres termes : tu as des lignes sans dates dans le tableau source

Bonsoir,

Merci beaucoup pour ton aide et ton oeil attentif.

Je farfouille pour me débrouiller seul, j'avance bien. Merci beaucoup.

Je reviens si j'ai d'autres questions