Solution pour faire la synthèse d'une base de données

Bonjour,

Je recherche une solution Excel en tant que syndic bénévole d'une petite copropriété et je n'ai trouvé que soit trop simple ou trop compliqué, bref rien qui correspond exactement à ce cas.

Je parts d'un tableau "date/code/libellé/dépenses/recettes/solde"

Le code me sert de "compte comptable" ou autrement dit de base de tri

Je fais le tri par "code" et par "sous-totaux" c'est déjà une grosse partie de ma réponse c'est à dire un sous-total par "code"

mais si je veux rajouter une ligne, je dois si j'ai bien compris "tout enlever" insérer ma ligne puis recommencer le processus

==> solution pour rendre cela plus facile ou possibilité d'ajout de ligne en conservant les sous-totaux ?

J'aimerai ajouter au même tableau une colonne "copropriétaire" pour avoir en finalité en permanence la situation de compte de chaque copro sans "prise de tête" en conservant les sous-totaux par code...je bloque

Je m'excuse d'être un peu long mais s'il y a une solution globale cela rendra service à beaucoup de syndic bénévole.

Merci d'avance et cordialement

Edit Dan : "changé titre du sujet"

Bonjour et bienvenue,

...mais si je veux rajouter une ligne, je dois si j'ai bien compris "tout enlever" insérer ma ligne puis recommencer le processus...

Effectivement tu devras refaire le tout.

Une solution est de passer par les TCD (Rapport de tableau croisé dynamique) qui est une option d'excel disponible dans DONNEES.

Pour ce faire, enlève tous les sous totaux de manière à avoir ta base de données claire sans ligne vide puis choisis "Rapport de TCD" et suis l'assistant pour la création.

Si pb, place ton fichier ici sans données confidentielles.

Amicalement

Dan

PS : Oublie pas de lire la charte du forum qui t'a été envoyée dans ta BAL lors de ton inscription (titre des sujets, cloture d'un fil, ect...). Merci de ta participation.

Merci DAN

J'avais essayé en m'orientant vers le tableau croisé dynamique qui pouvait être une solution pour avoir le compte des copropriétaire mais " un par un" via le choix en haut de colonne.

==> je recherche à avoir une vision globale de tous les comptes individuels des copropriétaires, ce qui revient à "copier" autant de fois ce tableau pour mettre chaque copro individuellement en haut......je pense qu'il a une autre solution mais laquelle ....via une macro ?

Si j'ai abandonné le tableau croisé, c'est parce que je ne retrouve pas les sous-totaux par code... mais je reconnais que je ne jongle pas avec cette application, c'est possible ?

Si je reformule, l'idéal serait donc un tableau croisé dynamique avec des sous-totaux par code d'une part et d'autre part une solution pour avoir les comptes individuels de copro en vision globale

En espérant avoir été explicite....Qui trouve la solution ? [avec un tableur ? ]

Cordialement

-- 22 Jan 2010, 11:54 --

Bonjour,

Confirmation que je suis "out" dans mes connaissances du tableau croisé dynamique puisque je viens de lire qu'il est possible de créer des "champs de lignes et des colonnes de sous-totaux"....mais question est-ce que cela donne le même affichage que via "sous-totaux" ?

J'ai fait une recherche ici pour savoir comment procéder ou voir ce que cela donne.... mais sans succès.

Quelqu'un pourrait me donner un lien vers un tuto de préférence en vidéo pour que j'apprenne ?

Indépendamment, je reste preneur de la solution globale (si elle existe ?)

Le WE va être laborieux...

Cordialement

Envoie un exemple de fichier au format 2003.

A mon avis, une autre solution existe avec des formules matricielles sans TCD (qui ne méritent pas leur nom car ils n'ont rien de dynamique).

Bonjour,

En effet, cela serait plus simple que je mette le tableur.... mais je ne sais pas comment faire et je n'ai pas trouvé

Qui peut m'expliquer ?

Cordialement

Dessous les cadres Sauvegarder Aperçu Envoyer, il y a 2 onglets : celui de droite s"appelle "Ajouter des fichiers joints".

A+

oh la la.....trop simple... maintenant que je ne vois que cet onglet !

Merci pour le renseignement

Voila c'est fait maintenant.

Le feuillet "base simple" correspond à ce que je voudrais compléter au fur et à mesure

==> vous noterez que j'ai qu'une colonne renseignée soit "code" soit "copro" si cela permet d'avoir La solution

Le feuillet "sous totaux" découle de la "base simple" et si les sous-totaux correspondent bien à ce que je recherche pour les codes....cela ne va pas pour l'aspect copro donc j'ai arrêté

Le feuillet "base complexe" est pour savoir si via excel, on peut trouver une solution "analysant" les 2 colonnes "code & copro remplis" pour aboutir à....sous-total des codes et une vision globale de chaque compte "copro"

Si cela n'est pas clair, n'hésitez-pas à revenir vers moi

Cordialement

A quoi sert la colonne "Code" (journal ou numéro de compte) ? Pourquoi n'est-elle pas systématiquement remplie ?

Cela m'est arrivé de tenir des petite comptabilités sur Excel, mais avec une structure de fichiers différente : il n'y avait pas deux colonnes (recettes, dépenses comme dans un journal de comptabilité classique) mais deux tableaux, un pour les encaissements et un pour les dépenses avec des ventilations par nature de charges (journal de présentation dite à l'italienne). Il est possible que les tableaux soient accolés pour calculer le solde progressif de la trésorerie. Le journal sert en même temps de grand-livre et de balance.

Dans la présentation journal classique, il est facile de totaliser les écritures par compte pour une balance avec des formules matricielles, la réalisation du grand-livre est plus délicate car sauf à utiliser une macro (ce qui reviendrait à concevoir un logiciel de comptabilité), il faut prévoir des plages suffisamment espacées pour les comptes pour que les écritures soient copiées automatiquement avec une formule combinant les foctions Decaler Index et Equiv comme dans le fichier joint.

Bonsoir à tous,

Ton problème est très simple à régler avec un filtre élaboré,

pour cela il faut que la colonne "Copro" soit renseignée sur chaque ligne

Pas besoin de sous totaux à l'intérieur d'une base

On saura faire si besoin une feuille récap avec les comptes de chaque Copro pour telle ou telle

période ou date.

Amicalement

Claude

re,

Regarde une solution via TCD dans la feuille 1.

Si cela n"est pas ce que tu cherches, mets en ligne un tableau montrant ce que tu veux au final.

Choisis le "copro" dans la liste en champ de page

Amicalement

Dan

re,

étant moi-même syndic, je suis étonné de ne pas voir de colonne "1/1000èmes"

pour répartir les dépenses et recettes !

Combien êtes-vous dans cette copropriété ?

Y-a-t-il des compteurs individuels pour l'eau ?

à+....Claude

A Dubois

Le pb concernait seulement la tenue de la comptabilité et non le calcul des appels de charges. Par ailleurs, on ne répartit pas les recettes mais seulement les charges au débit des comptes de tiers qui sont soldés par les règlements des copropriétaires.

A Tonthon

L'utilisation des filtres automatiques constitue une solution satisfaisante tant qu'il n'y a pas beaucoup de comptes et aucune édition à faire car l'impression du grand-livre va devenir assez pénible.

Je ne vois pas l'intérêt de ventiler chaque ligne de charge par copropriétaire car cela ne correspond pas aux règles de répartition des charges depuis la loi SRU qui impose d'établir un budget prévisionnel. Celui sert aux appels de charges. C'est en fin d'exercice que les charges sont réparties à chaque copropriéraire et comparées avec les appels de l'année pour calculer la régularisation. Par ailleurs, une répartition de chaque charge va générer des arrondis et il suffit d'un coproprétaire qui refasse les opérations pour qu'il ne soit pas d'accord et pourrisse la vie du syndic pour des broutilles, mais cela existe. D'un point de vue technique, la ventilation de ne se fait pas en utilisant la colonne de recettes.

En conclusion, c'est une fausse bonne idée à proscrire car elle ne présente que des inconvénients. J'ai supprimé le contenu des lignes en jaune dans le fichier ci-joint.

Pour reprendre ton tableau, la colonne "Copro" ne sert à rien car la codification est toujours réalisée dans une seule colonne, qu'il s'agisse d'une recette ou d'une dépense (ou d'un débit et d'un crédit).

J'ai mis les formules pour calculer les soldes de la balance automatiquement dans le fichier joint.

Pour le grand-livre, je maintiens ma solution du journal ventilé en colonnes par compte de charges et totalisé en bas de colonne. Je crois que cela s'apparente à un système appelé balance carrée en comptabilité mais qui n'est plus employée depuis quelques dizaines d'années.

Une autre solution est de voir s'il n'y a pas des logiciels de compta gratuits sur Internet.

A+

Merci à tous pour vous intéresser à "mon cas".

Beaucoup de pistes mais j'ai un peu de mal à synthétiser.

C'est une copro avec 5 lots, donc tout petit.... je n'ai pas mis les millièmes pour ne pas alourdir le tableau....j'aurai en moyenne par an 12 dépenses et 20 recettes

En fait, je souhaiterais 2 choses

1) avoir les sous-totaux par code avec une présentation comme en feuillet "sous-totaux" c'est à dire avec le détail ayant abouti à ce sous-total

peu m'importe que cela soit dans le tableur de saisies, cela peut être sur un autre feuillet ou dans un autre emplacement dans le même feuillet

Il en découle un regroupement de ligne "sans code" parce que toutes les lignes n 'auront pas forcément un code ceci n'est pas un souci.

Je pense ensuite regrouper ces "sous-totaux" dans un récapitulatif

2) avoir une vision globale du compte de chaque copro détaillé par date, totaux et solde

en permanence dans le sens dès ajout d'une ligne ==> mise à jour du compte

La solution via TCD dans la feuille 1 de Dan, me conviendrait

si j'avais le détail des lignes "au-dessus"

et si cela est possible pour les "codes" cela devrait être possible pour "les copro"

en ayant les dépenses/recettes et le solde en final

et si la mise à jour est permanente...

================================================================================================

Il est possible que j'ai mal présenté le problème et j'ai lu qu'il y avait des syndics et des comptables.....je ne suis pas fermé à toute autre solution, loin de là

Merci encore et à vos claviers

Cordialemant

re,

La solution via TCD dans la feuille 1 de Dan, me conviendrait si j'avais le détail des lignes "au-dessus"

Tu peux modifier le TCD comme tu veux en déplaçant les champs ou en ajoutant.

Pour ce faire :

• clique droite dans le TCD puis choisis Assistant
• clique sur le bouton "Disposition" et mets les champs qui se trouve à droite là où tu veux les voir dans le TCD.

Si tu ne vois pas comment procéder, fais ce que je t'ai dit hier. Mets un fichier avec le tableau que tu voudrais avoir.

Dan

J'ai repris le temps de lire toutes les contributions, mon idée est d'avoir un seul tableur de saisie et le reste "automatiquement" si possible ou via une macro.

Dan a raison, j'aurai dû commencer par mettre le tableur "tel que je le voyais" une fois finie.

C'est fait, cf feuillet "tableaux souhaités" en vert.

J'ai bien ouvert l'assistant mais cela ne me donne pas (du moins je ne trouve pas) le truc pour faire apparaître la reprise des lignes entrant dans le sous-total avec TCD

Si j'ai bien compris, les sous-totaux c'est sympa mais manuel... il faut tout effacer, retrier, et rentrer de nouveaux les paramètres alors que le TCD répercute aussitôt toute nouvelle ligne.... et dans mon cas doublement (tri des codes puis tri des copro).

Je reste ouvert à toute autre proposition...

Je suis curieux de savoir quelle va être la bonne solution ?

Cordialement

-- 23 Jan 2010, 16:21 --

Pour qu'il n'y ait pas de malentendu, j'ai bien noté les différentes remarques comme l'absence de répartion selon les millièmes etc....l'idiotie de ventiler les dépenses une par une

Mon idée est d'avoir véritablement qu'un seul tableur dont le solde correspondra au relevé bancaire.

Pour l'appel de provision, j'insérerai 2 lignes "od" la première "total" annulée aussitôt par la répartition entre copro ainsi le solde banque restera exact et chaque compte copro sera débité.

Un copro paie...son compte sera crédité avec solde 0

Effectivement, je ne vais pas répartir un timbre poste entre les copropriétaires mais bien le total des dépenses en fin d'exercice.

Enfin, j'étais parti avec une balance carré avec répartition automatique genre si code = 1 dans ce cas etc... mais c'est un peu lourd

Ceci dit, cela me permet de découvrir le TCD, les filtres etc

Cordialement

Re,

vois le fichier joint.

J'ai laissé le champ "code" dans le TCD bien que je ne vois pas l'intérêt.

Pour mettre à jour, il te suffit de faire un clique droite dans le TCD, puis choisir l'option "actualiser les données".

J'ai me moins cette solution mais tu peux aussi par clique droite dans le TD choisir "options" et cocher la case "actualiser à l'ouverture". De cette sorte le TCD sera remis à jour à chaque ouverture du fichier.

Amicalement

Dan

Bonjour

C'est exactement ce que je cherchais pour les copro

il me faudrait la même chose mais au lieu que cela soit "copro" que le critère soit "code"

Si tu pouvais me renvoyer une feuille avec cela, je gagnerai énormément de temps,

ceci dit je "veux" y arriver tout seul ... as-tu un lien ou un tuto qui développe cela pour "nul", je vois faire un blocage avec l'assistant mais à ma décharge mes neurones pas trop disponible....

Cordialement

ps Dan c'est Jean sauf erreur de ma part ?

Re,

il me faudrait la même chose mais au lieu que cela soit "copro" que le critère soit "code"

• Clique droite dans le TCD puis choisis "assistant"
• clique sur le bouton "disposition"
• là où tu vois "cropo" à gauche, clique sur ce champ et en maintenant le bouton de ta souris appuyé, déplace ce champ en dehors de manière à le supprimer.
• clique sur le champ "code" et déplace le avant le champ "date"
• double clique ensuite sur le champ "code" et là coche la case "pae défaut" et sélectionne "somme" puis OK
• Clique ensuite sur Ok puis "terminé".

Si tu veux une autre disposition dans le TCD, tu peux cliquer les champs (en couleur grise) puis les déplacer ailleurs dans le TCD. Tout est interactif comme tu le verras.

Dan c'est Jean sauf erreur de ma part ?

erreur ! c'est Dany ou Daniel au choix.

Amicalement

Dan

Je progresse....merci car l'assistant ne détaille pas le processus pour changer.

J'ai appliqué à la lettre tes conseils et retrouve le tableau "sans la même mise en forme", je suppose que tu as choisi un format automatique mais quel numéro ?

Je souhaiterais "virer la colonne somme sur solde" mais avoir sur la ligne Somme copro le solde véritable de la ligne.

Comment dupliquer ce TDC "copro" en dessous pour y retrouver un TDC "code"

Du coup, est-il possible d'avoir sur la même feuille, le tableur de saisie et à droite les 2 TDC souhaités par exemple ?

Effectivement, c'est puissant mais il faut un bon apprentissage pour maitriser cela

Cela fait encore beaucoup de questions,mais une fois ce problème "urgent" résolu, je reviendrai certainement ici pour apprendre à me perfectionner sous d'autre discussion

Cordialement

-- 25 Jan 2010, 12:47 --

Bonjour,

Pour ne pas alourdir cette discussion, j'ai reposé les questions techniques dans un nouveau sujet.

Mille merci pour votre aide, j'ai presque résolu la question.

Cordialement

Re

J'ai appliqué à la lettre tes conseils et retrouve le tableau "sans la même mise en forme", je suppose que tu as choisi un format automatique mais quel numéro ?

Non, j'ai uniquement utilisé le format cellule donné par excel.

Je souhaiterais "virer la colonne somme sur solde" mais avoir sur la ligne Somme copro le solde véritable de la ligne.

Tu peux virer la colonne en retournant dans l'assistant TCD et supprimer le champ que tu ne veux plus (je t'ai déjà expliqué cela précédemment) mais tu n'auras plus la somme copro.

D'autre part, le TCD correspond à ton tableau dans la feuille "Tableaux souhaités". Tu as changé d'avis ?

Comment dupliquer ce TDC "copro" en dessous pour y retrouver un TDC "code"

Copier - coller là où tu le veux puis modifier les champs du TCD comme je te l'ai expliqué dans un précédent post.

Du coup, est-il possible d'avoir sur la même feuille, le tableur de saisie et à droite les 2 TDC souhaités par exemple ?

Idem si dessus, Copier-coller ou couper-coller ailleurs.

Amcialement

Dan

Edit Dan :

Pour ne pas alourdir cette discussion, j'ai reposé les questions techniques dans un nouveau sujet.

Mauvaise idée c'est mieux de rester sur le même fil. Je vais supprimer l'autre.