Aide transition devis / facture dans facturier

Bonsoir,

À mon tour de vous demander un petit coup de main, s'il vous plait.

Je suis en train de développer un petit logiciel de facturation pour mon frère qui se lance dans la réparation électroménager, TV, antennes, paraboles.

Beaucoup de pièces différentes à commander, donc peu d'automatisation possible au niveau de la rédaction du devis.

Tout est opérationnel, le devis se crée en PDF dans le dossier voulu, part automatiquement par mail, pareil pour les factures. La base de données est alimentée, bref tout est nickel.

J'ai un onglet facture dans mon fichier, que je duplique pour travailler toujours sur une feuille indépendante de mon modèle et qu'il ne puisse pas tout déglinguer.

Le souci serait d'arriver à transformer un devis crée en facture. Je ne sais pas ce qui est pratiqué dans ce genre de fichiers et je manque de méthodologie. J'imagine une piste pour le moment, mais je ne sais pas ce qu'elle vaut :

1 :

• Au moment de la validation, on génère le PDF mais on duplique également la feuille en format Excel qu'on stocke dans un dossier "devis en attente"
• quand on veut transformer un devis en facture, on appuie sur le bouton correspondant, ça nous ouvre l'explorateur windows, on récupère le chemin d'accès au devis en attente et on demande à Excel de l'ouvrir dans notre fichier. La suite ne poserait pas de souci.

2 : Savez-vous comment il faudrait faire sinon ?

Par avance un immense merci à ceux qui prendront la peine de m'orienter.

Bonjour JoyeuxNoel

JoyeuxNoel a écrit :

Le souci serait d'arriver à transformer un devis crée en facture. Je ne sais pas ce qui est pratiqué dans ce genre de fichiers et je manque de méthodologie. J'imagine une piste pour le moment, mais je ne sais pas ce qu'elle vaut :

1 :

• Au moment de la validation, on génère le PDF mais on duplique également la feuille en format Excel qu'on stocke dans un dossier "devis en attente"
• quand on veut transformer un devis en facture, on appuie sur le bouton correspondant, ça nous ouvre l'explorateur windows, on récupère le chemin d'accès au devis en attente et on demande à Excel de l'ouvrir dans notre fichier. La suite ne poserait pas de souci.

Il faudra en revanche, supprimer toute liaison avec ton fichier source (celui sur lequel tu travailles)

@+

Bonjour,

Merci Bruno pour ton retour.

J'ai essayé manuellement de réimporter la feuille exportée avec les liens et rien n'a planté. Quels genre de problèmes pourraient survenir si les liens sont maintenus ?

Sinon, j'imaginais aussi qu'en cliquant sur le bouton d'import de devis, on ait accès à notre base clients. En sélectionnant un nom, ça partirait scanner le dossier devis en attente et créerait un index des fichiers qui contiennent ce nom client. Il n'y en aurait pas beaucoup. Le souci serait d'arriver à sélectionner le bon. Je ne sais pas si l'appareil photo peut montrer des données d'un fichier externe. Il faudrait que je creuse ceci.

Re,

JoyeuxNoel a écrit :

J'ai essayé manuellement de réimporter la feuille exportée avec les liens et rien n'a planté. Quels genre de problèmes pourraient survenir si les liens sont maintenus ?

Un changement de dossier par exemple pour le fichier principal ou pour le devis

JoyeuxNoel a écrit :

Sinon, j'imaginais aussi qu'en cliquant sur le bouton d'import de devis, on ait accès à notre base clients. En sélectionnant un nom, ça partirait scanner le dossier devis en attente et créerait un index des fichiers qui contiennent ce nom client. Il n'y en aurait pas beaucoup. Le souci serait d'arriver à sélectionner le bon. Je ne sais pas si l'appareil photo peut montrer des données d'un fichier externe. Il faudrait que je creuse ceci.

Il faut bien structurer ton fichier principal, c'est tout, évite les usines à gaz... ça va vite être pénible.

Quand je dis structurer ton fichier principal, il te faut une feuille qui te servira de BdD Devis

Dedans est indiqué toutes les informations dont tu as besoins : Numéro de devis, date, Code et/ou nom du client, etc...

et le plus important avoir une colonne avec le chemin du devis créé

Un client valide ton devis, tu sais quel numéro c'est, tu n'as plus qu'à aller rechercher les infos d'accès dans BdD Devis

J'espère que ce sera clair pour toi

Bonjour à tous,

Un essai développé suite à un post. Si cela peut apporter des pistes.

Cordialement.

BrunoM45 a écrit :

Un changement de dossier par exemple pour le fichier principal ou pour le devis

Ah oui, OK je vois.

Dans la fratrie, j'ai la chance d'être le plus âgé et le plus "costaud". Il sait déjà ce qu'il risque s'il s'amuse à changer les fichiers d'endroits

Cela dit, ça ne serait pas un mal de commencer à travailler de façon plus structurée et avec le moins de liens "en dur" possible.

BrunoM45 a écrit :

Un client valide ton devis, tu sais quel numéro c'est, tu n'as plus qu'à aller rechercher les infos d'accès dans BdD Devis

Justement, une grande partie du problème (ou de la solution, je ne sais pas) tient à ça. Une personne renvoie un mail pour dire OK, je valide le devis. On ne sait pas forcément le numéro du devis validé. Donc comment retrouver ce numéro le plus vite possible ?

Je pense qu'aller voir dans le dossier des devis en attente et récupérer le numéro de devis n'est pas un effort insurmontable.

Et si ça lui pose problème, je le renverrai vers le 1er point évoqué

Hello Zebulon, je viens d'ouvrir ton fichier.

Je reviens dans 6 mois quand j'aurai fini de faire le tour de tout ça

Un immense merci !!

Salut JoyeuxNoel,

Je ne pense pas que tu sois obligé de lire toute cette prose, la solution du stockage du devis peut t'inspirer des solutions.

Bonne continuation.

Cordialement.

Non, non, tout est super intéressant dessus !

Dans ton exemple, plutôt que d'importer le dossier modèle avec tous les dossiers par mois, il y a moyen de faire créer les dossiers au fur et à mesure des besoins. Si besoin de ce code, je peux te le fournir.

Le fichier de Zebulon est super.

Dommage, pour ce qui m'intéressait à savoir la partie récupération des devis, ça plante. Il n'arrive à récupérer qu'une ligne du devis.

Et là avec des formules, je ne vois pas quoi modifier pour récupérer toutes les lignes.

Par contre au niveau de la méthodologie, c'est effectivement très inspirant !

Re,

J'ai rencontré le problème, il semble que parfois la formule de la colonne M de la feuille Récap devis dérape.

Essaies avec cette formule à la place :

=[@[N° Devis]]&NB.SI($B$7:[@[N° Devis]];[@[N° Devis]])

Cordialement.

re,

JoyeuxNoel a écrit :

Non, non, tout est super intéressant dessus !

Dans ton exemple, plutôt que d'importer le dossier modèle avec tous les dossiers par mois, il y a moyen de faire créer les dossiers au fur et à mesure des besoins. Si besoin de ce code, je peux te le fournir.

Je suis ouvert à toutes idées qui pourrait faire évoluer ce fichier.

Cordialement.

Zebulon2 a écrit :

Re,

J'ai rencontré le problème, il semble que parfois la formule de la colonne M de la feuille Récap devis dérape.

Essaies avec cette formule à la place :

=[@[N° Devis]]&NB.SI($B$7:[@[N° Devis]];[@[N° Devis]])

Cordialement.

Yeah, ça marche nickel comme ça !

Il me semblait bien qu'on ne pouvait pas changer bien grand chose sur la feuille facture(suite devis).

Si ce n'était pas solutionnable, on pouvait aussi imaginer une macro qui filtre la base des devis avec le numéro choisi et qui renvoie les valeurs affichées suite au filtre.

Dès lors, ça me semble être une très bonne façon de procéder. Il faut voir si on a 25 devis en attente ce que ça donne.

J'ai essayé de t'envoyer 2 MP Zebulon, mais je crois que tu ne les reçois pas. Peux-tu confirmer ?