Calcul. Suivi du budget
Bonjour à tous,
Je me permets d'écrire sur ce forum car j'ai un soucis :
Mon responsable m'a demandé de lui proposer un nouveau tableau pour le suivi de son budget, plus simple que le précédent.
Mon problème est le suivant : J'aimerais que sur la feuille "Global" affiche les totaux de mes comptes au fil des mois automatiquement (sans que mon responsable ait de manipulations à faire), avec le montant en chiffre mais aussi avec un diagramme en bâton horizontal, ainsi qu'un graphique en camembert avec le budget total et les dépenses.
Je pensais faire une feuille cachée où j'allais rentrer le total de chaque mois et par compte pour m'en servir de matrice pour les diagrammes pour la feuille globale...
Mais j'y arrive absolument pas.. Est-ce que quelqu'un pourrait m'apporter son aide ?
Merci d'avance pour vos réponses.
Laura
Bonjour,
Et pourquoi ne pas utiliser un tableau croisé dynamique sur ta base "dépenses"
l'avantage c'est que tu pourrais sélectionner les données que tu souhaites tous les mois et
si tu réalises des graphiques ensuite ils seront actualisés avec ton ou tes tableau croisés.
Bonjour,
Merci pour ta réponse rapide Xmenpl.
Je ne sais pas si ça fonctionnerait un tableau croisés dynamique, si ? Je suis pas une grande experte.. xD
Mon tableau se divise en 13 feuilles, 1 feuille global et une feuille par mois.
Par mois, j'ai les entrées n° de compte, fournisseur, n° de facture, description et montant de la facture.
Mais c'est que sur la feuille globale, je veux le total de tout les mois pour chaque compte, donc c'est compliqué avec un tableau croisé dynamique, non ?
Laura
bonjour
salut Xmenpl
il faut joindre un fichier exemple avec des données et le résultat escompté
comme Xmenpl, je pense à un TCd et un graphique associé
note : je déconseille les 13 feuilles (et ce qui est encore pire le fichier de 13 feuilles à refaire chaque année ! )
on fait de l'informatique, pas des fiches papier avec recopie
donc un unique onglet, en saisie sans fin durant des années.
en colonne A on met la date jj/mm/aaaa ou aa.
et tout devient si facile !
Re
Je voyais plutôt çà autrement :
inutile de créer un onglet par mois si une colonne est prévue pour l'indiquer
oops observation déjà faite par JMD
1 Onglet saisie : toutes les dépenses de l'années avec indication du mois et du compte de "comptabilité à débiter".
et 1 onglet tableau croisé qui reprendre avec filtrage par mois les dépenses par compte de gestion.
Si toutes les données sont dans le même onglet tu pourras plus facilement obtenir divers tableaux croisés en quelques secondes :
Vu les possibilités de filtre tu en retire les infos que tu veux :
exemple - total des dépenses par fournisseurs ce qui peut être utile pour les appels d'offres
, total des dépenses d'un seul compte....
Au pire un troisième onglet pour ta présentation final avec les tcd que tu gardes et les graphiques...
Re,
Je ne comprends pas trop ce que vous m'expliquez.. Je n'y connais vraiment rien à Excel par rapport à vous..
En fait, mon responsable ne veut pas que toute son année comptable soit regroupé sur une feuille car il trouve ça totalement illisible, c'est pour ça qu'il m'a demandé une feuille par mois...
Ce n'est pas parce que ton responsable ne sait pas se servir d'excel que c'est bien d'utiliser 12 onglets.
Si tu nous donnes un fichier exemple ( noms des fournisseurs modifiés voir chiffres des dépenses modifiés) on te montera ce que peut faire un tableau croisé.
C'est le Tableau croisé qui est sensé afficher les données par mois quand on sélectionne le mois souhaité..... Et pas ton
responsable quand il clic sur l'onglet.
Les seules infos que j'ai ce sont les comptes ainsi que les montants, je vais vous le joindre.
Je n'ai malheureusement pas accès à tous les noms des fournisseurs, j'en ai quelques uns : Hyper U, la Quincaillerie du Bocage, Verrier Majuscules
Si ça ne vous embête pas, est-ce que vous pouvez me montrer un exemple ?..
Merci beaucoup..
Bonjour
Un exemple de ce qui devrait être fait :
- j'ai considéré les données de global comme le Budget par Compte. Il a été mis sous forme de tableau structuré
j'ai créé un tableau unique où on saisie la date de dépense, le compte (liste déroulante qui donne le libellé automatiquement), le fournisseur et le montant.
Les deux tableaux sont croisés dans PowerQuery pour rapprocher budget par compte et dépenses par compte
Ensuite on fait des TCD et un graphique assez basique
Le 1er TCD montre le global : il suffit d'actualiser au fur et à mesure de l'ajout de dépenses
Le second affiche Dépenses et reste pour ton graphique : on pourrait faire des choses plus fines avec un reste par compte
Re,
Je ne comprends pas trop ce que vous m'expliquez.. Je n'y connais vraiment rien à Excel par rapport à vous..
En fait, mon responsable ne veut pas que toute son année comptable soit regroupé sur une feuille car il trouve ça totalement illisible, c'est pour ça qu'il m'a demandé une feuille par mois...
re
juste pour dire que si tu saisis tout dans un unique onglet :
- colonne A : la date jj/mm/aaaa ou aa
- tu peux filtrer cet onglet avec des chronologies (menu Données)
note : avant de te lancer dans une telle aventure, forme-toi à Excel
- mettre sous forme de tableau
- filtrage (segments)
- TCD et leur menu dédié.
note 2 : si ton patron ne veut rien entendre, eh bien c'est lui qui décide ! pas nous, pas toi ! mais il décide donc de te faire perdre du temps maintenant et des heures chaque mois pour les années qui viennent. C'est lui qui paye.
note 3 : comparer le réel au budgété se fait avec Power Pivot comme fait par 78chris
note 4 : que tu travailles avec 13 onglets ou avec 1 unique, teste Power BI Desktop gratuit. Ton boss en est resté aux années 1980, il va tomber de sa chaise tellement le résultat est excellentissime. Mais toi tu as du job pour apprendre.
Si tu fais ton métier dans la compta ou la finance, tu seras OBLIGEE de l'apprendre.
Bonjour,
Je vous remercie de vos réponses.
Jmd, je comprends mieux et c'est vrai que ça paraît plus simple que mes 13 feuilles.
Il voulait 13 feuilles mais si j'arrive à lui prouver que la méthode que vous me présentez est mieux, il changera peut-être d'avis.
Non, je ne travailles pas dans la compta ou la finance, je suis assistante de direction. J'ai eu des formations Excel, mais vraiment les basiques. On avait vaguement évoqué les tableaux croisés dynamiques mais sans plus..
Pour Power BI Desktop et Power Pivot, ça à l'air vraiment pas mal en effet. Mais pour les télécharger, il me faut des autorisations donc à voir x)
Merci en tout cas
Laura
re
assistante de direction ?
alors il te faut absolument te perfectionner rapidement :
1/
- Tableaux (menu Accueil)
- TCD
2/
et un peu plus tard, Power Query (menu Données Obtenir)
3/
et plus tard Power BI
compte 20 heures de travail personnel pour chaque item
tutos sur le web
à reproduire sur ton PC
tu vas éblouir ton patron, et tes patrons à venir. Ton service informatique te jalousera et tentera de te mettre les bâtons dans les roues.
note : Powzeer Pivot est inclus dans Excel récent et moins sensible aux virus que VBA? Argument pour un téléchargement. Mais compte sur l'opposition de ton service informatique pour freiner, il perd ses pouvoirs.
bon travail
D'accord, merci beaucoup des conseils !
Une question : sur le tableau de 78chris, pour la feuille "TCD", en fait, mon "année comptable" est de octobre à septembre n+1, comment je peux mettre à jour ça ?
Merci encore en tout cas, je me formerais à la maison sur ça (suffit juste car j'arrive à me trouver excel 2016...)
Laura
re
il faut créer une colonne annéecomptable
= SI(mois<=10 ; (année-1)&"-"&année ; "année"&"-(&année+1) )
à adapter
Re,
Mais je dois la mettre où ?... (Je suis désolée, vous devez vous dire que c'est hyper simple à comprendre, ....
Et je n'arrive pas comment l'intégrer, j'ai essayer juste de voir et excel me dit qu'elle n'est pas correcte..
Bonjour 78chris,
Je te remercies pour ton document, qui correspond à nos attentes.
J'ai cependant un petit problème avec la feuille "TCD". J'ai fait un test en entrant des données dans la feuille "Dépenses". Je veux donc mettre à jour le TCD. Je clique dessus, je vais dans la partie "Analyse " et je fais "Actualiser tout". Le problème, c'est qu'il ne me prend pas en compte mes nouvelles entrées, pourtant j'ai bien rajouté mes factures en ajoutant les lignes avec le symbole bleu en bas à droite de la dernière ligne.. Et les dépenses ne s'affichent pas sur les autres tableaux...
Si tu peux me venir en aide, ce serait sympa .. x.X
Laura
Bonjour
Pour ajouter ds lignes à un tableau structuré, il suffit de saisir sur le ligne située immédiatement sous le tableau : il s’agrandit tout seul.
Pour actualiser le TCD il vaut mieux utiliser l'onglet Données, Actualiser Tout car les données de dépenses sont retraitées dans PowerQuery et il faut donc que les requêtes de PowerQuery soient également recalculées, pas seulement le TCD.
Cependant vérifie que tu as bien autorisé l'accès aux données à l'ouverture du classeur sinon cela ne marche pas correctement.
Re,
D'accord, merci pour ces informations.
En effet, quand je réécris juste en dessous, ça s'ajoute et avec "Données" ça s'actualise mieux.
Mais petit problème, quand je fais une entrée après octobre, ça ne s'affiche pas comme d'habitude. J'ai essayé d'expliquer sur les captures d'écrans si jointes..
P.S : Ça fonctionne quand on passe à l'année fiscale 2017-2018
Re
Tes copies d’écran sont très peu lisibles mais si tu veux travailler sur 2018-2019 il faut que le budget soit sur cette même période si on avec un budget sur 2017-2018 et des dépenses sur 2018-2019, il ne trouve rien à comparer.
Donc revois ton onglet GLOBAL car comme expliqué dans mon post du 18 septembre 2018, 17:52, "j'ai considéré les données de global comme le Budget par Compte"
Un budget s’établit aussi par compte en bonne gestion...