Création de planning et convocation automatique

Bonjour,

Nous sommes un centre de formation et nous souhaitons générer automatiquement des planning d'examen et des convocations. Je ne sais pas si c'est possible avec Excel dans notre cas...

Il s'agit d'épreuves pratiques sur cobaye. Plusieurs épreuves peuvent avoir lieu le même jour (mais pas systématiquement), sur un ou plusieurs jours en fonction du nombre de candidats. Pour chaque épreuve, il y a plusieurs jurys d'examen.

Les étudiants servent de cobayes lorsqu'ils ne sont pas eux-même convoqués en tant que candidat.

Sur une même épreuve, le nom de l'étudiant ne doit donc apparaître qu'une seule fois en tant que candidat, mais peut apparaître plusieurs fois en tant que cobayes si le nombre de cobayes est inférieur au nombre d'étudiant. Et bien évidemment le candidat doit être différent du cobaye.

Nous souhaitons que les horaires de convocation soient attribués de façon aléatoire.

Sur la convocation, l'étudiant ne doit pas savoir qui sera sont cobayes. Nous souhaitons donc afficher seulement les heures de convocation.

Merci de votre aide, j'ai fait des essais toute la journée avec les différentes discussion de ce forum sans grand succès...

Bonjour,

Avant toute chose , félicitations pour ton explication générale et pour avoir joint un fichier ...

Cela dit, pour rentrer dans le concret ... tu as intérêt à 'saucissonner' tes questions ...

Quel est ton premier problème à résoudre ...???

Bonjour,

Merci pour la réponse. Mon premier problème est que je ne parviens pas à attribuer au hasard un horaire aux candidats sans qu'il y ait de doublon et en étant certaine que chacun a un horaire de passage.

Re,

Prenons le tout premier cas ...

Première Epreuve - Candidats

20 candidats pré-sélectionnés ...et 14 créneaux horaires pour Jury 1 ...

Donc ... quel résultat final ... attends-tu ... ?

Est-ce-que tu pourrais manuellement ajouter un exemple illustratif ...?

Voici manuellement le résultat attendu. Pas de doublon dans les candidats, mais doublon possible dans les cobayes puisque le nombre est inférieur. Plusieurs jury nécessaire pour voir tous les candidats sur une même journée. Donc pas de doublon aux mêmes horaires.

Re,

Merci pour le fichier ... qui explicite mieux ton objectif ...

Mis à part le fait qu'une même personne ne peut pas ... au même horaire ...être à la fois candidat et cobaye ...

et que l'on peut donc effectuer le tirage au sort des cobayes qu'après celui des candidats ...

Est-ce-que le tirage au sort des cobayes doit répondre à d'autres contraintes par rapport à celui des candidats ...?

Non il n'y a pas d'autres contraintes pour les cobayes

Bonjour,

Merci pour ta dernière précision ...

Compte tenu du nombre de tes contraintes, des diffférents Jury et de la relation Candidats - Cobayes, pour ton tirage au sort sans doublons ... je pense qu'il faudra passer par des fonctions personnalisées ...

Bonjour,

Avec le nombre de contraintes imposées ...et aprés analyse ...

J'ai au moins deux questions à te poser :

1. Existe-t-il des configurations dans lesquelles tu pourrais avoir plus de Cobayes que de Candidats ...???

2. Comment fais-tu aujourd'hui pour choisir les derniers Cobayes ... ???

En effet, après tirage au sort sans doublon pour les Candidats ET pour les Cobayes ...

Si le nombre de cobayes est inférieur au nombre de candidats ... dans ton exemple de l'Epreuve 1, ( 20 - 16 = 4 )

Comment détermines-tu les quatre derniers cobayes ... qui sont donc en doublons ... ???

Bonjour ELO-DIE,

Voyez si le fichier joint, à compléter pour les tirages aléatoires, pourrait vous convenir

Bonjour Elodie,

A priori, tu n'as pas encore eu le temps de répondre à mes questions ...

J'espère que tu n'as abandonné ton projet ... en cours de route .. car il est très inhabituel ... et donc .. intéressant ...

Bonjour James007,

Merci beaucoup pour le fichier, c'est génial ce que tu as fait ! Je suis contente que ce sujet t'intéresse car tu es d'une grande aide.

Je n'ai pas abandonner le projet. J'ai pris le temps d'en discuter un peu plus avec les responsables de formation et j'ai essayé de comprendre les formules, l'architecture des feuilles, les échanges d'informations entre les feuilles...

Tout d'abord, pour répondre à tes questions et apporter quelques précisions :

• il y a en effet des configurations où il y a plus de cobayes que de candidats et les cobayes ne sont pas forcément candidats donc x'est pour cela que nous devons renseigner la liste des candidats et des cobayes (ce qui est parfait dans ton fichier)
• aujourd'hui nous sélectionnons les cobayes en fonction de leur sympathie ! et je ne pense pas que cela soit possible avec Excel... L'idée est donc d'automatiser au maximum les convocations, puis de pouvoir les exporter et les modifier manuellement de façon marginale (il y a toujours des réclamations !!)

C'est déjà super le fichier que tu as fait.

J'ai cependant quelques remarques/questions :

1- Il y a parfois des doublons dans l'affichage des noms candidats sur les feuilles "E1" et "E2"

2- Lorsque nous modifions le nombre de jury sur les feuilles "E1" et "E2", les tableaux s'alimentent et s'adaptent automatiquement et ça c'est magique, c'est génial ! Merci !! Par contre lorsque l'on modifie la durée de l'épreuve et le temps de pause entre les passages, ces 2 feuilles se modifient mais pas la feuille "Candidats" (et donc pas celle des convocations). Est-il possible d'améliorer ceci ? Où doit-on apporter une modification manuellement de la feuille "Candidats" ?

3- Dans la feuille "Convocation", à quoi correspond le /48 dans la formule ces colonnes C et E ?

4- De même, dans la feuille "Candidats", à quoi correspond le 35/1440 des colonnes G et W ?

Encore merci de ton aide !