Saisie et analyse de commandes sans erreur

Bonjour a tous.

Je me permets de solliciter votre aide pour simplifier un tableau de commandes (fichier exemple tableau de commande)que je dois utiliser régulièrement et qui -par son organisation actuelle- est source de nombreuses erreurs.

Je joins un extrait de ce tableau, mais sachez que :

• les commandes me sont adressées sous forme papier avec leur règlement, et que je les conserve sous cette forme pour la livraison.
• je dois saisir les quantités par articles (79 colonnes actuellement) et par client, bien sûr.
• je dois vérifier que le total réglé correspond au total de la commande

lorsque toutes les commandes sont saisies (+/- 350), je dois obtenir

• la quantité par article
• le montant total de l'ensemble de mes commandes.

Lorsque j'utilise le fichier joint, je me heurte à un problème de lecture de colonnes et donc à un risque d'erreur d'affectation de la quantité commandée.

La taille du fichier le rend illisible.

J'ai déjà réfléchi

• à créer un fichier de saisie de commande (exempledeCommandes) contenant un onglet liste des articles à commander (ref, designation1, designation2, prix) et un onglet "feuille de commande" vierge (modèle de saisie de commande avec liste déroulante. On ne saisi que la réf et la quantité. Le reste se renseigne seul.
• à générer une sauvegarde automatique de chaque commande saisie dans le fichier "sauvegarde commande" (en VBA). Un onglet par commande. au cas où je fasse une erreur de manip.

Mais je n'arrive pas à réunir sur une seule feuille "résumé" toutes mes commandes. Après quoi j'utiliserai la fonction insertion/tableau/croisé dynamique qui me donnerait les totaux recherchés plus simplement.

L'on m'a déjà dit que je n'allais jamais au plus simple sous excel. Et je crois que je n'y arrive pas du tout.

Désolé. J'ai mis des commentaires dans le fichier joint.

bonjour

ma suggestion : faire une feuille en colonnes simples :

• date
• n° de cde
• réf article
• quantité
• prix unitaire

à chaque commande, tu saisis autant de lignes que de réf dans la commande.

par exemple une commande de 4 réf fera 4 lignes, dans chaque ligne tu devras écrire le n° de la commande !

c'est quand même pas un trop gros travail

ensuite, tu feras des TCD pour :

• avoir le total de chaque commande
• avoir des statistiques par article, par mois, par an etc. car bien entendu, la feuille de saisie est infinie, elle ne s'arrête pas en fin d'année

tu peux ajouter le nom du client dans la feuille (répéter le nom du client dans chaque ligne ! ) et ensuite un TCd pour les stat par client

Bonjour,

Faudra aussi que notre ami nous renseigne sur son aptitude à se servir de VBA.

A moins qu'il n'envisage de faire TOUSSA avec des formules ??

A+

[EDIT] J'aimerai bien savoir aussi si dans une commande il peut y avoir 2 lignes avec la même référence ?

Par exemple :

1ère ligne

Ref 901200 : Qte 5

et un peu plus loin vers la fin...

Ref 901200 : Qte 10

A+

oui,

dans le business on peut par ex commander en 1 commande la réf XZT pour le 15/02/07 et la même ref XZT pour le 15/03/17 (livraison fractionnée)

si ce n'est pas encore arrivé, ça arrivera. Il faut toujours encourager ce genre de commandes qui permettent une vision à plus long terme

ceci dit, on gère parfaitement des commandes (et des stocks et des clients) sans VBA

Bonjour JMD et Galopin.

Merci de vos commentaires.

Remarques :

je n'ai pas de numéro de commande. les commandes dont nous parlons ne concernent qu'un thème et n'ont lieu qu'une fois par an (association)

mon numéro de commande : c'est le nom du client qui peut commander plusieurs fois en effet. Une fois pour lui même et une ou plusieurs fois pour ses voisins (d'ou la notion d'utilisateur final).

pour ce qui est de VBA..... je suis loin d'être compétente.

Je vais essayer la solution de JMD. Est-ce que mon idée de liste déroulante pour les références n'a pas quand même son utilité ?

Bon. J'essaie. Et je reviens.

Re-bonjour,

Je vous joins l'objet de mes réflexions.

J'ai ajouté la colonne à gauche "nom".

J'ai utilisé les propositions de tableaux croisés dynamiques d'excel.

Je teste plus avant de clôturer le dossier.

Merci de m'avoir aidée.

Bon week end.

re

mettre une colonne DATE dans la feuille des commandes pour s'y retrouver dans 1 an

ne pas automatiser les prix. Lors d'une saisie de commande, il se peut que le prix ne soit volontairement pas égal au prix du catalogue.

ne JAMAIS fusionner de cellules !

le total d'une commande se lit dans un TCD, ou à la rigueur en insérant une ligne en bas du tableau avec des sous-totaux.

Penser à mettre la feuille de saisie "mettre sous forme de tableau".

Re-bonjour JMD,

J'avance sur mon tableau et j'ai besoin d'une précision.

Si un client me commande 10 articles,

sachant que mon tableau nécessite que je saisisse nom, ref et quantité, je dois donc saisir tout cela dix fois.

J'aurai bien aimé que ma page de saisie ait la forme d'une cadre (?) sur lequel je saisisse le nom, la première réf, la première quantité et qu'il me pose la question : vous avez un deuxième article ? oui/non.

Que les informations renseignées se placent seules dans les bonnes cellules,

et que lorsque je n'ai plus d'articles à saisir pour ce client, il s'affiche le total commande de ce client (pour comparer avec son règlement) et une actualisation automatique des deux TCD de synthèse.

Quel outil dois-je utiliser pour le cadre ?

Est-ce difficile à mettre en oeuvre ?

Merci de ta réponse

re

même les programmes de gestion co sont plus simples : à chaque commande, on doit saisir dans des lignes ref+quantité+prix (+ délais en général)

selon ma suggestion, tu peux mettre une ligne de sous-totaux en pied de "Tableau" et filter selon le n° de la commande qui vien d'être saisie pour voir immédiatement le total pour vérification.

rapide et facile.

pourquoi faire des trucs compliqués (et donc pas fiables) ?

Bonjour et merci de tes suggestions JMD.

Je m'y colle.

Je mettrai le résultat dès que ce sera prêt.

Bonne journée

Re-salut,

Bon, j'ai beau tourner le problème, y'a quelque chose qui ne convient pas.

Je joins le tableau.

Si je considère les pistes que tu me donnes, je veux bien faire des filtres pour vérifier les totaux,

mais il faut savoir -l'ais-je indiqué avant ?- que je peux avoir 10 lignes par client, et qu'à l'arrivée j'ai bien 350/400 commandes, mais dont la plupart sont composées de nombreuses lignes.

et que j'ai très peu de jours pour les saisir.

Il faut donc :

• que je saisisse une ligne par ref (nom, ref, qté),
• que je vérifie que le montant du règlement correspond au total commande (c'est là que tu me conseilles de filtrer)

mais un même client pouvant me passer plusieurs commandes de plusieurs lignes avec -dans le pire des cas- un nombre de règlement différent du nombre de ref commandées........

exemple : client X commande pour sous-clients Y, Z, AA et BB, et fournit les règlements pour Y, Z et AA/BB -qui règlent ensemble-

J'ai essayé dans le tableau en ligne 1 -mais ça ne marche que pour cette ligne- de créer une fonction qui compare le montant du règlement avec le total du TDC "total cde par client".

Mais la construction du tableau, implique d'ajouter dans cette fonction,la notion d'aller chercher dans les lignes suivantes et avec un nom différent de la ligne 1.

Enfin bref, je ne suis pas informaticienne.....

A la lecture de mon fichier, si toi ou quelqu'un avez une idée ?

Merci

pas mal !

mais l'onglet "commande" est en réalité "lignes de commandes". Il ui manque une colonne "n° de commande".

il ne faut pas mettre la colonne "réglement" , car un règlement vaut pour toute une commande donc plusieurs lignes à la fois.

je te conseille de créer un onglet "Commandes" avec en colonnes :

• date
• n° d ecommande (UNICITE obligatoire)
• nom du client
• règlement oui, non
• montant réglé

dans l'onglet lignes, grâce à la colonne "n° de commande" tu mets des RECHERCHEV pour afficher la date et le client.

attention : on ne gère pas les "tableaux" comme tu le fais. Leur dimension est automatique, ne pas les étendre plus bas que la zone déjà saisie ! sinon, tu as des problèmes avec les TCD et surtout les sous-totaux. Voir ma PJ. J'ai mis une ligne de sous-totaux et filtré par Machin (tu filtreras de préférence par n° de commande pour voir si le total est OK. Automatique !

De plus les formules se recopient vers le bas toutes seules. Magique !

On devrait enseigner les tableaux au lieu d'enseigner le VBA qui n'apporte que des problèmes !

met

Re-salut,

Merci de ton "pas mal!"......... mais bon vu le temps que ça m'a pris

Enfin c'est pas grave.

Tu sembles mettre bien moins longtemps que moi....

Juste une précision. Lorsque tu suggères de créer un onglet "commandes", la recherchev a pour objectif de rapatrier depuis l'onglet "lignes de commandes" les commandes "concaténées" ?

Suis-je claire ?

merci

bonjour

une commande est d'abord un document papier, pdf... avec :

• date
• client
• n° unique
• une liste de lignes dites "lignes de commande"
• total HT (calculé par somme des lignes)
• taux de TVA
• TTC (il est calculé)

Il faut créer un onglet Commandes contentant :

• date
• client
• n° unique
• total HT (calculé par somme des lignes grâce à un SOMMEPROD((n°decommande= ...) * totalhtdeligne )
• taux de TVA
• TTC (il est calculé)

on crée un onglet LignesDeCommandes contenant :

• n° de commande (il peut y avoir plusieurs lignes ayant le même n°)
• réf
• quantité
• prix unitaire
• total HT de la ligne (calculé)

puis avec des RECHERCHEV() ont ajoute dans Commandes des colonnes qui vont lire Client, Date, etc.

Bonjour JMD,

Pourrais tu m'aider sur une syntaxe ?

Toujours dans mon tableau.

J'ai mon onglet de saisie de mes lignes commandes

mon onglet produits

mon TCD cde par client

mon TCD produits par réf

Je voudrais pouvoir comparer sur mon onglet de saisie de mes lignes commandes, le total commandé avec le montant du règlement que j'ai (le chèque de règlement est fourni en même temps que la commande).

J'ai donc créé la fonction suivante :

=SI($D2=LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE("Montant par ligne";'Total cde par client'!$A$2;"NOM";"DDD");"REGLT ok";"ERREUR REGLT")

sauf que elle n'est valable que pour ma première ligne de commande dont le client se nomme DDD.

Je n'arrive pas à lui demander de chercher dans tout le TCD.

J'ai testé de remplacer "DDD" par "A1:A500". Excel ne me croit pas...

Et je n'ai pas compris ta suggestion du post précédent, dont je suppute qu'elle a la même vocation. Désolé.

Tu veux bien me répondre ?

Merci

jmd a écrit :

le VBA qui n'apporte que des problèmes !

Mécréant !

bachibouzouk !

A+

re patdef

lors de la saisie d'une commande, tu veux visualiser rapidement le total ?

et saisir aussi le règlement

et que Excel te signale s'il y a un écart ?

peux-tu joindre le fichier que tu as maintenant, on va voir (sans doute avec SOMMEPROD)

Salut JMD,

Je te joins la chose.

J'ai ajouté la colonne "M"

avec la fonction indiquée dans le post précédent, mais.....

Et, comme je ne fais rien à moitié : pourquoi les tests de fonction en dessous du tableau ne me donnent pas de résultat ? (même faux)

Merci

re

dans cet exemple, essaie de filtrer en colonne A (n° de commande client)

la ligne des totaux (automatique) te donne le total de la commande. Facile de vérifier avec la commande réelle.

ce principe est applicable si tu ajoutes une colonne "client payeur". Tu filtres selon cette colonne pour avoir son total.

Bonjour JMD,

Tu m'avais déjà suggéré la solution du filtre qui fonctionne effectivement.

Je trouve juste que lorsque tu as jusqu'à 220 commandes minimum de 2 lignes minimum chacune...... le filtre n'est pas le plus rapide.

Cela dit, je t'accorde le fait que c'est une solution.

En fouillant sur les forums, j'ai trouvé la fonction somme.si.ens.

Qui permet d'additionner des valeurs en fonction de conditions.

Je n'en comprends pas tout à fait la syntaxe.

Peux t elle fonctionner si il n'y a qu'une condition ? (le numéro de commande dans mon cas)

Sinon j'avais pensé à faire une recherchev sur le 1er num de commande de la colonne dans toute la colonne (au cas ou il y aurait 3/4/5/...10 lignes), et en passant par une étape intermédiaire, additionner tous les résultats de la colonne "montant de la commande" obtenus, et afficher une réponse de type OK, pas OK pour valider l'adéquation règlement/montant à régler.

puis aller à la ligne 2 et de nouveau recherchev.......additionner les résultats......

mais je ne sais pas lui dire d'aller à la ligne deux....

que penses tu de ces solutions ?

merci