Solution gestionnaire présence_absence via TCD
Bonjour,
Je sollicite votre aide car je ne trouve pas de solutions "simples" et surtout permettant un gain de temps à ma recherche.
Je travaille dans une maison d'accueil spécialisée accueillant des résidents en internat et externat. Nous avons plusieurs établissements gérés par différentes personnes. Chaque mois, chaque établissement nous remonte un fichier par type d'accueil (internat, externat, accueil temporaire) précisant par personne les jours de présence et d'absence (jour en colonne, résident en ligne, lors d'une absence on note A pour le jour d'absence, H pour une hospitalisation, V pour vacances et W pour week end).
L'objet de ma demande : trouver une solution pour avoir à partir de tous ses fichiers remontés un fichier récapitulatif par établissement et type d'accueil avec le nombre total de jour de présence et absence par mois. Sachant que cette récap sert à notre facturation. Pour le moment elle est remplie à la main avec risque d'erreur de saisie et beaucoup de temps pour la recopie.
Ci-joint un exemple de fichier remonté + la forme du fichier récapitulatif en exemple.
Compte tenu du nombre de fichier remontés je souhaiterais réussis à trouver une solution automatisée pour alimenter ma récap sans avoir de lien direct entre les fichiers (type "= cellule d'un autre fichier") car les fichiers sont amenés à être déplacés et les liaisons seraient alors cassées.
Je pensais à créer une base totale en copiant collant tous les fichiers les uns à la suite des autres (mais preneur de beaucoup de temps) puis créé un TCD mais là encore je bloque car en colonne j'ai chaque jour du mois et non un mois entier.
Est-ce que quelqu'un aurait une idée avec des fonctionnalités Excel que je ne connaitrais pas?
Merci par avance pour votre aide,
Bonsoir melimeli2407 et
Pour commencer comment peut-on savoir si c'est de l'internat, externat, etc... Par rapport à tes fichiers remontés ?
Rien ne l'indique
A+
Bonjour,
En fait ce n'est jamais noté en tant que tel dans le fichier. Exemple pour un établissement, la directrice me remonte un fichier noté internat 1 un fichier externat 1 et un fichier pour l'accueil temporaire. Elle fait la même chose pour le secteur 2. Donc dans les fichiers je n'ai pas l'info, c'est uniquement dans le nom du fichier. Mais s'il faut le rajouter ce n'est pas un soucis. Par soucis de confidentialité pour les résidents je ne peux pas vous envoyer les vrais fichiers...
Rebonjour
Tu nous dis
melimeli2407 a écrit :L'objet de ma demande : trouver une solution pour avoir à partir de tous ses fichiers remontés un fichier récapitulatif par établissement et type d'accueil avec le nombre total de jour de présence et absence par mois.
Quand je regarde ton fichier RECAP, il manque au moins une chose... ou doit on mettre les absences !?
Si tu veux que l'on puisse t'aider, il faut déjà avoir une base solide avec des fichier finalisés
De plus, il faudrait peut-être nous faire un petit explicatif de quelles colonnes sont à prendre et comment tu veux effectuer tes calculs
A+
Bonjour Bruno,
Déjà merci de prendre connaissance de mon message.
Le fichier récap n'est pas une base mais juste une idée de la restitution que je souhaiterais.
Je vais peut-être réexpliquer car je n'ai pas été clair (mais c'est pas toujours évident :
- dans l'association il y a plusieurs établissements
- ces établissements ont en général 3 type d'accueil pour les personnes : internat, accueil de jour (externat) ou accueil temporaire (internat mais que pour quelques semaines).
- ils sont ensuite divisés en section
- chaque mois un fichier par type d'accueil est remonté par chaque responsable d'établissement pour noter les jours de présence et absence de chaque résident dans l'onglet correspondant au mois (voir fichier type en PJ). Au total j'ai 33 fichiers de ce type. Ils notent rien si le résident est présent, A s'il est absent, H s'il est hospitalisé et V ou W pour certains s'ils sont en week ends ou vacances (pour la plupart des enfants les vacances et We ne sont pas des "absences" puisqu'il est prévu qu'ils ne restent pas dans la structure).
- à partir de là la comptabilité reprend tous les fichiers afin de générer les factures pour les jours de présence.
Mon souhait serait à partir de tous ses fichiers remontés de créer une récap permettant de voir :
- par établissement / type d'accueil et mois le nombre total d'absence et le nombre total de présence (le type d'accueil conditionne le montant facturé d'où son importance dans la récap).
J'imagine un fichier consolidé permettant de récapituler les données suivantes pour chaque mois ( un onglet par mois)
Nom
Prénom
Etablissement
type d'accueil
Nombre de jours de présences
Nombre de jour d'absences
Nombre de jour d'hospitalisation
Nombre de jours vacances et We
Puis à partir de là un onglet récapitulatif annuel avec en ligne :
-Etablissement
et en colonne :
- pour chaque mois les nombres de jour de présence/absences/hospitalisation/vacances et WE
Je n'ai donc pas de fichier "finalisé" puisque c'est celui que j'aspire à construire de manière automatisée à partir des données ci-dessus mais je ne trouve pas de solutions (sans liaisons externes type avec une formule "égale" chercher dans chacun des fichiers). Je ne veux pas envoyer les 30 fichiers avec nom et prénom des résidents pour des raisons de confidentialité. Le but est donc de trouver la manière de faire, des pistes afin que je puisse le construire.
Maintenant ce que je souhaite n'est peut être pas l'ordre du faisable...
Mélissa
ci-joint les fichiers que j'ai oublié de joindre dans mon post d'avant
Bonjour Mélissa,
Petite question supplémentaire
Dans tes fichiers de remontée, tu as une colonne "Section" à qui cela correspond t-il ?
Pour enregistrer les établissements dans le fichier récap, je suppose qu'il faudra faire un choix ?
Je te joins le début de ce que je pense faire
A+
Bonjour,
Merci beaucoup tout d'abord pour l'aide que vous m'apportez!!
Alors pour la colonne section : dans chaque établissement les résidents sont dans ce qu'on appelle des groupes de vie. Ils sont en général environ 8 par groupe. C'est ce que remonte la colonne section. Mais si jamais ce n'est pas possible on peut omettre cette information dans la récap. Le plus important étant l'établissement et le type d'accueil puisque cela conditionne le prix facturé en fin de mois.
Par contre je n'ai pas compris la question "pour enregistrer les établissements dans un fichier récap il faudra faire un choix?"
En tout cas le fichier récap que tu m'as envoyé retrace exactement ce dont j'ai besoin dans les colonnes! (je pense que le type d'accueil sera mis en ligne avec les établissements).
Merci encore de te pencher sur mon sujet!
Mélissa
Re bonjour Bruno,
Du coup j'ai ouvert votre fichier mais ne comprend pas bien comment je dois l'utiliser... Pouvez-vous me présenter la manière dont il fonctionne?
Merci par avance pour votre aide,
Mélissa
Bonjour Mélissa,
Pour le moment il ne fonctionne pas, c'était juste pour voir les choix à faire dans l'usf
Je n'ai pas avancé pour le moment
A+
ok, j'essayais de faire des imports mais je n'arrivais pas...
Merci en tout cas pour vos essais.
Bonne journée,
Mélissa
Bonjour Melissa,
Voici le 1er jet fonctionnel du fichier récap
Dans la feuille "Recap" tu cliques sur le bouton [Import données]
Là, un USF (Userform) s'ouvre pour te demander 3 choix importants
- le nom de l'établissement qui t'a envoyé le fichier
- le type d'accueil concerné
- le mois concerné
Ensuite mon code va :
- ouvrir le fichier concerné
- lister chaque ligne et vérifier par le nom+prénom+établissement+type d'accueil que la ligne n'a pas déjà été importé
- Si tel n'est pas le cas, les informations sont inscrites
- je boucle sur chaque ligne
- le fichier source est fermé à la fin de l'import
Dans la feuille "Recap", les formules sont calculées automatiquement
Voili, voilà, il ne te reste plus qu'à tester
A+
Bonjour Bruno,
Merci beaucoup pour ce fichier!
Alors il correspond vraiment à mes attentes mais les imports ne me renvoient pas les bons chiffres.
Je pense que c'est lié au fait que dans les fichiers que les établissements remontent il y a un onglet "récap" avant l'onglet de janvier, Est-ce possible?
J'essayais de voir le code VBA qu'il y a derrière l'import mais je n'arrive pas.
Par contre ce qui est faisable pour moi c'est de créer des fichiers pour les établissements avec un autre format, il faudrait juste que je comprenne comment fonctionne le code de l'import.
En tout cas je suis impressionnée qu'avec mes explications un peu chaotique vous ayez réussi à faire un fichier qui correspond tout à fait à ce que j'attendais !
Mélissa
Rebonjour,
Alors j'ai réussi à faire commencer l'import à la deuxième feuille du classeur (la 1ère = récap puis 2ème = janvier, 3 ème = février etc...).
ça fonctionne quand je veux importer le mois de janvier mais pas les suivants... et là je ne trouve vraiment pas pourquoi.
Pour la feuille récap je change aussi les formules pour les mois suivants janvier car la formule vient chercher les mauvaise colonnes pour les mois suivants janvier (je pense que c'est lié au "tirage" de la formule vers la droite).
Mélissa
Bonjour Mellisa,
melimeli2407 a écrit :Alors j'ai réussi à faire commencer l'import à la deuxième feuille du classeur (la 1ère = récap puis 2ème = janvier, 3 ème = février etc...) ça fonctionne quand je veux importer le mois de janvier mais pas les suivants... et là je ne trouve vraiment pas pourquoi.
Le cahier des charges n'ayant pas été clairement définit, pour moi les établissements t'envoyaient le fichier du mois et non un classeur avec tous les mois et une récap (voir tes fichiers exemple)
melimeli2407 a écrit :Pour la feuille récap je change aussi les formules pour les mois suivants janvier car la formule vient chercher les mauvaise colonnes pour les mois suivants janvier (je pense que c'est lié au "tirage" de la formule vers la droite).
Là je suis largué je ne comprends pas !?
Mes formules étaient bonnes
A+
Bonjour,
En effet les établissements m'envoient un fichier avec chaque mois sur un onglet. J'avais mis plusieurs mois dans les onglets dans mes fichiers exemples mais il est vrai que je ne l'ai pas précisé dans le post... Est-ce que du coup il est possible de l'ajouter dans la macro? Si oui peux-tu encore m'aider? J'arrive bien à comprendre la macro avec tes explications notamment mais je n'arrive toujours pas à en écrire... (malgré les tutoriels que j'essaie de suivre en ligne).
Pour les formules ce n'est pas bien grave, en fait c'est pour les mois suivants janvier qu'il faut que je les revois. Par exemple pour février la formule du fichier récap est la suivante : =SOMME.SI(Février!$C:$C;$A3;Février!I:I) il vient sommer la colonne I mais je n'ai rien dedans.
A+
Mélissa
Bonsoir Mélissa,
melimeli2407 a écrit :En effet les établissements m'envoient un fichier avec chaque mois sur un onglet. J'avais mis plusieurs mois dans les onglets dans mes fichiers exemples mais il est vrai que je ne l'ai pas précisé dans le post... Est-ce que du coup il est possible de l'ajouter dans la macro? Si oui peux-tu encore m'aider? J'arrive bien à comprendre la macro avec tes explications notamment mais je n'arrive toujours pas à en écrire... (malgré les tutoriels que j'essaie de suivre en ligne).
J'ai modifié le code pour que le mois sélectionné, soit celui de la feuille de destination et la feuille source
ATTENTION : l'orthographe des mois est important (Exemple : Aout et non Août)
melimeli2407 a écrit :Pour les formules ce n'est pas bien grave, en fait c'est pour les mois suivants janvier qu'il faut que je les revois. Par exemple pour février la formule du fichier récap est la suivante : =SOMME.SI(Février!$C:$C;$A3;Février!I:I) il vient sommer la colonne I mais je n'ai rien dedans.
Autant pour moi, je n'avais pas regardé plus loin que le bout de mon nez
Formules corrigées, elles devraient mieux fonctionner
Voici la version 1.2, l'ergonomie de l'import, n'est peut-être pas celle souhaitée, n'hésite pas à me le dire
A+
Bonjour Bruno,
ça me parait nickel! merci encore! je le mets en place pour fin novembre et je vais voir ce que ça donne mais c'est tout à fait ce à quoi je pensais!
Bonne journée,
Mélissa
Bonjour Bruno,
J'ai testé le fichier pour octobre mais du coup il y a un bug au niveau de l'import su mois de Septembre. D'abord je pensais que c'était à cause de l'orthographe mais je ne crois pas, j'affiche l'erreur et ça apparaît à priori sur la formule déterminant le nombre de lignes (voir copie écran du problème en PJ). Est-ce que tu sais ce qui bug et ce que je dois éventuellement changer?
Par ailleurs le fichier que j'importe s'ouvre dans Excel et ne se referme pas. Je sais qu'il est possible (enfin je crois) de placer une commande permettant de refermer le fichier source dans la formule macro mais où dois-je l'insérer stp? Compte tenu du nombre de fichier à importer cela sera plus agréable de les refermer directement par la macro plutôt que de revenir sur le fichier et les refermer tous manuellement.
Merci beaucoup pour ton aide,
Bonne journée à toi,
Mélissa
Bonjour Mélissa,
melimeli2407 a écrit :J'ai testé le fichier pour octobre mais du coup il y a un bug au niveau de l'import su mois de Septembre. D'abord je pensais que c'était à cause de l'orthographe mais je ne crois pas, j'affiche l'erreur et ça apparaît à priori sur la formule déterminant le nombre de lignes (voir copie écran du problème en PJ). Est-ce que tu sais ce qui bug et ce que je dois éventuellement changer ?
Tu n'as mis aucune PJ
melimeli2407 a écrit :Par ailleurs le fichier que j'importe s'ouvre dans Excel et ne se referme pas. Je sais qu'il est possible (enfin je crois) de placer une commande permettant de refermer le fichier source dans la formule macro mais où dois-je l'insérer stp? Compte tenu du nombre de fichier à importer cela sera plus agréable de les refermer directement par la macro plutôt que de revenir sur le fichier et les refermer tous manuellement.
Cette commande existe, elle se trouve à la fin de la procédure après import
' Fermer le classeur qui a été importé
WbkS.Close SaveChanges:=FalseEn revanche, si tu as un débogage, tu peux avoir ce genre de souci
A+
Bonjour Bruno,
Effectivement avec la PJ ça serait mieux. Normalement elle est jointe à ce message .
Mélissa
