Aide débuggage fichier contact

Question

Je travaille pour une asso de promotion de la santé et d'accès aux droits. Nous utilisons un fichier pour suivre approximativement les contacts que nous avons avec les personnes bénéficiaires, et nous cherchons à l'améliorer pour gagner du temps lors du rapport d'activité. J'ai essayé d'améliorer ce que je pouvais, mais je m'aperçois que je suis un peu bloqué à ce stade. J'ai créé le fichier anonymisé (et simplifié) ci-joint : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1k1sl3mMYD9-IOeqvKnXHfgrmwycBT-9WG_NH7S1e0JI/edit?usp=sharing pour pouvoir chipoter et chercher des solutions avec votre aide. Le contexte : - la page perm nous sert à encoder quotidiennement nos contacts avec le public. Nous sommes 4 collègues à travailler dessus, donc il y a parfois des petites différences d'encodage sur le nom (Helene 222 ou Helene222 ou HElene222) d'où la normalisation du nom en plage D, qui me sert d'identifiant +- unique. Comme vous le remarquerez, certains noms sont issus d'une base de données (ceux avec un chiffre), d'autres de rencontres spontanées (sans chiffres mais parfois avec des détails), d'autres de rencontres organisées (avec un âge). Il est possible que cela génère des doublons, ce n'est pas un drame à ce stade. Pour vous donner une idée du volume, fin 2025, nous avions ainsi +1500 contacts, pour 600 personnes différentes et 60 familles. - la page public reprend, normalement, tous les noms normalisés hors famille, donc uniquement les bénéficiaires de l'institution, puis nous devons encoder manuellement genre, date de naissance, nationalité. Ici apparaissent mes deux premiers bugs : 1/ si je m'aperçois que "Lola du Studio10" et "Lola 33 ans" sont la même personne, je voudrais pouvoir, à rebours, les relier. Jusqu'à présent, nous remplacions simplement un des deux noms par ce qui nous permettait de l'identifier le plus clairement possible (entre nous). Mais ce faisant, cela change l'ordre des noms automatiquement intégré dans la page public, et donc les encodages manuels ne sont plus les bons. Y a-t-il une solution? (Ceci est relativement peu urgent, et pour le moment se règle par une attention humaine accrue lors de l'encodage et/ou de la modification.) 2/ plus important : je n'arrive pas à importer le premier mode de contact des personnes. Hors, ceci nous est demandé par l'administration pour le rapport, donc c'est cette donnée que je voudrais pouvoir extraire plus facilement que par comptage manuel. - enfin, la page rapport reprend toutes les données que l'administration nous demande. Pour le moment, complètement impossible d'obtenir le mode de premier contact selon le genre (mais ceci devrait, j'imagine, se régler si le bug2 se règle). Mais je découvre un nouveau bug : 3/ dans le fichier non anonymisé (que je ne peux donc transmettre), le rapport décompte, sur base de l'âge et la nationalité, 68 personnes (ce qui correspond à la page public) alors que la page perm me décompte 63 personnes différentes hors entourage. En diminuant le nombre d'entrées en perm, pour anonymiser, ce problème est réglé. Je deviens fou. Une idée de ce qui pourrait causer ce décalage, et de comment le régler? Je suis évidemment preneur de toutes pistes d'amélioration du fichier, parce que j'ai bricolé ce machin avec mes compétences d'amateur et quelques tentatives via des démos en ligne et/ou de l'IA, il y a sans doute bien mieux à faire. Merci pour votre aide...

Filoche · Accepted Answer

D'accord !

Voilà une solution vite faite, qui peut être certainement simplifiée :

En "public" F2 (à tirer vers le bas) :

=iferror(choosecols(split(trim(if(isna(query(perm!$D$2:$L;"select H where D = '"&A2&"' and H = TRUE ";0));"";perm!$H$2) & " " & if(isna(query(perm!$D$2:$L;"select I where D = '"&A2&"' and I = TRUE ";0));"";perm!$I$2) & " " & if(isna(query(perm!$D$2:$L;"select J where D = '"&A2&"' and J = TRUE ";0));"";perm!$J$2) & " " & if(isna(query(perm!$D$2:$L;"select K where D = '"&A2&"' and K = TRUE ";0));"";perm!$K$2) & " " & if(isna(query(perm!$D$2:$L;"select L where D = '"&A2&"' and L = TRUE ";0));"";perm!$L$2));" ");1))

Je me suis arrêté à la colonne L. Donc modifier la formule pour prendre en compte les colonne M et N, si besoin !

En "rapport" B2 (à adapter à droite et en bas...) :

=iferror(query(public!$A$2:$F;"select count(F) where F contains '"&$A2&"' and B = '"&B$1&"' label count(F)'' ");0)

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1V-nwK7d8RuMCbrMMk8s4GwayU2yzYBmVRgbtW1ZZ_CY/edit?usp=sharing

Cordialement,

Fil

Filoche · Answer

Pour ta formule (cellule E8) en erreur dans l'onglet "rapport" : =if(and(sum(B8:D8)=perm!E3;sum(E2:E7)=perm!E3);perm!E3;"erreur") Après, pour le premier mode de contact, tu souhaites quoi comme retour ? Par exemple, Lise a "terrain" et "mail", tu veux les 2 ? Cordialement, Fil...