Fichier pâtisserie, base, compilation recettes, création liste de courses

Bonjour tout le monde ,

Alors voilà, je suis depuis quelques mois cuisinière/pâtissière dans un petit coffee shop et je perds un temps monstre chaque semaine pour sortir la liste des courses, rentrer de nouvelles recettes dans ma base de données, les modifier.

Je me sers depuis longtemps d’Excel pour faire de petites choses mais je me rends comptes que je ne possède pas du tout les connaissances nécessaires pour arriver à créer ce que je veux alors je viens demander de l’aide.

J’ai vu qu’il existait pour pas forcément très cher des petits fichiers plutôt bien foutus mais j’aime bien apprendre et je préfèrerais pouvoir y arriver par moi-même avec votre aide !

Ce que je voudrais c’est un fichier avec :

• Une feuille dans laquelle je rentre tous mes ingrédients avec l’unité, le rayon, le prix au kg, le fournisseur (je rajouterai peut-être d’autres choses plus tard mais si déjà on peut faire ça c'est magique)
• Plusieurs feuilles dans lesquelles je rentre mes recettes sous forme de tableaux clairs et facilement lisibles.
• Une feuille planning dans laquelle je pourrai pour chaque semaine (car si possible je voudrais pouvoir prendre un peu d’avance) venir sélectionner les recettes que je prévois de faire et dans quelle quantité.
• Une feuille liste de course qui viendrait récapituler pour chaque semaine les ingrédients nécessaires.

J’ai commencé un fichier que je mets en PJ avec seulement quelques exemples mais permettant de vous montrer ce à quoi cela devrais ressembler.

Je voudrais pouvoir rentrer les ingrédients de mes recettes grâce à une liste déroulante. Idem pour les tableaux de la feuille planning.

J’ai regardé pleins de tutos de 4000 heures chacun mais rien à faire, je n'y arrive pas....

J’ai créé des tableaux non dynamiques pour la feuille liste ingrédients et pour les feuilles de recettes mais j’ai juste « visualisé » le rendu désiré pour les feuilles planning et liste de course car je ne sais pas comment faire.

Voilà, j’ai mis des petites annotations pour essayer de rendre la chose plus claire, surtout n’hésitez pas à me poser des questions.

Pour info je bosse sur excel 2016.

Merci d’avance !

Bonjour

Déjà il faut normaliser tes tableaux structurés : en l'état ceux des onglets de recettes seront difficilement exploitables... La ligne de titres doit être signifiante

Attention a utiliser la ligne de Totaux et non une ligne du tableau

Il faut aussi les nommer de façon signifiante : ne pas garder le nom automatique type Tableau1 mais remplacer par T_ingrédients par exemple

Remplace 2007 par 2016 dans ton profil

En respectant ces normes c'est faisable

Il faut un tableau avec la liste des catégories et des recettes pour alimenter le planning

Evite de créer n plannings : ajoute une colonne semaine à un tableau unique.

Idem la liste des courses pourra être générée pour une semaine à la demande

Ci-joint le fichier avec la recette reformatée et ses listes déroulantes

Conversation annulée.

Conversation annulée

78chris : tout d'abord merci beaucoup pour avoir pris le temps de me répondre

- Normalisation des tableaux : je pense que c'est oki pour tout le monde.

- Rectification ligne du tableau par ligne de totaux : check

- Nommage de tous les tableaux : check. Les nommages peuvent sembler très/trop précis mais in fine par exemple rien que pour les cookies j'aurais une dizaine de recettes donc si je veux m'y retrouver je pense qu'il vaut mieux que ce soit ainsi.

- Rectification du profil : check.

- Création d'un tableau avec la liste des catégories et des recettes : check. Je l'ai créé dans la feuille "Base". En revanche je ne sais pas si c'est sous cette forme que tu voulais la chose.

- Rectification Sn planning + Sn liste de courses : check.

Pourrais-tu m'expliquer comment tu as fait pour les listes déroulantes ? En effet, pour les autres tableaux j'ai simplement fait un copier/coller de ce que tu as fais mais ce que je voudrais c'est être capable de le refaire par moi même !

Concernant la liste justement, comment peut-on faire pour que l'unité indiquée dans la colonne d'à côté suive quand je sélectionne l'ingrédient ?

Autre chose : pour le moment il n'y a que très peu d'ingrédients pour l'exemple mais il y en aura une centaine, lorsque je clique actuellement ce n'est pas trop chiant de faire défiler la liste mais au final ça va être très chiant. Est-il possible que lorsque je tape par exemple la lettre "s", je tombe de suite sur tous les ingrédients commençant par cette lettre ?

Papy Henri : merci beaucoup à toi aussi pour tes réponses , simplement je préférais, dans la mesure du possible, réussir avec le fichier que j'ai commencé à créer et qui correspond exactement mon besoin !

RE

Pour la liste déroulante regarde la plage nommée L_ingrédients et le paramétrage de la colonne de la recette avec Données, Validation de données

On peut faire une saisie en deux temps soit via VBA soit sans via une technique de BoisGontier

Demain la journée très chargée : je ne pourrai répondre avant la fin de l'après-midi...

Hello,

Alors pour la liste déroulante semi auto, problème résolu, j'ai regardé ce que tu m'as dis, puis à l'aide du tuto "créer une liste déroulante Excel semi-automatique" de Lydia Provin sur youtube, magie, ça fonctionne (oui je suis très fière de moi ) !

Pour le fait que l'unité suive, tu l'avais déjà fait et j'ai regardé/compris comment cela se fait, c'est très pratique

Voilà, j'ai rectifié tous mes tableaux à l'identique pour que ce soit carré, reste à voir comment faire celui de l'onglet planning et liste de courses, je suppose qu'il faut créer des TCD; j'attends de tes nouvelles patiemment, pas pressée, ça fait des mois que je galère je suis pus à quelques jours près et c'est déjà vraiment top que tu m'aides.

Juste un petit ajout concernant la création du tableau avec la liste des catégories et des recettes : peut-être que je me trompe mais je pense que potentiellement il faudra aussi que les nombres/contenances/diamètre possible pour chaque recette y soit répertorié donc j'ai ajouté une colonne.

Voilou

Bonjour

J'ai ajouté les tableaux des Catégories et Recettes (calculés par PowerQuery à partir du tableau des ingrédients) et modifié/créé toutes les listes déroulantes y compris celles des ingrédients pour utiliser la logique tableaux.

Chaque tableau de recette doit avoir un nom différent commençant par R_ (j'ai modifié) et j'ai ajouté

• dans Récap catégories/Recettes/Nombre,diamètre ou contenance, le nom du tableau correspondant à la recette
• dans Planning la quantité de gâteaux ou lots de gâteaux

On choisit la ou les semaines et on utilise Données, Actualiser tout et la liste de courses est calculée

On verra dans un 2ème temps si on automatise la mise à jour des tableaux des Catégories et Recettes (actualisation par clic droit pour l'instant et automatiquement à l'ouverture du classeur).

Edit : MAJ fichier

Bonjour

"J'ai ajouté les tableaux des Catégories et Recettes (calculés par PowerQuery à partir du tableau des ingrédients) et modifié/créé toutes les listes déroulantes y compris celles des ingrédients pour utiliser la logique tableaux."

Je vois que tu as créé un tableau "catégorie" et un tableau avec "catégorie + recette". Pourquoi cette redondance ?

Concernant le calcul avec PowerQuery, peux-tu me donner une idée de comment tu as fait (je ne connais pas du tout) que je puisse essayer de comprendre la méthode ?

"Chaque tableau de recette doit avoir un nom différent commençant par R_ (j'ai modifié) et j'ai ajouté

• dans Récap catégories/Recettes/Nombre,diamètre ou contenance, le nom du tableau correspondant à la recette
• dans Planning la quantité de gâteaux ou lots de gâteaux"

Oki j'ai vu, j'avais renommé les tableaux clairement puis je me suis rendue compte que dans la dernière version envoyée, comme j'avais retravaillé le tout j'avais fait un copier/coller du premier tableau sur les autres et oublié de re-renommer correctement tout ce petit monde....

La quantité de gâteaux dans planning c'est top, en fait ça permet de supprimer les colonnes 1800*3 ou 26*2 ou 2400*2, ...(3 moules de volume1800, 2 moules de diamètre 26, 2 moules de volume 2400...). Dans mes fiches recettes qui sont toutes bien rédigées sur word, cest plus simple pour moi d'avoir directement noté les quantités par exemple pour 3 moules à cake de volume 1800 parce que ça correspond à ma prod du jour et ça m'évite d'avoir à tout multiplier mais dans excel pour la liste de courses on s'en frappe un peu. Je vais virer du coup les colonnes inutiles dans les tableaux recettes.

"On choisit la ou les semaines et on utilise Données, Actualiser tout et la liste de courses est calculée"

Problème, il ne trouve pas T_ingédients et ne s'actualise donc pas, je suppose que le problème vient du "r" manquant mais je ne vois pas à quel endroit je dois aller modifier le nom.

Autre petite question, hier avant de voir ta réponse je regardais justement pour apprendre à faire dans l'onglet planning la liste déroulante en cascade mais je bugais sur la dernière colonne "quantité/contenance/diamètre" car elle ne pointe pas directement sur celle d'à côté qui est la recette mais dépend en fait de la catégorie (si c'est un gâteau ce sera forcément 18, 26 ou 26*2, si c'est un cake ce sera 1800,.....). Du coup j'ai regardé ce que tu as fait en source dans validation de données pour cette colonne et je vois L_Q_C_D. A quoi ça correspond ?

Merci, ça avance trop et j'apprends pleins de choses !

Bonjour

Arf les corrections de dernière minute !

J'ai mis à jour le fichier de l'autre post

Tableaux des Catégories et Recettes : pour les listes déroulantes si on ne veut pas de doublons il faut décomposer...

Pour ouvrir PowerQuery : Données, Obtenir des données, lancer PowerQuery
(EDIT : sur 2016 l'accès était un peu différent, Données, Requêtes et connexions, puis double cliquer à droite sur une des requêtes)

Tu y verras les 8 requêtes avec leurs étapes à droite

Si tu supprimes des colonnes, il faudra adapter une ou deux requêtes...

L_Q_C_D. A : Liste quantité, contenance, diamètre (voir formule nommée)

Bonsoir,

"Tableaux des Catégories et Recettes : pour les listes déroulantes si on ne veut pas de doublons il faut décomposer...

Pour ouvrir PowerQuery : Données, Obtenir des données, lancer PowerQuery
(EDIT : sur 2016 l'accès était un peu différent, Données, Requêtes et connexions, puis double cliquer à droite sur une des requêtes)

Tu y verras les 8 requêtes avec leurs étapes à droite"

- Super, je n'ai pas eu le temps de regarder ça aujourd'hui car j'ai passé un temps fou à créer les tableaux de recettes, nouveaux onglets, renommer,....c'est super c***** à faire, vraiment

A priori pas de bêtises, à voir en testant les listes de courses. Je n'ai pas encore rentré les quantités pour les recettes je ferai ça demain.

"Si tu supprimes des colonnes, il faudra adapter une ou deux requêtes..."

- Non je n'ai pas supprimé de colonne en fait, car là où par exemple il y avait 1800*3 ben j'ai rajouté une autre contenance. D'ailleurs j'ai changé dans base le nom de la colonne "nombre" par "format" et dans planning "quantité/contenance/diamètre" par "format", je trouvais cela plus parlant, j'espère juste que ça ne peut pas mettre le bazar dans de potentielles formules.

Je ne sais pas pourquoi mais avant que je commence à tout rajouter, quand je faisais un essai planning/liste de courses, cela fonctionnait pour la recette de cookies et le cake mais pas pour le cheesecake.

"L_Q_C_D. A : Liste quantité, contenance, diamètre (voir formule nommée)"

- Ha mais oui ! Je vais regarder ça demain aussi.
J'ai aussi bien complété la liste des ingrédients, après les prix ce n'est pas franchement urgent.

En pj la dernière mouture

Bonjour

Attention un tableau structuré ne doit jamais contenir de lignes vides, comme c'est la cas pour planning

PowerQuery ne "raisonne" pas comme Excel sur des adresses type bataille navale, mais sur le principe des bases de données, où les titres de colonnes identifient un champ (un peu comme les TCD) et donc tout changement fait planter les requêtes.

Toute erreur dans les tableaux sources doit être évitée car cela bloque la requête : tu as dans l'onglet Indivs, le tableau R_Fondants_SarrasinCN qui contient un ingrédient inexistant dans la base d'ingrédients et une erreur sur l'unité.
Si tu acceptes les ingrédients non répertoriés il faudrait imbriquer les RECHERCHEV dans un SIERREUR

J'en ai changé pas mal (ceux qui coincaient, à toi de généraliser) et ai adapté les requêtes et notamment modifié Recettes car des formats se sont ajoutés qui n'étaient pas pris en compte. La modif permet de traiter tout nouveau format.

=SIERREUR(RECHERCHEV([@Ingrédients];T_ingrédients;3;0);"")

Tu aurais pu ne pas créer autant de tableau que de recettes et simplement ajouter le nom de la recette dans une colonne d'un unique tableau ou d'un tableau par catégorie, ce qui ferait moins de tableaux et moins de noms...

A noter que le report de l'unité dans les lignes de totaux est inutile d'autant qu'il peut y avoir plusieurs unités dans un même tableau...

Bonjour 78Chris ,

J'ai bien pris note de tes remarques, jeudi-dimanche c'est très chargé au travail donc pas le temps de bosser à côté mais en début de semaine je rajoute 2/3 trucs, fais quelques rectifs et te fais un retour, je pense que c'est quasi tout bon !

Bonne journée

Bonjour

ChaPopette a écrit :

je pense que c'est quasi tout bon !

J'espère bien avec toutes ces recettes que les gâteaux sont TOUS bons

Bonjour ChaPopette et 78chris
J'étais déjà intervenu sur ce projet, mais ce que je proposais ne correspondait pas à la demande de ChaPopette.
J'ai suivi les évolutions proposées par 78chris, mais je n'ai pas PowerQuery avec ma version 2010.
Cependant, j'ai créé une base "T_Catégories_recettes" différente avec les éléments récupérés dans vos diverses discussions.
Un formulaire permet de gérer cette base jusqu'à 15 ingrédients par recette.
- Ajouter une nouvelle recette
- Modifier les éléments de la recette, en cliquant dans la ListBox, les éléments composant la recette s'affichent.
- Copier une recette choisie dans une feuille que j'ai nommée "Modele_Recette".
Avec cette méthode, les onglets Biscuits, cakes, cookies, gâteaux, divers, etc. ne servent plus.
A découvrir
Cdt
Papy Henri

Bonjour

AFEH a écrit :

je n'ai pas PowerQuery avec ma version 2010.

Sur 2010 c'est un add on qu'il suffit d'installer

https://www.microsoft.com/fr-FR/download/details.aspx?id=39379

Bonjour à vous deux,

Petit retour après 3 semaines et donc 3 créations de liste de courses : ça fonctionne, du moins j'en ai bien l'impression; en effet, je ne me suis pas retrouvée à court de tel ou tel ingrédient en fin de semaine. Après je n'ai pas encore eu l'occasion de réaliser l'intégralité des recettes saisies ! Donc déjà, un énorme merci, c'est un gain de temps réellement important pour moi, ça me change vraiment la vie

Je suis allée foirfouiller comme indiqué dans powerquery, je vois plus ou moins comment ça prend forme mais je serai je pense bien incapable refaire ce que tu as fais par moi même car je n'ai pas les connaissances suffisantes. Bon, j'ai tout de même réussi à permuter des colonnes dans outils requête pour avoir la colonne quantité à côté de celle ingrédient car lorsque je fais un export pdf de la sélection du tableau, je ne peux pas avoir toutes les colonnes du tableau sur une même page (c'est certainement faisable mais je ne sais pas le faire).

"Toute erreur dans les tableaux sources doit être évitée car cela bloque la requête : tu as dans l'onglet Indivs, le tableau R_Fondants_SarrasinCN qui contient un ingrédient inexistant dans la base d'ingrédients et une erreur sur l'unité.
Si tu acceptes les ingrédients non répertoriés il faudrait imbriquer les RECHERCHEV dans un SIERREUR"

Non, à priori il ne devrait pas y avoir d'ingrédients non répertoriés, existe-il un moyen simple de repérer facilement et rapidement une erreur ?

"J'en ai changé pas mal (ceux qui coincaient, à toi de généraliser) et ai adapté les requêtes et notamment modifié Recettes car des formats se sont ajoutés qui n'étaient pas pris en compte. La modif permet de traiter tout nouveau format."

Tu parles de quoi ? d'ingrédients non répertoriés ? Qu'entends-tu par format ?

"Tu aurais pu ne pas créer autant de tableau que de recettes et simplement ajouter le nom de la recette dans une colonne d'un unique tableau ou d'un tableau par catégorie, ce qui ferait moins de tableaux et moins de noms..."

J'ai conscience que cela me fait du boulot en plus mais c'est juste que c'est beaucoup plus lisible pour moi, d'autant que maintenant c'est aussi "ma bible des recettes" et puis ça m'a pris beaucoup de temps de tout saisir au début mais maintenant, si je rajoute une ou deux nouvelles recettes par mois, il y en a même pas pour 5 minutes montre en main donc ce n'est pas gênant.

J'ai encore une petite question, lorsque la liste de courses s'affiche, au sein d'un même rayon (épicerie sucrée, salé, etc.) je n'arrive pas à obtenir les ingrédients par ordre alphabétique. J'ai essayé dans requête de faire un tri de la colonne en cliquant AZ, ce qu'il fait parfaitement mais du coup (et c'est logique) mes ingrédients ne sont plus classés par rayons. Comment je peux faire ?

Je mets une petite capture où l'on voit bien qu'au sein de la catégorie épicerie salée les farines ne se retrouvent pas toutes à la suite.

AFEH : merci à toi mais le classeur sous sa forme actuelle me convient très bien, c'est exactement ce que je voulais donc je vais rester sur cette base

Bonne soirée à vous deux, c'est super que des gens comme vous prennent du temps pour aider les autres, joyeuses Pâques !

Bonsoir

Vite fait :

• je parlais de formats de gâteaux (diamètre par exemple)
• peut-être imprimer en orientation paysage... mais tu peux mettre les colonnes dans l'ordre que tu veux en fin de requête : il suffit de les faire glisser à la souris
• pour l'ingrédient manquant c'était le caramel maison de mémoire
• pour le tri on peut modifier. C'est classé par Semaine, Fournisseur, Rayon, Ingrédient (libellé) donc les farines d'un même fournisseur doivent être ensemble mais tu peux modifier si ce n'est ce qui te vas : dans ton image exemple tu as plusieurs fournisseurs de farine d'où 2 groupes...

Bonsoir !

Je me permets de revenir vers vous car lorsque j'ai généré ma liste de courses avant hier, j'ai remarqué que certaines lignes ne fusionnaient pas (ex : deux lignes beurre doux, deux ligne œufs), je suppose que quelque chose m*** dans power query mais c'est bizarre car je n'ai rien touché, du moins pas volontairement...

Et là ce soir, quand j'actualise mes données, j'ai un message "dataformat.error valeur de cellule #n/a non valide". Et ma liste de course, ben forcément elle ne s'actualise pas...

J'ai beau regarder mes tableaux, je ne trouve nul part une cellule foireuse affichant #n/a excepté dans les tableaux vierges mais ça a toujours été comme ça sans poser de problème.

Auriez-vous la solution pour me sortir de ce pétrin ?

Merci d'avance