Mise en relation entre plusieurs feuilles

Bonjour,

Tout d'abord, j'espère être dans le bon forum...désolé si ce n'est pas le cas et qu'il n'y a pas de doublons à ce que je demande, j'ai cherché un peu mais je ne suis pas infaillible, je comprendrais si on me renvoi à un autre post! Désolé aussi du titre, ce n'est pas simple à expliquer en tout cas pour moi!

J'ai plusieurs demandes, certaines qui doivent être simple pour qui maîtrise l'outil, et d'autres plus complexe, je vais essayé d'être brève et simple dans mes explications (ce qui n'est pas toujours facile!)

Je fais parti du bureau d'une école de musique, on m'a confié ce matin la saisie des données des inscriptions (Nom, prénom, numéro de téléphone, instruments, etc...), bon jusque là rien de compliqué, sauf que leur système est archaïque. Une fois la saisie finie ils "s'amusent" à faire des copier coller pour chaque prof des noms et prénoms des élèves et de leur coordonnées...Ce qui prend énormément de temps et qui est peu efficace, je sais qu'il y a possibilité surement d'automatiser cela avec des formules, voire de scripts, mais je ne suis clairement pas assez douée avec Excel pour faire cela toute seule! Voilà pourquoi je viens demander l'aide de professionnels-amateurs d'excel, et un grand merci d'avance d'ailleurs si on arrive a me répondre, ça va m'ôter une épine du pied, et surtout ça leur fera passer plus de temps avec les élèves qu'à copier-coller des données...! (Et encore je vous raconte même pas les membres du bureau vieillissant qui me demande d'imprimer ça, histoire qu'on soit sur qu'on l'ai sur papier pour le donner aux prof sur papier, parce que le papier c'est quand même mieux!)

En plus de ces informations "pratique" dont ont besoin les professeurs, j'ai besoin d'une génération, par professeur d'une sorte de bulletin avec appréciation du professeur, possiblement en PDF et remplissable par les profs SI POSSIBLE sur internet...! Bref, je vous explique plus en détails.

Tout d'abord je suis partie sur une google sheet, je me suis dit que cela serait peut être plus simple pour transmettre aux professeurs les données dont ils ont besoin et pour le remplissage sur internet, bien que je soit bloqué ma foi, à la génération de bulletin...je me dis qu'au final c'est peut être pas le plus simple. (je ne suis pas contre les idées là dessus!). Après, je peux très bien partir sur du excel classique que j’hébergerai ou importerai une fois les données duement remplies, vers un drive.

1. Dans l'exemple fournit j'ai une feuille Adhérents Musique, qui sera remplie manuellement, pour éviter les erreurs de saisie dans les PROFS, j'ai créer une autre feuille avec un menu déroulant. ( Parce que cette année je remplis, mais l'an prochain qui sait qui le fera, j'aimerais leur mettre en place un système perenne). Le reste, je suis resté sur leur base de donnée déjà existante. Normalement, ici aucun soucis. J'ai donc créer une feuille par prof ensuite, pour l'exemple Josh et Christian...et c'est là que je me retrouve confronté à ma première ignorance. J'aimerai pouvoir "remplir automatiquement" une liste qui grâce a la colonne F de la feuille 1 me donne les nom, prénom, et informations nécessaire pour chaque professeurs. J’étais partie sur du =SI('Adherents Musique'!F4="Josh";"=Musique!A2";"")mais hélas...c'est loin de remplir comme je le veux, et rude d'expliquer ma demande spécifique à Google aussi!

Je ne suis clairement pas contre une autre idée hein, s'il y a, le but est de pouvoir transmettre donc les informations sous forme de liste a chaque professeur sans qu'il ai ceux des autres!

2. J'ai tenté une fiche de suivi, on m'a demandé d'y noter les informations pratique des élèves, ainsi que une ou plusieurs appréciations dans l'année ( Ils ne sont pas encore décidés) sous forme de fiche A5 si possible qu'on remettrai a l'élève en fin d'année. Pour le moment je n'ai rien mis en forme, mais je l'ai fais ça aussi dans une nouvelle feuille.

Voilà, déjà j'aimerais savoir si vous pensez que ce genre de chose est possible sur Excel voir combiner avec autre chose de la suite office ou si vraiment je dois me farcir à créer une base de données SQL et coder des pages web? (je vous avoue que vu mon niveau je préférerai éviter mais s'il faut que je le fasse ma foi...au moins j'apprendrais des choses!)

Merci d'avoir pris le temps de me lire et d’éventuellement vous pencher sur mon problème!

Bonjour Crakinette et bienvenue,

Ton problème est intéressant et me donne envie de m'y pencher. Je vais essayer de te proposer un fichier convenable.

Aurais-tu la liste des instruments de musique qui sont enseignés dans ton école ?
Combien de niveaux en tout ?
Pourrions nous envisager un identifiant unique pour chaque élève afin d'éviter d'éventuels homonymes ?
Il faudrait calculer l'âge en fonction de la date du jour et de la date de naissance, sinon il faudra réactualiser tous les ans...

Merci beaucoup, et bonjour à toi aussi!

C'est très gentil de t'y pencher dessus!

Nous avons donc en instruments: Violon, Alto, Violoncelle, Saxophone, Trompette, Clarinette, Flûte, Piano, Guitare électrique, Guitare classique, Batterie, Contrebasse Jazz, Harmonie Jazz, Accordéon chromatique, Accordéon diatonique, Chant et MAO (Musique assisté par Ordinateur)

En niveau, il y a 12 niveaux: 1c1, 1c2, 1c3, FC1, 1c2, 2c2, 3c2, FC2, 1c3, 2c3, 3c3, FC3

On peut clairement envisager un identifiant unique pour les homonymes, j'avoue que je n'y avais pas pensé, quand à la réactualisation tous les ans en fait pour le moment, c'est ce qu'ils font. Ils dupliquent leurs fichiers excel, retirent les gens qui ne sont plus inscrit l'année en cours, et ajoutent les nouveaux par dessus (Ah oui, j'avais dis que c'était archaïque hein!)

Merci beaucoup en tout cas, le directeur passe un temps fou à tout rentrer à la main le pauvre, le numérique ce n'est pas dans leur gènes je crois !

Re,

Voilà où j'en suis actuellement (Version 00). Seul le bouton Ajouter fonctionne. Dis-moi si ça part dans le bon sens pour vous...

Ce qu'il est reste à faire :

1 Bouton Rechercher : permettra de rechercher une donnée pour pouvoir la modifier ou la supprimer.
1 bouton Dispatch Profs : permettra de dispatcher les élèves en fonction de leur prof.
Fiche de suivi, etc...

Bonjour Crakinette et ThauThème

ThauThème j'aime bien tes travaux et je vais suivre celui-ci qui me parait intéressant. Actuellement à l'ouverture de l'Userform1 une erreur se produit : Erreur d'execution '91': Variable objet ou variable de bloc with non définie. Je n'ai pas trouvé le problème. Dans la liste des niveaux il me semble que Crakinette a donnée une info erronée car on retrouve deux fois 1c2. Dans la logique de cette quotation je pense que les trois premiers niveaux devraient être 1c1,2c1,3c1.
J'ai développé cette application dans sa forme initiale avec formules et qui semble bien fonctionner mais je n'ose pas la proposer.

Cordialement

Bonjour le fil, bonjour le forum,

T'es pas un peu fada toi ?!... Ose nom de nom ! C'est justement pour ça que ce forum est génial, parce qu'il peut apporter des solutions différentes où l'utilisateur choisit celle qui lui convient le mieux.

Je n'ai malheureusement pas cette erreur chez moi. Pourrais-tu me dire quelle est la ligne qui la provoque... Merci pour tes remarques, j'espère voir rapidement ta version.

J'attendais l'avis de Crakinette pour avancer mais j'ai déjà la version 01 avec le bouton Rechercher fonctionnel.

Re
Voici ma proposition

Pour l'erreur voilà

Option Explicit 'oblige à déclarer toutes les variables

Private Sub CommandButton1_Click() 'bouton "Ajouter"
ActiveCell.Select 'enlève le focus au bouton
UserForm1.Show 'affiche l'UserForm1 'Ca bloque sur cette ligne
End Sub

Private Sub CommandButton2_Click()

End Sub

Private Sub CommandButton3_Click()

End Sub

Ca bloque sur la ligne UserForm1.Show 'affiche l'UserForm1

Bonjour, et merci aux autres aussi!

Pardon je n'ai pas répondu de suite, j'attendais aussi de voir avec le gestionnaire de l'école, parce que je ne suis pas seule sur ce projet et surtout qu'il va plus lui servir a lui, qu'à moi.

J'aime beaucoup le fait qu'il y ai des boutons dans la version de Thautheme pour valider la chose, parce que sinon connaissant les gens, ils vont vérifier s'ils ont bien tout les élèves par prof (Je sais, je sais...) parce que bon on a rien validé, et c'est ""magique"" alors on sait pas trop si l'ordinateur se trompe quoi!

D'ailleurs en ayant discuter du coup, cela nous a emmené à dire que pour la fiche " Prof" ils n'ont besoin de savoir que l'entrée: Nom, prénom, niveau, téléphone (0,1,2) et mail (1,2). Le reste ne leur servira pas.

Pour les fiches de suivit, je pense que c'est peut-être ambitieux de les faire sur ce fichier là...Je n'avais pas bien compris leur intention de départ, qui serait de générer une fiche de suivit pour chaque élèves en PDF remplissable par le prof, qu'ils puissent ensuite envoyé par mail. ( Normalement, ça je gère, c'est de la gestion secrétariat après, mais ça se fait bien, ça prend du temps mais ça se fait). Je pensais au départ que c'était une fiche de suivit pour eux même, mais en fait non, ils veulent (et doivent normalement) faire ça bien avec en-tête de l'école etc... et l'envoyer aux adhérents! Ce qui serait bien plus simple à gérer avec une google sheet et de l'envoyer par mail ensuite avec un simple clic droit je pense.

La fonction recherche est géniale, je n'y aurais pas pensé, mais c'est un bienfait pour éviter le ctrf+f!

Pour les niveau hélas, j'ai oublié de demandé, mais cela m'avait posé soucis aussi dans la saisie...!

J'ai cependant une question, surement bizarre d'ailleurs, mais en cas de gros retour en arrière, et de retro-pédalage genre on arrête tout et on refait tout comme avant, parce que c'était mieux avant (oui, oui, même graver les trucs sur des plaques de marbres en 3 exemplaires). Il y a juste moyen de copier-coller la base de donnée des élèves dans un nouveau fichier Excel sans que cela "casse tout" des données brutes? Je me méfie parce que je commence à connaitre les gens un peu réfractaires, vous détournez le regard hein...et ils reviennent à leurs habitudes avant d'avoir essayé les nouvelles parfois!

A savoir FCY que j'aime bien ce que tu as fais aussi, si j'étais unique utilisatrice, je pense que ça me conviendrais, mais je dois aussi pensé pour des gens qui ne sont pas à l'aise avec l'outil, ce qui n'est pas toujours simple hélas!

Merci beaucoup en tout les cas à vous, moi seule je ne m'en serais pas sortie.

Re

Je n'ai plus de problème avec la version 01.

Je viens vous embêter avec un autre soucis, hélas...

Il se trouve qu'ils changent leur ordinateur pour un autre d'un des membres du conseil d'administration et que celui-ci est donc un mac...du coup il me semble, si je ne dis pas de bêtise que le VBA sera plus rude à coder a cause des spécificités d'apple...

Je vous avoue que faire du bénévolat parfois ça relève du sacerdoce...Il parait que c'est pareil, c'est même un meilleur ordinateur...Je suis vraiment désolé si cela vous a fait perdre du temps, mais si ce n'est pas possible je vais me résigner a faire comme avant tant pis ^^"

Re,
Je pense que mon fichier devrait bien passer sur MAC mais je ne suis pas certain de la faisabilité. En revanche le VBA risque de poser quelques soucis. Thauthème pourra en dire plus sur ce point. Il est à noter que j'utilise une petite macro pour actualiser les filtres pour chaque prof dès qu'il y a modification de la base de données. Alors....?

Le tiens en effet passe niquel, en tout cas sur mon mac, je me méfie du leur, j'irais voir ce qu'ils lui on mis demain et je vous tiens au courant si j'arrive à avoir le temps d'y passer.

Bonjour le fil, bonjour le forum,

En pièce jointe la version 02 pratiquement terminée. En revanche je n'ai aucune idée de sa fonctionnalité sur Mac... À tester donc...
J'envisage de faire un petit manuel d'utilisation détaillé par la suite.

Sur Mac cela ne fonctionne pas, après on verra je proposerai aussi, va savoir ils décideront ensemble c'est un travail génial que tu as fait, ça me blase vraiment si je ne peux pas le mettre en place, c'est assez intuitif.

Fcyspm30, le tiens a aussi la particularité de passer sur google sheet et je dois dire que j'apprécie aussi, vu que j'essaye de les dirige a un peu plus utiliser l'environnement en ligne, même si c'est pas gagné. Par curiosité du coup, tu travailles avec des macros c'est ça? (ouais je suis aussi curieuse j'aime savoir comment c'est fait!)

Entre les deux mon coeur balance si je peux dire ainsi vu le travail remarquable que vous avez fait, j'espère donc pouvoir passer les voir en cette fin de semaine (qui est occupée hélas) pour vous donner leur retour a eux aussi.

Re

Pour voir le petit code qui actualise les filtres dès qu'une cellule est modifiée dans la feuille "Base de données" il faut activer l'outil développeur puis aller sur visual basic et double cliquer sur feuil11(Base de données).

Effectivement sur MAC les userform ne fonctionne pas mais d'après ce que j'ai lu il est possible de créer ses propres userform avec des feuilles du classeur en utilisant des boutons non activex. Au niveau du code il semble que l'on soit obligé de modifier pas mal de choses pour arriver au même résultat que la dernière version de Thauthème. Le plus sage serait d'attendre les nouvelles des utilisateurs.

Bonjour le fil, bonjour le forum,

Comme promis le petit manuel d'utilisation...

Il me faudrait peut-être le logo et l'adresse de l'école si tu veux personnaliser les fiches de suivi et la présentation du fichier Excel...

Bonjour,

Thauthème il y a une coquille dans le PDF. Ds le paragraphe "Ajouter un élément à la liste" tu as écrit (en fonction du tableau dans lequel vous avez fait double-clic). Il me semble que "double-clic devrait être remplacé par "clic-droit".
Dans le paragraphe "Bouton Rechercher" il faudrait rajouter un "r" à "Clique".
Je n'ai rien vu d'autre.
Dans le dossier Excel il serait peut-être intéressant d'avoir un lien permettant d'accéder directement au dossier stockant les fiches de suivit.

Cordialement

Bonjour le fil, bonjour le forum,

C'est extrêmement gentil de ta part, Fcyspm30. Prendre le temps de lire et de corriger le manuel alors que la personne concernée n'a même pas daigné répondre, c'est impressionnant !

Merci, beaucoup !...

En pièce jointe le manuel corrigé :

Bonjour, bonjour!

Je suis complétement désolé de ne pas avoir eu le temps de passer, à la rentrée j'ai une vie plutôt très active, et je m'en excuse en fait. Je n'ai pas beaucoup eu le temps de me poser devant mon ordinateur, entre les réunions, le bénévolat à droite et à gauche, les enfants qui reprennent l'école, les activités et le quotidien à géré...Pardon, encore une fois je m'excuse! J'ai du passer sur le forum pour lire les messages, et je n'ai pas eu le temps de télécharger, de lire et de relire.

Voilà, j'ai donc télécharger, lu le PDF explicatif, tester le fichier aussi, en tout cas sur mon ordinateur à moi, pour le passage en version Mac, il va falloir que je vois comment faire, ou que je trouve de l'aide d'un afficionados de Mac pour voir s'il y a possibilité de l'ouvrir sur Mac ou de le modifier afin de pouvoir le rendre Mac-compatible, enfin seulement si tu m'autorise à faire cela. Mais ton fichier servira tout de même, pas d'inquiétude là dessus!

J'ai donc testé...!

J'ai supprimé des professeurs, j'en ai ajouté aussi, j'ai ajouté des élèves, supprimé des élève, modifier des élèves, j'ai testé quoi!

- Aucuns soucis pour ajouter ou supprimé des professeurs, c'est top, j'ai bien compris, niquel! Pareil pour les instruments. Je n'ai pas joué avec les niveaux par contre.

- Pour les élèves, supprimer c'est niquel.

- Pour modifier par contre, j'ai suivit la procédure, je fais rechercher, je double clique, j'arrive sur la fiche élève, je modifie le professeur par exemple, mais ça me créer une nouvelle entrée avec l'identifiant similaire, mais la modification est faite.

- Il est impossible de modifier ou supprimé l'entrée 2 de Durand Mathilde. J'ai modifié comme suit: j'ai fais rechercher, j'ai modifier Almeida, j'ai changé le professeur pour un de ceux que j'ai ajouté, ça m'a créer deux entrée ID 0001, j'ai supprimé celle avec le "professeur exemple" et j'ai voulu continuer ainsi. Sauf que quand je recommence, pour modifier Durand Mathilde à l'ID 0002 et en première ligne désormais, ça me modifie la fiche de Oler Laurent, et comme pour le premier essayé, ça me créer une nouvelle ligne, en laissant les deux...Quand je veux comme Almeida, supprimé la double entrée, ça m’emmène sur une autre fiche...j'ai l'impression que dans le rechercher, c'est déplacé. Je ne suis peut être pas claire du coup...dis le moi si c'est le cas.

- J'ai testé les fiches de suivit, c'est superbe, ça enlève une belle épine du pied, par contre cela te dérange que je prépare moi-même le "design" si je peux dire? Je transmet ça dès que je l'ai fais, surement ce soir, j'ai le boulot qui m'appelle pour l'heure!

Encore désolé d'avoir mis du temps, hélas les journées ne sont pas a rallonges, et pourtant parfois j'aimerais si je ne tombais pas de fatigue trop tôt! Merci à vous deux!