Outil de planification & conseils

Question

Bonjour à tous les experts d'EXCEL ,

Je vais désormais avoir à gérer des activités ponctuelles et aujourd'hui je n'ai pas d'outils... Je réfléchis donc à réaliser un joli petit fichier sur EXCEL.

Je voulais avoir votre avis sur quelle solution partir en termes de création pour avoir le fichier le plus pertinent. J'ai mis un fichier en PJ et j'essaie d'expliquer au mieux ce que je veux faire ci-dessous. Merci pour vos avis et suggestions, sachant que je ne connais pas tout étant un utilisateur "moyen" d'EXCEL qui sait faire de petites macros en piquant du code à droite et à gauche.

L'objectif : avoir un outil de planification rapide et pertinent me permettant de sortir l'organisation la plus adaptée à mon besoin.

Je pars avec une base fichiers des compétences "techniques" des employés pouvant être positionnées. Ces informations sont : matricule/nom/prénom/ Les fonctions que peuvent prendre les personnes et les qualifications qu'ils ont. Une personne peut souvent prendre plusieurs fonctions et a tout le temps plusieurs qualification.

Ensuite j'ai un calendrier des disponibilités de ces mêmes personnes. En gros si je pouvais "valider" le jour de disponibilité en cliquant sur la cellule correspondante ça pourrait être top mais je n'ai pas encore trouvé comment faire...

Vient l'élément essentiel : Je cherche à pouvoir créer une période calendaire et les besoins en "fonctions" sur cette période et les besoins en "qualification" en fonction des jours (avec un panneau dédié? là je suis preneur de vos suggestions je sèche un peu). Une fois cette liste de besoins réalisée sur la période voulue, je voudrais pouvoir retrouver sur la ligne de la fonction une liste déroulante des personnes disponibles sur la période et ayant pouvant avoir cette fonction. Pour les qualification j'ai juste besoin de savoir s'il y a une personne avec cette qualification présente le jour J.

Dernier point je dois pouvoir exporter ce tableau de planification pour le transmettre.

J'espère que j'ai bien décris mon besoin je reste de toute manière ici pour discuter avec vous et par avance merci pour vos idées.

34projet-planification.xlsx (12.59 Ko)

Bonne journée à tous,

galopin01 · Answer

L'anonymisation c'est bien, mais poussée à ce point ça confine à l'absurde... Concernant l'employé un identifiant même bidon suffit, en l’occurrence un matricule pourquoi pas... Après on ne peut que supposer qu'il y a surement une relation entre la fonction et la qualification. on peut considérer que c'est la même chose. Donc si l'agent 1 est qualifié pour la fonction A sa qualif on s'en fout : Tu notes A en face de cet agent ainsi que que pour toutes les fonctions qu'il peut tenir, Donc tu auras pour l'agent1 les fonctions A C G Z pour l'agent2 les fonctions B C D Y ... et ainsi de suite. Après reste à savoir comment tu dois répartir ces fonctions. La encore l'alphabet n'éclaire pas beaucoup la situation. On peut supposer que tu auras un besoin quotidien de 2 agent B pour l'encadrement 4 agents C pour la mise en rayon, 2 chauffeurs, 3 vigiles, quelques caissières, 1 homme d'entretien... Que sais-je. A toi de définir le besoin... après on verra comment on te met ça en musique... Mais quoi qu'il arrive, il me semble que pour la planification le calendrier serait plus visuel en vertical qu'à l'horizontal... C'est tout ce que je peux dire pour l'instant avec ce que tu nous donnes à moudre. Ah si ! Tu vas devoir muscler tes compétences à mon avis, parce que c'est surement pas des petites macros piquées à droite et à gauche qui vont te sauver la mise, mais plus surement une infusion hautement concentrée à base de VBA qui t'attend ! EDIT : il faudra aussi surement nous donner un peu plus de grain à moudre hein... Parce que le problèmen'est pas le même quand on gère 10 personne dans un restaurant, une cinquantaine dans une école ou plus d'une centaines de pompiers... A+...

galopin01 · Answer

Pour illustrer mon propos le fichier joint permet d'affecter n personnes sur autant de positions de travail.

Mais on aurait pu faire l'inverse (affecter x personnes sur des positions de travail tout en faisant en sorte que seules les personnes compétentes soient proposées... Un personne déjà tirée sur une position n'est plus proposée sur les autres...

Bon enfin toussa c'est de la mise en bouche...

A+

23combodecremente.xlsm (24.42 Ko)

galopin01 · Answer

Ce dernier fichier n'apporte rien de plus permettant de commencer à plancher... On peut supposer que tu as à ta disposition un outil du type Gantt te permettant de visualiser pour chaque projet son état d'avancement dans l'année. cf fichier "planning annuel..." (Faire une recherche sur ce sujet avec le terme "Gantt" ou "tatiak" En liaison avec ce fichier tu devrais avoir une base de données recensant les personnes qui sont affectées a un projet. C'est cette base de donnée qui doit te permettre de savoir qui est potentiellement libre pour être affecté à un nouveau projet. Après je ne te cache pas que c'est une question complexe qui dépasse les possibilités du forum et surtout les indications que tu nous fournis. Cela demande à mon avis des compétences avancées (pour ne pas dire une certaine expertise.) en matière de programmation et/ou un investissement important... Seuls quelques rares intervenants sont en mesure de te coacher efficacement sur ce sujet. A+...