Automatiser la mise à jour de certains indicateurs

Salut à toi qui passe par ici !

J’ai été missionné pour automatiser la mise à jour de certains indicateurs dans ma boîte mais j’ai deux contraintes à respecter :

1. Limiter l’usage du VBA (je ne suis que de passage donc la crainte, alors le DG à peur du maintien de l’outil dans le temps).
2. Ne pas utiliser de liens interfichiers (là on est d’accord).

Et des freins dus à l’organisation interne :

1. Les indicateurs mentionnées sont réparties entre plusieurs services avec des accès différent à l’ERP, seul ses personnes ont donc la possibilité d’avoir accès aux données nécessaire à la mise à jour des indicateurs qu’ils produisent.
2. L’organisation des fichiers dans l’arborescence de l’entreprise est ordonnée (manque tout de même d’une nomenclature stricte), mais un nouveau fichier est créée chaque mois (Ex. Janv. 22 ; Fév. 22, ect…).
3. Nous disposons du module Analysis pour Excel, très pratique pour extraire de la data automatiquement dans un classeur depuis l’ERP (SAP). Mais ce module plante quand il y a plus d’une seule requête dans un même classeur. Crée une nouvelle « super requête » ne sera pas envisagé par la direction.
4. Les tableaux, indicateurs et graphiques produits ne sont pas figé dans le temps, des lignes / colonnes peuvent s’incrémenter dans le temps.

Mes objectifs sont :

• Produire un outil qui permettra au DG d’avoir un Tableau de bord avec l’ensemble de ses indicateurs dans un seul fichier (contre une vingtaine à ce jour).
• Automatiser le plus possible l’import de la data et la mise à jour des indicateurs.
• Créer une base de données avec les datas récoltées afin d’avoir également l’historique accessible dans le tableau de bord (3 ans glissants).

Mes pistes actuelles :

1. Utiliser le PowerQuery :
   • Demander aux acteurs qui produisent les indicateurs de transformer l’intégralité de leurs tables en format Tableau pour l’utilisation de PowerQuery et récupérer dans un seul fichier les datas.
     • Problème : Comment dire à PQ d’aller chercher tel ou tel fichier (fonction indirect ?), et de garder l’historique du précédent en le codifiant en fonction du nom du fichier source (ainsi les données de janvier 22 seront différencier des données de février 22 etc…). Sans VBA là je ne vois pas comment faire…
   • La BDD alimentée, l’outil de tableau de bord n’aura plus qu’à ce servir dedans.
2. Laissez tomber l’automatisation du remplissage (ça me fais mal au cœur rien que de l’écrire).
   • Les acteurs entres manuellement (copier-coller) leurs indicateurs dans le fichier de tableau de bord (ajout de charge de travail = contreproductif).
   • Une fois mis à jour à 100%, un code vient récupérer ce qui a été entrée pour créer la base de données.

Finalement :

A mon sens, vu les contraintes il n’est pas possible d’éviter complètement de faire un bout de code en VBA.

Avant de me lancé à corp perdu dans une direction, j’aimerai avoir l’avis des membres du forum, qu’en pensez-vous ?

Merci d’avoir lu jusqu’au bout

Bonjour,

As tu possibilité d'utiliser Power Bi pour le rendu du tableau de bord ?

Personnellement je commence tout juste à l'utiliser et les fonctionnalités sont sans limites

Pour l'utilisation de power query, tu as la possibilité de lui dire d'aller chercher plusieurs fichier excels dans un dossier par exemple et donc de différencier leur tables par leurs noms (Janvier22,Fevrier22 ect..) et pas besoin de vba pour ca

Bonjour Valentin85,

j'aimerai bien, mais le groupe n'a pas encore passer le cap et bien qu'il y ait un très gros service IT, on est encore sur des versions office 2013.

Petite anecdote en passant : Quand je suis aller chercher mon PC au service IT, je leur ai demandé s'il était possible d'avoir Power BI. Je me souviendrai toujours de ce gars (un informaticien du service), qui m'a lancé un regard perdu avant de me demander ce que c'était...

Eh oui bienvenue dans le monde du travail , pas toujours facile avec des outils obsolète.

Tu dis vouloir utiliser power query mais si je dis pas de bêtise, il est en complément sur excel 2013, tu compte installer le complément pour tout les utilisateurs ?

par contre ils sont marrant dans ton entreprise à te demander pas de VBA mais d'avoir une version excel datant de bientôt 10 ans

L’organisation des fichiers dans l’arborescence de l’entreprise est ordonnée (manque tout de même d’une nomenclature stricte), mais un nouveau fichier est créée chaque mois (Ex. Janv. 22 ; Fév. 22, ect…).

Le fichier du mois précédent est conservé ?

Ne m'en parle pas, j'ai eu le plaisir de bosser dans une grosse association (500 salariés) où toutes les transmission de factures / éléments de paie se faisaient à 80% en papier. L'enfer !

C'est exact, j'ai demandé ce complément mais il faudrait l'installer pour ceux qui aurait besoin de l'outil finale. Et pas forcément, car si je ne me trompe pas, si tu ouvres une feuille avec un Query sans avoir le complément, alors les données sont collé en valeur dans le tableau (ce qui est suffisant pour avoir accès à l'historique et aux dernière données), mais cela implique que quelqu'un avec le complément mette à jour la table à intervalle régulier.

Le fichier du mois précédent est conservé ? => Oui les fichiers des mois précédents sont conservé, on trouve une arborescence de date type : Année\mois

Une première piste dans ce cas :

Tu as la possibilité de récupérer tout les fichier présent dans un dossier. Tu peux ensuite te servir des noms des documents pour différencier les données de chaque mois (et aussi de chaque onglet de chaque document).

Tu en es ou dans l'utilisation de power query ? Tu le maitrise un peu ou tu en es que au bases ?

Tu en es ou dans l'utilisation de power query ? Tu le maitrise un peu ou tu en es que au bases ?

je sais l'utiliser pour aller chercher de la data, la transformer et assembler des tables avec une colonnes de référence, mais je ne maîtrise pas encore le langage de programmation, qui est le même que Power BI d'ailleurs il me semble.

Une première piste dans ce cas : Pas mal ! je note