Automatiser les suppressions d'élèves dans un tableau de notation

Question

Je reviens chercher un peu d'aide pour un fichier de notation. Voilà comment je procède actuellement : Je remplis une liste d'élèves dans une feuille appelée Liste. Dans une feuille Évaluation (copie du modèle) je rentre mes critères d'évaluation (n° de la question, compétences évaluées, barème...) Je note ensuite dans cette même feuille les résultats des copies des élèves. Par un jeu de copier/coller de valeurs, voir de transposition, je copie les résultats dans une nouvelle feuille Export-Éval qui me sert à faire du publipostage. Enfin, pour avoir une vision globale des évaluations, je copie les notes finales de chaque évaluation dans une autre feuille appelée S1 (ou T1, T2, S2, etc...) pour faire ensuite mes appréciations que je copie/colle dans les bulletins des élèves. Mon soucis n'est pas vraiment d'automatiser ce travail de copier/coller, même si ce serait un plus. Mais c'est surtout de rendre les notes des élèves tout le temps associées aux bons élèves quand je dois supprimer un élève de la liste, car par exemple pour mes BTS, j'ai souvent en début d'année des démissions, donc je dois souvent modifier la liste des élèves, et c'est une plaie de faire attention à ce que ceux qui restent aient bien les bonnes notations pour les évaluations déjà faites... C'est peut-être possible de faire cela avec des TCD, ou des liens (je sais pas vraiment de quoi je parle ici )... Mais je n'ai pas encore les compétences pour y arriver seul. Aussi je demande un peu d'aide à ceux qui voudraient bien se pencher sur mon fichier excel (mis en pièce jointe) Merci d'avance pour votre aide :)...

78chris · Answer

Déjà je te conseille de mettre à plat ta formule en colonne L de S1 et S2 qui est inutilement compliquée, la fonction Moyenne pouvant directement calculer hors cellules vides ou textuelles. Je te conseille aussi de travailler en tableaux structurés, notamment pour la liste d'élèves et S1, S2 Pour les évaluations, les formules qui récupèrent les noms des élèves dans la liste n'est pas une bonne pratique. Tout tri, insertion suppression fait exploser les choses comme tu l'as constaté. Le report des noms doit être manuel. Si l'élève part, au pire tu supprimes la colonne mais on peut gérer la préparation de l'export par PowerQuery (intégré à Excel) en croisant avec la liste des élèves où je conseille d'ajouter une colonne, Actif/Inactif par exemple, pour ne pas traiter les inactifs lors de l'export S1, S2 ou Tx pourraient aussi être gérées par PowerQuery mais comme l'exemple est vide, difficile de modéliser...

78chris · Answer

RE

Si mac 365 à jour, on peut exécuter les requêtes PowerQuery (mais pas les créer)

J'ai simplifié la plupart des formules dans Éval-Modèle(Nouveau) après avoir

créé un tableau des seuils dans Liste
mis sous forme de tableau structuré G6:AN27 et Ap6:BY27

Idéalement il faudrait ajouter au 1er tableau la liste des questions pour faciliter l'export

Je n'ai pas compris où est la source de S1, ni le process : combien y a t'il d'onglets d'évaluation par classeur ?

16evaluations-bulletins-v6-modele.xlsx (170.43 Ko)

78chris · Answer

RE

Les connections sont dans le fichier que tu as posté : ton gestionnaire de noms pointe sur des liens comme https://d.docs.live.net/8f87e4588d264c8e/Cours-Pierrick/[-- TS-Evaluations-Bulletins.xlsx]
Un ménage dans tous ces noms s'impose...

Pour la liste des seuils tu remarqueras que l'ordre est inversé : c'est essentiel pour les recherche des formules du tableau dont l'angle est G44

C'est un tableau structuré donc tu peux le déplacer car les formules se réfèrent à son nom et ceux de ses colonnes

Si tu as besoin de plus de lignes, rien ne t'empêche d'agrandir (j'ai laissé ton exemple en l'état)
je n'ai réduit que le tableau des élèves, un tableau structuré ne devant pas contenir de lignes vides.

Il y a bien 2 tableaux dans le modèle : si tu cliques en AP6 l'onglet tableau apparait bien dans le ruban

Les filtres s'activent ou désactivent d'un clic : depuis un cellule du tableau, icône en entonnoir de l'onglet données (on ajoute en général les icônes filtres et tris dans la barre de lancement rapide pour les avoir toujours à portée de clic)

Comme je l'ai suggéré, tu peux supprimer des colonnes élèves mais comme tout est un peu enchevêtré, j'ai préféré ne toucher à rien

On ne peut par avoir des cellules fusionnées dans le tableaux structurés (et de toute façon c'est une plaie dans Excel, qui apportent moult problème pour très peu d'avantages).

Ce pourquoi le nom des élèves en titres des tableaux a apparemment libéré des lignes

L'objectif est de générer les synthèses et export de façon automatique et pas par des copier coller souvent source d'erreurs (outre le temps passé)

Avec PowerQuery on peut avoir des requêtes paramétrables : on choisit un élément et cela crée le résultat correspondant, donc une évaluation à la fois.

Il faudrait donc voir comment nommer les tableaux (j'ai mis en attendant E_Physique_Chimie et N_Physique_Chimie pour les 2 tableaux structurés)

L'idée est que tout ou partie du nom serve de paramètre. Ce qui nécessite de bien nommer les tableaux (la duplication d'onglets contenant des tableaux mettant vite le souk dans les noms)