Organiser et Consolider Base de données

Bonjour à tous et merci d’avance à ceux qui prendrons le temps de m’aider !

Petit résumé de la situation, au sein de mon entreprise j'ai réalisé un petit audit (3 clics on suffit) sur l'organisation de notre réseau et sur les fichiers excel et word que l'on utilise et bilan c'est l'anarchie sur le réseau et les excel et word sont plus proche de la machine à écrire et du boulier que du "clic & Edit".

Mes compétences sur excel sont plutôt bonne tant qu'il s'agit de rester dans un fichier avec 1 base de données pour les tableaux dynamique et je débute en VBA (je suis motivé et j'apprends vite)

Je souhaite savoir comment organiser mes bases de données et la création des fichiers sources pour éviter les doublons de saisie de donner (différente personne étant amené à utiliser certaines données et aussi limiter 'accès à certaines données) et me permettre d'établir des fichiers de synthèse. Je sais que le sujet est vaste mais j'ai besoin de vos conseils pour établir un plan d'action pour éviter de partir dans la mauvaise direction et tomber sur des impasses !

Un cas concret sur lequel j’ai commencer à travailler mais qui illustre très bien l’ensemble des problématiques auxquels je vais faire face pour l’ensemble du réseau.

Je voulais joindre un excel avec les captures qui vont suivre mais ça ne marche pas…

ci-dessous l’organisation du réseau :

Descriptif de l’opération (et de ma réflexion):

• à partir d'un "Gabarit offres" et d'une macro je crée mes fichiers sources 1 WORD (car j'ai essentiellement du texte) 1 PDF (pour la diffusion) 1 EXCEL (pour la base de donnée)
• Le fichier "Liste offre" avec une macro (avec MàJ auto=Mise à jour automatique) me permettrais de lister les fichiers sources et récupérer les données à synthétiser et à partager comme suit:

• lorsque l'offre est validée avec une macro je créer le dossier de l'affaire qui comporte des sous-dossier avec des WORD et des EXCEL de base pour la réalisation des missions ainsi qu'un EXCEL "Fiche Projet" qui aura un rôle important car je souhaiterais qu'il me permette d'informer les différents intervenants internes des missions à réaliser, de récupérer des données général du projet dans les différents fichiers sources éditer pour le projet, la gestion du planning projet , faciliter l'accès aux fichiers sources avec des liens et enfin servir de base de donnée pour différent fichiers de synthèse (donnée projet, planning général, avencement....)
• Le fichier "liste affaire" idem "Liste offre"
• Pour le dossier facture même principe que pour les offres
• 
• Pour le fichier de synthèse j'avais dans l'idée d'avoir un tableau croisé dynamique qui synthétise les 4 tableaux de données (avec des liens vers les fichiers sources) ainsi qu'un formulaire me permettant de renseigner les colonnes en jaune car je n'ai pas ces données à la création des fichiers sources si dessous une ébauche des deux.

Conclusion:

Comme vous avais pus le constater j'ai juste un début de plans et avant de me lancer dans la créations des différent fichier et surtout des macros je souhaiterais avoir un avis notamment sur la structure de récupérations des données , la codifications des fichiers sources (21-001_xxxxxxxxx) , la quantités des données à gérer (actuellement par an 200 offres / 150 affaires / 400 facture), l'actualisations des données (automatique /manuel) et en aussi savoir par ou je commence la création des fichiers (fichiers synthèses vers fichiers source ou l'inverse). Concernant les tableaux de synthèse VBA ou Tableau croisé? Comment choisir? car j'ai tenter de faire un tableau croisé avec mes 4 tableaux de donné dans le même fichier en liant mes colonnes N° d'Offres comme indiqués dans un tuto mais impossible de me rapprocher ne serais qu'un peut du résultat ci-dessus (j'ai pas creusé le sujet à fond le fait que des missions soit facturé en plusieurs fois ne dois pas aider.

finalement après une tentative désespéré un allègement du fichier ci joint les tableaux de donné!

Sur ceux merci à ce qui aurons pris le temps de me lire (j'ai essayé d'être le plus clair et concis possible) et encore plus à ceux qui me répondrons!!!!