Convertir un planning d'heures en graphique

Le 16/03/2017 à 13:56

Bonjour

Je gère une équipe de 8 personnes .

Nous fonctionnons pour les planning au mois avec une base de tableau comme dans la photo ci après

Chaque ligne un jour et chaque colonne une personne sur un mois. chaque mois je rentre manuellement les horaires différents.

Ce fonctionnement nous allait trés bien mais mon chef voudrait un visuel différent pour voir a une heure données combien nous sommes sur la structure comme sur le deuxième graphique. Or je fais deux fois le planning sous differente forme manuellement et c'est une vrai perte de temps.

Je voudrais savoir s'il était possible de créer un tableau principal du même genre que le mien qui puisse se convertir directement en graphique a barre verticale? Et si oui comment faire ?

Sur la graphique chaque couleur est une personne.

Merci de votre aide

Le 16/03/2017 à 21:09

Re bonjour,

Voici en pièce jointe le fichier type que j'utilise. Il n'y a pas de formule, c'est un simple tableau.

Et le deuxième qui reprend parfaitement le premier fait par mon chef.

Merci de votre aide.

J'espere que la conversation est possible a faire facilement, car je suis vraiment une novice.

893mars-2017-1.xlsx (12.39 Ko)

977planning-1.xlsx (49.29 Ko)

Le 16/03/2017 à 22:45

Bonjour

Ce serait peut-être faisable si les heures du Planning du mois étaient saisies de manière identique

Par exemple, nous trouvons

du 11h30/18h30 qui est rationnel

du 09/17h (en F7)

du 09h00/17h (en C14)

du 10h/17h(en C13)

Avec cela, établir des formules de correspondances pour une MFC est impensable.

De même les colonnes des dates entre le Planning du mois et les Feuilles Sem devraient indiquer la même chose au même format.

En l'état, une réponse me paraît délicate.

Cordialement

Le 17/03/2017 à 01:11

Merci beaucoup pour votre réponse.

En soit le 9h17h peut avoir qu'une seule manière de être marqué.

Le 10h/17h en revanche est un vrai horaire.

Concernant les jours je ne sais pas comment cela pourrait être fait.

Mais je suis ouverte aux suggestions

Merci

Le 17/03/2017 à 15:36

Bonjour,

Je fouille désespérément sur le net ou dans excel mais je n'arrive à rien.

Je souhaiterais vraiment garder ma base de tableau. Des modifications sont possibles, mais je voudrais une lisibilité avec une colonne pour chaque personne et une ligne par jour sur une base d'une mois.

Et que tout cela soit convertible en graphique barre vertical. Mon chef n'est pas fermé a une autre présentation de document, mais il souhaiterais avoir ce type de graphique pour visualiser le nombre de personnel à un instant T.

J’espère sincèrement que quelqu'un pourra aider la femme en détresse que je suis !!!

Merci

Le 17/03/2017 à 15:44

Bonjour

Voilà donc une première suggestion qui ne concerne que la Sem1

Tout d'abord, la feuille unique du fichier Mars 17 est copiée dans le Fichier PLANNING avant les Feuilles Sem pour éviter les liaisons trop fastidieuses. Cette feuille est renommée Mois

Ensuite, compte tenu de la rigueur exigée par Excel, les dates sont des dates dans les colonnes A de la Feuille Mois et de la Feuille Sem1.

Comme indiqué précédemment, les 7h/17h45 et autres sont tous (pour la semaine 1 (Feuille Mois) re-saisis por avoir 2 chiffres avant les h et deux chiffres après.

Chaque bloc de journée comprends autant de lignes que de personnes, soit 8. Quand aucune activité n'est indiquée, la ligne reste sans couleur.

Toutes les cellules concernées du tableau de la Feuille Sem1 contiennent des formules différentes sur chaque ligne (La même formule adaptée à la configuration du fichier).

Ces formules renvoient VRAI ou FAUX

La MFC établie pour chaque ligne colore le Texte et la cellule quand la formule renvoie VRAI.

Remarque complémentaire:

Au lieu de faire une Feuille par semaine (ce qui va représenter un travail considérable) tu pourrais n'avoir qu'une seule feuille. Il suffirait d'incrémenter les dates en colonne A en fonction de la semaine choisie, mais ça..C'est pour après, quand tu auras digéré ce fichier.

A titre indicatif, les formules du tableau de Sem1 sont du style (ici en B3)

=OU(ET(INDIRECT("Mois!B"&EQUIV('Sem1'!$A$3;Mois!$A$1:$A$36;0))<>"";SOMMEPROD(NB.SI(INDIRECT("Mois!B"&EQUIV('Sem1'!$A$3;Mois!$A$1:$A$36;0));"*"&CAR(47)&"*"))=0);SIERREUR(ET(B$2>CNUM(SUBSTITUE(GAUCHE(INDIRECT("Mois!B"&EQUIV($A$3;Mois!$A$1:$A$36;0));5);"h";":"));B$2<CNUM(SUBSTITUE(DROITE(INDIRECT("Mois!B"&EQUIV($A$3;Mois!$A$1:$A$36;0));5);"h";":"))+(1/1440*15));"FAUX"))

Cordialement

706planning-1.xlsx (80.99 Ko)

Le 17/03/2017 à 15:48

Merci beaucoup pour ce que tu as fait ici !

ça me parait énorme.

J'ai encore rien touché, mais si je change les dates et les horaires dans la 1er feuille cela mettra directement les graphiques à jours ?

Je viens de regarder ! c'est juste énorme !!!

Effectivement mon chef pourrait tout avoir sur la même page sur le mois, ce n'est pas gênant, enfin je ne pense pas !

J'ai réussi a générer la première semaine d'Avril super !!!!

Je me pose juste plusieurs questions:

Si je rajoute une colonne si jamais j'ai du nouveau personnel, est ce qu'elle va se rajouter automatiquement dans les graphiques de la deuxième page ?
pourquoi y a t-il autant d'espace entre les noms des personnes et les jours ?
Comment je peux faire pour avoir la planning au delà de la 1er semaine sur ton format ?

Le 17/03/2017 à 21:22

Bonjour

- Si je rajoute une colonne si jamais j'ai du nouveau personnel, est ce qu'elle va se rajouter automatiquement dans les graphiques de la deuxième page ?

Non. Il faudra modifier

- pourquoi y a t-il autant d'espace entre les noms des personnes et les jours ?

Parce que l'affichage des jours ouvrés nécessite ces lignes

- Comment je peux faire pour avoir la planning au delà de la 1er semaine sur ton format ?

C'est fait sur ce nouveau fichier qui ne contient plus que 2 Feuilles

Cordialement

457planning-1.xlsx (51.83 Ko)

Le 20/03/2017 à 07:00

Oh vraiment merci !

Tu est vraiment un dieu d'excel!

C'est super et intuitif.

Tu me sauves vraiment. Grace toi je passerais plus de temps auprès des enfants qu'a gérer mon administratif

La seule chose que je n'ai pas comprise c'est comment afficher le graphique au delà de la 1er semaine.

Le reste ne veut pas s'afficher

Merci de ton aide vraiment précieuse.

Je ne pensais pas en venant ici qu'on aurait pu m'aider a ce point et carrément me construire mon fichier !

edit: finalement le fait de choisir les semaines c'est aussi bien!

Le 20/03/2017 à 17:56

Bonjour

J'ai fait le Job car cet exercice était intéressant.

tu écris

La seule chose que je n'ai pas comprise c'est comment afficher le graphique au delà de la 1er semaine.
Le reste ne veut pas s'afficher

1) Sur la Feuille Sem sur la plage de BD4 à BD9, les formules récupérent les Lundis du mois choisi et affiché.

2) Ces lundis du mois + Celui de fin du mois d'avant et le premier du mois d'après se retrouvent dans la liste déroulante de choix en Sem!A3.

3) Quand tu sélectionnes la cellule Sem!A3, la "Flêche" de la liste apparait à gauche en B3 et permet de choisir le lundi qui correspond à chaque semaine du mois et modifie les dates de la colonne A et le titre de la Feuille "PLANNING du..au..."

Tu peux donc afficher la semaine de ton choix.

Cordialement