Compléter automatiquement un devis

Mais tout d'abord.....

Bonjour Le Forum

j'ai récupéré un ancien fichier qui me servait à faire de la gestion de stock, et j'ai essayé de l'adapter pour...... faire automatiquement des devis.

Je sais, ça n'a rien à voir, mais si ça peut marcher !!!!

J'ai mis en place "le cadre", mais je ne sais pas trop comment faire pour terminer.....

En gros, j'ai une feuille "source" qui me sert de base de données.

Celle-là, je la complète au fur et à mesure. Peut-être que plus tard je regarderai pour le faire via un USF, mais ça ne sera pas forcément plus pratique.

Ensuite, je voudrais utiliser le formulaire qui est sur la feuille "Devis" pour remplir mon devis.

Je voudrais que les éléments que je rentre dans le formulaire remplissent automatiquement mon devis (cellules jaunes).

Pour les formules dans le devis, je pense que je pourrai m'en occuper tout seul.

Concernant le formulaire, je crois que j'ai effacé malencontreusement les formules, mais voici comment il fonctionnait :

je remplissais manuellement les 2 premières lignes, là, pas de pb (+ cellules dates d'arrivée et de départ et 1°/dernière prestations)....

Ensuite, j'avais un menu déroulant dans la cellule CENTRE, qui allait rechercher les informations dans la feuille "source", colonne A:A

Une fois la cellule CENTRE remplie, j'avais un menu déroulant dans la cellule "prestations" du formulaire, remplie à partir de la colonne B:B de la feuille "source". Les cellules "fournisseurs" et "Prix Unitaire TTC" se complétaient de la même façon.

Voili-voilou.... je ne sais pas si c'est bien clair En fait, je ne pense pas, mais je crois que c'est plus explicite dans le fichier ci-joint...

merci par avance pour votre aide et vos solutions,

bien Excellement,

Peppone31.

Salut!

J'ai vu ton MP mais du coup comme un sujet est ouvert je préfère répondre dessus comme ça la communauté peut avoir accès aux infos.

Si je comprend bien tu as une grosse base de données dont tu voudrais extraire les infos pour ajouter des lignes à ton devis?

Bonjour le Forum,

Bonjour Funkyfoenky,

et un grand merci pour ta réponse.

Je t'avais adressé un MP, car je ne savais pas si tu aurais le temps pour m'aider, surtout après l'immense boulot concernant ton application précédente.

Donc tout à fait d'accord bien sûr, pour continuer à échanger à partir de ce sujet

En gros, voici donc comment je voyais adapter ton fichier à ma problématique....

Comme je te l'expliquais, je travaille dans le tourisme et je suis amené à préparer beaucoup de devis chaque jour, sur un grand nombre de prestations, mais extrêmement répétitives.

1° phase : USERFORM

celui-ci me sert à collecter les informations concernant le destinataire du devis :

NOM de l'établissement scolaire + adresse.

Dates de séjour et 1° et dernière prestation servies (petit-déj/Déj/Dîner). Ceci me permettra de calculer automatiquement la durée du séjour (ça, je l'ai déjà sur un petit fichier à part. Je le mettrai dans un prochain post).

Les effectifs (enfants, âge des enfants ou niveau scolaire), Encadrement

2° phase : USERFORM

Collecte des informations pour pouvoir établir le devis, c’est-à-dire les rubriques + les tarifs unitaires.

(Attention, car certains tarifs sont établis individuellement (les forfaits de ski par exemple), tandis que d'autres sont pour le groupe entier et à diviser ensuite par le nombre de personnes (les transports par exemple), mais je pense que ceci sera "facile" à traiter dans le devis (!!!)).

Ces informations concernent :

=> la restauration (pension complète, demi-pension repas supplémentaire, petit déjeuner supplémentaire, goûter supplémentaire, nuit/petit déjeuner…. Etc),

Les tarifs varient en fonction de l'âge (maternelles, primaires, lycées, adultes….) et des périodes (hiver, été, basse saison….).

=> Les autres informations concernent les activités (ski par exemple) sous divisées en cours ESF, location de matériel, remontées mécaniques…. Tarifs différents en fonction des âges et des périodes….)

Ensuite, on aura ce qui concerne l'encadrement (nombre de moniteurs….)

On aura ensuite les transports (navette depuis la gare ou l'aéroport, déplacement sur le lieu de l'activité, visites et excursions....).

… et pour finir une rubrique "Observations"

Par rapport à ces différentes rubriques, je ne sais pas trop comment remplir ma base de données. Je pense qu'il faut que je transforme tes feuilles jade, topaze etc…. en restauration, activités....etc....

PRESENTATION DEVIS :

Ta présentation est très bien. Me seront très utiles les cases à cocher pour effacer des lignes et le fait que les lignes se décalent.

Très bien également la possibilité d'appliquer des réductions.

Ensuite, je pense que j'aurai besoin d'un bouton pour enregistrer le devis en PDF, mais je pense que je saurai peut-être le faire.

J'aurai également besoin d'un bouton pour enregistrer le devis dans un fichier spécial, mais je pense que je saurai également le faire.

Je pense que pour ce qui me concerne, la 1° étape est de constituer ma base de données. J'ai plusieurs idées pour le faire à partir de ton fichier, mais jhe ne sais pas laquelle est la plus ergonomique. Si tu pouvais me donner la piste !!!!

Restant à ta disposition et te remerciant par avance,

bien excellement,

Peppone31.

(re) bonjour Funkyfoenky,

bonjour à Tous,

voici donc ci-joint les 2 petits fichiers "promis" :

• l'un permettant me calculer la "durée" d'un séjour (nombre de pensions complètes + prestations sup.)
• le second étant un exemple simplifié de grille tarifaire de restauration.

... ceci, afin de permettre de "fixer" un peu les idées !!!!

Excellente fin de week-end (pas trop pluvieux) à tous,

bien excellement,

Peppone31.

comme je n'ai pas réussi à joindre 2 fichier en même temps, voici donc le second.....

quel boulet !!!!!

Bonsoir Le Forum,

Hello Funkyfoenky,

J'ai essayé d'avancer un petit peu sur la mise à jour du fichier....

J'ai juste commencé à compléter un petit peu les rubriques :

j'ai ainsi commencé à renommer les onglets, et à remplir le 1° "Restauration".

Par contre, je ne sais pas comment ni où je dois insérer les tarifs....

@+,

et bonne soirée à tous...... sans pluie pour une fois !!!!

bien Excellement,

Peppone31.

Bonjour Le Forum,

Bonjour Funkyfoenky,

comme on dit vulgairement, ce fichier "annule et remplace" le précédent !!!!

En effet, j'ai un petit peu continué à compléter ma base de données, mais cette fois-ci dans l'onglet "Activités".

Toujours pareil : j'ai essayé d'organiser les prestations en respectant ce que j'ai compris de ton organisation, Funkyfoenky... sauf pour ce qui concerne les tarifs malheureusement...

Je pense en fait que l'USF crée une référence qui détermine le tarif, mais je n'en suis pas certain !!!!

@+,

et excellente journée à tous....

Ici (Toulouse), journée magnifique : il fait plus de 15°C et il ne pleut pas encore !!!!

Peppone31.

Salut! Désolé de pas avoir répondu plus tôt mais j'avais pas mal de travail.

Je pense que ton cas est plus simple que celui de Xababa. Je pense donc qu'on devrait repartir à zéro pour refaire un fichier plus simple et plus propre comme celui que j'avais créé avec Xababa était vraiment personnalisé pour son cas.

Donc ce dont j'ai besoin pour taider c'est d'une base de donnée regroupant les différentes prestations en fonction de paramètres.

Donc en colonne 1 le choix principal (par exemple type de séjour) la colonne 2 le choix secondaire (menu déroulant qui se remplira en fonction du premier , etc... jusqu'à ce qu'un choix permette de donner un prix. Prix que tu pourra pondérer avec une dernière colonne ou tu mettra si le prix doit être divisé ou au contraire est par personne.

J'aimais bien le premier fichier fourni perso au niveau du design de bdd.

Mieux vaut faire simple dans ton cas parce que il n'y a pas de référence à gérer.

Si tu as besoin d'un algorythme te permettant de calculer toutes les possibilités en fonctions de certains paramètres donnés n'hésite pas à me demander je peux le faire si j'ai tous les paramètres.

J'attend le fichier BDD

Hello Funkyfoenky (<= t'as vu, ça rime presque !!!),

Hi Lou Forum,

Pas de problème pour ton "silence"...... c'est quand même moi le demandeur !!!!

Ce serait un comble si je te reprochais quoique ce soit !!!!!

En tous les cas, ravi de voir que mon problème est plus "simple" à traiter que celui de Xababa !!!

Je vais préparer la BDD comme demandé.

En attendant, je joins en copie un exemple de devis très simple tel que réalisé manuellement.....

Les tarifs sont totalement exotiques, mais ça permet de voir un peu plus clairement le fonctionnement.....

@+,

et encore merci,

bien Excellement,

Peppone31.

Salut!

Je te joins un exemple de BDD comme elle devrait être formée.

Il faut modifier les prix bien évidemment.

Hello !!!! ;OD

bien reçu ton fichier joint.

Je prépare ma BDD et reviendrai quand cela sera fait....

Merci,

&@+,

Peppone31.

...Et....Hop !!!

voici le fichier, avec le 1° onglet rempli, celui qui concerne les tarifs de RESTAURATION (et maintenant une partie du secong onglet, celui qui concerne les ACTIVITES).....

Je crois que l'intérêt également de prendre cette présentation, c'est que je devrais (peut-être ?) être en mesure de faire les éventuelles modifications de tarifs, et créer de nouvelles gammes.....

Voici donc le tableau joint,

et excellente soirée à Toi et au Forum

Salut Peppone31,

J'ai vu ton msg privé mais quand je répond ça me dit que l'adresse mail n'existe pas.

Tu peux envoyer ton fichier via message privé ou sur le forum si tu veux.

bonjour le Forum,

Hello Funkyfoenky,

et tout d'abord, merci pour ton petit message.

J'ai donc continué un tant soit peu ma base de données. Je joins d'ailleurs le fichier ci-dessous.

Le fichier sera évolutif :

certainement de nouveaux onglets car nouvelles prestations par exemple (pourquoi pas une rubrique "frais de commercialisation", ou prospection par exemple, ou un onglet "remises et réductions"...). Je saurai en fait à l'usage.

Ensuite, dans chaque onglet, je complèterai la liste très régulièrement (nouvelles activités, nouvelles périodes, nouveaux partenaires.....)

Je n'ai donc pas mis une liste exhaustive, car si je comprends ensuite comment fonctionne,le fichier, je complèterai tout seul la BDD.

As-tu assez d'éléments pour me montrer comment mettre tout ceci en "musique", ou souhaites-tu que j'approfondisse un aspect du problème ?

Dans l'attente, et te remerciant par avance,

bien Excellement,

Peppone31.

Salut!

J'ai regardé ta base de donnée et on peut commencer à travailler dessus.

T'inquiète pas si c'est pas esthétique ou que ce n'est pas directement ce que tu veux, on va y arriver petit à petit!

Regarde voir ce fichier déjà pour l'userform "restauration".

Clique sur le bouton macro de la feuille récap et essaye de choisir divers trucs dans l'userform.

Les prix s'affichent une fois que toutes les combobox sont remplies.

Il faut les remplir dans l'ordre (haut en bas, gauche à droite)

Il faut me dire si c'est la bonne direction ou si ce n'est pas du tout ça et on va essayer d'améliorer tout ça.

@++

Hello Fkfk !!!!

j'ai regardé ce premier USF, et je voulais te remercier pour ces éléments.

Je l'ai testé, et effectivement, cette 1° étape correspond bien à ce dont j'ai besoin.

J'ai également modifié des données pour voir comment le formulaire se comportait, et ça fonctionne très bien.

Les seules modifications qui ne marchaient pas, était des modifications dans la 1° combobox (<= t'as vu, j'utilise les bons termes !!!!).

J'ai voulu par exemple ajouter un choix autre que Adultes, enfants adaptés. Je le modifiais donc dans le 1° tableau de l'onglet "Restauration", mais ça ne le prenait pas. J'en ai conclu que si je voulais rajouter des tarifs pour les "Sportifs" par exemple, il me falait en fait créer un nouveau tableau. Exact ?

Je regarderai demain comment tu as mis tout ceci en musique avec quels codes VBA, pour mieux appréhender le fonctionnement de ton fichier et te remercie vraiment pour ces premiers éléments.

Excellente soirée,

bien Excellement,

Peppone31.

Salut,

J'ai modifié le code pour te permettre d'ajouter des catégories dans restauration par contre il faut tout laisser dans les mêmes colonnes (pas plusieurs tableaux)

Tu peux essayer d'ajouter des données pour voir si ça fonctionne bien chez toi?

Je me posais une question mais les "Petit dej sup" "dej sup" etc c'est pas mieux de mettre des cases à cocher et le prix qui se calcule en deux fois? (prix/pers/jour + prix sup/personne/séjour)

Voila le fichier retour 2.

Edit: C'est un fichier 3 parce que je viens de constater un bug que j'ai corrigé.

Bonsoir Le Forum,

Hello Fkfk ( ),

j'ai pris un malin plaisir à triturer le fichier, et effectivement, toutes les rubriques que je crée fonctionnent de façon impeccable....

Ainsi, ça me permettra de mettre à jour facilement mes données à venir...

Concernant le problème que tu soulèves, la prestations "supplémentaire" ne se calcule en général qu'une fois par séjour :

=> soit la personne vient pour un nombre "entier" de pensions complètes (par exemple du Lundi 10h00 au Mercredi 10h00, cela fait 2 pensions complètes. Chaque pension complète = petit-déj + déjeuner + goûter + diner + nuitée).

=> Si cette même personne arrive Lundi à 10h00 et repart Mercredi à 14h00, alors il faudra facturer 2 pensions complètes (2 petits-déj + 2 déjeuners + 2 goûters + 2 dîners + 2 nuitées) + 1 repas supplémentaire.

Par contre, on peut effectivement le traiter avec des cases à cocher :

prestations supplémentaires OUI/NON =>menu déroulant petit-déj/Déjeuner/goûter/Diner/Nuitée.

De la même façon, il pourrait y avoir des prestations à déduire : si la personne arrive le Lundi à 7h00 (pour le petit-déjeuner) et repart le mardi à 22h00 (c'est à dire après le dîner) dans ce cas-là, il faudra facturer 2 pensions complètes et déduire 1 nuitée plutôt que de facturer 1 pension complète et rajouter 1 petit-déjeuner suppl + 1 déjeuner suppl + 1 goûter suppl + 1 dîner suppl. !!!!

Je ne sais pas si je m'exprime clairement ? Par contre, dans le fichier de Xababa, j'aimais vraiment beaucoup les boutons à cocher que tu avais mis sur le devis de façon à effacer certaines lignes......

Voilà les premiers éléments auxquels je pensais.....

Je vais regarder comment tu as fait ton code pour ce premier tableau de prestations..... Imagine que j'arrive à le faire par moi-même pour les onglets suivants !!!!

Encore merci,

excellente soirée, &@+,

bien excellement,

Peppone31.

Salut.

Pour les actions sur le devis on pourra le faire mais à la fin quand le devis est prêt et efficace.

Dans le fichier suivant j'ai fait un userform pour les activités et pour l'encardement.

L'userform de l'encadrement devrait être assez intuitif. Si c'est pas le cas dis moi.

Si tu veux pour la prochaine version du fichier je te mettrait des notes dans le code pour qu'il soit compréhensible facilement.

le fichier 4 en attendant:

Hello ev'rybody ;OD

Salut FkFk !!!!

Bien reçu le nouveau fichier.

Je l'ai testé et ça marche impecc.

J'ai modifié un petit peu la feuille "Activité" en rajoutant une colonne A:A.

Je me suis dit que ce serait plus pratique à l'utilisation. Du coup, j'ai rajouté un peu "d'équitation" et de mini-moto" (cf fichierjoint)

Par contre, ça a décalé (et c'est normal) tous les menus déroulants dans l'USF.

Tu as rajouté une combobox "nombre" dans l'USF "Encadrement".

Je pense que ce serait bien de le rajouter également dans les autres USF, car les participants feront plusieurs journées de ski, d'équitation, ou mangeront pendant plusieurs jours sur le centre.

Ce serait une idée géniale effectivement que tu mettes quelques notes dans le code de façon à ce que je puisse le lire plus facilement, mais je ne veux pas non plus te surcharger. Je me suis bien acheté "EXCEL VBA pour les nuls", mais c'est pas pour autant que j'arrive à décrypter tout ce que fais !!!...

Restant à ta disposition, et te remerciant une fois de plus,

excellente journée,

bien excellement,

Peppone31.

Ok je regarderai ça quand je pourrai.

Comme tu as rajouté une colonne, il faut modifier le code de l'userform.

Je vais rajouter aussi des qtés devant les activités.

De cette façon là quand tu vois "prix pour 10 personnes" dans commentaire tu sais qu'il faut mettre que 1 si il y a < ou egal à 10 personnes dans le groupe.