Gestion et suivi des appels téléphoniques

Question

Je suis depuis peu à l'accueil téléphonique de mon entreprise avec une autre collaboratrice. Récemment ma chef de service à effectuer un contrôle interne. Je devais lui expliquer pourquoi telles ou telles personnes avaient appelés, quand et la durée de l'échange avant transfert à un collaborateur. Je n'ai pas su répondre. J'ai beaucoup d'appels par jour, de visiteurs et de tâches annexes à accomplir et je ne pensais pas que l'on me poserai une telle question. Afin d'assurer un suivi pour mon prochain contrôle interne ( trimestriel apparemment), je souhaite pouvoir créer un fichier calc (pour ne pas me surcharger de papier) pour ce faire et dans la mesure du possible obtenir un pas à pas s'il vous plaît. J'ai une formation scolaire d'excel. Cordialement. P-J: Exemple en pièce-jointe...

njhub · Answer

N'utilisez que votre feuille "archive téléphonique" pour saisir les valeurs, puis partant des différents enregistrements vous pourrez en extraire un compte rendu suivant la cadence calendaire voulue, par agent, par motif... "Début appel" et "Fin appel" sont obtenus par des raccourcis clavier : Utilisez successivement "Ctrl + ;" puis "Ctrl + Maj + ;" pour insérer les dates et heures "Décroché par" soit chaque agent tient son tableau, donc la mention est fixe, soit utilisez une liste déroulante, qui permet d'avoir une orthographe constante. Les "Nom", "Prénom", "Date de naissance", pourraient découler du "N° dossier" "Motif" utilisez une liste déroulante générique des valeurs les plus courantes "Complément" ne sert que si le motif n'existe pas dans la liste usuelle et permettra de la compléter avec les valeurs similaires qui réapparaitraient "Transféré à" utilisez une liste déroulante contenant les services ou interlocuteurs destinataires Vous pourrez mettre dans votre feuille "Base de donnée" le listing des "Nom", "Prénom", "Date de naissance", "N° dossier" de votre clientèle pour récupérer les valeurs des "Nom","Prénom","Date de naissance", à partir du "N° dossier"...