Tableau contrôle entretien périodique

Bonjour,

J'ai besoin d'un petit coup de pouce de la part d'expert d'Excel
Je vais être franc, j'ai les bases de ce tableur mais pour faire ce que j'aimerais, je n'ai pas les connaissances nécessaires..

Alors je vous explique ma demande..

J'ai pour mission le gros projet de réorganiser complétement les registres de sécurité des magasins (+90 magasins actuellement). Actuellement, rien est fait, toutes les feuilles d'interventions des entreprises sont "balancées" dans le dossier du magasin concerné, mais aucun tableau de suivi n'est vraiment fait, donc il peut arriver que des magasins n'aient pas les entretiens périodiques à jour par manque de suivi.

Pour ce travail titanesque, je voudrais déjà commencer par faire une tram de tableau de contrôle d'entretien périodique par magasin pour avoir un suivi directement des entretiens dont la validité est ok, en approche, ou dépassé. (mettre un code couleur par la même occasion afin d'avoir un aperçu rapide)

J'ai commencé par faire cet exemple de tableau, je ne sais pas si c'est le plus adapté, mais je vous explique:

Colonne C = entretien à réaliser tous les ans (12 mois par exemple)
Colonne D = Code couleur alarme, c'est à dire si à 1 mois de la date du dernier contrôle rien est fait, il se met en orange. Puis rouge si la date est passée. Et en une autre couleur si il y a une anomalie de date.

entretien periodique

Au besoin, je peux vous donner le fichiers EXCEL

Je ne sais pas si j'ai été clair dans ma demande, si besoin je reste connecté pour écouter vos suggestions diverses,

Merci d'avoir pris le temps de me lire même si vous n'avez pas la solution.

Damien

Bonjour

Je te conseille de simplifier :

  • un tableau unique avec une colonne magasin (tu peux filtrer d'un clic pour visualiser un magasin et/ou compléter une saisie par exemple)
  • une ligne par date de contrôle ce qui évite de changer la colonne Date du dernier contrôle et de conserver un historique

après il y a divers outils qui permettent de sortir la fiche du magasin si nécessaire. Mais selon ta version Excel, le choix est plus ou moins large donc complète ton profil en indiquant la version.

Alors pour la version, je n'ai pas trouvé comment la mettre sur mon profil, du coup en attendant je laisse une capture d'écran de mon logiciel:

office

Salut Damien,
Salut Chris,

tes besoins, à vérifier, valider, corriger, compléter,...
- une RECAP journalière en ouverture pour voir d'un coup d'oeil coloré uniquement les magasins "hors-limites" (dans le dernier mois de délai) ;
- une fiche unique pour tous les magasins pour encoder les MAJ ;
- une feuille pour les diverses configurations de contrôle (mensuel,...) ;
- une BDD pour stocker l'historique.

Dans le fichier, une idée de la RECAP d'ouverture : la BDD est scannée pour afficher les contrôles en approche.

1'342damien.xlsm (12.09 Ko)


A+

Salut Merci pour ton retour,

En effet le principe a l'air bien plus simple d'accès et de vue globale.

Mais mes connaissances étant limité c'est des choses que je n'arriverais jamais à faire seul

Dois-je aussi utiliser Access pour la BDD ? Car là idem, je serais perdu.

Dans l'idéal, j'aimerais rester dans mon style de tableau pour le moment, histoire de ne pas avoir trop de formule, et ne pas me retrouver bloquer par manque de connaissance le jour ou j'ai une erreur.

Apres, je ne sais pas si il est possible ou non à l'aide d'une cellule spécifique, de sélectionner le magasin de mon choix et que cela affiche toutes les données d'entretien directement (plutôt que d'avoir 90 onglets différents par magasin)

Car en soit, je ne veux pas un aperçu global des entretiens qui arrivent à date, car en théorie, nous avons des contrats avec les sociétés qui interviennent, donc ils planifient automatiquement les rendez vous, moi je réceptionne simplement les documents sous forme de PDF pour les visites de contrôle/entretien, que j'archive dans le réseau (accessible depuis n'importe quel magasin)

Je suis informé en général quelques semaines avant une commission de sécurité, donc au moment ou j'apprends que le magasin X va être visité, j'ouvre mon tableau voir si toutes mes dates sont OK, mes archives également, et que les documents en lien raccourci sont prêts à être présentés si on me le demande. Auquel cas, je peux m'orienter directement vers la société en question pour demander les documents/intervention/autr

RE

Joins un exemple représentatif avec 2 onglets qu'on puisse travailler sur du concret

Salut Damien,

tout est possible, suffit de demander!
Certains te le feront en tableaux structurés avec formules et d'autres qui ne jureront que par Power Query !
Perso, sauf si tu m'arrêtes maintenant, ce sera en VBA total !

Dès maintenant, pour tous ceux qui mettront la main à la pâte, il nous faudrait tous les renseignements utiles concernant tes magasins et autres sociétés pour les entretiens.
Non pas des noms ou numéros mais le type de données que tu souhaites pouvoir afficher à l'écran pour chaque magasin ou société :
- n° d'immatriculations divers (interne, lois sociales,...)
- adresse
- téléphone
- etc...

Tant qu'à faire, si tu as des projets de tableaux avec tout ça, ce serait top de les partager que l'on ne doive pas refaire ton monde !

A+

Oui je vais vous donner le .xlsm ce sera plus simple.

Alors c'est mon tableau tout simple comme présenté au début du TOPIC.

Chaque magasin peut avoir plus ou moins de contrôles périodiques obligatoires par rapport à d'autres, ce pourquoi j'aimerais faire simple : Faire une page par magasin, et pouvoir ajouter les différents "TYPES" que je veux.

La formule pour faire une alerte couleur en fonction de la date, est pour moi impossible à réaliser, car c'est beaucoup trop complexe pour moi..

386damien.xlsm (18.10 Ko)

Bonjour DMNNN, 78Chris et cher Voisin Curculis,

Chaque magasin peut avoir plus ou moins de contrôles périodiques obligatoires par rapport à d'autres, ce pourquoi j'aimerais faire simple : Faire une page par magasin, et pouvoir ajouter les différents "TYPES" que je veux.

Je ne vais pas commencer sur le projet puisque d'autres s'en occupent. Mais juste une réflexion :

1. Vu le nombre de magasins à traiter, cela aurait du sens de faire une feuille par magasin. Si tel est le cas vous pourriez penser à une page d'accueil avec la liste des magasins disponibles ou une liste déroulante placée dans cette page d'accueil qui reprendrait la liste des magasins qui seraient placés en feuille BDD. Selon le choix, cela vous sélectionnerait la feuille du magasin choisi.

2. J'éviterais de faire des liens hypertextes en colonne H et je choisirais plutôt le double click pour accéder au fichier en question

Cordialement

Alors en fait, oui la chose que j'imagine, c'est d'avoir une page d'accueil "vierge" de données, et qu'une fois qu'on choisit le magasin " X " , tout le tableau se remplit automatiquement en fonction des données que j'ai écrit dedans. Et pouvoir modifier et le mettre à jour rapidement aussi.

Avoir quelque chose de pas trop complexe, car je vais surement devoir "former" à 1 ou 2 personnes comment s'en servir au cas ou je soit absent.

Salut Damien,
Salut la fine équipe,

en voilà une info qu'elle est intéressante, dis donc !

Chaque magasin peut avoir plus ou moins de contrôles périodiques obligatoires par rapport à d'autres

Cela ne me pose pas de problème et mon idée de départ reste la même mais si tu as d'autres infos précieuses de cet acabit, n'hésite pas à nous en faire part avant de devoir modifier à l'infini : réfléchis bien, fais le tour de la question et livre-nous le résultat de ta réflexion !

Bonne chose ça, Dan !

Comme je vois l'affaire, ça va être difficile de faire plus simple que ce que j'imagine (je ne parle que pour moi, bien entendu, Chris ) mais, chuuuuut.... laissons passer la nuit : il paraît qu'elle porte conseil !


A+

Je n'arrive pas vraiment à me rendre compte de ce que vous me proposez à vrai dire.

J'aimerais un fichier ou l'on puisse :

- Facilement modifier les données (mise à jour des dates d'intervention principalement)
- Ajouter des magasins ( on en ouvre +/- 3 par an) et éventuellement en supprimer.
- Rajouter ou supprimer facilement pour chaque magasin des lignes d'intervention (ex: entretien des extincteurs)
- Un seul fichier Excel pour tout paramétrer et gérer

J'aimerais ouvrir mon Excel, arriver sur mon tableau vide, et sélectionner le magasin "BESANCON" par exemple en cellule G1

A partir de ce moment, mon tableau se remplit avec les données actuelles, et j'ai un aperçu des dates à jour ou non. Et à partir de ce même tableau ouvert sous "BESANCON", que je puisse modifier tout ce que je veux dedans (date, rajouter ou supprimer des lignes de type d'intervention, principalement)

Je ne sais pas si ma demande est possible, mais c'est à peu près comme ça que je l'imagine...

RE

La on discute clairement du sexe des anges sans fichier exemple...

Salut Damien,

c'est à peu près comme ça que je le vois aussi à part l'ajout/suppression de contrôle directement via la fiche-magasin que je voyais plutôt dans une feuille 'Configuration'.
À partir des infos connues et celles que tu nous proposeras d'ici peu, j'espère, je vais esquisser un fichier pour te montrer comment je vois ça.

J'ose croire et espérer que tu es conscient que le gros de la réflexion doit venir de toi !?


A+

@78Chris

J'ai glissé mon fichier dans mes précédentes réponses, c'est un peu le style de tableau que je souhaiterais.

@curulis57

Oui bien entendu, ça fait une bonne semaine que je réfléchis comment je pourrais faire mais je t'avoue que de base je ne suis pas un spécialiste dans les traitements de données, encore moins dans l'organisation de cela. Vous avez le droit de dire que mon tableau est pas terrible, j'en serais entièrement conscient..

Après pour la feuille configuration pourquoi pas! Mais encore une fois, je n'arrive pas vraiment à me rendre compte du rendu et de la manière de l'exploiter.

Je demande qu'à apprendre et comprendre les méthodes à vrai dire..

Le boeuf (moi) est lent mais la Terre (toi) est patiente !

Donne-nous les infos mentionnées dans un post précédent et surtout réfléchis aussi aux particularités et exceptions de chaque magasin (comme les contrôles différents d'un magasin à l'autre, par ex.).

Bête question : comme les magasins sont sans doute de tailles différentes, ont-ils tous malgré tout la même périodicité pour chaque contrôle ?

Ce genre de truc, évident pour toi mais pas pour nous, tu penses bien...


A+

@Curulis57

En réalité je n'ai pas la liste exhaustive de toutes les interventions obligatoires en magasin (ce pourquoi j'aimerais pouvoir ajouter facilement des choses entre temps)

Je me dirige vers le service QHSE qui eux géraient plus ou moins les commissions des magasins, mais étant donné la croissance rapide de notre société, il faut partir sur des format plus structuré pour vraiment gérer les entretiens/contrôles des +90 magasins

Comme je le disais dans ma rubrique présentation dans le forum, à la base je suis issu du commerce (anciennement adjoint de magasin dans cette entreprise, j'ai qu'un BTS Management Unité Commerciale) et j'ai fais une "reconversion" dans l'administratif depuis le mois de mai. Je commence ce projet seulement depuis une bonne semaine, donc autant te dire encore une fois, sous Excel je suis très limité (même si je suis du genre à apprendre très rapidement sur ordinateur)
Avant d'intégrer le service, je m'étais pas mal entrainé avec des exercices en ligne (TCD, rechercheV/H, fonction SI, ET, OU...) quelques fonctions de bases mais utiles, et ça m'intéressait vraiment!

Et donc oui, je n'attends pas à ce que l'on me mâche le travail, je souhaite apporter mon maximum (très limité) pour vous guider et m'aider

RE

Sorry pas vu !

Un premier jet

Si les périodicités sont systématiques et non liées au magasin on peut automatiser en les indiquant dans le tableau de référence (j'ai fait pour le second magasin, en jaune) sinon on laisse en saisie avec un contrôle

J'ai complété au cas où le tableau de référence (en jaune des valeurs au pif)

La périodicité Mensuel avec 6 mois d'écart m'interpelle...

Le tableau de l'onglet Données permet de lister tous les contrôles faits (datés) ou à faire (non datés)

Les MFC sur les dates sont faites, les listes déroulantes aussi (sauf magasin où je n'étais pas sûr)

On saisit dans l'ordre où on veut : le segment permet de n'afficher qu'un magasin

L'onglet Contrôles à faire permet de lister les contrôles à faire soit parce que sans date, soit parce le dernier est trop ancien.
Aussi filtrable par segment

Quand des données changent ou s'ajoutent sur Données, il suffit d'actualiser manuellement (ou automatiquement avec une ligne de VBA)

655damien2.xlsx (40.94 Ko)

@78Chris
C'est incroyable ce que tu as fait, moi ça m'aurait sans doute pris des mois (avec plein de bug au final...)

C'est une méthode encore mieux que j'imaginais, c'est à dire rapide à prendre en main, à analyser et à traiter.


Faudra maintenant que tu m'expliques comment ajouter des choses à ma BDD, et créer les fiches de mes magasins..

Je suis vraiment bluffé à quel point vous êtes réactif et intéressé sur ce forum ! Merci encore

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