Application Excel collaborative (messagerie, contacts, notes)

Bonjour à tous,

Dans le cadre d'un projet pro, je développe actuellement une application Excel d'un nouveau genre et vos avis m'intéressent

Imaginez que vous et vos collègues de travail puissiez tous travailler sur un même fichier Excel en même temps (et même à distance), quels outils vous aideraient vraiment au quotidien dans la gestion de votre activité ?

Ces outils partagés (intégrés dans un seul fichier Excel) peuvent être potentiellement très variés, en voici quelques exemples :

• un bloc-notes
• une todo list
• un calendrier
• un outil pour gérer les contacts
• un chat de discussions
• une messagerie
• un outil de gestion de stock
• une liste à cocher (par exemple pour une liste partagée de prospects à contacter)
• une liste de projets avec leurs tâches
• une FAQ
• un outil pour gérer des réservations
• etc.

Des options supplémentaires peuvent également être envisagées, comme par exemple :

• autoriser uniquement certains utilisateurs pour certains outils
• limiter certains utilisateurs en lecture seule
• proposer une version Web (complète ou partielle) d'un outil
• mettre à disposition des développeurs une API (qui permettrait par exemple de pouvoir utiliser/modifier certaines données précises de l'application Excel à partir d'autres applications, telles qu'un site Web)
• etc.

Notez que les outils peuvent être relativement simples (par exemple : un bloc-notes partagé) ou beaucoup plus complexes (par exemple : un outil de gestion de stock similaire à https://www.excel-pratique.com/fr/logiciels/gestion-stock).

La liste des premiers outils de la future application Excel multi-utilisateur n'est pas encore définie, vos réponses peuvent donc influer sur le choix des outils qui seront proposés ! Et qui sait, l'outil qu'il vous manque pour votre activité sera peut-être développé

Pour répondre à ce sondage (2 questions), c'est par ici : https://forms.gle/APuQ2bMSXnCb3xPT6

Merci à tous pour vos réponses !

EDIT :

Les 3 premiers outils collaboratifs sont disponibles

Messagerie / chat de discussion

Quelques caractéristiques :

• canaux publics (possibilité d'ajouter et de renommer chaque canal public)
• canaux privés (messagerie privée avec indicateur de lecture des messages)
• liens cliquables
• fichiers joints
• messages sélectionnables (et donc copiables)
• non bloquant (vous pouvez laisser la fenêtre de la messagerie ouverte sans être gêné pour passer sur un autre fichier Excel)
• API (optionnel)
• etc.

Gestion de contacts

Quelques caractéristiques :

• collaboratif (et sans risque d'écrasement de données)
• gestion des accès des utilisateurs (aucun accès, accès en lecture seule, accès complet)
• importation d'une base de contacts existante possible
• nombreuses fonctions de recherche et de tri des contacts
• possibilité de renommer chacun des 30 champs de l'outil
• choix des champs de recherche
• fonction d'exportation des contacts
• non bloquant (vous pouvez laisser la fenêtre de gestion des contacts ouverte sans être gêné pour passer sur un autre fichier Excel)
• historique des modifications (optionnel)
• API (optionnel)
• etc.

Gestion de notes

Quelques caractéristiques :

• collaboratif (et sans risque d'écrasement de données)
• gestion des accès des utilisateurs (aucun accès, accès en lecture seule, accès complet)
• nombreuses fonctions de recherche et de tri des notes
• non bloquant (vous pouvez laisser les fenêtres de notes ouvertes sans être gêné pour passer sur un autre fichier Excel)
• historique des modifications (optionnel)
• API (optionnel)

N'ayez pas peur de répondre au sondage, c'est anonyme

Bonjour Sébastien,
moi je n'ai pas de demande particulière, mais une certitude c'est que ton idée me paraît excellente, car de multiples fois, nous sommes confrontés à des utilisations avec des fichiers partagés qui posent problèmes, donc une application propre qui ferait le boulot serait parfaite à mon avis
bon dimanche
a+
Papou

Bonjour,

Pas de besoins particuliers non plus.
Dans ta liste, pour certains j'ai du mal à imaginer la plus-value de leur intégration dans excel vu qu'ils doublonnent avec de nombreux outils de collaboration.

Une idée quand même :-)
Un outil facilitant et fiabilisant la gestion des utilisateurs et de leurs droits vu que cette demande revient régulièrement (c'est peut-être ce que tu exprimais dans la dernière ?).
eric

Bonjour

Très bonne idée, personnellement je galère avec les fichier partagés et les utilisateurs ne veulent pas migrer vers 365 en mode collaboration. donc une très bonne alternative ( si elle supporte les macros et les scripts).

https://forum.excel-pratique.com/excel/consolider-deux-feuille-excel-144699

Cordialement.

Bonjour,

Merci pour vos réponses.

Le concept pour rendre l'application multi-utilisateur est d'utiliser une vraie base de données dédiée à cette application sur un serveur (via une API) au lieu des feuilles Excel (ça permet également de pouvoir effectuer certains traitements beaucoup plus rapidement).

Mais tout ceci, vous n'aurez pas besoin de vous en soucier (un peu comme sur le forum ... vous vous connectez puis vous utilisez le forum, sans chercher à comprendre comment sont stockés vos posts dans la base de données ... l'important est que ça fonctionne, que ce soit rapide et sécurisé ).

Pour vous donner un exemple concret très simple, sans accès requis et en lecture seule, c'est l'application de la liste de membres du forum qui renvoie les résultats à partir de la base de données des >50'000 membres du forum et qui peut afficher rapidement les résultats de la recherche (malgré le nombre important de membres) et fonctionne très bien qu'il y ait 1 ou 100 utilisateurs connectés à la fois.

Un outil facilitant et fiabilisant la gestion des utilisateurs et de leurs droits vu que cette demande revient régulièrement (c'est peut-être ce que tu exprimais dans la dernière ?).

L'idée est de pouvoir définir les droits pour chaque outil proposé et pour chaque utilisateur (aucun accès, accès en lecture seule, accès complet).

Ce sera également beaucoup plus fiable que les protections dans un fichier Excel puisque les droits seront vérifiés avant de renvoyer ou modifier des données (c'est un peu comme sur le forum, si vous n'avez pas le droit d'administration, vous ne pouvez pas supprimer un sujet, même si vous connaissez l'URL de suppression).

une très bonne alternative ( si elle supporte les macros et les scripts).

Ca dépend de ton objectif, mais grâce à l'API, tu pourrais par exemple récupérer ou modifier les données à partir d'un autre fichier Excel (et utiliser l'API en VBA sera relativement simple)

Cordialement,

Re Sébastien le forum

on va suivre cela avec attention, moi je suis preneur des que tu as tout mis en place

bonne soirée

Papou

Bonsoir,

J'espère avoir bien compris le projet.

Il me vient quelques questions ou remarques.

Pour que l'outil soit adapté à une entreprise particulière, il faudra qu'il soit simple d'utilisation et surtout qu'il réalise exactement les besoin de l'entreprise. Je remarque constament que l'utilisation des outils varie beaucoup d'une entreprise à l'autre (et même d'un utilisateur à l'autrr) avec des besoins très particuliers.

Il existe des applications dédiées aux entreprises, avec gestion du personnel, gestion des planning, syntheses, etc. Est-ce mieux de passer par excel ? (Pour moi oui, car le langage VBA et l'outil Excel sont très répandus et bien connus des utilisateurs, contrairement à d'autres trucs).

Si c'est à but professionnel, il devrait y avoir une sécurité pour éviter de voler le code et l'outil en général.

Perso, moi qui ne m'y connait pas bien, en une heure j'ouvre un document protégé et j'accède au code. Excel est-il sécurisé ?

Mais vue que vous parlez aussi d'API... peut être que tout ça est différent...

En tour cas, l'idée est très intéressante !

Bonne soirée.

Bonjour,

Merci pour ton avis.

Est-ce mieux de passer par excel ?

Oui et non, il y a des avantages et des inconvénients.

Mais l'un n'empêche pas forcément l'autre ... Si l'application rencontrait un réel succès, il serait techniquement tout à fait possible d'aller plus loin et de rendre accessible certains outils (ou certaines données) depuis un navigateur (comme un site Web)

Le Drosophile a écrit :

Si c'est à but professionnel, il devrait y avoir une sécurité pour éviter de voler le code et l'outil en général.

Perso, moi qui ne m'y connait pas bien, en une heure j'ouvre un document protégé et j'accède au code. Excel est-il sécurisé ?

Mais vue que vous parlez aussi d'API... peut être que tout ça est différent...

Le code VBA sera obfusqué, mais pour ce projet, la vrai sécurité ce sera l'utilisation d'une API (même si quelqu'un s'amuse à bidouiller le code VBA malgré l'obfuscation, ça ne posera aucun problème de sécurité).

Pour mieux comprendre en quoi l'API est une sécurité, imagine par exemple qu'il y ait un outil pour gérer des contacts et que tu souhaites ajouter un nouveau contact :

• tu vas donc remplir le formulaire d'ajout dans Excel et cliquer sur Ajouter
• l'ensemble des données du formulaire sera ensuite envoyé à l'API (sur le serveur)
• l'API va vérifier :
  • si tes données de connexion sont valides (entrées à l'ouverture du fichier, même principe que pour se connecter au forum)
  • si tu as le droit d'ajouter un contact
  • si les données envoyées sont valides et complètes
• et enfin, si tout est correct, l'API va enregistrer les données sur le serveur

Donc pas de problème de sécurité car à la moindre erreur, l'API ne traitera pas la demande.

Cordialement,

Bonjour,

Au boulot nous avons des fichiers partagés ...excel ca marche trés bien mais je suis sur qu'ils y 'a des milliers de fonctionnalités qui peuvent nous facilité le travail et dont on ignore l’utilisation.

Bonjour Sébastien et à tous,

Travailler à distance, sur plusieurs sites, avec plusieurs collaborateurs et en MEME TEMPS, oui cela existe (Pour les entreprises et j'ai hâte que cela se fasse au niveau des particuliers). En retraite depuis peu, j'ai bien travaillé dans cet environnement avec Microsoft Teams.

Impressionnant de voir une fichier Excel vivre avec tous les collaborateur qui y travaillent instantanément... Il y a des puces nominatives (Initiale NOM Prénoms) qui bougent dans tous les sens et renseignent le fichier instantanément. Les programmations VBA ne fonctionnent pas en ligne mais elles fonctionnement en mode" bureau" et le fichier est mis à jour à la fermeture et cela ne créer pas de conflit comme avec BOX (si tu connais box ).

Par contre avec Microsoft Teams il n'y a pas de versioning...comme avec BOX.. un peu dangereux

Très intéressant le sujet

Amicalement

Bonjour à tous,

Je ne connaissais pas BOX mais ça semble bien différent de mon projet

Le concept ici n'est pas de partager un fichier Excel entre plusieurs utilisateurs mais de proposer différents outils dont les données sont partagées ... Sinon ce serait effectivement vite problématique pour le versioning et les utilisateurs n'auraient pas accès tout de suite aux dernières données (pour prendre un exemple avec le forum, si tu cliques sur le forum Excel - VBA, tu as accès à tous les derniers sujets immédiatement, comme ce sera également le cas pour ce projet).

J'ai démarré le développement d'un premier outil assez simple en terme de fonctionnalités (un bloc-notes partagé où il est possible de créer autant de feuilles que nécessaire, avec différentes fonctions de tri, etc) ... Je posterai un aperçu de ce premier outil quand ce sera fonctionnel pour avoir un aperçu plus visuel du partage de données

Cordialement,

Bonjour à tous,

Le projet avance à grands pas et le tout premier outil collaboratif de l'application est presque terminé

Voici donc quelques nouvelles informations à propos de l'application ...

Outils

Après le "bloc-notes" collaboratif, le second outil de l'application devrait être dédié à la gestion de contacts (et bien d'autres outils encore suivront).

Compte administrateur

Pour utiliser cette application, il faudra commencer par créer un compte administrateur sur le site Web de l'application.

A partir de ce compte, l'administrateur pourra :

• Ajouter, modifier ou supprimer des utilisateurs
• Choisir quels outils collaboratifs il souhaite utiliser (seuls les outils sélectionnés seront affichés dans l'application Excel)
• Définir les droits de chaque utilisateur et pour chaque outil sélectionné (aucun accès, accès en lecture seule, accès complet)

Plusieurs fois un même outil

A partir de la page de sélection des outils, il sera possible pour l'administrateur de sélectionner plusieurs fois un même outil.

Cela permet de séparer les données mais également de pouvoir définir des droits d'accès différents pour chacun des outils

Pratique

Je fais mon maximum pour rendre ces outils aussi pratiques que possible

Par exemple :

• en rendant les fenêtres des outils non "bloquantes" (pour pouvoir passer par exemple sur un autre fichier Excel sans être gêné)
• en permettant d'ouvrir plusieurs outils à la fois (par exemple, pour avoir le bloc-notes ouvert tout en ayant la fenêtre des contacts ouverte)
• en permettant d'ouvrir plusieurs fois la même fenêtre (par exemple, pour ouvrir plusieurs pages de notes différentes à la fois)
• en les rendant très rapides (un peu comme sur le forum, il y a beau y avoir plus de 880'000 posts, ce post-ci ce sera pourtant affiché très rapidement malgré le volume important de données)
• etc.

Autres infos

J'ai l’habitude de nommer mes applications "XXX-Pratique" mais celle-ci qui est quand même très particulière (et un palier au-dessus de toutes mes autres applications) aura droit à un nom qui lui est propre : Jestyc (tout de même inspiré de "Gestion-Pratique").

Cette application collaborative est destinée à un usage professionnel et sera payante (en fonction du nombre d'utilisateurs). Une option gratuite limitée (en terme de fonctionnalités, non limitée dans le temps) sera probablement disponible.

Le nombre d'outils proposés à moyen/long terme dépendra donc beaucoup du succès (ou non) de l'application.

Si l'application devait connaître un réel succès, cela pourrait rendre possible également d'autres développements tels que la création d'une version Web des outils (pour y accéder depuis un navigateur, par exemple en déplacement, ou lorsqu'Excel n'est pas installé sur le poste, ou encore pour les utilisateurs de Mac/Linux).

Et si le succès dépassait l'entendement (sait-on jamais ), une version mobile de ces outils deviendrait même envisageable (je sais que c'est techniquement possible mais ne comptez quand même pas trop là-dessus maintenant ).

En attendant, pour garder un oeil sur le projet (ou pour me faire plaisir ), vous pouvez vous abonner aux jeunes pages Facebook et/ou Twitter de l'application.

Cordialement,

Historique des modifications

Une autre fonctionnalité que je vais essayer de mettre en place sur tous les futurs outils est l'historique des modifications de chaque outil.

Cette fonctionnalité sera accessible uniquement à l'administrateur du compte et celui-ci pourra voir (sous forme de journal) qui a ajouté/modifié/supprimé quoi/quand et récupérer en cas de besoin des données qui auraient été supprimées accidentellement.

Il lui sera même possible de voir un avant/après des champs modifiés

Et pour repérer plus facilement les modifications dans les champs avec un contenu important, j'ai pensé qu'une fonction de comparaison de données serait intéressante ...

Plus concrètement, voici un exemple d'avant/après d'une modification qui sera accessible dans l'historique :

L'exemple ici est avec le bloc-notes collaboratif, après une modification du titre et du contenu de la note (le contenu est un code VBA dans cet exemple mais il aurait très bien pu être un simple texte).

En mettant en place cette fonctionnalité de comparaison de code, je me suis dit que ça intéresserait probablement certains membres et je suis donc en train de préparer une version pour le site que je vais très bientôt ajouter dans les utilitaires

EDIT : l'utilitaire de comparaison est en ligne -> https://www.excel-pratique.com/fr/utilitaires/comparer-code

Bonjour à tous,

Pour que vous puissiez mieux comprendre mon concept d'application Excel collaborative, je vous ai préparé une vidéo avec le tout premier outil de l'application : le bloc-notes collaboratif

Dans cette vidéo, j'ai essayé de vous montrer bon nombre d'éléments, notamment :

• l'ajout d'un outil
• l'ajout d'utilisateurs
• la gestion des droits des utilisateurs
• un bref aperçu de l'outil de notes
• un aperçu de l'outil avec 2 utilisateurs (sur le même poste pour des raisons pratiques, mais il aurait très bien pu y avoir 100 utilisateurs dispatchés sur des lieux différents, le fonctionnement reste le même)
• un aperçu de la gestion de l'écrasement de données et comment l'éviter

La vidéo :

Cordialement,

Bonjour Sebastien,

Je n'en aurais pas l'usage mais je te fais part de mes remarques.
Je verrais bien une case à cocher Alerte par bloc-note.
Si cochée on serait averti du nombre de nouvelles notes et celui des notes modifiées à l'ouverture du ou des bloc-notes choisis, et pourquoi pas au fil de l'eau dans une 2nde option.

Dans le même ordre d'idée il serait plus prudent aussi d'être averti en cours d'édition ou au minimum à l'enregistrement, si ce qu'on pense enregistrer ne le sera pas suite à une modif d'un tiers qu'on ne voit qu'après (si on pense à contrôler).

En tout cas ça parait bien propre.
Bonne idée et bon courage pour la suite :-)

Eric

Bonjour Eric,

Merci pour ton retour.

Dans le même ordre d'idée il serait plus prudent aussi d'être averti en cours d'édition ou au minimum à l'enregistrement, si ce qu'on pense enregistrer ne le sera pas suite à une modif d'un tiers qu'on ne voit qu'après (si on pense à contrôler).

Je vais ajouter un test lors de l'enregistrement, c'est effectivement plus prudent

Cordialement,

Bonjour à tous,

Le second outil collaboratif de l'application est actuellement en cours de développement ...

Il s'agira d'un outil de gestion de contacts assez similaire à Contacts-Pratique en terme d'apparence et de fonctionnalités, avec toutefois quelques améliorations prévues telles que :

• bien sûr, l'aspect collaboratif (comme sur la vidéo des notes mais cette fois-ci pour les contacts)
• la possibilité de renommer chaque champ (pour s'adapter au mieux à chaque type d'activité)
• la possibilité de choisir les champs affichés dans la zone de liste (et donc les champs de recherche juste au-dessus)
• et en principe aussi une option pour importer des contacts en masse

Cordialement,

Bonjour à tous,

Le développement du second outil a bien avancé

En plus de la gestion des contacts collaborative, il sera possible de :

• renommer chacun des 30 champs pour s'adapter à chaque activité
• à l'exception du champ "Groupe" (qui est une liste déroulante), choisir quels sont les 5 autres champs qui seront affichés dans la liste des résultats (et donc effectuer les recherches dans les champs choisis)
• effectuer des recherches dans autant de champs à la fois que nécessaire (recherches à partir de 1 caractère, de type Like "*x*")
• faire une recherche spéciale en incluant un 7^e champ dans la recherche (qui peut être n'importe lequel des 30 champs)
• trier les résultats en fonction de l'un des 6 champs ou des dates d'ajout/de modification
• exporter les résultats de la recherche dans un nouveau classeur Excel

Il sera également possible à l'administrateur du compte d'importer des contacts en masse depuis son compte

La gestion de l'écrasement de données a été améliorée (également dans le précédent outil) et le risque d'écrasement de données est désormais écarté

Dans le cas où 2 utilisateurs venaient à modifier le même champ du même contact au même moment, le second utilisateur en sera informé et aura la possibilité d'afficher les modifications dans une nouvelle fenêtre avant d'enregistrer ses modifications.

Cordialement,

Bonjour Sébastien,

Ce nouvel outil est pile poil ce que je recherche !

J'avais déjà vu l'appli Contact-pratique mais il manquait pour moi la possibilité de modifier les champs afin de les faire correspondre à mon activité et surtout la possibilité de travail collaboratif.

As tu déjà une idée du coût de cet appli ? penses tu la commercialiser sous forme de pack complet avec tous les outils ou bien l'achat pourra se faire à la carte ?

Une idée du délais de commercialisation ?

Merci !!