Relevé horaire des salariés

Bonjour,

Je cherche un moyen pratique (dont je puisse traité les données récupérées) de gérer les relevés horaires des salariés (environ 30 salariés).

Actuellement, j'ai un formulaire d'un logiciel lambda qui équivaut pour moi à avoir une feuille de papier : je ne peux pas interroger les relevés horaires de chaque salariés pour savoir qui a travaillé les dimanches et jours fériés, qui était en congés, etc... Je suis obligé de tout re saisir dans des tableaux.

Je commence à prendre connaissance des outils google : je découvre les formulaires via la création d'un sondage pour une asso, je découvre google sheets et sa fonction query qui permet des requêtes... Et là, je me dis que ça commence à être super intéressant.

Sauf que non, après quelques recherches et petits tests, ce n'est pas encore assez abouti au niveau du formulaire, ou je n'ai pas les compétences pour... Mais vous allez peut-être pouvoir m'éclairer ? :)

Voici grosso modo ce que devrait rentrer les salariés pour les 52 semaine de l'année :

releve horaire

Ou le lien google : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1pkjdiAHW0Ghocp1tYwF492s38Wsa5i-n8pLIDlBZKNo/edit?usp=sharing

Donc en google forms, ca serait super pénible : Il faudrait une question réponse courte pour chaque date, chaque début / interruption / reprise / fin... et répété pour chaque jour de la semaine... Bref, ce n'est pas du tout ergonomique. C'est con, parce que sinon, je pense que les données reçu ensuite dans google sheets aurait été exploitables. Voici l'exemple de formulaire que j'ai commencé (me suis arrêté au mercredi tellement c'est chiant) :

https://docs.google.com/forms/d/1lWItqIM6wjKOTqQOZ6gJEo64Jqo4VILZXcAqAfUA9Fs/edit?usp=sharing

Bref, mon but à a moi, c'est de pouvoir interroger les horaires des salariés et de pouvoir récupérer de manière automatique, sur une période donnée, par salariés, combien d'heures ont été réalisées, heures de dimanches travaillées, congés etc...

Auriez vous des pistes à m'indiquer? Est ce que je suis passé à coté de quelque chose?

J'espérais qu'on puisse créer des google forms à son envie, comme on créerait un user form en VBA, mais visiblement, ce n'est pas le cas.

La fonction importrange sur 52 relevés horaire multiplier par 30 salariés, je pense que ça va être trop galère à gérer... Sans oublié qu'il faut que du coté des salariés, ça soit simple à manipuler.

Bonjour,

je vous propose une version un peu brouillon (au niveau du code) cela peut-être une piste, si c'est le cas nous pourrons travailler sur une version plus en adéquation à vos besoins ;)

EDIT : il est for possible qu'il y ai une erreur au moment de l'ouverture. Pour corriger le problème :

bug

Bonjour à tous,

GGautier, comment fais-tu pour intégrer les vidéos ? Il y a une limite au niveau de la taille pour l'insérer ici ?

Bonjour,

Merci beaucoup de vous intéresser à mon sujet.

J'espère que vous aviez déja cette application sous le coude et que vous n'avez pas fait ça rien que pour moi, sinon, je m'en voudrais un peu.

En regardant votre code, je mesure combien j'ai de progrès à faire en VBA...

Concernant la saisie, je pférère une saisie à la semaine et non à la journée. L'horaire de la semaine doit ensuite être validé et voire modifié par un cadre.

Le format d'export me semble tout à fait exploitable par la suite bien que là, j'ai l'impression qu'il y ai un problème de format.

Mais je ne comprends pas bien ensuite comment les données de l'ensemble des salariés peuvent être récupérées sur 3-4 postes avec des droits "administrateurs" pour traiter ces données.

C'est pour ca que le coté google forms me semblait pratique.

Pour essayer d'être plus clair et plus complet sur le fonctionnement de notre boite :

Chaque salarié a son pc (parfois 3-4 utilisateur sur un pc commun). Chaque salarié doit rentrer ses horaires sur son pc à la semaine.

Les cadres doivent pouvoir controler, modifier, valider les horaires à partir de leur pc. Une fois les horaires validés, ils ne peuvent plus être modifiés par le salarié.

Les cadres doivent pouvoir récupérer l'ensemble des données des salariés pour traiter les éléments de paies :

- période de congés entre 2 dates

- heures travaillées les dimanches et jours fériés entre 2 dates

- heures travaillées le 1er mai

Et a partir de ces données, je dois sortir une fiche annexe par salariés qui dit combien d'heures ont été travaillées depuis le 1er janvier, nombre de congés pris, congés restants à prendre, heures en trop ou en moins, heures restantes à faire.

Normalement, une fois que j'ai l'export sur mon pc, je pense que je suis capable de me démerder pour traiter les infos dont j'ai besoin.

Mais en VBA, récupérer l'export me semble compliqué : nous n'avons pas de serveur.

Bonjour JoyeuxNoel ,pour les "vidéos" qui sont en réalité des .GIF j'utilise licecap et oui il y a une limite de taille mais je ne sais plus de combien...

Ah d'accord, je pensais que c'était qu'une seul personne qui gérer les horaires. Dans ton cas c'est bien évidement possible d'adapter. Je pense à la création de compte d'utilisateurs avec différents type de droits et selon les droits les actions sont limitées.

Oui c'etait déjà un projet que j'avais fait ;) et il ne faut pas se fier au code car c'est un peut le bordel et certains bout de code ne sont pas à moi (par ce que je ne l'ai comprend même pas)

Donc nous concernant, la première étape va être de créer une base pour gérer les horaires en fonction des salariés. Je vais faire quelque chose et revient plus tard :)

Est ce l'entreprise tourne en 3x8 ? pour savoir si l'heure de fin n'est pas du même jour que la date et heure de début.

Non, pas de 3x8, mais des horaires divers et variés et également de nuit du genre 22h00 - 8h00.

Nous sommes établissement du secteur médico social, ouvert 24/24 et 365/365

Merci pour la réponse GGAUTIER, je vais me pencher dessus :)

Bonjour tout le monde !

Je débarque sur le sujet, mais je pense que le Google Forms n'est pas à jeter à la poubelle, plutôt à revoir un peu...
Plutôt que de saisir une date de début de semaine puis 4 infos par jour de la semaine (début - interruption - reprise - fin), autant juste saisir la date du jour et les 4 infos. Ce sera d'ailleurs nettement plus simple à analyser par la suite en terme de base de données créée.

Plutôt que de saisir le nom prénom (avec risque d'erreur), tu peux directement collecter l'adresse mail du répondant.

Exemple :

illu forms

Bonjour Pedro,

Je suis tout à fait d'accord avec toi sur le principe.

C'est juste que du "jour par jour", ce n'est pas très visuel par la suite.

Mais bon, sans doute qu'ensuite on peut "recompiler" les données par salariés pour avoir la visibilité sur une semaine complète... Et reste à voir la validation par les cadres. Et dans l'idéal, il faudrait que les salariés puisse revoir leurs horaires validés.

Je vais pousser les tests de ce coté la.

Il est vrai que je ne me suis pas penché sur le sujet du Google Forms (je ne maîtrise absolument cette méthode et comment exploiter le retour) donc à creuser avec des experts, je reste cependant un background du fil pour en apprendre si tu fais le choix de poursuivre dans cette direction ;)

Bonjour Pedro,

Je suis tout à fait d'accord avec toi sur le principe.

C'est juste que du "jour par jour", ce n'est pas très visuel par la suite.

Mais bon, sans doute qu'ensuite on peut "recompiler" les données par salariés pour avoir la visibilité sur une semaine complète... Et reste à voir la validation par les cadres. Et dans l'idéal, il faudrait que les salariés puisse revoir leurs horaires validés.

Je vais pousser les tests de ce coté la.

Un tableau croisé dynamique et tu retrouves un affichage par jour de la semaine et par salarié...

Merci pour les pistes.

Je creuse ca quand j'ai un moment et je viens vous redire.

Je débute complètement sur les outils google, mais on sent que y a du potentiel !

Bon, je viens de refaire quelques tests avec google forms...

Suis plutot mitigé...

J'ai testé avec une section par jour afin qu'on rentre qu'une seule date du lundi et qu'on saisissent ensuite la semaine complète. Ca évite de saisir la date à chaque fois.

- Il n'y a pas de contrôle des doublons, donc quelqu'un pourrait remplir plusieurs fois la même semaine.

- Saisir en questionnaire comme ça, à un moment, on ne fait plus trop gaffe, on ne sait plus si on saisit une heure de début ou de fin de boulot...

- Soit on laisse l'autorisation de corriger tout le temps ses réponses, soit jamais. Moi, j'aimerais que ca soit jusqu'à une validation.

- Justement pas de validation possible qui bloque l'horaire une fois pour toute.

J'imagine qu'avec des fonctions tel que importrange, on pourrait faire par salarié des fichiers récapitulatifs des horaires, mais pffff bonjour les manipulations et l'entretien de tout ca... Comment renvoyer à chaque salarié son relevé horaire sans le faire à la main en lui partageant un fichier google drive?

Dans ma réflexion actuel, le google sheets des réponses serait un fichier tampon, parce que sinon, ca serait imbuvable à traiter pour les cadres.

Les cadres aurait un import de ce fichier trié par salarié (un salarié par feuille par exemple), par date, et par service (pas le meme cadre par service). Il aurait une case à cocher pour valider la semaine.

Ensuite, il faudrait un export des horaires validés. Un fichier par adresse mail.et que ce fichier soit la consultable par le salarié en question et les cadres...

Du coup je te propose quelque chose, si la trame te convient je perfectionnerais "le truc" et rajouterais les options qui t’intéresse comme par exemple le calcul du temps de travail.

105temps.xlsm (33.84 Ko)

Tu trouveras les différentes méthodes d'accès sur l'onglet "USER"

Le Userform est construit ainsi :

1° : En premier lieux tu as l'interface utilisateur pour que les salariés renseignent leurs horaires.

2° : Tu rentre le code administrateur en bas de l'interface et là apparaît des options spécifiques.

@GGautier :

Y a une interface qui est perfectible, mais ok, on a le début d'une idée d'interface et de gestion. Mais en VBA, ce qui manque, c'est la gestion multi pc, non? T'as une idée pour ça?

Le fichier peut être partagé donc ouvert par plusieurs utilisateurs en même temps ;)

Je te propose une version légèrement améliorée avec en plus d'un filtre entre 2 dates, filtrer des jours de la semaine. Il faut encore ajouter un filtre avancé pour filtrer avec les jours féries.

93temps.xlsm (40.56 Ko)

Concernant le fait que le fichier peut être multi utilisateur en même temps. Ca veut donc dire que le fichier est installé sur un serveur ou sur une solution cloud.

Dans ce cas là, pourquoi se prendre la tête avec une interface user form?

Un tableau un peu amélioré comme je propose dans mon 1er post, une macro qui permet de valider l'horaire sur une case à cocher (qui est accessible uniquement aux cadre logués) et qui verrouille le tableau de semaine. On prend un autre fichier qui va récupérer les données de chaque salariés pour faire une base de données horaire.

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