Création d'un fichier pour éditer des devis et des factures

Question

Bonjour tout le monde, j'ai une petite entreprise dans la serrurerie métallerie où je travaille seul, je n'ai donc pas les moyens d'acheter un logiciel de facturation efficace (j'ai testé pas mal de logiciels gratuits mais aucun ne correspond à mes critères) c'est pourquoi je me tourne vers excel afin de faire un programme qui me convient.

Je suis débutant sur excel, c'est pourquoi je viens demander un peu d'aide afin de débloquer ma situation.

J'ai récupéré un fichier excel sur ce même forum qui était déjà bien réalisé, cependant j'aurais aimé le modifier pour que ce fichier réponde à mes critères.

Donc voici ce que je souhaiterais faire avec ce fichier excel :

- Avoir une section chiffrage dans laquelle je pourrais insérer toutes les pièces nécessaires à l'assemblage d'un projet dans différentes catégories qui seraient : * La fabrication (va contenir la main d'oeuvre, le coût de la soudure, la matière première, les accessoires...)

* La pose (va contenir de la main d'oeuvre, un déplacement, des vis de fixations...)

La section chiffrage devra comporter dans l'idéal également la marge réalisée

- La section devis dans laquelle il n’apparaît que les grandes catégories (par exemple la catégorie fabrication et la pose) avec le montant total de cette catégorie sans les détails de fabrication et le temps compté pour la main d'oeuvre etc. Avec également des boutons afin d'enregistrer le documents en PDF, pour imprimer etc (j'ai essayé de refaire ces boutons avec un copié collé du code VBA de la page chiffrage mais cela n'a pas été très concluant... )

- La section facture qui reprend les même lignes que le devis. Avec également des boutons afin d'enregistrer le documents en PDF, pour imprimer etc.

- La section base qui contient toutes les références que je serais éventuellement amené à utiliser. Dans cette section j'aimerais, si c'est possible de le réaliser, avoir les grandes catégories (Tubes carré ; Tube rectangle...) dans une liste déroulante et que lorsque je clique sur la catégorie qui m'intéresse cela affiche toutes les références incluses dans cette catégorie

J'aimerais aussi pouvoir transformer, en cliquant sur un bouton, pouvoir transformer un chiffrage en devis et un devis en facture.

Je joins en pièce jointe le fichier sur lequel je travaille actuellement (je rappelle que j'ai récupéré ce fichier sur ce forum, j'ai simplement modifié le nom et modifié quelques petites choses qui m'ont donné beaucoup de fil à retordre , je n'ai donc aucun mérite sur ce fichier).

428chiffrage-devis-facture.xlsm (102.92 Ko)

Pouvez vous, s'il vous plaît, me donner un coup de main dans la création de ce fichier ?

Merci

Mathieu

galopin01 · Answer

Rude projet ! Déjà si tu commences avec une base découpées en plusieurs strates et avec des lignes vides tu te mets déjà un sacré boulet aux pieds dès le départ. Tu as la chance d'avoir des références suffisamment explicites pour identifier tes produits à coup sûr : Ne cherche pas à réinventer la roue ! Une base est une base : pas de lignes vides et pas besoin de multiplier les tableaux selon le type de produits... Les colonnes E, F et G dans cette même base sont sans intérêt. D'autant que ces données peuvent aisément être calculées au moment du chiffrage. La colonne A est inappropriée : Le code (iD) ne doit pas être lié à la ligne de plus dans une base il est inutile de prévoir des lignes à l'avance (surtout dans la mesure ou tu utilises des tableaux structurés : Il s'étendent automatiquement selon ton besoin.) Pour bien faire la base de données client devrait avoir une première colonne Code (iD). C'est une recommandation communément admises pour la constitution d'une base de donnée quelconque. En résumé : La programmation est une affaire de spécialiste. Vouloir adapter les outils à tes désirs ne fait généralement pas partie des pratiques usuelles. C'est même en général exactement l'inverse qui se passe. En principe c'est l'utilisateur final qui doit s'adapter à la démarche informatique... Gestion d'une base de donnée clients Gestion d'une base de donnée produites Chiffrage, Devis, Facturation... ... Sont des exercices compliqués et (très, très) chronovores ! Je suis très sceptique sur la possibilité de mener de front la conduite d'une entreprise et la réalisation d'un projet informatique de cette envergure. Surtout si tu es tout seul . Cordialement...

galopin01 · Answer

Ca me gêne un peu de te répondre un peu n'importe quoi juste avec ma boule de cristal ! En fait ça serait bien que j'ai la totalité de ton fichier pour en apprécier toutes les subtilités. Donc ça serait bien (surtout si on doit continuer à faire un bout de chemin ensemble) que tu me donnes via la messagerie une version non édulcorée de cette base... Pour répondre quand même à ta demande, je vais d'abord t'expliquer pourquoi "ça me me gêne un peu" : En fait je me rend bien compte que ce que je te suggère va détruire ce bel ordonnancement actuel qui est sans doute bien pratique en l'état actuel de tes habitudes de travail. L'informaticien lui s'en fout : il dispose de suffisamment d'outils pour contourner le problème. L'ami qui écrit ces lignes, se dit qu'il va foutre un bordel incommensurable dans ton cirque ! Mébon... Si tu veux tester ma pensée sur une copie de ton classeur original... 1 Détruire les tableaux structurés : Dans le ruban Outils de tableau &gt; Convertir en plage 2 Supprimer les lignes 1, 104, 105, 106, 262, 263, 264 et similaires 3 Supprimer les colonnes A, E, F, G, 4 Sélectionner toutes les données colonnes A, B, C, Enlever toute trace de formatage (couleur, quadrillage) Dans le ruban Données cliquer supprimer les doublons (dans la boite de dialogues cocher colonne A) Les lignes vides sont maintenant supprimées sauf la première que tu supprimeras manuellement. Insérer une nouvelle colonne A Que tu nommeras "iDP" dans les 2 premières cellules tu mets 1, 2 puis dans la boite de dialogue format tu choisis "personnalisé" avec le format "\P0000" ce qui me semble largement suffisant. J'utilise la lettre P mais n'importe laquelle peut convenir (sauf le C que je réserverai à la base de donnée Clients) Ensuite tu utilise la poignée de recopie incrémenté pour étendre la numérotation jusqu'à la dernière ligne non vide. En utilisant ce format la colonne contient en fait des nombres et affiche en réalité P0001, P0002 ... ce qui est très pratique à l'usage... Eventuellement tu pourrais insérer (enfin moi je le ferai...) une colonne B qui te permettrai de filtrer commodément ton tableau : 1 = Tube Carré 2 = Tube Rond 3 = Tube Rect 4, 5... quelques autres grands groupes faisant l'objets d'une sous rubrique dans le chiffrage... Cette colonne permettrai en outre de constituer facilement des listes de produits ou de références similaires... YAPUKA retransformer ton tableau en... tableau structuré que tu renommeras TNom (abréviation pour TNomenclature...) Tu peux faire la même chose dans ta BD Client (Insérer une colonne "iDC") et la numéroter avec le format personnalisé "\C0000" et tu renommeras le Tableau structuré "TCli" (... !) In fine ça devrai te donner queque chose comme dans mon fichier. Je n'ai pas réfléchi au passage d'un formulaire à l'autre : La suppression des colonnes E, F, G dans la base implique d'avoir une réflexion sur la manière d'établir le chiffrage : A partir d'une iDN la feuille doit être capable de renvoyer par RECHERCHEV les éléments de chiffrage (avec probablement une partie calcul (marge, TVA...) dans la zone des colonnes J,K,L... pour affichage dans le document proprement dit (voir pièce jointe...) Bon j'ai pas tout finalisé hein... Ya des tas de trucs à réfléchir : A priori pour moi Pose, Main d'oeuvre ne justifient pas une feuille supplémentaire ça peut tout entrer dans la Base. Mébon c'est à voir... Si c'est vraiment indispensable on peut effectivement envisager une feuille de paramètres mais là ça me parait un peu... capillo tracté ! Nota : Si les cellules fusionnées n'existaient pas il faudrait les inventer hein ! En règle générale le programmeur les bannit... Quand on fait des formulaires type Chiffrage, Devis... il est préférable d'avoir de toutes petites cellules comme dans la feuille DEVIS ou je n'ai fait que quelques colonnes mébon ... Voir aussi le code dans la feuille Chiffrage. A+...

galopin01 · Answer

Euh... YAPAKE le DoubleClic dans Excel, il y a aussi des tas d'autres possibilités... Je pense en particulier aux boutons ou aux formes qui sont bien plus pratiques à programmer et à utiliser...

Il reste à déterminer ou on les dispose. (Dans quelle feuille et à quel emplacement ?

Dans une base de donnée l'emplacement idéal pour ces boutons c'est la première ligne : Pour peu qu'elle soit suffisamment haute tu peux facilement y loger une douzaine de boutons... Personnellement je n'utilise presque jamais le DoubleClic que je trouve un peu lourd à programmer et à utiliser. Mébon... Chacun peut bien faire comme il aime ! La meilleure manière de faire est toujours celle qu'on maîtrise le mieux !

Pour l'instant je laisse un peu en suspend cette question. Je pense être en mesure de te faire une proposition pratique ce soir : Pour le moment j'ai d'autres priorités domestiques...

Il en va de même pour compléter ta Base : Je ne t'avais pas encore vraiment répondu sur ce sujet, mais à priori de telles bases de Données ne sont pas forcément destinées à être connues de l'utilisateur : Il faut envisager de créer un UserForm un peu comme tu as fait pour ta base de clients. et c'est lui qui se chargera d'incrémenter un nouveau N° iDP.

On verra ça tout à l'heure...

A+

galopin01 · Answer

Désolé je n'ai pas été disponible hier. Je ne suis pas persuadé que la conception d'un USerForm soit prioritaire pour le moment... Voir aussi mon message en MP. A+...