Génération automatique d'un document depuis des données saisies

Question

Je viens vers vous car je suis vraiment bloqué sur un projet de planning de roulement que je suis en train de réaliser pour une résidence de personnes âgées. Ce planning (en PJ) permettra de générer pour chaque roulement (4x7jours) un planning opérationnel par intervenant en récupérant les données depuis la feuille planning du classeur. Je vous explique rapidement le fonctionnement . Paramètres En retrouve pour les paramètres : la feuille codes abs qui contient tous les codes d’absences. La feuille Horaires n’est pas vraiment utilisée pour l’instant sauf pour le nombre d’heures max par jour, par la suite on gérera les horaires de l’établissement et les heures de nuit. La feuille Personnel , liste tous les métiers de la résidence ainsi que le nom de chaque personnel rattaché au métier. Le premier tableau me permet de séparer les noms des prénoms et faire une concaténation. Le 2ème récupère la liste des noms concaténés par métiers. (il y a sûrement un doublon là avec le tableau précédent...) En dessous, il y aura la liste des remplaçants, qui reprend en fait tous les salarié(e)s quel que soit le métier dans une seule colonne. Ce que je recherche à faire Revoir le système de cette feuille pour permettre à un utilisateur lambda de rajouter facilement un métier et/ou un salarié(e) sans casser le lien avec les menus déroulants dans la feuille personnel permettant de sélectionner un titulaire en fonction du métier. Planning Théorique C'est le cœur du système. On rajoute une date de début de vacation et automatiquement on a la date de fin, le nom du mois en cours et les en-têtes du planning qui se mettent à jour. On clique sur Ajoutez un titulaire ou un remplaçant et on remplit son planning de roulement. On saisit dans le menu déroulant le métier, puis le nom du salarié rattaché au métier et on remplit les heures prévues et/ou le code absence s’il est absent. S’il est absent, on rajoute un bloc remplaçant et on sélectionne son nom dans le menu déroulant, puis on saisit son planning. A la fin de chaque ligne, il y a un tableau qui calcul le total des heures par semaine et par cycle. Ce planning sera imprimer au format A3. Feuille d’émargement Il s’agit du planning opérationnel de chaque intervenant(e). On doit se servir du gabarit visible dans la feuille planning.sal pour la génération automatique des plannings pour chaque intervenant (titulaires, remplaçants, etc…) Ce que je recherche à faire Mettre en place un bouton (macro) dans la feuille personnel pour permettre la génération automatique de feuille d’émargement pour chaque intervenant en .docx et/ou .pdf (si possible) avec le nommage suivant : Planning-nom-prenom-poste-année-mois-jour.docx dans un dossier PLANNINGS-OP-ANNEE-MOIS-JOUR qui sera lui aussi créé automatiquement et où année, mois et jour sont récupérés du planning théorique. Les données à récupérer dans la feuille personnel pour le gabarit sont : Le nom complet du salarié, la date de début et fin de vacation, les horaires des plages 1,2 et 3, le code absence si absence, le nombre d’heure prévues (total des heures de la journée) Exemple de l’arborescence souhaité planning.xlsm PLANNINGS-OP-ANNEE-MOIS-JOUR (dossier) -Planning-nom-prenom-poste-année-mois-jour.docx -Planning-nom-prenom-poste-année-mois-jour.pdf Les plannings seront imprimés au format A4. Je suis désolé si mon texte est long, mais je voulais vous donner tous les éléments. Merci par avance pour votre retour. Amicalement, Binaire 01...

MFerrand · Answer

Une petite contribution, embryonnaire par rapport à l'ensemble de ton projet, recomposition de la feuille Personnel. Les modifications apportées à la ListeCDI sont répercutées dans les listes par Métiers. Je ne m'étends pas pour l'instant sur les détails ou le code. A toi d'étudier et voir si cela va dans le sens que tu souhaites. J'ai laissé de côté les Remplaçants, car ce n'était pas clair à leur propos, et leur utilisation dans planning n'est pas claire, mais cela pourra se compléter. Pour les autres questions, je les ai laissées de côté pour le moment. Je pourrais évidemment regarder si je suis amené à d'autres contributions. De ce que j'ai vu d'autres, l'utilisation de planning est à préciser de façon détaillée... Le code (enregistré) ne mérite pas d'être conservé, j'ai donc supprimé les 5 modules standard. Je considère comme pré-requis pour envisager la suite : un seul module Standard pour le code qui relève de ce type de Module (et pas d'ajout de module tant que ce n'est pas justifié par la nature du code...) oublier l'enregistreur et à la place penser ! définir les opérations à réaliser pour les traduire en code, sans Select ni Activate ni Selection, en qualifiant les expressions devant renvoyer des objets, et en évitant le copier-coller tant que l'on peut faire autrement (et l'on peut faire autrement presque toujours !) Cordialement...

MFerrand · Answer

Ce que j'ai fait se limite à la feuille Personnel : que l'on puisse modifier la liste, ajouter des personnes, et que cela se répercute dans les listes par métiers. La macro qui assure la mise à jour est une évènementielle Change (dans le module de la feuille). J'ai redécliné tes tableaux d'origine en 3 tableaux Excel, mais en mixant avec des noms de plage de façon que tu retrouves à cet égard la situation que tu me semblais viser... Les écarts avec ce que tu peux souhaiter devraient se situer au niveau Remplaçants (je n'ai pas vu comment ils devaient être définis) et en rapport avec l'utilisation à en faire sur planning, comme je l'ai indiqué. Ce qui se passe sur cette feuille Personnel consiste simplement à la tenir à jour et faire en sorte que soient définies les listes dont on a besoin ailleurs. La question essentielle qui va conditionner le reste est donc la façon dont tu entends constituer et utiliser le planning. L'important est de définir ce qu'on doit y faire et ce qui doit en résulter selon ce qu'on y fait. Un fois que l'on voit bien se qui doit se passer (et sans oublier ce qui ne soit pas se passer) selon actions de l'utilisateur, il devient beaucoup plus facile de penser le code qui le réalisera. Cordialement...

MFerrand · Answer

Relis mon post, ce que j'ai fait se limite à la procédure qui met à jour la liste par métiers à partir de la liste des personnes...

Par ailleurs, le fait d'utiliser des tableaux Excel, compte tenu de leurs propriété, fait que ton ajout d'un métier se répercutera automatiquement dans la liste planning en B20. L'ajout d'une personne dans la liste, sur le métier ajouté, aboutit à son inscription dans la colonne correspondant au rang de métier dans la liste métier, parce que je ne l'ai pas verrouillée dans la mesure où le dispositif n'était pas encore complet.

Et j'ai laissé ce point de côté, parce que je ne connais pas son dimensionnement maximal. Lorsqu'on met un dispositif en place, pour que tout fonctionne correctement, on doit pouvoir définir à partir de quels éléments on le déclenche et de quels autres on cesse de le déclencher... Dans ton système, l'utilisation du planning n'est pour moi pas définie, je ne peux donc apprécier toutes les incidences d'utilisation, la question des remplaçants est nébuleuse et je ne l'ai pas encore comprise, enfin les ajouts de métiers n'étaient pas évoqués de façon très précises...

Je les ai donc laissé de côté, sachant que si on se met à ajouter ou enlever des métiers à tour de bras, c'est une organisation délirante ! Cela peut se concevoir mais de façon très très occasionnelle.

La procédure (car il ne peut y en avoir qu'une pour le même évènement dans la même feuille) doit être complétée :

par une action lors de modifications de la liste métiers, action qui doit être répercutée sur la structure de tableau métiers,
action à compléter par la reconstitution du tableau Métiers,
et la liste des personnes doit aussi être triée à chaque opération (je l'avais négligé...)

Mais la gestion des remplaçants n'est toujours pas incluse dans le dispositif, et je n'aime pas procéder par rustine, cela ne donne rien de bon. J'aimerais donc une vue globale...

MFerrand · Answer

Je dois dire qu'au terme de diverses observations je ne vois pas où tu veux aller avec ton fichier... La feuille planning dont l'usage n'était pas particulièrement clair, s'est sans doute épurée mais son usage est encore moins clair ! On ne sait pas plus qu'avant planning de qui ou quoi ? Alors savoir ce que l'on y saisit et ce que deviennent ces données n'est même pas envisageable. J'avais pensé au départ que cette feuille n'était qu'une ébauche incomplète (pensant peut-être bêtement que lorsque l'on parle de planning dans une entité, il s'agit du planning de ladite entité...) mais visiblement rien n'est moins sûr. J'avais commencé de travailler sur la liste de personnel en proposant une orientation de nature à aboutir à une gestion efficace de cet aspect. Et j'étais en attente des informations nécessaires pour le compléter et le boucler. Je ne peux que constater que l'on revient en arrière, et en outre avec réintroduction de code enregistré. Conformément à ce que j'ai indiqué dans mon premier post sur le sujet, j'en conclus que l'orientation proposée ne te convient pas, donc bonne continuation tout de même.....

MFerrand · Answer

Il y en a un qui ne doit pas avoir les yeux en face des trous !

Dans mon premier post sur le sujet du 25/11, il me semblait avoir exprimé assez clairement le cadre de mon intervention :

Une petite contribution, embryonnaire par rapport à l'ensemble de ton projet, recomposition de la feuille Personnel.

Et en précisant que je laissais l'aspect Remplaçants de côté car pas clair au niveau utilisation, de même que l'ensemble des autres questions qui auraient nécessité au minimum un mode opératoire...

J'ai donc recomposé la feuille Personnel, de façon que sa gestion repose sur une liste générale à partir de laquelle s'opérerait automatiquement une répartition par métiers, code de mise à jour reposant sur une évènementielle, et l'ensemble utilisant des tableaux Excel. Plus une 2e évènementielle assurant la mise à jour de la liste de validation sur Planning, mais en laissant de côté les ajouts/suppressions de métiers et comme je l'avais préalablement indiqué la question des remplaçants.

Le cadre était parfaitement délimité ! Mais tu commences par vouloir réaliser une opération que je n'ai pas codée, et qui débouche sur une erreur parce que je n'ai pas verrouillé la chose à ce stade : ajout d'un métier. La chose avait été évoquée mais en savoir un peu plus là-dessus me semblait nécessaire : tout simplement parce qu'une résidence de personnes âgées dans laquelle on ajoute et supprime des métiers tous les mois, je conseillerais de la fuir au plus vite !!! Et si l'on peut envisager quelques métiers optionnels (en nombre très très réduits), ils doivent pouvoir être listés et gérés autrement que par libre ajout ou suppression. J'ai donc soulevé la question, restée sans réponse.

C'est sans doute hors Excel-VBA mais je n'ai aucune raison de travailler sur un projet dont je serais en désaccord avec la philosophie inhérente.

Puis vient ton second fichier : que tu me dises que ma proposition t'a intéressé est une chose, mais ton intérêt conduisant à la faire disparaître pour revenir à la version antérieure me paraît une option claire !

L'autre aspect des modifications que j'avais apportées avait consisté à éliminer tout le code enregistré qui figurait initialement, pour la simple raison que c'est la seule destination que j'envisage pour un tel code !

On pouvait à partir de là définir les objectifs recherchés dans le détail et procéder à l'écriture du code VBA correspondant... car faire avec les moyens du bord ça consiste à apprendre à écrire en VBA

Tu penses que tes propos suffisent à éclairer ton fichier et son utilisation, tant mieux pour toi, mais je ne partage pas ce point de vue et ne vois nullement comment établir le planning mensuel de global de l'établissement, qu'il soit théorique ou non, à partir de ta feuille planning... (j'ai beau scruter, je n'y vois qu'un salarié ! ) Difficile d'intervenir sur ce qu'on ne comprend pas...

D'autre part, j'ai fait une proposition sur un point, je poursuis et complète dès lors qu'elle est reprise, mais si elle disparaît je n'ai plus rien à poursuivre. Et par ailleurs, je ne travaille pas sur un fichier contenant du code enregistré avant de l'avoir supprimé...

Tant mieux pour toi si tu trouve ton bonheur ailleurs.