Indicateur de Mise à jour dossier (2 onglets)

Bonjour à toute la communauté Excel-Pratiquaunaute (<- ça se dit ? )

Je me présente Aura (Ma fiche de présentation au cas où : https://forum.excel-pratique.com/presentations/bonjour-a-tous-t96958.html ).

Excel-Pratiquaunaute de l'ombre (oui, je consultais le forum pour des tips&astuces), je désirerai avoir votre aide, svp.

J'ai deux bases de données :

• Les fiches techniques crées par notre société (que nous devons faire signer à nos fournisseurs)
• Le suivi de dossier fournisseur

Nous considérons d'un dossier est complet, quand notre fournisseur nous signer notre FT, remplisse notre questionnaire (et optionnellement nous envoies son Flow chart).

Or :

- Nous avons des fiches de spécification qui ne sont pas à jour (daté d'avant 2014) ou non crée. Nous sommes entrain de les mettre à jour.

Les dossiers fournisseurs associés à ces FT ne sont donc plus à jour

- Nous avons des fiches techniques à jour, mais le dossier du fournisseur ne l'est pas (avant 2015)

Je désirerai mettre un indicateur nous montrant la répartition des specs à jour / non jour (j'ai pu faire un jauge simple); mais aussi réussir sur le même indicateur les dossiers non OK, les dossiers à mettre à jour et les dossiers qui n'ont jamais été crée/à jour.

Je n'arrive pas à crée un indicateur qui montrerai en même temps l'évolution des mises à jour des fiches techniques et celles des dossiers. (Une FT non à jour fait qu'un dossier fournisseur n'est automatiquement pas à jour, bien que le fournisseur ait un dossier complet à date).

Cerise sur le gateau, ça sera génial si vous avez une idée / aide pour pouvoir suivre et mesurer l'évolution des mises à jour dans le temps.

Pourriez-vous svp m'aider ? Je vous remercie vraiment par avance.

Voici en pièce jointe l'extraction (deux onglets : le 1er étant la liste des FT avec leur date de validation/mise à jour ; le 2nd le recapitulatif des dossiers fournisseurs)

Aura

Bienvenue sur le forum !

Il me semble qu'il conviendrait d'apporter plus de précision à la définition des termes utilisés...

Par exemple Flow chart, je le traduis tout naturellement par diagramme de flux, outil, certes non exclusif et pouvant présenter un intérêt ailleurs, mais indispensable dans une analyse d'audit...

J'ai donc un peu de mal à concevoir ce que cela signifie lorsqu'un fournisseur envoie son flow chart... !

De même indicateur est utilisé dans une double acception dont l'une ne me paraît pas être la bonne !

En l'état de ce que tu présentes, tu as deux bases : fiches techniques et dossiers fournisseurs. Il me semble que tu as d'abord un problème de codification d'état dans chacune de ces bases. Les éléments de ces bases ne sont pas à jour, il convient de qualifier l'état de non mise à jour (ou mise à jour) de chaque élément, selon les critères qui seront jugés significatifs en la matière.

L'indicateur vient ensuite, il s'agit d'une indice permettant de situer à quel degré de mise à jour ou non mise à jour on se situe (dans la mesure où une norme en la matière est définie), et dans tous les cas de suivre l'évolution...

Bon travail. Cordialement.

Bonjour MFerrand,

Merci pour votre réponse

Désolé d'avance pour le pavé ci-dessous. J'ai mis en gras l'objet de ma vraie requête (le reste étant l'explication de la situation)

Effectivement, j'ai tellement l'habitude de dire/voir flow chart que je ne me suis pas rendu compte que ce n'était pas totalement clair.

Le Flow chart ou diagramme de fabrication décrit le procédé de fabrication du produit par notre fournisseur.

Pour faire simple, par exemple, notre producteur de purée de papaye va, via des "schémas", nous dire que le fruit est lavé, pelé ou extrudé, pasteurisé (+ barème temps/T°), conditionné, etc.

Ces informations étant également demandées dans notre questionnaire. Disons que ce document nous permet de faire un double check avec les réponses fournies par nos fournisseurs sur le questionnaire (et dieu sait qu'on retrouve des informations contradictoires entre le FLC et les réponses de nos fournisseurs); d'où le fait qu'on considère un dossier fournisseur complet même si nous n'avons pas le FLC. C'est plus un document optionnel pour nous (nous auditons nos fournisseurs).

Concernant les indicateurs : C'est exactement ce que je désire

Je suis consciente que notre base de donné n'est pas totalement à jour; et justement je désirerai le mesurer (l'extraction que j'avais jointe ne représentent qu'à peine 1% de nos références ).

J'avais commencé à mettre un indicateur. Pour faire simple :

• Je suis parti du principe que si une fiche technique n'était plus à jour (avant 2015) : Tous dossiers fournisseurs (mêmes complets) liés à ces codes n'étaient automatiquement pas à jour -> Dossier incomplet / à revoir
• Tous fiches techniques à jour, liées à un dossier fournisseur à jour -> Dossier complet
• Tous fiches techniques à jour, mais liées à un dossier fournisseur non à jour -> Dossier incomplet / à revoir.

Si le questionnaire reçu date de 2015-2017 : nous la considérons à jour. Donc si en plus le question reçu d'avant 2015 : Le dossier passe en statut "non à jour".

J'étais arrivée à

• 50% de dossiers à jour
• 40% à revoir
• 10% à revoir qui sont en cours de Mise à jour.

Du coups, je pense que je vais tenter de faire la distinction entre "dossier non à jour" / "dossier vide"

Bon, j'avoue avoir trié les données un peu "à la serpe", pour dégrossir la charge de travail à faire. Mais c'est vraiment pour avoir un premier état des lieux lesquels me baser pour ensuite affiner vraiment le travail à faire.

Mon objectif étant d'arriver à 100% de dossier complet, il me faudrait donc :

• Un outil de suivi me permettant de faire un reporting clair sur l'état d'avancement de ce "projet"
• Faire une estimation de la durée que cela pourra prendre (donc avec un indicateur me permettant de suivre l'évolution au cours des mois)

Ce que j'ai en tête (et que je n'arrive pas à faire), c'est :

• d'avoir un indicateur FT à jour / FT non à jour
• et en parallèle, que j'ai un indicateur "dossier" me montrant : les dossiers non à jour, les dossiers qui sont "devenus" non à jour (grâce à une mise à jour d'une fiche technique) et les dossiers totalement à jour.
• indicateur me montrant l'évolution à T+1; T+2

Je ne sais si celà est possible, mais je pense que c'est pertinent dans le cadre de mon projet

Je vous remercie vraiment beaucoup et d'avance de votre aide.

Cordialement

Aura

Bonjour

1ère remarque la plupart des dates sont inexploitables : texte et non date, soit au format date ou bien sous forme de libellé anglo saxon.

Il va donc falloir commencer par créer des formules pour tirer de tout cela de vraies dates.

Ta description est un peu trop littéraire pour qu'on comprenne bien ce qui doit être analysé :

Les titres de colonnes n'ont aucun sens pour nous pour la majorité et tu as 5 colonnes différentes de dates en tout...

Alors il faudrait définir la notion de "complet" et la notion de "à jour" par rapport aux colonnes : quelle info faut-il trouver où pour déduire l'état "à jour" ou bien "en cours de mise à jour" ou bien "à revoir" ou bien "vide"

Bref tout cela a un sens pour toi mais pour nous c'est très nébuleux...

Ce qui se conçoit bien s'énonce clairement : on attend l'énoncé...

Bonjour 78chris,

Vous êtes très rapide

Je vais reprendre les extractions afin d'harmoniser les dates / format afin que celles-ci soient exploitables ; et mieux définir mes termes.

je reviendrai vers vous asap

Merci encore.

Cordialement

Aura

Je conçois bien ton souci, mais j'insiste encore sur la distinction indicateur/éléments d'évaluation...

Un indicateur peut être équivalent à un voyant STOP qui s'allume sur le tableau de bord de ta voiture pour te signifier qu'il vaut mieux que tu t'arrêtes avant catastrophe... C'est sommaire mais justifié par l'urgence de la situation !

Il peut aussi, à l'instar de ton indicateur de vitesse ou de ton indicateur de niveau de carburant, te fournir une information plus nuancée pour te permettre éventuellement de prendre une décision appropriée, ou établir des priorités...

Mais l'indicateur ne fournira que ce qu'on lui a fourni par ailleurs. Il faut d'abord définir ton échelle d'évaluation, la mettre en place, et par la suite on pourra aller chercher cette évaluation pour la restituer à travers des indicateurs.

L'aide que tu peux attendre, portera sur les façons de faire telle ou telle chose pour parvenir à un résultat, mais ce sur quoi il y a lieu d'intervenir, tu es seule à pouvoir le définir...

Cordialement.