Tu peux avoir un ruban propre à ce fichier dans les conditions décrites plus haut.
Je ne peux pas te répondre à la 2ème question qui demanderait à avoir une connaissance "fine" de la manière dont le fichier est installé.
A priori quand c'est bien fait. il n'y a pas de raison pour qu'Excel aille chercher ailleurs ce qu'il a sous la main... Sauf si cela a été spécifié d'une manière ou d'une autre...
Quand sur ton poste de travail, tu crées un nouveau classeur avec une macro
Sub test()
MsgBox "Je suis bien là !"
End Sub
...elle fonctionne correctement sans recherche sur le serveur n'est-ce pas ?
Il n'y à pas de raison qu'un autre fichier ne fonctionne pas...
A+