Amélioration d'une base de données

Bonjour à tous,

j'ai besoin de vos lumières comme vous pouvez vous en douter! On me demande au niveau professionnel d'utiliser excel et j'avoue que ce n'est pas mon point fort. A presque 50 ans je n'ai pas appris l'utilisation de cette application et je dois me débrouiller tout seul et la! Pas simple des que je dois faire plus que de la saisie. J'ai donc un tableau ou je saisie une somme de données classés par semaine. Une feuille par semaine. Me serait-il possible de créer une feuille ou je pourrai concentrer certain résultats, par exemple un graphe avec la découpe des arrêts par semaine ou par mois. Je joins une copie du fichier. Si quelqu'un peut m'aider ce serai juste extra. Merci à tous.

Bonjour et bienvenu sur excel pratique,

pour créer la base de données, il est important de vérifier d'abord le volume de donnée qui sera créé,

sur votre fichier je vois qu'il y a un onglet " FICHIER VIDE" qui vous sert probablement a créer des onglets no. de sem. ("S01, S02, etc)

cet onglet a 60 lignes pour entrer les données, est ce bien le max de données possible par semaine ?

si c'est le cas, on peut affirmer que la base de données sera viable pour au moins 20 ans

soit 60 lignes *53 sem. *20 ans = 63600 lignes de données,

le maximum de ligne pour une version excel 2003 (ou moins récent) est de 65635 (fichier .xls)

le maximum de ligne pour une version excel 2007 (ou plus récent) est de 1048576 (fichier .xlsx)

alors si vous allez de l'avant, il faudrait regrouper dans un même onglet tous les données,

et aussi une possibilité d'y ajouter d'autre colonnes, "Date de saisi", Année" et "No de sem." ou plus c'est à vous de prévoir.

une fois la base créer, il est beaucoup plus facile de créer des rapports mensuel ou trimestriel ou autre, et les graphiques.

si cela vous intéresse, je peut regrouper tous vos données sur un même onglet, et faire un formulaire de rapport.

Bonjour,

Comme le dit for justement sabV il faut envisager de collationner toutes les semaines sur la même feuille.

Il faudra aussi rajouter les colonnes indiquées ("Date de saisie", Année" et "No de sem.") et une colonne d'indexation : Ce n'est pas une possibilité mais une nécessité.

Les statistiques n'ont rien à faire dans cette bases de donnée.

Pour le reste statistiques, graphiques, rapports, extractions les solutions ne manquent pas, mais je suis un peu (très ! ) sceptique sur la pérennité d'une telle solution.

Que ce soit sous la forme actuelle ou sous forme de feuille unique, sauf pour des extractions transversales (plusieurs semaines, analyse par postes ou par causes) à mon avis ça n'améliorera pas beaucoup ta situation personnelle... Les extractions analyses ou graphique obéirons toujours aux mêmes manip et sur ce point tu seras toujours confronté à ta propre inexpérience. Mais on apprend toujours de ses erreurs ! Nous avons tous pour la plupart commencé comme ça...

Pour revenir sur la pérennité de l'ensemble... Dans ce contexte, je suis vraiment dubitatif sur la possibilité d'envisager cela avec tous les rapports, graphiques et extractions diverses sur 20 ans (ni même sur 5 !) le tout dans un seul classeur et avec un PC de 2007 !

Et ce quelle que soit la forme (feuilles hebdo ou BD) :

De nombreuses possibilités existent (qui exigent plus ou moins de technicité) mais TOUSSA sur un seule classeur ?

Bien sur je vois arriver mon copain avec ses TCD et tout et tout ! Mébon...

A+

bonjour à tous

une BDD sous Excel c'est une unique feuille

comme dit plus haut : tout saisir en colonnes, à l'infini !

pas de lignes de totaux ou moyennes dans cette feuille

rèèèès important : il faut absolument une colonne de date

si tu travailles par jour, tu saisis 31/05/2017

si tu travailles par semaine, tu saisis la date du lundi de la semaine (/05/2017 pour S22 de 2017)

ensuite tu feras des TCD (c'est plus simple qu'il n'y paraît) : sommes, moyennes, comparaisons, par articles,par semaines, mois années...

je fais ça tous les jours dans différentes entreprises.

les TCD sont souvent dans des fichiers séparés du fichier BDD.

ton âge n'entre absolument pas en ligne de compte, je sais de quoi je parle !

si tu veux qu'on fasse des TCD, joins un fichier BDD (une unique feuille) comportant la colonne Date et des centaines de lignes.

amitiés Excelliennes à tous

Bonjour et merci pour ces réponses et proposition. Sab V je veux bien ta proposition, je vais de mon coté ce soir (je travaille la nuit seulement) réfléchir à quelles données je veux garder dans la bdd pour tout mettre sur la même feuille et je ferais suivre pour avoir vos retour sur ce que je peux faire avec. JMD merci également pour ces conseilles qui se regroupe avec Sab V. Galopin 01, je comprend ce que tu veux dire, le but pour moi n'est pas de crée une base qui durera 20 ans mais plutôt sur 4/5 ans. Nous devons résoudre des problématiques et pour cela il faut que je quantifie ce que cela me coute en temps et en désorganisation. Nous avons des fichiers KPI qui traite une partie de données extraite du progiciel que nous utilisons. Je pourrai peut être utiliser les même extraction mais c'est bien complexe à lire pour moi! Du coup j'ai préféré me faire une petite bases de donnée pour traiter que ce qui m’intéresse pour l'instant. Je vais opter pour la proposition de Sab V et JMD.

Voila, j'ai mis les données sur une seul feuille comme conseillé si dessus. Mon principale besoin serait de pouvoir retrouver les résultats par semaine et par mois des colonnes en jaunes. Encore merci pour vos conseil. J'y travail de mon coté.

re

un exemple

attention : il y avait une erreur de saisie dans la date 11/01/2017

on peut aussi exploiter directement un fichier extrait d'un progiciel sans faire de resaisie (perte de temps et source d'erreur)

note que je préfère extraire des données brutes des progiciels et non de leurs KPI qui sont des trucs totalement inadaptés dans 99% des cas (mais c'est vendeur auprès des patrons qui vont signer le chèque pour le progiciel )

Merci pour m'avoir aiguillé, une question, je dois faire plusieurs tableaux pour traiter certain résultats séparément. Est ce que je peux tout mettre sur la même feuille? Pour ceux que vous avez dit juste dessus, nous avons effectivement beaucoup de soucis avec les fichiers KPI qui ont été mis en place, perte de données, difficulté d'utilisation bref! on fait avec pour le moment. Vous avez d'autres solution plus confortable ou précise que des KPI? en tout les cas merci pour vos conseilles.

re

qu'est-ce qu'un KPI ?

souvent traduit par indicateur clé de performance ce qui est un contresens, on devrait le comprendre comme "indicateur de comportement"

selon les progiciels, les KPI tout faits sont +/- mal fichus

tout dépend donc en réalité du besoin de ton entreprise (de quels chiffres/indicateurs elle a besoin pour voir si tout va bien ou pas bien)

et ensuite il faut exporter les bases qui contiennent les données nécessaires pour calculer ces chiffres