Créer une fiche à partir de données Excel
Bonjour,
j'ai une base de données excel sur des plantes avec plusieurs colonnes dans lesquelles il y a des croix (exemple: colonne acide, colonne basique, colonne neutre avec coché neutre et basique) et parfois du texte (exemple: période de floraison: juin-août).
J'aimerais qu'en cliquant sur le nom de la plante, une fiche apparaisse avec toutes les données de la ligne.
Pouvez-vous m'aider?
Merci d'avance
Bonjour GaelleO et ...
Faisons un premier test et ... voyons si tu repasses ici après ce premier message
Le mieux serait de joindre un bout de fichier (je présume que concernant les plantes, il n'y aura pas trop de données à caractère confidentiel!?) ce fichier permettra à ceux qui chercheraient une piste, de visualiser le type des données et leur nombre sur une ligne.
Précise aussi quel usage tu voudrais faire de cette "fiche": simplement consulter sous une forme différente, imprimer, modifier certaines données, etc.
Tu auras noté sans doute que l'idée n'est pas, ici, de livrer gracieusement un produit "clé sur porte": il faudra que tu "abattes" ta part de boulot, que tu passes du temps à essayer de comprendre, pour adapter, le cas échéant.
Merci, voici une partie de mon fichier.
Les fiches serviraient à être consultées d'une façon différente (plus lisible qu'avec la base de données).
Elles ne devraient pas être imprimées mais elles pourraient êtres envoyées par mail.
Par contre la base de données pourrait être modifiée et j'aimerais que les modifications soient directement effectuées sur les fiches. Les deux seraient liées.
Je comprend bien. D'après mes recherches je pense que ça doit se faire depuis la VBA mais je n'ai jamais utilisé cette partie d'Excel (mes compétences s'arrêtent aux formules de bases).
Rebonjour,
On a le droit de commencer par une proposition pas trop ambitieuse?
Si tu veux envoyer par mail, on ne peut pas (à ma connaissance) utiliser de UserForm!?
J'ai donc commencé à copier des champs dans une seconde feuille du classeur ... tu complèteras et disposeras à ta guise, si la proposition te convient.
Le principe est le suivant:
- en Feuil1, un double-clic sur un nom en colonne A, inscrit le n° de la ligne concernée en K1 de la feuille2, puis active cette seconde feuille
- en Feuil2, des formules permettent d'afficher les données de la ligne renseignée en K1. Les '0' correspondent à des cellules vides en Feuil1. Ils apparaissent en gris clair, grâce à une Mise en Forme Conditionnelle (si la couleur de police est la même que la couleur de remplissage, on ne les verra même plus! Ici, c'était juste pour montrer)
- Je ne me suis pas occupé de gérer les modifications: attendons d'abord de voir si ce que tu en penses, si d'autres propositions viennent s'ajouter, etc.
La proposition est intéressante, je n'y avait pas pensé mais le problème c'est qu'il faudrait que je fasse ça pour les 1000 et quelque lignes de la base et que ça va me prendre beaucoup de temps (même si il suffit de recopier la formule) et que ça va faire beaucoup de feuilles dans le classeur.
De plus on n'y accède pas en cliquant sur le nom dans le tableau donc ça risque d'être compliqué pour retrouver la bonne feuille.
Je pensais plutôt à une feuille type ou les informations se mettraient automatiquement en fonction de la cellule de la première colonne sélectionnée (un genre de publipostage?). Et ou il y aurait uniquement le nom de l'information liée à la plante et pas toutes les informations avec une de cochée (par exemple: bisannuel; et non pas: annuel: vide+ bisannuel: cochée+ vivace: vide+ pluriannuel: vide).
Désolée, je suis un peu compliquée...
Ah ben normalement, si!GaelleO a écrit :on n'y accède pas en cliquant sur le nom dans le tableau
Après avoir ouvert le fichier, regarde en Feuil2 quelle plante est affichée (et quel n° de ligne enK1). Reviens en Feuil1 et double-clique sur un nom scientifique en colonne A ... La Feuil2 ne s'affiche pas automatiquement? La plante sur laquelle tu as double-cliqué n'est pas affichée en Feuil2?
Ah oui effectivement, c'est génial, merci !(j'avais pas activé toute les autorisations de modifications)
Alors du coup est ce qu'il y aurait un moyen pour avoir juste l'information de la plante ?
Et est ce qu'il existe un moyen que les données sortent directement sur un fichier type word ou pdf?
GaelleO a écrit :Ah oui effectivement, c'est génial, merci !(j'avais pas activé toute les autorisations de modifications)
Ah, tu me rassures!
GaelleO a écrit :Alors du coup est ce qu'il y aurait un moyen pour avoir juste l'information de la plante ?
Et est ce qu'il existe un moyen que les données sortent directement sur un fichier type word ou pdf?
Hooooo ... doucement ... on dirait un cheval qui s'emballe!
Explique calmement ce que tu voudrais: si on prend l'exemple des colonnes "Cycle de vie", tu voudrais ne voir apparaître que la mention qui aura été "cochée" avec un 'x'?
S'il ne pouvait y avoir qu'un seul 'x' sur ces 4 colonnes, ce serait assez simple ... mais j'ai vu qu'il y en avait parfois 2 ... voire plus encore, pour la nature des sols. Dans ce cas, tu voudrais les afficher comment? Les uns sous les autres (mais alors il faudra que le nombre de lignes varie!?), les uns à côté des autres (pas certain que ce sera très heureux comme résultat?) ou tous dans une même cellule avec une virgule (ou autre signe) comme séparateur?
Dessine ta fiche sur base d'un exemple que tu auras choisi ... et on verra ce qu'on peut imaginer (par formules, si c'est possible et sinon, à l'aide d'un peu de VBA)
Bonjour,
Je serai sans doute peu disponible aujourd'hui ... Voici donc une proposition à tester. Même principe que précédemment: un double-clic en colonne A de la Feuil1. Il n'y a -par contre- plus de formules, puisque le nombre de "rubriques" et "sous-rubriques" va varier, d'une plante à l'autre ... Tu verras bien, à nouveau, si ça convient.
À plus tard,
Bonjour,
Merci pour ton aide.
C'est pareil pour moi, je te donnerais une réponse mardi ou mercredi avec ma fiche type car je dois en parler avec plusieurs personnes avant.
Bonjour,
J'ai créé la fiche que j'aimerais obtenir (en pièce jointe) et j'en ai fait plusieurs exemples.
Je remet également le tableau avec de nouvelles informations (la colonne photographie). Je vais devoir par la suite remplir la colonne photographie (F) avec des liens hypertextes.
J'aimerais que la fiche contienne les informations présentes sur la fiche jointe.
Quand il y a plusieurs cases de cochées, j'aimerais que les données soient mises les unes à la suite des autres séparées par une virgule.
Pour les données "Sol:" les réponses possibles seraient: Drainé, Humifère, Tous type, Léger, Calcaire (suivant la cellule cochée, ou "-" si vide)
Même principe pour les autres critères (Risques, pH, Usages, ...)
On m'a également demandé si c'était possible de sortir toutes les plantes d'une liste dans un seul fichier Excel, les unes à la suite des autres. C'est à dire que lorsque l'on applique un tri sur le tableau, il va ensuite afficher une liste de végétaux (20 par exemple). Pourrait-on faire une manipulation pour avoir un Word de 20 pages et non pas devoir cliquer sur chaque plante et avoir 20 Word de une page (ce n'est pas pratique à envoyer par mail).
Merci encore pour votre aide!
J'ai oublié de demander, pour le critère "Milieu" serait t'il possible que lorsqu'il y a coché "Frais à humide" et "Sec à très sec" sur la même ligne de mettre Frais à sec?
Bonsoir,
Si la demande évolue au gré de ta réflexion, des échanges avec tes collègues, etc., on ne va pas s'en sortir: ceux qui répondent ici, le font à titre bénévole. Le temps "offert" n'est donc pas extensible (en tout cas, en ce qui me concerne)
Si tu veux générer un/des document(s) Word, travaille par publipostage: ce sera le plus simple à mettre en œuvre. Une colonne consacrée aux sélections de plantes à imprimer. D'autres colonnes pour concaténer les valeurs correspondant aux multiples cases cochées (ta mention "Frais à sec" ou tes "Argile à sables grossiers, Riche en nutriment, Pauvre MO" et autres).
Essaie, en ajoutant une colonne supplémentaire après AC. Dans cette nouvelle colonne, en AD3, teste:
=SI(NBVAL(X3:AC3)=0;"";GAUCHE(SI(X3="x";X$2&", ";"")&SI(Y3="x";Y$2&", ";"")&SI(Z3="x";Z$2&", ";"")&SI(AA3="x";AA$2&", ";"")&SI(AB3="x";AB$2&", ";"")&SI(AC3="x";AC$2&", ";"");NBCAR(SI(X3="x";X$2&", ";"")&SI(Y3="x";Y$2&", ";"")&SI(Z3="x";Z$2&", ";"")&SI(AA3="x";AA$2&", ";"")&SI(AB3="x";AB$2&", ";"")&SI(AC3="x";AC$2&", ";""))-2))à recopier en bas
Il y a de toute manière des distinctions qui te semblent évidentes (mais pas à nous ... ou moi): sol et pH sont dans un même groupe de colonnes, mais en des endroits distincts dans tes fiches.
Bonjour,
La demande ne va plus évoluer.
Je ne sais pas faire de publipostage mais je vais regarder des tutos.
Merci pour la formule, elle marche. Le seul problème c'est qu'elle n'affiche pas de "-" quand il n'y à pas d'information.
Les distinctions sont faites dans les fiches transmises. Si on prend cette fiche les données correspondent à :
Nom scientifique de la plante= colonne A
Statut d'indigénat= CI ou CJ
Nom vernaculaire= B
Cycle de vie= G à J
Feuillage= AL à AN
Photo= F
Sol= P à T
pH= U à W
Texture= X ou Y
Nutriment= Z ou AA
Matière Organique= AB ou AC
Milieu= AD à AG
Exposition= AH à AJ
Période de floraison= AR
Intérêt pour les pollinisateurs= AQ
Période de fructification= BD
Intérêt pour la faune= BE
Usages= CB à CE
Risques=AU à BA
Remarques=CK
Bonsoir,
Sauf erreur de ma part, la chose devrait s'arranger aisément: au début de la formule, juste après leGaelleO a écrit :Merci pour la formule, elle marche. Le seul problème c'est qu'elle n'affiche pas de "-" quand il n'y à pas d'information.
NBVAL(X3:AC3)=0 ... il y a une paire de guillemets vides. Insère ton tiret entre eux, valide et vérifie si ça correspond bien à ta demande.
Par contre (mais tu auras corrigé, je suppose!?) la formule était à insérer en AD3 et non AD2, comme je l'avais écrit dans mon message précédent! (message corrigé, au passage ... toutes mes excuses!)
Tu reviendras nous dire -après ta découverte du publipostage- si ce système te convient? Si oui, dis-nous aussi si tu as besoin d'aide pour la mise en œuvre (j'essaierai, pour ma part, de ne pas me tromper d'adresse de cellule!)
Bonne découverte
Bonjour,
Je viens de regarder un peu le publipostage, effectivement c'est pas mal. Pour les noms français et latin des plantes tout va bien, par contre du coup pour les données ou c'est des "x" ça marche pas.
J'ai pensée que si on décomposais la formule que tu m'as donné pour avoir un résultat par cellule ça marcherais.
Mais bon ça rajouterais plein de colonnes "parasites dans le tableau" juste pour que le publipostage fonctionne.
Donc j'ai penser à mettre ces cellules en feuille 3 (faire un tableau plus simple à lire et avec toutes les données publipostage) mais il y a du y avoir des petits problèmes car ça ne marche qu'a moitié (je met le tableau avec les essais en PJ)...
Pour le pH il m'affiche uniquement la première lettre de la première case cochée puis le deuxième mot au complet et il ne met pas de virgule. Pareil pour la texture mais cette fois il met juste la première lettre du deuxième mot (case cochée) et pas la première case.
Pour ramener automatiquement les zones de texte j'ai voulu appliquer les premières formules que tu as utilisé pour sortir des fiches sur Excel, mais pareil il doit y avoir une erreur quelque part (test pour le nom latin).
Désolée si je ne suis pas très claire, c'est un peu compliqué à expliquer, j'espère que ce sera plus clair avec la pièce jointe.
Bonne soirée
J'ai oublié la pièce jointe, la voici.
Bonsoir Gaëlle,
C'est un peu comme si tu courrais plusieurs lièvres à la fois! Ça te rend difficile à suivre
Par contre, j'éviterais le travail sur deux feuilles, pour recopier une partie des données: il faudrait être certain de la cohérence des données entre les deux feuilles, si tu ajoutes ou supprime de lignes, si tu modifies des données, etc. Ce ne serait à peu près sûr que si tu utilisais un identificateur unique, commun aux deux feuilles (l'équivalent d'une clé primaire en Access)
Pour les colonnes "encombrantes" à ajouter pour le publipostage, rien ne t'oblige à les "intercaler" dans le tableau: tu peux les regrouper tout au bout à droite.
La formule adaptée au pH devrait être:
=SI(NBVAL(Feuil1!V3:X3)=0;"-";GAUCHE(SI(Feuil1!V3="x";Feuil1!V$2&", ";"")&SI(Feuil1!W3="x";Feuil1!W$2&", ";"")&SI(Feuil1!X3="x";Feuil1!X$2&", ";"");NBCAR(SI(Feuil1!V3="x";Feuil1!V$2&", ";"")&SI(Feuil1!W3="x";Feuil1!W$2&", ";"")&SI(Feuil1!X3="x";Feuil1!X$2&", ";""))-2))... si tu la laisses en Feuil3.
=SI(NBVAL(V3:X3)=0;"-";GAUCHE(SI(V3="x";V$2&", ";"")&SI(W3="x";W$2&", ";"")&SI(X3="x";X$2&", ";"");NBCAR(SI(V3="x";V$2&", ";"")&SI(W3="x";W$2&", ";"")&SI(X3="x";X$2&", ";""))-2))... si elle revient en Feuil1.
Tu avais "élagué" avec un peu trop d'enthousiasme
J'ai ajouté ton '-', puisqu'il te manquait hier ... tu verras si tu le gardes (ou pas)!
Juste pour info, la formule en B2 de la Feuil3 renvoie une erreur, parce que, si dans la fonction INDEX tu fais référence à une plage de plusieurs lignes et plusieurs colonnes, tu dois fournir en argument, le n° de ligne et le n° de colonne.
=INDEX(Feuil1!$A3:$A$63;Feuil2!$K$1)devrait fonctionner dans le cas présent.
Bonjour,
Merci pour ton aide, ça fonctionne très bien! Je suis en train d'adapter la formule pour obtenir les informations pour toutes les colonnes (critères).
Il me reste juste une question, c'est pour pouvoir faire en sorte que lorsque les cases "sec à très sec" et "frais à humide" sont cochées, la cellule correspondant au publipostage affiche "sec à frais".
J'imagine que c'est un petit peu comme pour l'histoire du "-" que je voulais faire apparaître quand les cellules sont vide, mais avec une condition (ce groupe comporte 4 colonnes: "aquatique", "frais à humide", "indifférent", "sec à très sec") Comment faire pour qu'il applique cette condition sur 2 colonnes précises?
Bonjour,
J'ai bien compris que tu voulais afficher "Sec à frais", lorsque les colonnes AF et AH étaient toutes deux cochées. Mais qu'en est-il des autres colonnes, dans ce cas? Que doit-on afficher si "Aquatique", "Frais à humide" et "sec à très sec" sont cochés simultanément? Ou si les 4 sont cochées (je suppose que tu vas me dire que ça n'arrivera jamais!?)
Bref, essaie
=SI(NBVAL($AE3:$AH3)=0;"-";SI(ET(AF3="x";AH3="x";AE3="";AG3="");"Sec à frais";GAUCHE(SI(AE3="x";AE$2&", ";"")&SI(AF3="x";AF$2&", ";"")&SI(AG3="x";AG$2&", ";"")&SI(AH3="x";AH$2&", ";"");NBCAR(SI(AE3="x";AE$2&", ";"")&SI(AF3="x";AF$2&", ";"")&SI(AG3="x";AG$2&", ";"")&SI(AH3="x";AH$2&", ";""))-2))),,, en ligne 3, quelque part!
Si ça ne convient pas, fais la liste des différents cas de figure, avec ce qui doit s'afficher, dans chacun de ces cas.
C'est exactement ce que je cherchais merci.
Non en effet ce n'est pas possible qu'une plante aime les milieux aquatiques et très secs. Si toute les cases devaient être cochées alors il y aurait uniquement la case "indifférent" qui serais sélectionnée.
Le tableau est donc fini, tout à l'air de marcher avec le publipostage, merci beaucoup!