Amélioration doc Excel - Gestion bénévoles(planning/listing)

Bonjour,

Je vais tenter de faire simple pour expliquer mon appel à l'aide !!

Je suis responsable bénévoles dans une association qui organise un évènement sportif prochainement et je dois donc gérer les bases de données et planning des 300 bénévoles.

J'aimerais donc gérer l'ensemble des données [données perso (tel, adresse, etc) + planning général (tous les bénévoles classés par ordre alphabétique avec leur planning) + plannings par commission] dans un même document excel afin que tout soit automatisé (je ne veux pas avoir 4 documents excel où il faut remettre à chaque fois les noms et prénoms.

La difficulté (pour moi) consiste également dans le fait que chaque personne peut appartenir à une ou plusieurs commissions.

Comment pourrais-je procéder pour améliorer mon fonctionnement ???

J'ai mis en pièce jointe le document actuel (mais j'y ai ôté les données persos)...

Merci pour votre aide et conseils !

Alex

Peut-être n'ai-je pas été suffisamment clair et précis dans mon explication ?!

J'ai un listing général de tous les bénévoles dans un premier onglet. Ceux-ci sont répartis dans une ou plusieurs commissions, et les onglets suivants (un par commission) sont des listings par commission : ils reprennent les infos de chaque bénévole inscrit dans cette commission.

Pour le moment je le fais manuellement, mais j'aimerais pouvoir automatiser cette répartition dans les onglets des commissions. (exemple : s'il y a une croix dans la colonne accueil du premier onglet, il faut copier/coller les infos de ce bénévole dans l'onglet "Accueil")

Quelqu'un aurait-il une solution SVP ?!

J'ai retravaillé mon document Excel en créant les onglets des commissions...

Merci, Alex.

Bonsoir,

J'ai jeté un œil sur ton fichier, je te propose:

à la place des "X" dans 21 colonnes (représentant les onglets),

remplacer ces 21 colonnes par une seule avec "Liste/Validation" des noms d'onglets,

comme çà, on aurait qu'une colonne à balayer.

Bien sûr, si plusieurs onglets par nom, faire une ligne à chaque (dans "Tout")

ton fichier sera + clair et + léger.

à voir

Amicalement

Claude

Bonjour Claude,

Merci d'avoir étudié la question, mais il est important de pouvoir sortir le planning et listing général présents dans l'onglet "Tout".

Je ne peux donc me permettre d'avoir des bénévoles en double/triple/etc.

Aurais-tu tout de même une idée pour l'affichage automatique dans les différents onglets ?

J'ai retravaillé le document en créant un onglet par commission (rangés dans l'ordre - onglets nommés de la même façon que les colonnes)...

Merci !

Bonjour,

Je ne te suivrais pas sur ton idée, désolé !

à titre indicatif, voilà à quoi je pensais,

une seule feuille avec filtres (listes en "A3" et "B3")

Mais comme dirait l'autre, "C'est vous qui voyez !"

Amicalement

Claude

Bonjour Claude,

Merci encore pour ta proposition. Je vais essayer de comprendre ce que tu as fais parce que cela me semble très intéressant pour d'autres tableaux excel...

Cependant pour celui-ci il faut que je puisse avoir une vision globale de la répartition de mes 300 bénévoles, je ne peux donc pas avoir 3-4 fois le même bénévole d'inscrit. De la même façon je dois pouvoir imprimer un planning général ainsi que les planning de chaque commission très rapidement (environ 20 commissions).

Quelqu'un m'a proposé une macro en message privé qui me semble très intéressante, qu'en penses-tu ?

Private Sub CommandButton1_Click()

Dim Ligne
Dim Col
Dim nom As String
Dim temp
Dim ExcluList As Collection
Set ExcluList = New Collection
ExcluList.Add ("fantomas")
Ligne = 3
Total = Worksheets.Count
For i = 3 To Total
Worksheets(3).Delete
Next i

While Worksheets("Tout").Cells(Ligne, 1).Value <> Empty
' nom en maj
Worksheets("Tout").Cells(Ligne, 1).Value = UCase(Worksheets("Tout").Cells(Ligne, 1).Value)
For Col = 3 To 58
If Worksheets("Tout").Cells(Ligne, Col).Value <> Empty Then
nom = Worksheets("Tout").Cells(Ligne, Col).Value

If Len(nom) > 25 Or InStr(nom, "?") <> 0 Then
If vbNo = MsgBox("Ton nom de catégorie est bien trop long (ou tu as mis un caractère interdit) !!! " _
+ vbCrLf + "allez je suis sympa : " + nom + vbCrLf + "Est ce bien une catégorie ??", vbYesNo) Then
ExcluList.Add (nom)

GoTo finCase
Else
GoTo fin
End If
End If
On Error Resume Next
Worksheets(nom).Cells(2, 1).Value = nom ' copie de la catégorie
' Worksheets(nom).Cells(2, 1).Interior.Color = RGB(255, 0, 0)
Worksheets(nom).Cells(2, 1).Font.Bold = True
Worksheets(nom).Cells(2, 1).Font.Size = 22

If Err.Number <> 0 Then ' si on n'a pas l'onglet ça fait une erreur qu'on récuper pour créer le nv onglet
Worksheets.Add(, Sheets(Sheets.Count)).Name = Worksheets("Tout").Cells(Ligne, Col).Value
Worksheets("Tout").Range("A" & 1 & ":EB" & 2).Copy
Worksheets(nom).Range("A" & 3).PasteSpecial Paste:=xlPasteAll, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, Transpose:=False
End If
' tant qu'il y a un nom et que ce n'est pas le nom de la personne (pour éviter les doubles inscriptions)
temp = 5
While (Worksheets(nom).Cells(temp, 1).Value <> Empty) And (Worksheets(nom).Cells(temp, 1).Value <> Worksheets("Tout").Cells(Ligne, 1).Value)
temp = temp + 1
Wend
' on a trouvé où coller : on colle !
Worksheets("Tout").Range("A" & Ligne & ":EB" & Ligne).Copy
Worksheets(nom).Range("A" & temp).PasteSpecial Paste:=xlPasteColumnWidths, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, Transpose:=False
Worksheets(nom).Range("A" & temp).PasteSpecial Paste:=xlPasteAll, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, Transpose:=False
' onpoursuit en cherchant le dernier nom pour compter le nombre
While (Worksheets(nom).Cells(temp, 1).Value <> Empty)
temp = temp + 1
Wend
Worksheets(nom).Cells(2, 8).Value = temp - 5

' For i = 1 To 130
' Worksheets(nom).Cells(temp, i).Value = Worksheets("Tout").Cells(Ligne, i).Value
' Next i

End If
finCase:
Next Col
Ligne = Ligne + 1
Wend

fin:

End Sub

Private Sub CommandButton2_Click()

For i = 2 To Worksheets.Count
Worksheets(i).Range("A" & 3 & ":EB" & 100).Delete

Next i

End Sub

Bonjour,

je suis bénévole, responsable des bénévoles sur un festival d'arts de la rue où il y a une 30aine de bénévoles

J'ai commencé avec un doc excel mais n'ayant pas une connaissance approfondi du logiciel, je ne trouve pas de solution pour faire une gestion rapide :

• des contacts
• des préférences de chacun
• des plannings de chacun liées aux besoins

Est-ce que le modèle que vous avez développé vous a satisfait?

Si cela est possible, je serais éventuellement intéressée pour essayer de l'adapter à mes besoins.

Je vous remercie par avance,

Dour