Améliorer 2 fichiers repas trés lourd pour mon taf

J'ai pris un poste il y a 4 semaines dans une cuisine centrale pour personne handicapée, école et maison de retraite.

Mon boulot est de saisir les quantités de menu normaux, hypo, diabétiques, cholesterol etc... de ces fameux sites pour les 14 repas de la semaine.

Ils ont fait plusieurs documents excel à se tirer les cheveux.

Un fichier EFFECTIF

Un fichier excel d'effectifs à saisir . 14 onglets correspondants aux 14 repas de la semaine midi et soir (Lundi Midi / Lundi Soir / Mardi Midi...)

Dans chaque onglet un tableau récapitule tous les clients sur des lignes et les menus dans les colonnes.

Ex: sur ligne 1 j'ai le client tartenpion, je dois alors saisir 40 dans la colonne normal (ca signifie que tartenpion veut 40 repas normaux) mais , il peut vouloir aussi 5 diabetique, 4 hypo, 7 sans lactose, 2 mixés, 3 pauvre en potassium, 1 allergique arachide, 1 sans porc etc...

Nous aurons enfin un onglet RECAP de la semaine qui fait les totaux repas de chaque site.

Un fichier FEUILLE DE ROUTE

Ensuite il faut faire une seconde saisie dans un dossier ou on trouve 7 fichiers excel pour les 7 jours de la semaine.

On ouvrira LUNDI, on ira sur l'onglet tartenpion MIDI et on trouvera un tableau avec la ligne NORMAL , et en colonne le menu du lundi midi .

je dois alors saisir 40 dans tomates vinaigrette, 40 dans steak haché, 40 dans haricots verts, 40 dans fromage, 40 dans compote.

J'ai donc à saisir 6 fois le chiffre 40. Et ça c'est seulement pour 1 client et pour un seul menu pour un seul repas.

Imaginez le temps de saisie pour 39 clients, par une moyenne de 10 menu déclinés par 1 entrée, 1 viande, 1 légume, 1 fromage, 1 dessert, on arrive déjà à 1950 saisie et là uniquement pour le lundi midi.

Imaginez 14 repas par semaine. j'arrive à 27300 saisie pour la semaine. C'est affolant!

J'ai donc rapporté ça du boulot pour en imaginer une matrice.

L'idée est alors d'ajouter cette feuille d'effectif dans le fichier LUNDI feuille de route. Soit 1 onglet supplémentaire!

Saisir seulement 40 une fois dans (tartenpion/menu normal) et grace aux cellules liées, j'aurai eu 40 systématiquement inscrit aux autres endroits. Ca me divise le boulot par 5!

Je pense que cela me sauverai au moins 7 à 10 heures de boulot par semaine et bien des erreurs.

Si quelqu'un veut voir l'original et ce que j'ai fait pour me conseiller, ça m'arrangerait bien. Pensez bien que mon taf ne me filera pas un rond supplémentaire pour cette démarche (on devrait avoir un logiciel mis en place mais pas avant janvier 2012, ca fait long)mais moi ca m'éviterait bien des erreurs et de perdre du temps.

Merci par avance

Bonjour jensaisrien,

Il faudrait effectivement que tu joingnes les dits fichiers (fichier EFFECTIF et un fichier Feuille de route). Tu auras plus de chance d'obtenir de l'aide.

Dans tes fichiers ne garde que le strict nécessaire pour répondre à ta demande. Il serait peut-être mieux pour ceux qui t'aident de ne pas mettre pas tous les onglets pour ne pas avoir une masse d'informations à gérer.

Ça serait un bon début.