Fichier rendez-vous avec plusieurs personnes

Bonjour à tous,

Merci d'avance à ceux qui pourront m'aider.

Voilà, je travaille dans une association où l'on gère plusieurs résidents dans plusieurs résidences. Ces résidents ont des rendez-vous avec leurs référents pour diverses choses.

Il peut y avoir jusqu'à 30 résidents dans une même résidences, donc des tableaux à rallonge, et forcément des erreurs de saisies et de statistiques.

Je souhaiterai savoir s'il est possible à partir d'une base de données de noms de résidents, de faire une sorte de fiche reprenant l'ensemble des rendez-vous mais également d'en rajouter au fur et à mesure de l'année.

Grosso modo, en choisissant le nom de la personne, afficher sa fiche avec tous ses rendez-vous passés et à venir.

J'ai fait un modèle excel que je vous mets en pièces jointe pour avoir une idée de ce que je souhaiterai mettre en place.

Faut il passer par du VBA (que je ne maitrise pas), ou par des formules excel ?

Deuxième question : Est il possible d'extraire l'ensemble des données de ces fiches rendez-vous (nombre de rendez-vous, nombre de thématique, nombre d'action etc...) ? Aujourd'hui je n'ai pas de problème car tout est affiché sur une même feuille excel)

Merci par avance,

Bien cordialement,

Belle journée

Bonjour,

A priori c'est possible oui, mais le vrai point d'interrogation c'est votre BDD actuelle… Je doute qu'elle soit aussi bien organisée, autrement vous ne seriez pas ici .

Ce serait possible via formules et VBA certainement, quoique sans les nouvelles formules matricielles (abonnement 365) on aura probablement des monstres de formules indigestes. Le VBA/PowerQuery seront probablement plus adaptés.

La question que je me pose c'est donc : d'où va-t-on devoir extraire vos données ? Pouvez-vous joindre le fichier en question ? Merci.

Anonymisation ici.

Bonsoir SHEC et le forum
Voici ma proposition avec une nouvelle feuille BDD contenant un tableau structuré appelé T_Base, qu'il faudra alimenter par le formulaire de saisie.
Il suffira de filtrer la colonne "Nom" pour avoir toutes lignes renseignées pour ce Nom.
Cdt
Papy Henri

Bonjour,

Tout d'abord, merci pour vos retours très rapides !

@Saboh12617, je pense qu'en effet mon idée était un peu trop fouillis et trop prise de tête. En réalité je dois extraire l'ensemble des données de ses rendez-vous, à savoir le nombre par mois, les modalités d'entretien, les partenaires sollicités etc ...

Donc le tableau que me propose @AFEH me semble plutôt bien adapté puisque je pourrais faire un tableaux croisé dynamique pour récupérer l'ensemble des données en fin d'année !

Petite question @AFEH, est ce possible d'avoir la manipulation afin de rajouter des colonnes et les insérer dans le formulaires de saisie. Je m'explique, lors des entretiens, il peut y avoir plusieurs thématiques abordées, plusieurs actions et plusieurs partenaires sollicités

Merci par avance,

Belle journée,

Bien cordialement.

Bonjour SHEC et le forum
Merci pour ce retour.
Si je comprends bien, il s'agirait de mettre de listes déroulantes à choix multiples dans les colonnes.
Je vois ça dès que je peux.
Cdt
Papy Henri
EDIT: Voici ma solution (qui n'est pas de moi, mais trouvée sur ce forum et adaptée)

Bonjour AFEH,

Oui c'est bien ça, l'idéal, c'est que le formulaire de saisie puisse ressembler à cela :

Nom : (liste déroulante) => c'est nickel, j'ai juste à rajouter dans la base de donnée que tu m'as créé

Date : (champs libre) => pas de problème

Thématique 1 : (liste déroulante)

Actions réalisées pour la thématique 1 : (liste déroulante avec plusieurs choix) => je ne sais pas si cela est possible et si cela peut se retranscrire dans le tableau de l'onglet BDD

Partenaires sollicités pour la thématique 1 : (liste déroulante avec plusieurs choix) => idem

Il y avait jusqu'à 4 thématiques abordées en entretien. Je pense que cela va faire beaucoup sur le formulaire de saisis, qu'en penses tu ?

Jusqu'à maintenant, le tableau ressemble à cela (ci dessous), une vrai usine à gaz, on s'y perd, des lignes sautent par moment .. complétement à revoir.

Merci beaucoup pour ton aide, j'essai de faire par moi même à côté avec des tutos mais par évident quand on ne s'y connait pas mais cela donne envie :D

Bon appétit, bien cdt.

Re

Vous n'avez pas vu le fichier que j'ai joint à mon message précédent?
Papy Henri

Re,

Non je ne l'avais pas vu !

C'est parfait, merci beaucoup pour votre aide ! Cela va faciliter mon travail et ceux de mes collègues :)

PS : si vous avez un tutoriel afin d'apprendre à faire ce genre de chose, je suis preneur car je pourrais l'étendre à plusieurs fichiers.

Bien cdlt,

Belle journée à vous !

Re,
Non je n'ai aucun tutoriel: Autodidacte depuis plusieurs années, je pioche ici et là pour trouver des idées.
J'ai pensé que peut-être la notion du N° d'entretien avait son importance, donc je l'ai ajoutée à cette version3.
J'ai également ajouté la possibilité de modifier un enregistrement: Les enregistrements sont Indexés en colonne A (N001, N002, etc.) et paraissent, à l'ouverture du formulaire, dans la liste à droite (ListBox) avec les colonnes Noms et dates et N° d'entretien. En Cliquant sur un enregistrement, les informations issues de La Base viennent alimenter le formulaire. Pour modifier les 3 dernières données, il faut noircir (avec la souris) la ou les valeurs existantes pour faire apparaitre la liste de choix. Recocher à nouveau les choix, puis Valider-les (Je n'ai pas trouvé pas d'autre solution).
A découvrir
Cdt
Papy Henri

Bonjour je viens de tester le nouveau formulaire, c'est top, de plus ça permet de trier plus facilement avec les numéro de rdv c'est super !

L'idée est géniale d'avoir un récap sur le côté droit du formulaire et de pouvoir tout modifier en cas d'erreur !

Dernière petite question, et pas des moindres. Comme je le disais en début de topic, je dois extraire ces informations en fin d'année. J'ai tenté de faire un tableau croisé dynamique en rentrant qq ligne via le formulaire et en rajoutant également la formule NB.SI à coté de chaque intitulé depuis la base de données.

J'ai remarqué que lorsqu'il y a par exemple une plusieurs Thématiques, Actions ou encore partenaires sollicités, la distinction n'est pas faite dans le tableau croisé dynamique. J'ai tenté de faire avec l'option conversion mais rien de bien concluant. Y aurait il une manipulation à faire afin de dissocier les données d'une même case lors de l'extraction ?

Edit : Après recherche, cela n'a pas l'air possible, il faut une cellule par donnée :/

(Je vous renvoie le fichier que j'ai légèrement modifié)

Merci par avance,

Bien cdt

Bonjour à tous,

Alors tout d'abord je tiens à féliciter Papy Henry qui a fait un super fichier, moi aussi j'aime beaucoup.

Et oui, comme vous le dites la limite d'un fonctionnement comme ceci c'est qu'on ne peut avoir qu'une info par colonne/cellule. Donc si la colonne contient plusieurs infos… Forcément, le TCD va patiner.

Je pense à la solution suivante :

En gros, on aurait

Qui devient

Bien entendu, ce tableau ne servirait que de source pour le TCD, afin d'avoir un comptage adéquat. On garde la BDD intacte.

Pour la mise en place, on peut faire cela de deux manières :

• Via une Requête PowerQuery : on pourrait créer une requête qui va lire la/les colonnes avec des infos multiples, et les diviser en lignes distinctes.
• Ou via VBA, mais c'est probablement un peu plus laborieux.

A voir si Papy Henry pense à autre chose (de plus simple?), sinon envoyez moi un fichier avec tous les TCD que vous voudriez faire, et je vais voir comment faire la requête PQ correspondante.

Bonjour Saboh12617,

Merci pour votre retour :)

J'ai mis à jour les listes déroulantes (elles sont complètes).

Grosso modo, pour ce tableau, j'ai besoin en fin d'année :

- Du nombre de rendez-vous total sur l'année (ça, pas de problème, avec la colonne ID, je peux savoir combien il y a de rendez-vous, c'est parfait et bien pratique),

- Du détail pour toutes les autres colonnes à savoir "modalité de rencontre", "thématiques abordée", "actions réalisées", "partenaires sollicités"

Comme je le disais dans ma réponse précédente, dans l'onglet Liste déroulante, j'ai ajouté une colonne NB à côté de chaque colonne afin de calculer avec la formule NB.SI afin d'éviter d'avoir un TBC. Cependant, oui comme vous le dite, on ne peut avoir qu'une info par colonne/ligne donc pour le coup ça ne fonctionne pas, ou du moins pas totalement

J'aime bien votre solution, cependant je pense que cela posera problème notamment sur les modalité de rencontre qui seront bien trop nombreuses

Si il y a possibilité d'avoir qqch comme ci dessous, la formule NB.SI sera suffisante, je pense afin d'avoir toutes les données dont j'ai besoin et je pourrais me passer du TCD, qu'en pensez vous ?

Je vous remets le fichier envoyé par Papy Henri maj,
Merci beaucoup, c'est très sympa.

Bonjour SHEC et @saboh12617.
Merci à tous les 2 pour vos retours.
Je reste basique, mais en modifiant la formule NB.SI en F17 (et toutes celles ou il y a 2 thématiques) de cette manière, est-ce que cela conviendrait?

=NB.SI(T_Base[#Tout];[@[Thématiques abordées]])*2

et la cellule J17 (et toutes celles ou il y a 3 thématiques) par

=NB.SI(T_Base[#Tout];[@[Partenaires solicités]])*3

Cdt
Papy Henri

EDIT: Désolé, mais ça ne marche pas quand il y a plusieurs choix effectués dans la cellule.

Re,

Pour compter toutes les cellules contenant le mot "courrier" (sans se soucier des majuscules/minuscules) dans le tableau T_Base, on peut utiliser

=SOMME(SIERREUR(CHERCHE("courrier";T_Base);0))

Qui remplacerait votre NB.SI.

Mais ce que j'ai du mal à saisir, c'est que votre NB.SI dépend de la cellule à sa gauche. Or ces cellules contiennent justement [Judiciaire / Juridique]. Les deux valeurs ne sont pas séparées… Donc ça ne peut pas fonctionner, TCD ou non. Il faut que dans votre onglet [Liste déroulante] il n'y ait qu'une valeur par ligne, autrement on ne peut pas faire le décompte par valeur … Je suis un peu confus, j'ai l'impression de ne pas comprendre.

Pour la solution des cellules fusionnées : à éviter.

Quand je parlais de la requête powerquery c'était pour faire ce travail de comptage uniquement : nombre de lignes = nombre de RDV contenant la valeur "juridique". Pour compter les RDV au total, comme vous l'avez dit, il y a l'onglet BDD avec les indices.

Bref pour résumer, doit on séparer les cellules avec un "/" en 2 valeurs distinctes ? Si oui, pourquoi ce n'est pas déjà fait dans l'onglet [liste Déroulante] ? Si on doit juste séparer par [retour à la ligne], alors la formule en haut de mon message devrait convenir pour remplacer votre NB.SI.

Re !

Je pense que l'on ne s'est pas compris, j'ai du mal m'exprimer désolé.

Les listes déroulantes sont bonnes, certains items englobent plusieurs éléments.

Je prends l'exemple :

-CMP/EMPSM/UAS => ce n'est pas à dissocier/séparer, c'est un item qui englobe ces 3 éléments. Tout comme CAF/MSA, c'est un seul item. Cependant lorsque l'on coche ces deux items, ils ne sont pas pris en compte avec la formule NB.SI ou mm dans le tableau croisé dynamique. Car en effet, comme vous l'avez dit, un item par case.

"Bref pour résumer, doit on séparer les cellules avec un "/" en 2 valeurs distinctes ? Si oui, pourquoi ce n'est pas déjà fait dans l'onglet [liste Déroulante] ? Si on doit juste séparer par [retour à la ligne], alors la formule en haut de mon message devrait convenir pour remplacer votre NB.SI". =>C'est bien le retour à la ligne qu'il faut séparer

Je viens d'essayer votre formule, elle fonctionne uniquement pour le premier item de la cellule, cependant cela ne fonctionne pas avec le retour à la ligne. J'ai fait un test avec la même formule pour la recherche de l'item "Famille", cela me donne la somme de 20 alors qu'il devrait y en avoir qu'une (à partir de ce que j'ai rempli dans le tableau BDD)

Je ne sais pas si j'ai été assez compréhensible ..

Merci encore

J'ai utilisé cette formule qui à l'air de fonctionnée !

Merci de m'avoir mis sur la bonne piste :)

=SOMMEPROD(--(ESTNUM(CHERCHE("Remobilisation"; T_Base[#Tout]))))

ou

=NB.SI(T_Base[#Tout];"*Remobilisation*") => les deux étoiles de chaque coté permette de chercher le mot partout dans la cellule

Ah parfait ! Oui j'avais mal compris, et je m'en doutais, merci pour la précision.

Ma formule doit marcher uniquement pour les versions plus récentes, j'ai toujours un peu de mal à tester maintenant que je suis sur office 365 avec les formules matricielles automatiques. Enfin, je vois que vous avez trouvé le contournement donc parfait !

C'est tout bon ou il reste des choses à voir ?

Normalement c'est tout bon pour moi,

Merci beaucoup à vous deux !

Il faut que je regarde des tuto afin de le faire moi même maintenant :)

Belle soirée

Bonsoir à tous les 2.

J'ai vérifié la formule NB.SI de SHEC. Mais il faut dissocier la colonne Nbre de chaque Tableau car sinon la formule sera identique pour chaque ligne.
Voici le ficher Test2 dans lequel j'ai modifié toute la colonne H du tableau ACTIONS et ça fonctionne.
Faire la même chose pour les colonnes D, F et J. Attention à l'orthographe exacte de l'item.
Cdt
Papy Henri

Bonjour SHEC et le forum
Pour que la liste de droite (ListBox) soit efficace pour la recherche des noms, j'ai ajouté la possibilté de faire un filtrage sur les noms (colonne 2 du tableau T_Base). Il suffit de taper la ou les 1ères lettres et le filtrage est instantané. Voici le fichier text3.
La page "Listes déroulantes" est également opérationnelle.
Merci de clôturer ce fil si problème résolu.
Cdt
Papy Henri