Tri de données, mise en page selon un modèle et copie de certaines données

Bonjour,

Je travail dans un établissement et j'aimerais automatiser une de mes taches quotidiennes qui est particulièrement chronophage. Je m'explique:

Tous les matins je dois faire la liste des élèves qui ont une heure de retenue dans la journée en me basant sur le logiciel de gestion des élèves (Pronote).
Jusqu'il y a peu je devais fouiller dans une des rubriques du logiciel et retrier à la main toutes les heures de colles de la journée (et tout remettre en page sur une page Word que j'imprimais). Cependant il y 2 jours j'ai découvert une rubrique cachée qui me permettait d'extraire en CSV brute les informations sur les retenues pré-triés par heures.

Mon objectif est donc d'avoir un tableur Excel dans lequel je copie les données CSV que j'exporte de Pronote, que je trie celles dont je n'ai pas besoin et qu'ensuite je trie les élèves par heures de sorties puis classes puis ordre alphabétique. Sachant que nous avons deux portails pour limiter le flux des élèves il faudrait aussi que lorsque le tri est effectué je puisse répartir en 1 clic les élèves de 6èmes et de 4èmes dans un autre tableau et pareil pour 5ème et 3ème.

Je vous fourni mon premier test excel (anonymisé, il s'agit de noms et prénoms issues d'un randomizer) ainsi qu'une explication en schéma sur word (peut-être plus simple a comprendre avec des images qu'a l'écrit).

J'ai réussi à trier mais certaines données semblent ne plus forcement s'aligner et je ne sais pas comment faire l'export les autres tableaux.

Sachant qu'en plus ça doit être intuitif car il faut que mes collègues ou mes chefs puissent aussi l'utiliser en mon absence.

Merci d'avance pour votre aide et je suis disponible pour toute info complémentaire.

Anthony

Bonjour FLAC et bienvenue sur XLP ,

Le cahier des charges n'est pas clair pour moi.

1) Vous copiez des données depuis Pronote pour les coller dans votre classeur. Où les collez-vous ? Dans quelle feuille ? Dans quelle cellule ?

2) Une fois les données collées, sous quelles formes et formats se présentent-elles ? Doivent-elles être retouchées ?

3) Quelles sont les critères des lignes que vous ne retenez pas ?

...

A) À priori inutile de supprimer des colonnes : des traitements adaptés sauront quelles colonnes sont utiles ou non.

B) Je préfère bien formater les données pour qu'un tri ordinaire suffise plutôt que d'utiliser des tris avec un ordre particulier.

C) J'évite d'accoler une plage de cellule à un tableau structuré. J'introduis toujours une colonne vide entre les deux.

Bonjour mafraise,

Merci beaucoup pour le coup de main.

1) Je les colle dans la feuille "Zone de collage", case F3

2) Elles se présentent comme elles sont actuellement mises dans la "Zone de Collage", Case F3. Elles n'ont pas besoin d'être retouchés mais elles ont besoin d'être remise dans l'ordre d'affichage que j'ai mis (Heure, Prenom, classe, etc...)

3) Je n'ai pas bien compris la 3ème question, pour les colonnes c'est car je n'en ai pas besoin pour les sorties des élèves. J'ai donc déjà "mis en page" le document pour savoir quelles colonnes étaient inutiles et pouvaient être effacés. Mais je n'ai pas souvenirs de parler de lignes (a part pour enlever les en-tetes de mes exports pronote)

Bonjour à tous !

Une approche via Power Query (nativement intégré dans Excel depuis 2016) ?

La requête principale est basée sur la "COPIE CSV BRUTE". Mais idéalement, il serait judicieux d'intégrer directement le fichier CSV.

(Il est possible d'aller chercher la dernière extraction Pronote.)

Re,

Je n'ai pas bien compris la 3ème question, pour les colonnes c'est car je n'en ai pas besoin pour les sorties des élèves. J'ai donc déjà "mis en page" le document pour savoir quelles colonnes étaient inutiles et pouvaient être effacés. Mais je n'ai pas souvenirs de parler de lignes (a part pour enlever les en-tetes de mes exports pronote)

Dans la zone de collage, il y a 38 noms (de la ligne 4 à la ligne 41). Dans la feuille "Retenues" il n'y a que 36 noms (de la ligne 4 à la ligne 39). il y a une différence de deux noms.

D'autres part dans l'import, il y a des noms avec des classes sans numéro alors que dans la feuille "Retenues"' il n'y a que des noms avec des classes à nombre.

Re fraise,

Je viens de voir que dans la zone de collage j'ai "anonymiser" 2 en-tête que j'avais laissé (ligne 21 et ligne 38), il s'agit d'une erreur de ma part (je voulais laisser trainer les champs pour pas oublier de créer un suppresseur d'en-tête si un collègue collait les CSV en oubliant de supprimer les en-tête). Ce qui correspond aux 2 noms en trop et aux classes sans numéros.

Merci JFL,

Cependant j'avoue que je n'arrive pas à comprendre comment fonctionne ton tableur.

Tu as reparti les données par rapport à la CSV brute (qui est là pour montrer a quoi ressemble chaque export avant d'être mis dans le tableau de tri) mais quand je rajoute les autres extractions ça ne met pas à jour les tableau dans les 3 feuilles donc je suis un peu perdu ^^.

Pour l'import des données, mon interface Pronote ne me permet pas d'éditer un fichier CSV mais juste de "copier coller en CSV" d'où mon utilisation de la feuille de tri qui en plus me permet de ne pas avoir un dossier avec 50 archives CSV et qui permettrait aux collègues de juste faire des copier coller.

Mais merci beaucoup pour ton aide (et la mise en page bien plus propre que la mienne)!

Bonjour à tous de nouveau !

C'est dommageable que Pronote n'offre pas cette fonctionnalité très basique. L'automatisation sera amoindrie.

Les données CSV sont à ajouter au tableau structuré (nommé tCsv). Ensuite un simple " Actualiser tout ", via le ruban, retournera les tableaux mis à jour.

Merci pour l'info, j'ai tenté l'actualisation mais j'ai ce message qui apparait 3x de suite à chaque fois, j'ai raté quelque chose?

Bonsoir à tous !

Une actualisation après l'ajout de données ?

Les formats utilisés sont identiques ?

Pouvez-vous joindre le classeur avec ces nouvelles données ?

Pouvez-vous ouvrir l'éditeur Power Query (ALT F12), vous placer sur la requête "Retenues du jour", et lister les étapes (à droite de la fenêtre) à pour repérer l'étape qui pose souci dans votre version ? (je n'ai pas ce message d'erreur).

J'ai trouvé l'erreur, il s'agissait de 8h qui n'était pas noté 8h00, merci de votre aide!

Re à tous,

La version VBA de ma pomme.

1. Aller sur la feuille "ZONE DE COLLAGE"
2. Collez les données issues de "Pronote" à la cellule A1
3. Cliquez sur le bouton vert

Merci beaucoup Fraise, elle est parfaite