Automatiser l'exportation de facture - Publipostage ou autre ?
Bonjour à tous !
Tout d'abord je vous remercie si vous pouvez m'aider, cela fait un moment que je bloque sur le sujet.
Une collègue m'a demandé de l'aide, elle utilise Excel pour calculer les factures des participants aux activités qu'elle organise. Elle a créé un document, avec une première feuille "facture", une feuille avec le nom de tous les inscrits, et des feuilles ou elle indique qui a participé à quoi, comme vous pouvez le voir dans le fichier que j'ai joint. Sur la première feuille, elle a mis en place une liste déroulante, qui lui permet de sélectionner le nom d'une personne, et en fonction de cela, avec l'outil RECHERCHEV et avec un test de logique, de sortir le montant que la personne nous doit.
À la période où elle doit facturer, elle passe donc chaque nom, et exporte la feuille "facture", à la main, pour chaque personne. Si ce système fonctionnait très bien lorsqu'elle accueillait peu de personne, maintenant que le service commence à se faire connaitre et qu'il y a de plus en plus de monde, ça devient très long. Je lui ai suggéré de faire du publipostage pour résoudre cela.
Voilà notre problème, les informations nécessaires pour le publipostage sont sur la feuille 2, avec les noms des inscrits, et sur la feuille 1, pour les montants. Je n'ai pas réussi à trouver comment faire du publipostage en partant de 2 feuilles différentes ?
Ou alors devons-nous regrouper les informations sur 1 seule feuille ? Mais dans ce cas-là, est-ce que c'est possible de garder la RECHERCHEV et le test de logique ?
Ou alors, il y a-t-il un moyen de garder son fonctionnement actuel, mais d'automatiser que, pour toute la liste de nom, un pdf est créé ?
Voilà ! J'espère que j'ai été claire dans ma demande et que j'ai utilisé les bons termes, je suis loin de maitriser Excel, donc je m'excuse par avance pour mes erreurs !
Merci beaucoup de votre aide !
Bonjour
Référence circulaire dans l'onglet Liste des jeunes dans la colonne A facturer
Le compteur utilisant cette colonne, c'est problématique...
Non utilisation de la ligne prévue pour les totaux dans le tableau des présences. Un tableau unique pour l'année serait préférable.
Ce tableau a une liste déroulante pour préciser 1/2 journée, Journée, Journée avec supplément : il semble donc qu'on additionne des choux et des carottes
Le tarif ne prévoit que la journée contrairement à la facture.
Les formules de facture
- n’utilisent pas les grilles de tarifs et ne considère que des montants existant dans la grille Tarif1 mais pas dans la grille Tarif2
- ne recherchent pas le QF dans la bonne colonne
Une fois explicités
- les 2 dernières colonnes de l'onglet Liste des jeunes,
- la grille des Tarifs et de prestations
le plus simple est de charger les tableaux T_BdD, Présences, Tarifs dans PowerQuery, y filtrer les prestations du mois à facturer, valoriser les lignes et restituer ces lignes de factures dans un onglet qui servira de source à un publipostage Word pour l'émission des factures.
Avant un publipostage il suffira donc de choisir le mois pour générer la liste puis de déclencher le publipostage dans Word...