Création d'un tableau d'activité scolaire adapté au handicap

Bonjour à tous(tes),

Content d'avoir rejoint de forum et de voir que l'aide active va pouvoir m'aider dans le projet excel que j'ai en tête, n'ayant pas toutes les compétences nécessaires pour le contruire.

Pour faire succinct, je travaille dans l'accompagnement des déficients visuels dans le domaine scolaire en adaptant leurs supports de classe en braille... ça c'est pour mon métier !

Je souhaite créer un tableau Excel qui me permettrait de mieux gérer toutes les demandes que j'ai des enseignants en synthétisant le tout dans un tableur qui aura ces colonnes :

L'idée est que sur la première feuille du classeur où je trouverai ce tableau il y ai aussi un bouton qui permette d'ouvrir un formulaire type pop-up dans lequel je viendrais renseigner toutes les données ci-dessous sous forme de lignes de formulaires.

Pour simplifier le tout il faudrait que dans les différentes lignes du formulaire il y ai des données qui se préremplissent en fonction d'autres éléments saisis. Par exemple en rentrant le nom de l'élève, sa classe, l'établissement et la structure qui le suit seraient directement pré-remplis. Je pense qu'il faut faire appel à un code lié à d'autres feuilles du classeur qui contiendrait ces données.
Il serait aussi bien qu'en fonction de l'utilisation, les suggestions prédictives soient possibles, un peu comme word qui nous propose des choix de correction automatique (par exemple si je tape "pa" sur la ligne "nom" du formulaire, me soit proposé dans un menu déroulant de cette même ligne, les élèves dont le nom commence par "pa"...).
Un fois le formulaire remplis que je puisse cliquer sur un bouton valider et que ça le bascule dans le tableau montré plus haut.

J'espère que ce projet qui me tiens vraiment à cœur puisse aboutir sans passer par une entreprise extérieure.

Merci pour votre aide et à très bientôt.

Bonjour YannR,

Pouvez-vous renseigner dans votre profil la version d'Excel (365, 2019, ...) et l'environnement Windows / Mac car ce sont des éléments importants qui permettent de répondre correctement car les fonctions Excel ne sont toutes disponibles sur toutes les versions.

En lisant votre post, je me demande si un formulaire de saisie est vraiment indispensable. En utilisant des tableaux structurés / dynamiques vous pourriez gérer vos données directement dans des feuilles Excel :

• une feuille permettant de gérer les données relatives aux élèves / enseignants
• une feuille contenant les référentiels sous forme de liste stockées dans des tableaux structurés (TS) : "Type adaptation", "Matière", "Structure" ?, autre(s) ?
• la feuille principale correspondant à votre tableau avec pour :
  • les élèves, une liste de choix des élèves (si vous avez Excel 365, la saisie prédictive fonctionne dans les listes de validation) et en fonction de l'élève sélectionné, les données "Structure", "Classe" et "Etablissement" seraient automatiquement alimentées via une formule Excel.
  • les données "Type d'adaptation", "Matière" des listes de choix liées aux référentiels

Si vous le souhaitez, je peux vous faire une maquette (mais indiquez la version d'Excel utilisée).

Cdlt,

Cylfo

Bonjour et

"Français" n'est pas le renseignement demandé : Attendu une année 2016, 2021... ou 365 si tu as un abonnement suivi de 32 ou 64 bits le cas échant.

Ce renseignement se trouve dans le menu Fichier > Compte (en bas) + Clic sur le point d'interrogation :

puis (page suivante) :

[a=https://forum.excel-pratique.com/file/img/1/5363_66d489e238b6a312002593.jpg][/a]

Merci de mettre à jour ton profil (en cliquant sur le lien)

A+

Merci galopin01 et cylfo !

Ma version d'Excel : Microsoft® Excel® LTSC 2021 MSO (Version 2410 Build 16.0.18028.20004) 64 bits pour environnement Windows pro 64bits

Bonjour YannR et le forum
Voici un 1er jet de proposition avec un formulaire de saisie. Les listes de la feuille "Listes" sont à adapter avant de commencer.

Cdt

Papy Henri

Bonjour Yannr,

Une autre proposition sans formulaire, basée sur une saisie directe dans les tableaux structurés (TS dans la suite du post) concernés. Si vous ne connaissez pas le fonctionnement des TS, je vous invite à regarder sur le forum et/ou sur internet, la doc y foisonne et c'est vraiment un point sur Excel à approfondir, les intérêts à utiliser les TS sont nombreux.

Juste pour le cas où ne connaîtriez pas les TS et pour que vous puissiez, si vous le souhaitez, tester le fichier :

• Dès que que vous saisissez une donnée sous la dernière ligne du TS, celui-ci s'agrandit automatiquement et les formules ainsi que les mises en forme conditionnelle sont propagées sur la nouvelle ligne
• Pour supprimer une ligne : clic droit dans une cellule quelconque du tableau sur la ligne à supprimer, Supprimer / Lignes de tableau.
• Pour insérer une ligne dans le tableau (donc inutile pour ajouter une ligne en fin de tableau) : clic droit sur une cellule quelconque du tableau située la ligne au-dessus de laquelle vous voulez insérer une nouvelle ligne, Insérer / Lignes de tableau en haut.

Les onglets :

• Référentiels : les tableaux avec les listes pour les items "Structure", "Matière", "Type d'adaptation" et "Classe". S'il en manque, en ajouter est facile.
• Elèves : la liste des élèves. Les données "Structure" et "Classe" sont contrôlées par les listes associées aux référentiels
• Suivi des demandes :
  • le titre des colonnes saisissables est sur fond vert, celles qui sont alimentées automatiquement sont sur fond marron.
  • Pour ajouter une nouvelle demande, saisissez la date d'arrivée du doc, cela vous permettra de sélectionner un élève dans la liste. Avec la version 2021, je ne sais pas si la saisie est aidée ... à voir.
  • J'ai ajouté 2 MFC à titre d'exemple :
    • si la date d'envoi est passée, la ligne se grise
    • si la date de retour prévu est dépassé, la ligne est sur fond rouge

Comme cela vous avez les 2 approches , avec et sans formulaire et le choix.

Cdlt,

Cylfo

waaaaahou Papy Henri et Cylfo, non mais c'est top, vous avez bien compris la trame de ce que j'avais en tête.

Bon le souci maintenant c'est que les deux pistes envisagées sont hyper intéressantes et que le dilemne va se poser sachant que je suis un éternel indécis .
En plus on arrive plus ou moins au même résultat en terme d'utilisation à priori !? Je m'orienterai peut être sur la méthode qui me permettra de gérer le mieux possible l'outil et éventuellement intervenir sur des ajouts ou autres régulièrement sans trop de difficulté...

Si vous avez d'autres éléments à ajouter n'hésitez pas je clôturerai le sujet d'ici mi-semaine.

Merci encore et une fois et à ++

Yann

Cylfo, j'ai essayé de paramétré ton fichier ce matin et même si c'est long de tout remplir au début je pense que ça va être top d'utiliser cet outil et il faut aussi que je me fasse la main.

Bon premier souci rencontré ; j'ai modifié l'ordre de certains colonnes sur la feuille principale et j'ai également remanié les contenus dans les feuilles Elèves et Référentiels. ça m'a l'air de fonctionner mais par contre j'ai fait une conner... erreur en remaniant la colonne Matière avec la liste déroulante sur la feuille principale. Du coup je n'ai plus le lien qui se fait avec la plage de données correspondante qui est sur la dernière feuille.

Ha oui pendant que j'y pense, je souhaiterais à termes pouvoir passer les commandes traitées en archivage et donc les basculer sur une quatrième feuille dédiée. Cela me parait possible techniquement parlant mais je suis encore une fois bloqué par mes compétences .

Rien d'urgent mais si tu as l'occasion ou une autre personne du forum d'ailleurs qui pourrait m'éclairer ça serait super. J'ai fait une recherche pour cette fonction mais rien n'a abouti...

Merci encore une fois et à bientôt.

Yann

Bonjour
Voici le 2ème jet avec possibilité de modifier les données d'un élève en le choisissant dans la ListBox.
Je n'ai pas modifié l'ordre dans les colonnes. Précise l'ordre exact dans une réponse.
A voir
Papy Henri

ERRATUM MESSAGE PRÉCÉDENT

En fait il ne s'agit pas vraiment d'un erratum puisque je n'ai pas fait d'erreur et je viens de regarder ton fichier source et l'appel de liste depuis une autre feuille qui contient les matières n'a jamais existé donc je pouvais chercher . Par contre la question reste la même, à savoir comment créer le lien entre la plage de donnée listée dans une colonne sur la feuille 3 Référentiels et la feuille tableau principal ?

Merciiiiiiii d'avance et à bientôt !

Yann

Bonjour YannR,

Pour l'ordre des colonnes, je te conseille de laisser en 1ère colonne, une colonne ne faisant pas référence à une liste de données car si la 1ère colonne est celle du nom de l'élève, la liste de choix associée ne sera active qu'après avoir ajouté une ligne dans le TS. c'est pour cela que j'avais mis la colonne "Date d'arrivée doc" en premier, de cette manière dès que tu as renseigné une date, la liste de choix de l'élève est active.

Pour la liste déroulante "Matière", sélectionnes les cellules de cette colonne hors la cellule de titre puis menu "Données" / "Validation des données" (dans le groupe "Outils de données") et paramètres comme ci-dessous

La plage nommée "LST_REF_MATIERES" fait référence aux données de la colonne "Matière" du TS "TREF_MATIERES".

Pour l'archivage, là tu n'y couperas pas, il faut coder. Je peux t'ajouter le bouton qui fait l'opération d'archivage et suppression dans le TS de suivi des demandes.

Cdlt,

Cylfo

PS : la liste associée aux matières et son utilisation dans le TS de suivi des demandes sont présentes dans la version que je t'ai envoyée ...

PS2 : pour l'archivage voir entre autres https://forum.excel-pratique.com/excel/archivage-d-une-ligne-lorsqu-on-selectionne-termine-195135

Merci encore une fois Cylfo, je me doutais qu'un lien vers une table ne fonctionnais pas mais j'ai du mettre dans le bazar le fichier initial et je ne m'y retrouve plus car ça reste très complexe pour moi.

Je te mets le lien du fichier que j'ai refait à partir de ta source ci-dessous. Si tu peux regarder, j'ai des erreurs dans le classeur Elèves et Référentiel. Je pense qu'il s'agit justement des LST et TREF où j'ai fait des couacs. Je n'arrive plus à changer les sources car ça me marque à chaque fois qu'elle n'existe pas. Par exemple quand je tape =LSTREF_TYPADAPTATION ça me met que ça n'existe pas... bref... Je me fatigue tout seul.

Et pour le bouton d'archivage oui avec plaisir si ça peut me simplifier la vie, je pourrai consacrer plus de temps à mes élèves

à ++

Yann

Re,

Je regarde cela et te renvoie le classeur avec les corrections et les explications.

Pour l'archivage : il faut que tu précises la donnée qui déclenche l'archivage et la manière dont tu veux déclencher l'archivage : par exemple si la donnée déclenchant l'archivage est "Date d'envoi" ? : on archive dès qu'une date est saisie ou l'archivage se fait via un bouton qui archivera toutes les demandes dont la date d'envoi est échue de plus de n (à préciser) jours ?

Cdlt,

Cylfo

Re,

Je te joins :

• un doc explicatif qui devrait te permettre de comprendre les erreurs et les explications pour effectuer les corrections.
• la version corrigée (si nécessaire)

J'attends ton retour sur les caractéristiques de l'archivage et si tu as des questions, n'hésites pas

Cdlt,

Cylfo

rebonjour
Sans vouloir, à tout prix, m'imposer dans ce fil, voici une proposition, toujours avec formulaire, se rapprochant de la demande de Yann.
Cdt
Papy Henri

Re,

@AFEH tu ne t'imposes pas, c'est Yann qui choisit . D'après ce que j'ai compris, je le cite "Je m'orienterai peut être sur la méthode qui me permettra de gérer le mieux possible l'outil et éventuellement intervenir sur des ajouts ou autres régulièrement sans trop de difficulté...", il fait aussi son choix en fonction de ce qu'il pourra le plus facilement s'approprier et maintenir dans l'avenir sans avoir besoin à chaque fois d'une aide extérieure (ce que je crains être le cas avec une solution pure VB).

Cdlt,

Cylfo

En fait @AFEH et @Cylfo vos deux méthodes sont parfaites et effectivement auparavant dans mon ancien poste j'étais habitué à travaillé sur la base d'un formulaire car c'est ce que l'informaticien avait mis en place comme outil dans Excel. à vrai dire je n'ai pas vu de différences en ouvrant vos fichiers concernant la facilité et la rapidité des saisies et de la gestion des données car d'un c'est un peu tôt et je le saurai au bout de quelques semaines et deux il fallait faire un choix . J'entends le dernier argument de @Cylfo mais je ne suis fermé à rien... il faudrait que j'essaie de tester un moment les deux en parallèle mais c'est de temps que je manque justement !

Merci en tout cas et du coup j'attends de voir avec les dernières modifs que @Cylfo a réalisé suite à mon envoi mais vous n'êtes pas à l'abris de me voir revenir dans quelques jours, mois ou semaines pour peaufiner l'avancée et l'utilisation de super outil créé à mes souhaits.

Cylfo, pour l'archivage tes deux idées sont bien donc à essayer mais je pencherai je pense pour la donnée déclenchant l'archivage dès "Date d'envoi" est renseignée?! ça serait automatique dans ce cas à chaque fois que je mettrai une date de date d'envoi? Disons que j'ai souvent des retards dans le traitement et il y a des décalages entre la date souhaité par le demandeur et ma date d'envoi ! Bref, si j'ai bien compris l'option 1 et ses spécificités ça pourrait convenir. Auparavant dans l'ancien tableau qui nous était fourni, il y avait une case incluse dans le formulaire comme l'a construit @AFEH mais je peux changer de méthode si ton idée marche bien aucun souci !

à ++

Yann

Bonjour YannR,

Nouvelle version 3 avec :

• la correction de ce qui m'avait échappé lors de la constitution de la version 2 :
  • la 1ère colonne "Date d'arrivée Doc." n'était plus comprise dans le TS.
    • Si tu fais des modifs dans les colonnes d'un TS (c'est aussi valable si tu utilises la version de @AFEH) assures toi que les colonnes que tu ajoutes ou déplaces en début ou fin de TS sont toujours comprises dans le TS.
    • Une méthode pour s'en assurer et éventuellement corriger en même temps : Sélectionnes une cellule quelconque au milieu du tableau, dans le menu "Création de tableau", sélectionnes "Redimensionner le tableau", la plage du tableau est indiquée, si elle n'est pas correcte tu peux la rectifier.
  • les MFC contenaient des valeurs d'erreur (peut-être suite à des déplacements ou suppression / recréation de colonne)
• l'archivage
  • il est automatique dès que tu saisis une date d'envoi : la ligne est archivée puis supprimée. L'archivage est effectué dans le TS "TARCH_TableauActivité" présent dans la feuille "Archivage".
    • A voir à l'usage si tu ne préfères pas un bouton qui déclenche l'archivage des lignes dont la date d'envoi est renseignée. Si c'est le cas, ce n'est pas une énorme modif et cela simplifie même le code car il n'y a plus de code lié à l'événement "Worksheet_Change" (voir ci-dessous).
  • le code :
    • procédure événementielle "Worksheet_Change" associée au module de la feuille "Suivi des demandes" pour détecter une saisie dans la colonne "Date d'envoi" et s'il y a lieu, déclencher l'archivage.
      • ATTENTION : si tu modifies l'intitulé de la colonne "Date d'envoi" ou le nom du TS "TableauActivité", il faut modifier le code en conséquence.
    • procédure d'archivage "ArchiveActivite" dans le module "MOD_Archivage"
      • Avant d'archiver, une vérification de la conformité du TS d'archivage est effectuée par rapport au TS des activités. Le nombre de colonnes, l'ordre et l'intitulé des colonnes doivent être identiques. Si ce n'est pas le cas, l'archivage n'est pas effectué, un message est émis en indiquant les anomalies identifiées et en t'invitant à les corriger avant de refaire une modif de la date d'envoi.
      • mêmes remarques que dans le point d'ATTENTION ci-dessus avec en plus le TS et la feuille d'archivage.
    • le code est commenté

Cdlt,

Cylfo

waouuuuuu au top mille merci @Cylfo pour ton professionnalisme et ta réactivité, j'ai testé la V3 ce matin et ça m'a l'air parfait par rapport à ce que j'en attendais.

L'intérêt du bouton d'archivage serait double si je comprends bien? simplifier le code et permettre de faire des pointages d'archivage par lot par exemple chaque fin de semaine? Si tu penses que cela est mieux je valide l'idée et partir sur ce dernier changement avant remplissage et utilisation définitive.

Quelques questions toutes bêtes pour anticiper :

- Si je suis amené à ajouter des colonnes référentiels, je peux directement créer une liste supplémentaire et ensuite il faudra que je l'insère dans les autres tableau (il faut donc la nommer à l'image des autres).

- Si jamais j'ai fait une erreur d'archivage, est-ce que je peux rebasculer une ligne d'archive dans le tableau suivi des demandes?

-Est-ce que je peux changer l'ordre des feuilles en bas sans intervenir forcément sur le nom?

Merci encore une fois et j'attends la version avec bouton pour entamer les saisies car une fois lancé dedans je ne pourrai plus faire marche arrière

Re,

Voici la v4, le code est uniquement dans le module "MOD_Archivage".

Pour répondre à tes questions :

• Si je suis amené à ajouter des colonnes référentiels ... : pour rester dans la logique du fichier, je te préconise de créer le tableau (Titre de colonne + qq valeurs) dans l'onglet "référentiels", de le transformer en TS ("Insertion" / "Tableau") , de nommer le TS "TREF_<nom court mais significatif>" puis de sélectionner l'ensemble des valeurs et de nommer la plage "LST_REF_<même nom court que le TS>" (si le TS ne comporte qu'une seule colonne, le nom du TS apparaitra systématiquement dans la zone d'adresse des cellules et ne soit pas étonné, le nom "LST_REF_xxx" donné à une plage de données de colonnes de TS n'apparait pas [bizarrerie Excel], il faut le consulter dans "Formules" / "Gestionnaire de noms").
• Si jamais j'ai fait une erreur d'archivage ... : le retour arrière est manuel. Il faut copier les données en valeur en ne recopiant que les données saisissables. Donc pas les données des colonnes avec un titre sur fond marron qui sont calculées. Si tu rajoutes des colonnes calculées, je te conseillerai de modifier la couleur de fond de leur titre, ça fait toujours un petit rappel visuel.
• Est-ce que je peux changer l'ordre des feuilles ... : oui, cela n'a pas d'incidence. Par contre si tu changes le nom des feuilles "Suivi des demandes" et/ou "Archivage" il faut modifier le code dans le module "MOD_Archivage" en remplaçant simplement les anciens noms par les nouveaux.

Cdlt,

Cylfo