Organisation et répartition des activités d'un bloc opératoire

Bonsoir tout le monde,

Je coince un peu sur la construction d'un tableau de répartition des créneaux d'activité ajustée selon certaines variables (il s'agit des activité de chirurgie dans un bloc opératoire).

Concrètement, il s'agit d'organiser sur une semaine type la distribution des salles opératoires pour l'ensemble des spécialités de chirurgie.

Les données qui sont constantes : 15 salles de bloc dont 2 consacrées à l'activité d'urgence (du lundi au vendredi) et 2 consacrées à la chirurgie cardiaque du lundi au jeudi et le vendredi 1 salle d'urgence de chirurgie cardiaque.

Ensuite pour tous les autres utilisateurs, la répartition se définit sur la base d'un certain nombre d'indicateurs que nous souhaitons pondérer (le niveau de pondération entre les différentes variables restent à valider : besoin de créneaux, délais de programmation, taux occupation etc..).

Concrètement nous aimerions à partir de l'outil de pondération générer une distribution automatique. Cette distribution n'est pas égalitaire puisque certaines activité opèrent plus que d'autres. Qu'en pensez-vous? Voyez-vous d'autres possibilités d'approche pour construire cet outil? Merci par avance pour aide :-)

Bonne soirée

Il manque pas mal de détails qui pourraient être utiles dans ce projet :
- en dehors de la salle plombée, que j'ai supposé être réservée aux rayons, est-ce qu'il y a d'autres blocs spécifiques ?
- peut-on utiliser la salle plombée, si elle est disponible, pour d'autres types d'intervention ?
- les blocs non spécifiques sont-ils polyvalents ?
- j'ai vu que vous aviez ajouté 2 types de spécialités : ORL et Chirurgie thoracique, peut-on avoir la liste complète des spécialités ?
- que signifie "pilier mobile" ?
- quels sont les délais dont dispose le dispatcher pour dire au chirurgien et à son équipe dans quel bloc il doit opérer ?
- comment se passent les choses s'il y a une urgence en week-end ?
- peut-on avoir les planning des 2 dernières semaines à titre d'exemples ?

Bonjour

Veuillez m'excuser pour ces précisions incomplètes, après concertation avec le régulateur, voici des compléments qui pourront j'espère éclairer le sujet :

Pour ce qui concerne les utilisateurs :

- le fichier Excel a été retravaillé intégrant toutes les spécialités concernées et celles à venir et notamment ORL et chirurgie maxillo-faciale.

- a également été ajouté tous les blocs opératoires à savoir un bloc principal avec 15 salles ( 16ème salle ne peut pas être utilisée) , le bloc gynéco (uniquement activité et prise en charge des femmes) et un bloc ambulatoire distant de 30 km qui prend uniquement en charge l'activité chirurgicale ambulatoire (donc les chirurgies lourdes ne peuvent y aller)

- certains utilisateurs ne sont pas concernés par la réorganisation des créneaux car ce sont des activités réglementaires : abords veineux ( 2 créneaux / semaine) ; chirurgie cardiaque ( 8 créneaux par semaine et 1 créneau le vendredi dit d'urgence), la cardiologie interventionnelle et la radiologie interventionnelle et 2 salles d'urgence/ jour.

Concernant les salles et leurs utilisations :
Les salles spécifiques sont :

- La salle 1 car il s'agit d'un équipement spécifique : salle dite hybride

- Les salles 12 (microscope ophtalmo) et 13 (gastro- endoscopie digestive). Nous évitons de les utiliser pour d’autres spécialités.

- Les salles 5 et 6 sont exclusivement utilisées pour la chirurgie cardiaque.

- la salle 4 va accueillir l'activité robotique pour les spécialités : digestif, urologie, thoracique et gynéco ( créneau à redistribuer)

- Les salles plombées peuvent toutefois être utilisées par toutes les autres spécialités. Les salles plombées sont les salles 1, 3, 5, 9, 10, 11, 13, 14, 15. Elles sont prioritairement utilisées par les spécialités qui réalisent de la scopie : Vasculaire, Urologie, orthopédie, abords veineux, chir membre sup, endoscopie digestive (gastro).
Toutes les salles non spécifiques peuvent être utilisées par toutes les spécialités mais nous privilégions les salles 2, 3, 4, 14,16, 15 pour la chirurgie dite molle, les salles 7,8,9,10, 11 pour la chirurgie dure, les salle 5 et 6 pour la chirurgie cardiaque. Les salles 10 et 15 sont en priorité utilisées pour l'activité d'urgence.

- Pour les piliers mobiles, pas de consignes particulières mais nous évitons d’utiliser les piliers mobiles pour l’orthopédie. Nous privilégions les piliers mobiles pour la petite chirurgie et la chirurgie du membre supérieur.

Concernant la gestion

- le tableau d'organisation des créneaux opératoires et une répartition de base dont les spécialités chirurgicales ont besoin pour organiser leur activité opératoire et pour organiser les autres activités cliniques ( consultation, autres actes hors du bloc, visites du service etc...)

- pour le dispatch, cela se fait 1 mois à 15 jours avant le jour J, toujours sur la base du tableau d'organisation théorique (par exemple des ajustements sont possibles si chirurgien en vacances ou si problèmes effectifs et absentéisme...)

- enfin pour les urgences, l'organisation est assez simple, il y a deux salles d'urgence qui fonctionnent 24h/24 et qui sont gérées selon le degré de l'urgence chirurgicale => cela ne fait pas partie du tableau d'organisation théorique des créneaux opératoires programmés.

Le tableau joint est l'organisation arrêtée au mois de mars 2024.

Jusqu'à présent cette organisation est réalisée manuellement et sur des critères peu lisibles.

Concrètement, le tableau théorique doit être réajusté pour intégrer de nouveaux projets ( ici installation d'un robot chirurgical en salle 4) et intégrer l'arrivée de nouvelles spécialités chirurgicales ( ORL et chirurgie maxillo-faciale), en plus de ces évolutions, certaines disciplines souhaitent davantage de créneaux et pour organiser tout cela, se pose la question d'adopter une méthode sur la base de pondération d'un certain nombre d'indicateurs. Pour le moment, il est proposé de regarder le nb de chirurgiens par spécialité et de pondérer cela avec le taux d'occupation des vacations qui est diffusé trimestriellement (logiciel spécifique).

D'autres indicateurs sont à l'étude mais ne font pas l'unanimité pour le moment.

Il est proposé de réaliser ce réajustement des créneaux opératoires annuellement voire éventuellement tous les 6 mois si des demandes spécifiques ou projets.

Espérant que cela soit plus clair à présent et vous remerciant pour votre précieuse aide et appui dans ce travail de réorganisation.

Bonsoir

en complément de mon précédent mail, le fichier a été réajusté mais cela reste tout de même complexe à mettre en œuvre dans la redistribution.

Auriez-vous des pistes d'approche pour ce sujet à application concrète et qui est sensible.

Merci encore à ceux qui prendront un peu de temps pour y jeter un œil.

Bonne fin de journée