Faire une base de données d'anciens élèves
Bonjour,
Je suis dirigeant d'une association d'anciens élèves d'un lycée. Je souhaite faire un fichier où je pourrais entrer le nom prénom, adresse, tel, mail sur un élève mais aussi les années de présence, et les classes fréquentées. Alors peut être que excel ne fait pas ça et que je devrais passer par access. En tout cas il me faudrait un fichier avec les données de l'élève, un autre par années et un autre par classe. Une même personne peut avoir plusieurs années de présence et plusieurs classes.
Et pour la recherche je voudrait pouvoir rechercher par nom, par classe, et par année. Ma queston est déjà posible ou pas par excel ou access? Ensuite je verrais pour l'élaboration du fichier.
Merci
Bonjour
Avec 2016 tu peux choisir l'un ou l'autre car PowerQuery permet d'établir des relations entre les tables donc c'est plus la volumétrie qui peut éventuellement déterminer le choix
Hello,
Via Excel c’est tout a fait possible avec toutes les informations en ligne. Une ligne par élève avec un champ années ou tu mettrais toutes ses années séparées avec un séparateur du style point virgule etc et pareil pour les classes, un champ avec toutes les classes séparées par un point virgule. Si t’es ok avec ça, j’ai quelques petits traitements à faire et tu seras capable de faire tes recherches par année, par classe et par nom :)
Je te fais un fichier demain sauf si tu souhaites m’envoyer un fichier qui te conviendrait :)
@+
Edit : Bonsoir Chris ;)
Merci 78Chris j'ai peut être 3000 personnes à entrer dans la bases à ce jour.
Merci Baroute78: Je n'ai pas fait de fichier, j'attendais d'avoir votre avis sur l'un ou l'autre d'excel ou de access. Maintenant sur la personne il me faut le nom, prénom, adresse, cp, ville, tel fixe, tel mobile, mail. Après je ne vois pas comment mettre toutes les années et toutes les classes dans un champ, il me faudrait un exemple.
Et pour la saisie, j'ai des listes, par année scolaire et par classe, donc quand je vais rentrer les données l faut que je sélectionne l'année, puis la classe et ensuite je rentre les élèves. Ou je entre les élèves et je l'affecte à la classe et à l'année. Et puis comme une personne est plusieurs années en différentes classes il ne dot pas être en doublon. ça risque d'être compliqué mon système.
RE
Sur Access il y a un contrôle de saisie facile à mettre en place avec les relations entre Eléves et Classes. Je pense que l'année est liée à la classe et qu'une 3ème table n'est peut-être pas nécessaire
Sur Excel une simple formule peut aussi effectuer un contrôle depuis la table des classes fréquentées vers la table élèves ainsi que l'unicité.
Je ne partage pas l'idée de BAROUTE78 et conseille de ne pas multivaluer les champs mais de rester sur une logique de tables de BD en relation.
Si tu es à l'aise avec Access alors utilise-le : tu pourras saisir via un formulaire équipé de sous-formulaire(s) sans avoir grand-chose à coder (éventuellement des contrôles de cohérence) et donc un confort de saisie...
Le volume reste aussi possible dans Excel...
Re
78chris
Je ne suis pas plus à l'aise sur acces que sur excel, j'ai juste fait quelque formations du temps ou je travaillais. Sur access je sais faire un formulaire ou je suis nul c'est sur la relation des tables. Je voyais ben une table élève, une classes et une année. C'est plus la mise en oeuvre qu me pose problème.
Hello 78Chris, Jacques18,
En effet, je connais un peu moins bien Access donc je ne peux pas juger et je fais totalement confiance à 78Chris pour cela.
Ma proposition était plutôt d'avoir une seule ligne par élève et ne pas démultiplier les lignes ainsi que les colonnes. Mais c'est vrai que "multivaluer" des champs peut être source d'erreur si ce n'est pas fait correctement.
Le mieux je pense c'est de savoir sur quelle techno tu es le plus à l'aise et potentiellement essayer plusieurs solutions pour savoir ce qui te convient le mieux.
Essaie la saisie d'un échantillon d'élève et regarde ce que tu préfères aussi :)
@+
Edit : multivaluer le champ c'est nul ça fait pas trop ce que j'imaginais ^^
RE
Peux-tu préciser les champs qui décrivent une classe pour toi
Les années de présence peuvent-elles être non consécutives ? Si non : une année de début et une de fin suffisent pour l'élève
Mais comme déjà dit je pense que l'année est liée à la classe : l'élève X a fréquenté telle classe telle année avec autant d'enregistrements que de de classes fréquentées tout au long de sa scolarité dans l'établissement
Que ce soit dans Access ou Excel la relation entre les tables s'établit sur l'ID de l'élève et le reste est non redondant
78Chris, baroute78
Excusez moi du retard de réponse mas je suis un peu pris ces jours ci, dans notre association nous menons pleins de choses en parallèle et c'est des fois compliqué.
Exactement l'élève X a fréquenté la classe A en telle année B l'année suivante généralement le cycle est de 3 ans mas il y a des redoublants, puis il y a des gens qu à la fin d'un bac pro arrêtent et reviennent pour un bts un an après. Moi je voyais dans access un formulaire avec l'état cvil, l'adresse, le tel, mail, la profession et par exemple le choix de la classe par liste déroulante et pareil pour l'année. Par contre il faut ne pas que pour un élève je réécrive une ligneà chaque choix de classe et d'année. Je ne sais pas si c'est très clair pour vous.
Bonjour
Comme déjà dit, sur Excel tu peux faire la relation avec PowerQuery pour l'exploitation.
Pour la saisie il suffit d'une table avec les coordonnées de l'élève dont un ID unique et d'une table des Classe et années reprenant uniquement l'ID de l'élève et une possibilité de contrôle par formule
Cela fait 2 tables à saisir séparément dont moins sympa qu'un formulaire Access avec Sous formumaire mais quand même possibilité de liste déroulante
Au pire il est possible de n'avoir qu'une table avec n lignes par élève. On peut ne répéter que l'ID d'une ligne à l'autre : PowerQuery retrouvera ses petits...