Créer des sous-tableaux depuis un tableau général automatiquement

Bonjour à tous,

Je me tourne vers vous en espérant gagner quelques heures de sommeil.
Je m’occupe d’héberger plus de 400 personnes pour une série. Mettre à jour quotidiennement 400 lignes de présence dans un tableau, c’est très chronographe et induit des erreurs…

J'ai donc une liste (rooming) de plus de 400 personnes.
Face à chaque nom, j'indique les dates d'entrée et de sortie de chaque personne, ainsi que le nom de l'hôtel dans lequel ils sont hébergés.
Si ce récap est très utile pour moi, je ne peux pas l'envoyer aux hôtels (ils s'en fichent un peu de savoir où sont logés les gens qui ne résident pas chez eux).
Je me demandais s'il existerait un moyen d'extraire les données de ce tableau pour créer comme des sous-tableaux sur d'autres onglets ?

Par exemple, si dans ma rooming principale j'ai 50 personnes qui dorment au Novotel et 50 au Mercure, sur un onglet je verrais apparaître un tableau avec seulement les personnes hébergés au Mercure et sur un autre onglet seulement ceux qui sont au Novotel etc etc

Est-ce quelque chose de possible ?

Mille mercis

Bonjour Lita Wright et

Concernant votre demande :

Je me demandais s'il existerait un moyen d'extraire les données de ce tableau pour créer comme des sous-tableaux sur d'autres onglets ?

Pourquoi mettre çà dans d'autres onglets

L'utilisation d'un filtre, une impression en PDF et en 2 clics vous avez ce que vous voulez, non ?

A+

Bonjour à tous

Un TCD sert à faire des analyses statistiques, pas à lister des textes

Outre le fichier exemple dans la demande, il manque la version Excel dans le profil de Lita Wright : la langue importe peu mais ce qui manque c'est s'il s'agit d'une version 365 ou autre car le solutions ne sont pas les mêmes...

Bonjour à vous trois et merci pour vos réponses.
Je vais tacher d'y répondre au mieux.

@Bruno : dans de nouveaux onglets car il y aura également un suivi de facturation pour chaque hôtel.
J'ai un premier onglet "récapitulatif", avec les dates et un énorme planning et après des onglets pour chacun des hôtels.

Je ne suis pas la seule à utiliser ce tableau, la comptabilité me demande d'y rajouter beaucoup d'infos et avoir plusieurs onglets est la meilleure manière pour que ce soit clair pour tout le monde.

@ Chris & Chris.
Je suis désolée, j'ai voulu charger un fichier mais il était trop lourd.

J'ai supprimé les onglets d'imputation, qui répartissent les frais + le planning sur les onglets "Martigue" et "Loire".
Donc, normalement, sur la droite des listes j'ai un planning. J'espère que je suis claire.

J'ai supprimé également les différents onglets hôtels qui existent déjà, mais ça ressemble un peu à ça :

Encore merci à vous,

N'hésitez pas si je ne suis pas claire.

Bonjour,

Euh... pour ma part, je suis désolé, mais je n'y comprend rien.

Quel est l'onglet qui contient les données sources et que veux tu exactement obtenir ?

Loire et Martiges sont ils des hôtels ?

Chris

Ok alors.
Je loge l'équipe dans deux régions : la Loire et Martigues.
Ces deux onglets sont les "onglets sources". C'est dans ceux-ci que je répartis les hôtels et que j'indique les dates (j'ai vidé la colonne de gauche dans laquelle il y a les noms des participants).

C'est à partir de ces deux onglets que j'aimerais créer des roomings lists, par hôtel, dans d'autres onglets.

Donc par exemple, dans la liste de l'onglet Martigues on retrouve 10 hôtels, il y aurait donc 10 onglets supplémentaires pour chaque hôtel, reprenant les données de l'onglet Martigues.

J'espère que c'est plus clair, c'est compliqué à l'écrit et sans pouvoir montrer en direct

RE

Donc à priori version 365

Pourquoi toutes ces lignes de séparation dans les onglets ?

Pourquoi des colonnes sans titres ?

Des tableaux structurés donc sans lignes vides sont à privilégier...

Ton Template

• commence par CITY mais c'est quoi ? Tu parles de région (nom de l'onglet) et de nom d’hôtel mais je ne vois pas de ville. Il manque a priori une table des hôtels
• contient Position : c'est quoi ?

Hello,

J'ai juste supprimé des noms / titres pour la confidentialité du projet.

Les lignes noires sont les séparations entre chaque département (chaque groupe de personne, en soit). Le nom de groupe est inscrit sur ces lignes noires.

- CITY : c'est un template, du coup toutes les informations sont à adapter par hôtel. Si l'hôtel est à Blois, je vais écrire "Blois" dans "City"

- Position : c'est le post de la personne. Son job, en gros. Cela m'aide à répartir les catégories de chambres en fonction de la hiérarchie.

Dans l'onglet template, ce que vous voyez c'est un récap administratif que je vais remplir à la main. Comme un suivi des factures.
Je cherche juste à ce que dans ce même onglet, je puisse avoir également la rooming de l'hôtel en question. Vous pouvez donc totalement ignorer le contenu de "template", c'est juste que j'aimerais que la sous-rooming soit sur la même feuille.

L'idée serait que je rentre dans la rooming "Loire" tous les hôtels et toutes les dates de la Loire. Dans la rooming "Martigues" tous les hôtels et toutes les dates de la Loire mais que dans les onglets hôtels (10 hôtels = 10 onglets template) il y ait des sous-listes avec l'hôtel en question.

J'espère que c'est plus clair :(

Merci d'essayer de comprendre en tout cas.

(je remets le tableau avec plus d'indication)

RE

Il est est préférable de créer une colonne Groupe et de ne pas ajouter de lignes vides. Si besoin de couleur différente selon le groupe, la MFC est là

Une première approche avec PowerQuery intégré à Excel

J'ai dupliqué et renommé TEMPLATE où j'ai

• remplacé les dates par des formules
• créé 2 plages nommées qui correspondent aux cellules en jaune et servent à filtrer les nuitées dans les requêtes PowerQuery
  La structure du nom est importante car le nom sert à identifier l’hôtel et sa portée doit être le classeur (attention à la duplication d’onglets)
• mis l'extrait correspondant à droite (on ne peut mettre les tableaux structurés issus de requêtes sous des tableaux)

Dans la mesure où tu n'as que 10 hôtels cela peut suffire

Sinon avec une table des hôtels, on pourrait créer les onglets par VBA

Actualisation par Données, Actualiser tout

Merci beaucoup Chris.
Je peux supprimer les lignes groupes.
Je ne mettrai pas de code couleur mais au pire du dire, je peux mettre le nom des groupes sur le côté du tableau.

Je ne connais pas du tout PowerQuery, je suis un gros bb en excel quand il ne s'agit pas de choses un peu classique, du coup...

- Pourquoi les dates par des formules ? Cela a un autre effet ?

- Je ne connais pas ce système donc... si je comprends, il faut créer une plage par hôtel ? Il y a plusieurs lignes dans plusieurs exemplaires, il y a une raison Et à quoi servent les dernières colonnes dates / semaines / jours de semaines ? D'ailleurs, je n'ai pas besoin de reporter toutes les colonnes des listes sources (S NS, domiciliation et accommodation peuvent sauter).

- Je comprends qu'on ne puisse pas mettre le tableau structuré sous des tableaux. Penses-tu qu'on puisse le mettre au-dessus ?
Ainsi quand je change la taille des lignes du tableau de suivi, ça n'impacte pas la liste rooming.

J'ai parlé de 10 hôtels en exemple mais je vais en avoir beaaaaaaucoup plus.
J'en ai eu une centaine sur le dernier.

Pardon pour les questions, c'est pour que je sache le transposer dans mon "vrai" excel qui a déjà bcp plus d'infos

merci !!

RE

Les dates par formule car l'idée était d'analyser une semaine au choix et donc de choisir une date de début et que le reste se calcule...

Ton processus de travail reste peu explicité : on ne peux qu’émettre des hypothèses... Tu sembles faire beaucoup de choses à la main alors que ces tablreaux pourraient être alimentés de façon automatique pour une grande partie...

On crée deux plages nommées d'une cellules chacune par onglet (et donc hotel) qui identifient la semaine et l'hotel à lister

Les colonnes dates / semaines / jours de semaines servent pour

• date à savoir si la personne est bien présente tel jour (j'imagine qu'il peut y avoir des personnes qui arrivent plus tard ou partent plus tôt et n'occupent donc pas la chambre 7 jours
• semaine à faire le lien entre les dates affichées dans ton tableau Template (Nom d’hôtel maintenant) et les dates de présence définies par les check in/check out il faut bien se baser ou sur la semaine ou sur chaque jour...
• jour semaine : peut être retiré de la requête de même que les colonnes que tu considères inutiles...

Mettre le tableau dont on ne connait pas la hauteur au dessus n'est pas non plus idéal et la superposition pose souvent problème...

Comme dit, si tu as tant d’hôtels il faut une tables des hôtels et du code VBA pour créer les onglets, leur plages nommées et démultiplier les requêtes

Cependant le fond du problème et le choix de la meilleure solution sont liés à l'usage de ces templates d'une part, à l'évolutivité des sources d'autres part.

En effet, j'ai l'impression que sans être ensemble et sans vous montrer le classeur en entier, c'est un peu trop compliqué.

Donnes-tu des cours en IDF ? ahah

Je vais relire tes messages demain à tête reposée. Merci beaucoup en tout cas.

Bonjour

Pour illustrer j'ai créé

• une pseudo table des hôtels (qui met par ailleurs en évidence que la colonne Accomodation des sources contient parfois un mélange de plusieurs noms probablement peu exploitable)
• un TCD qui calcule Hotel, jour, semaine le nombre de personnes et le montant : avec possibilité de filtrer par région, hotel, semaine afin de montrer qu'il est préférable d'automatiser les calculs

l'IDF c'est vaste... suis au sud des yvelines

Bonjour

Je vois que tu postes sur plusieurs forums pour le même tableau...

Tant que tu n'auras pas mis à plat tes besoins concrets, pas en termes Excel mais en termes opérationnels, on perd toi et nous notre temps

Hello Chris,

Je n'ai pas posté pour le même souci et je voulais vous éviter un post un peu indigeste avec deux demandes séparées.

Mes excuses si ce n'est pas la bonne démarche.

Mes besoins sont très clairs pour moi, ils sont juste visiblement difficiles à expliquer à l'écrit.

J'ai beaucoup travaillé ce week-end, c'est pour ça que je ne t'ai pas encore répondu, ce n'est pas du tout une question d'ingratitude ou autre (au contraire!!).
C'est juste que ta proposition est très différente de ce que j'avais en tête et complexe du point de vue d'un débutant en excel. Je voulais juste essayer de trouver un créneau où je pouvais me poser dessus avant de poser la moindre question, pour, justement, ne pas te faire perdre plus de temps alors que tu m'aides déjà si généreusement.

Peut-être qu'expliquer le classeur dans son ensemble peut aider, donc...

J'ai une feuille qui répertorie l'ensemble de personnes que je dois héberger.
Cette liste est actualisée quotidiennement. Face à chaque prénom, j'indique :

• Leur post (afin de m'aider à répartir les logements en fonction de la la hiérarchie)
• Le département dans lequel ils sont issus (caméra / son / costumes), pour essayer de les regrouper dans les mêmes hôtels
• S'ils sont salariés ou sur facture (je paye des indemnités repas aux salariés, pas aux personnes sur facture)
• Où ils sont domiciliés (en fonction, je vais les héberger dans certaines villes mais pas dans d'autres, si jamais c'est proche de chez eux)
• Ensuite nous avons le colonne "accommodation" où j'inscris l'hôtel qui leur est attribué, puis deux colonnes supplémentaires pour indiquer la catégorie et le numéro de chambre
• Ensuite, j'ai de nombreuses colonnes check-in / check-out. Elles sont attribuées à des villes différentes et donc à des séjours différents.

En face de cette liste, j'ai un planning. Ce planning me sert à savoir combien de personnes en même temps je vais avoir dans chaque ville et donc le nombre de logements que je dois trouver. C'était ma demande dans l'autre forum, s'il était possible d'automatiser ce planning car, aujourd'hui je le rentre à la main. Ce qui est jouable quand j'ai de petites équipes mais qui devient chronophage / source d'erreur avec une équipe aussi grosse.

En plus de tout ce côté organisationnel, la comptabilité me demande un suivi. Je crée donc un onglet par hôtels (le fameux template). Ils souhaitent des facturations semaine par semaine.

J'y liste donc les gens, leur date d'entrée, de sortie, je remplis le prix par nuit etc puis ça calcule tout seul sur l'ensemble de la semaine. (Coding = compte de comptabilité dans lequel la dépense s'inscrit. PO = Bon de commande). Ca ne me dérange pas de remplir ce tableau à la main.

Dans la continuité de ce tableau, nous avons ceci :

Le tableau vert calcule les indemnités repas pour chaque personne à la semaine.
Le tableau rouge calcule ce qui est récupérable au niveau du crédit d'impôt.

Doooonc, pour revenir à la demande initiale, je me demandais si en partant de la feuille 1 (celle avec la liste / le planning) je pouvais sortir des sous-listes par hôtels, qui apparaîtraient dans leurs propres onglets. Sachant que je n'utilise pas les filtres sur la première liste car ça ne correspond plus au planning qui est en face (et que l'ensemble de l'équipe se réfère à cette liste, qui est dans l'ordre de notre liste technique).

Pour le moment, j'extrais toute la liste et supprime les lignes qui ne m'intéressent pas, ce qui est laborieux.

Je peux t'envoyer le classeur entier en privé, si tu le souhaites.

Merci à toi,

Bonjour 78Chris, merci pour ton regard vigilant

Bonjour Lita,

Merci de lire la charte du forum [A LIRE AVANT DE POSTER] et notamment

• Ne postez pas la même question sur un autre forum pour éviter de faire perdre bêtement du temps aux membres sur un problème qui peut être déjà résolu sur l'autre forum. L'inverse est également valable, si vous avez déjà posé votre question sur un autre forum, ne créez pas un doublon sur ce forum (à moins d'avoir clôturé le sujet sur l'autre forum).

Même si le souci n'est pas le même, les réponses données peuvent se superposer

Merci de choisir votre forum SVP

Hello Bruno,

Mes excuses, ça ne se reproduira pas.
Néanmoins je vous confirme que c'est le seul forum sur lequel j'ai demandé pour faire des sous-listes.
Pour l'autre forum, c'était pour le planning automatique.

Je ne pensais pas que c'était considéré comme la même chose.

Re,

Je n'ai pas dis ça mais la pratique du cross posting est très mal perçue sur Internet car les membres qui vont passer du temps sur votre problème risquent de le faire pour rien si vous obtenez une réponse par ailleurs dont ils n'ont pas connaissance.

Comme cela ne se reproduira pas, il n'y a pas de soucis

RE

Comme je l'ai dit ce qui importe c'est tes besoins concrets, pas en termes Excel mais en termes opérationnels.

Or tu es déjà partie sur des idées de solution Excel.
Et, comme tu peux le voir, le tableau croisé dynamique que j'ai posté fait en grande partie double emploi avec ta demande sur l'autre forum...

Des séjours différents dans des hôtels différents, des chambres et/ou catégories différentes sur une même ligne complique tout et apporte un manque de lisibilité

La bonne pratique c'est

• un tableau avec les données de la personne que tu as citées, un seul Check in, un seul Check Out, nom de l’hôtel, catégorie, chambre, dans un tableau structuré.
• une table des hôtels selon le principe de mon dernier exemple qui permet, outre le tarif utile pour les calculs, de contrôler la saisie de l'hôtel dans le 1er tableau

A partir de là on peut créer automatiquement ce qui semble logique pour gérer

• le calendrier,
• les montants à payer par hôtel et période avec éventuellement la liste correspondantes des personnes et chambres concernées