Traitement de fichiers mensuels
Bonjour
Je reçois tous les mois un fichier récapitulant les commandes facturées entre le 1er janvier et le mois.
L'idée est de savoir ce qui a été vendu/produit pendant l'année, cela veut dire que dans le fichier :
- je dois supprimer les lignes qui sont liées à des produits fabriqués l'an dernier mais qui sont présents dans l'extraction car ils ont été facturés en janvier, février....
- je dois faire attention aux contrats pluri annuels... les produits peuvent avoir été vendus il y a 2 ans mais le contrat prévoit une production chaque année.
Pour l'instant, je ne fais le boulot qu'à la fin quand je suis à peu prêt sûr que tout a été facturé. Cela me fait plonger dans un fichier de 10 000 lignes... J'aimerai pouvoir commencer le traitement plus tôt pour pouvoir avancer au fur et à mesure mais mon problème est que je ne sais pas comment supprimer(ou noter) de manière automatique les lignes que j'ai déjà supprimées le mois précédent.
Dans le fichier joint : le 1er onglet serait l'extraction du mois de janvier. Dans cette extraction, je vois que la commande de Jean-François N°5 est à supprimer car elle a été produite l'année passée. (je ne peux pas la supprimer de la base d'où je fais l'extraction)
Le 2ème onglet est l'extraction du mois de février, cette commande N°5 ressort et je devrai donc de nouveau la supprimer... ainsi que la commande N°8 de matthieu qui a été facturée tardivement
Dans l'extraction du mois de mars, j'aurais encore ces différentes commandes à supprimer.... dans cet exemple à 20 lignes... ca se fait bien mais dans 10000 lignes c'est un peu plus pénible...
J'ai eu l'idée dans le traitement du fichier de décembre 2022 de commencer à noter d'un 1 toutes les lignes que je pouvais supprimer (toutes les productions facturées en 2022 faites en 2021), je reçois aujourd'hui le fichier 2022 avec les facturations de produits 2022 faites en 2023... Je dois donc compter ces produits mais retirer de nouveau toutes les lignes que j'ai sélectionnées dans le fichier de décembre. Comment retrouver les lignes sélectionnées dans le fichier de décembre dans le nouveau fichier de janvier pour pouvoir de nouveau les sélectionner. J'ai un peu peur qu'un rechercheV soit très long... surtout qu'il va falloir créer une référence unique mixant le nom du client, le n°de commande et éventuellement le produit...
j'espère avoir été clair...
Merci pour vos idées...
Bonjour
Je ne vois aucune date dans ton fichier ce qui parait curieux pour de la gestion
As-tu la possibilité d'installer l'add on PowerQuery ? (Intégré à partir d'Excel 2016 et en add sur 2010 et 2013)
merci pour ta réponse
Il n'y a effectivement pas véritablement de date... éventuellement la date dans le numéro de commande... on pourrait donc imaginer un 2021-05, 2021-08, 2022-35....
mais suivant que la commande soit un one shot (comme de mémoire la 05) ou un contrat pluri annuel... le traitement ne sera pas le même
Je ne récupère pas non plus le numéro de la facture car cela pourrait rendre les extractions encore plus lourdes : si jamais un produit est facturé plusieurs fois parcequ'il y a une facturation mensuelle par exemple... on pourrait avoir à la fin de l'année 12 lignes par produit (et plus s'il y a un retard de facturation en début d'année)
Ai-je répondu à ton interrogation ?
RE
Oui à la 1ère mais non à la seconde question...
Avec des 1 le mois où tu les vois on peut généraliser aisément la suppression partout avec PowerQuery
oups
Désolé de ne pas avoir répondu à la 2ème question et encore plus d'avoir mis 2 jours pour répondre...
a priori j'ai l'excel de Microsoft office 2019...Powerquery doit donc etre à l'intérieur... mais je ne sais pas où (je vais essayer de chercher pour ne pas être trop bête quand tu m'expliqueras l'usage....).... j'ai trouvé !! mais cela semble super puissant... une fois maitrisée... je pourrai faire des choses en plus... mais je vais devoir apprendre... pour être capable d'avoir un fichier que mes collègues pourront utiliser quand je serai parti..... merci pour les futures explications
Bonne fin de soirée/ ou bonne journée
olivier
merci, j'essaye de comprendre ce que je devrai faire avec le fichier que tu as renvoyé : si je comprends bien
1/ Je reçois le fichier de janvier : je note ce qui est à supprimer
2/ Je reçois le fichier de février : je note ce qui est à supprimer
3/ je fais ensuite la synthèse
Ce qui me gène ... c'est l'action 2 car j'aimerai ne plus voir les lignes retirées du fichier de janvier mais peut etre que je peux faire un peu autrement
1/ Je reçois le fichier de janvier : je note ce qui est à supprimer
2/ Je reçois le fichier de février : je fais la synthèse (qui "supprime" les lignes déjà supprimées)
3/ je note ce qui reste à supprimer (a priori en lien avec les lignes supplémentaires du fichier de vérifier
==> j'ai alors un fichier que je pourrai comparer avec le suivant de mars
Bonjour
Comme dit tu indiques les 1 le mois où tu les vois
La synthèse est juste à actualiser chaque mois y compris le 1er
janvier et février et futurs mois... sont les extractions qui restent en l'état en dehors du 1ajouté
On pourrais en ajoutant du VBA prévoir de modifier le dernier extrait
Il serait peux-être plus simple dans ce cas de travailler sur le fichier externe que de copier les mois dans le classeur qui va devenir lourd
Est-ce possible ?
Je réfléchi à une solution...
Pas de souci pour travailler sur des fichiers séparés car effectivement, les fichiers sont déjà lourds (un peu moins de 2 Mo par fichier)
mais comme je ne sais pas quelles sont les nouvelles lignes ajoutées chaque mois... et n'ayant pas une mémoire d'éléphant... je vais me reposer des questions sur les lignes supprimées le mois d'avant... et si je peux éviter de relire régulièrement les 9000/10000 lignes pour trouver celles à supprimer... je préférerai...
C'est pourquoi je proposai de faire la synthèse avant le traitement du 2ème fichier en gardant dans la synthèse l'information des lignes "à supprimer"
merci encore pour ces réflexions
RE
Excel peut se baser sur le nom ou la date d'enregistrement du fichier afin de traiter le dernier ou le mois qu'on lui précise
Car il faut éviter de cumuler trop de données qui plus est avec pas mal de doublons si je comprends bien...
Effectivement pour donner une idée : il y a ~10000 lignes 30 colonnes de base (et j'en ajoute une 20aine
Sur ces lignes, je pense qu'au bout je dois en supprimer entre 1000 et 1500... ce qui veut dire que 80/90% sont des doublons
ce que je souhaite donc :
- éviter de me poser des questions sur des lignes que j'ai déjà supprimées
- Ne pas perdre les informations (la répartition dans les familles de produits) que j'ai déjà mis dans un fichier précédent quand je rajoute le suivant
-on pourrait alors rajouter avoir la possibilité de voir les lignes ajoutées le mois suivant pour savoir si je dois en supprimer d'autre ou ajouter des informations sur les uniques lignes supplémentaires du mois
RE
Si tu rajoutes des colonnes ce n'est plus le même traitement : il faudrait avec toutes les informations et un exemple représentatif de la réalité sinon on y sera encore à Pâques
En fait l'idée est de palier à un système informatique déficient puisque tu dois tout retraiter.
Cela me semble plus relever d'une base de données comme Access que d'Excel...
Désolé ... même si je pense effectivement qu'un outil de base de données serait mieux... mais je ne suis pas développeur en base et pas un à l'horizon.... pour pouvoir faire des travaux en aval des bases qui sont plus ou moins bien remplies par mes collègues...
Le rajout des colonnes était un surplus que je pensais pouvoir gérer une fois avoir compris l'outil pour les premières colonnes
J'ai refait un fichier plus proche de la réalité sans tout remplir et en reprenant mon fichier exemple.
les têtes de colonnes sont exactes.
La première partie en blanc est l'extraction de la base.
la partie en vert est les colonnes me permettant de retrouver les doublons et me dire si je dois supprimer les lignes ou non (en fait je regarde si le client a plusieurs commande(opportunité) et si c'est le cas je regarde précisément si c'est une commande de l'an passée facturée cette année, si ce sont des commandes à cheval sur les deux ans et dans ce cas, je n'en compte qu'une....
La partie en jaune est la répartition des CA suivant différentes catégories pour ensuite pouvoir calculer des indicateurs
Dans l'onglet janvier, il faut imaginer que j'ai traité le fichier de janvier : j'ai noté les lignes à supprimer, et rempli les cases jaunes.
Dans le 2ème onglet, il arrive normalement sans indication dans les colonnes vertes et jaune. J'ai ici noté les indications que j'aimerai voir réapparaitre provenant du traitement de janvier pour n'avoir à traiter que les nouvelles lignes (à partir de la formule qui est dans la 1ère colonne verte qui compare le nom du client et le numero de commande)
Merci encore...
Dans la première partie