MAJ fichiers liés

Bonjour à tous,

J'ai besoin d'aide sur le sujet présenté ci-dessous.

Suite à une norme comptable internationale, nous avons intégré des contrats de location dans le logiciel SAP pour calculer les impacts du retraitement. Afin de s'assurer que les contrats dans SAP sont à jour, nous effectuons mensuellement un rapprochement entre les données comptables et les données issues du logiciel SAP. Nous faisons un fichier de rapprochement par catégorie comptables.

Les données comptables sont identifiées dans un fichier Excel (exemple ci-joint reporting entité 1). Nous avons un fichier par entité, soit 35 entités/fichiers. Sur un onglet, nous avons toutes les données concernant les contrats de locations. Tous les comptes sont listés les uns en dessous des autres. Points d'attention :

• il n'est pas possible de splitter un compte par onglet (les fichiers de reporting sont définis par le pôle comptable)
• certaines entités ont plus ou moins de contrats (par exemple le compte de véhicule ne commencera ni ne terminera sur la même ligne selon l'entité)
• les colonnes ne sont pas uniformisées, certaines entités ont plus ou moins de détails (par exemple le numéro SAP pourra se situer sur la colonne B sur une entité et sur la colonne F sur une autre)

Les données SAP sont extraites selon un rapport sur SAP (entité / numéro SAP / année / mois / montant). Le numéro du contrat SAP est le lien entre les deux fichiers.

J'ai joint un exemple de rapprochement (fichier rapprochement SAP/reporting immobilier). Il se construit de la manière suivante :

• Onglet "01. Reporting" : dans cet onglet, à l'aide de fichiers liés, tous les reporting sont mis les uns à la suite des autres (concernant la partie immobilière, puisqu'ici nous prenons l'exemple du rapprochement immobilier). Le premier problème que nous rencontrons est un problème de temps : il faut modifier tous les mois toutes les liaisons avec les nouveaux reportings, soit 35 entités x 6 fichiers ( car 6 comptes comptables), ce qui prend beaucoup de temps. Par ailleurs, il y a aussi une partie manuelle, puis qu'il faut adapter les lignes si de nouvelles lignes ont été ajoutées sur un compte au dessus ou au sein du même compte.

La première question est : Afin d'éviter les fichiers liés (qui peuvent aussi être source de problème lorsque l'on travaille à plusieurs) et surtout pour gagner du temps, comment serait-il possible de procéder pour mettre à jour mensuellement sur les 35 reportings sur les 6 fichiers de rapprochement ? Nous avons pensé à Power Query mais est-ce vraiment adapté à notre problèmatique ?

• Onglet "01a. TCD reporting" : TCD de l'onglet "01. Reporting"
• Onglet "02. SAP" : extraction SAP
• Onglet "03. Rapprochement" : Les données des onglets "01a. TCD reporting" et "02. SAP" sont superposées afin de faire un TCD de comparaison.
• Onglet "03a. Rapprochement TCD" : TCD de l'onglet "03. Rapprochement". Cet onglet nous permet d'analyser, de comprendre et de justifier les écarts de loyer éventuelle (nouveau contrat, fermeture de contrat, renouvellement, indexation...).

La deuxième question est : que pensez-vous que cette méthode ? une autre façon de faire serait-elle plus adaptée ?

J'espère avoir été assez claire et précise. N'hésitez pas à me poser des questions si besoin.

Je vous remercie pour le temps que vous accorderez à cette demande.

Jolaine

Bonjour

PowerQuery me parait la meilleure piste

Pas le temps ce soir ni demain avant milieu ou fin d'aprem

Peux-tu joindre un ou 2 autres exemples de reporting illustrant la disposition différente des données + une extraction SAP (ce sont des fichier csv pour SAP ?)

Bonjour,

Merci pour ton retour.

J'ai joint un exemple d'extraction SAP, elles se font directement en fichier Excel. J'imagine que c'est possible de le sortir en .csv mais je n'ai jamais essayé. J'essaierai dans la journée.

J'ai également ajouté deux exemples de reportings, ils n'ont pas le même format car celui transmis précédemment est fait par une personne en externe et ceux joints ici sont fait en interne. Le principe reste toutefois identique.

Merci

Bonjour

Peux-tu confirmer le lien entres colonnes de ton zip d'hier et du sap d'ojd

Il faudrait que l'exemple sap contienne des noms d'entités de type Entité 1, Entité 2 pour pouvoir croiser et modéliser

L'extrait SAP contient-il le mot sap ? A défaut les fichiers de reporting contiennent-ils le mot reporting ?

Le fichier reporting-entite-1 d'hier ne contient pas de ligne mentionnant l'entité concernée

Bonjour,

Je te confirme le lien à l'exception du montant qui sera en TTC dans les reportings soit la colonne P - Gross in Local Crcy.

En revanche, ni l'extraction SAP contient le mot "SAP", ni le reporting contient le mot "reporting", hormis dans leur nom de fichier.

Pour le reporting, le nom du fichier est harmonisé comme suit : Code de l'entité - REPORTING moisannée - nom de l'entité : exemple L0007 - Reporting 0122 - Nom de l'entité

Par contre, on ne retrouve pas le code de l'entité (L007) dans l'extraction SAP. Le code en commun pourrait être le code Konsis qui apparait dans la colonne B de l'extraction SAP. Je peux demander de mettre ce code au lieu de L007 dans le nom du fichier. Je ne sais pas si ça aide. J'ai fait un exemple avec l'extraction SAP et deux reportings.

Concernant le reporting d'hier, il est possible d'ajouter le nom de l'entité sans problème sur le fichier. Je l'ai ajouté au même endroit que sur les deux autres fichiers. Les contrats ne sont pas dans l'extraction car il s'agit de contrat fictif. J'avais uniquement repris le format pour l'exemple.

Aussi, j'ai essayé d'extraire en .csv sans succès dans SAP. La solution la plus simple et la plus lisible est l'extraction en fichier Excel.

Merci pour ton aide

RE

Je parlais bien du nom du fichier : comme on traite un dossier, c'est par les noms qu'on peut séparer les deux types

Si la colonne Region Level 4 Name contient bien le nom de l'entité que l'on trouve en A1 des reporting on peut croiser sans problème

Exemple ci-joint : modifier le chemin dans la cellule jaune puis Actualiser le TCD

Bonjour,

Désolée je n'avais pas compris je pensais que c'était au sein du fichier. Je te confirme :

• le reporting, le nom comporte le mot reporting
• l'extraction SAP peut comporter le nom SAP, il faut que je modifie la façon dont je nomme le fichier

Je te confirme également que la colonne Region Level 4 Name correspond au nom en A1 des reporting.

Le TCD semble correspondre au résultat attendu.

J'ai essayé de mettre dans un dossier les 4 fichiers suivant :

• Exemple extraction SAP v2
• FRTEST - Reporting 0122 - Entité 3
• FRTRYY - Reporting 0122 - Entité 2
• FRTRYZ - Reporting 0122 - Entité 1

Cependant en actualisant le TCD, j'ai eu les messages d'erreur suivant :

Peut-être n'ai je pas fait la procédure de la bonne manière. Pourrais-tu, stp, m'expliquer comment as tu procéder ?

En "fouillant" un peu sur le fichier, je crois comprendre que tu as utilisé Power Query ?

Je te remercie

Bonjour

Pour la 1ère erreur

Lancer PowerQuery, Fichier, Options et paramètres, Options de requête, partie GLOBAL : Confidentialité, Toujours ignorer les paramètres de niveau de confidentialité

Cela supprimera le message d'erreur.
A noter que cette option ne sert à rien dans la quasi totalité des cas et limite les possibilités, d'où son décochage.

Voir si la seconde est liée ou non à la 1ère : tu me diras

Re,

J'ai effectué les modifications. J'ai essayé d'actualiser avec les fichiers test mais j'ai maintenant le message suivant :

J'ai testé avec des vraies données mais j'ai eu le message suivant :

Je vais travailler avec une collègue qui connait un peu Power Query à qui j'ai présenté ton travail. Elle m'a dit que c'était des fonctions avancées et que c'était top ce que tu avais fait :-) Il faut que l'on adapte avec les fichiers réels.

Je comprends que c'est difficile de faire un fichier de travail complet surtout lorsque des données sont supprimées et les fichiers simplifiés.

Je te remercie beaucoup pour ton aide et le temps que tu y as consacré.

RE

J'ai utilisé tes 4 fichiers postés Hier à 19:33 et les ai placé seuls dans le dossier indiqué dans la cellule jaune de l'onglet : donc il est curieux que tu aies une erreur si tu fais de même.

Il faut ouvrir PowerQuery et voir si la requête Transformer l'exemple de fichier est en erreur

L'exemple est basé sur le fichier dont tu vois le nom dans Exemple de fichier

Si oui c'est qu'au moins ce fichier ne correspond pas aux exemples que tu as postés.

A droite tu as les étapes de la requêtes et celle qui coince doit être repérable (couleur jaune)

Si Transformer l'exemple de fichier n'est pas en erreur mais que Jolaine l'est c'est qu'un autre reporting n'est pas conforme

Qui des 2 requêtes contenant le mot SAP ?

Bonsoir,

Première erreur de ma part, j'avais également mis le fichier de rapprochement dans le dossier.

J'ai supprimé la majuscule à reporting dans le nom des fichiers et je n'ai plus d'erreur quand j'actualise le TCD, ni quand je vais dans l'éditeur. Merci.

J'essaie de tester demain sur des fichiers en réel, sinon la semaine prochaine.

Merci beaucoup, bonne soirée.

Bonjour

Merci du retour

Jolaine a écrit :

Première erreur de ma part, j'avais également mis le fichier de rapprochement dans le dossier.

J'ai supprimé la majuscule à reporting dans le nom des fichiers et je n'ai plus d'erreur quand j'actualise le TCD, ni quand je vais dans l'éditeur. Merci.

Bizarre car

• si le nom du fichier de rapprochement ne contient ni le mot sap ni le mot reporting, il n'est pas traité
• le filtre PQ converti le nom en minuscule pour éviter justement un problème entre Reporting, REPORTING et reporting. Idem par Sap

Au prochain épisode...