Gérer un calendrier dans des formules pour répartir des événements

Bonjour,

il y a quelques mois j'étais venue ici chercher de l'aide sur une question précise et nous en étions arrivés à l'idée qu'il fallait que je revois entièrement mes nombreux fichiers en 1 seul.

Voici le lien de l'ancien message :

https://forum.excel-pratique.com/search.php?author_id=62940&sr=posts

j'avais commencé mais comme je fais ça pour le travail mais sur du temps bénévol je n'ai pas réussi à dégager assez de temps.

Aujourd'hui, une nouvelle année recommençant, je me dis qu'il serait vraiment chouette d'avoir un outil opérationnel à la reprise du boulot.

Je travaille pour une ludothèque associative et ce fichier me permet de noter les passages et d'en tirer des analyses pour les bilans annuels.

Je vous propose une ébauche de mon travail, j'ai pour l'instant un onglet "ANNEE" où j'ai réussi à obtenir les analyses qui m'intéressent, sur l'année entière donc. Je souhaite pouvoir différencier ensuite ces analyse selon les périodes : jours hors vacances (par jour, mardi, mercredi, vendredi et samedi) et période de vacances.

J'ai créé un onglet "mercredi" et un onglet "vacances hiver" pour vous montrer ce que je souhaite. Ce sont des copies de l'onglet année donc pour l'instant les formules ne donnent pas les bons chiffres.

A l'époque on m'avait suggéré de faire un onglet calendrier et c'est là que je coince : je ne vois pas du tout comment utiliser cet onglet pour en faire des sortes de variables (j'imagine) et les utiliser ensuite dans les formules des onglets par périodes.

J'ai besoin de votre aide pour me mettre le pied à l'étrier là dessus : mise en forme de cet onglet calendrier et exemples d'utilisation dans les formules.

J'ai crée l'onglet et mis les dates des vacances 2020.

Le premier onglet est la liste des personnes adhérentes, ce qui permet de récupérer leurs infos dans le tableau des présences.

Voici le cahier des charges que j'avais établi à l'époque et qui me semble toujours convenir :

Il faut que je puisse faire des statistiques par périodes (pour l'instant j'ai autant de fichiers que de périodes) :

• Mardi hors vacances
• Mercredis hors vacances
• Vendredi hors vacances
• Samedis
• Vacances hiver
• Vacances printemps
• Vacances été
• Vacances Automne

Et dans l’idéal compiler tout cela pour faire des stats sur l’année globale. (ça depuis j'ai trouvé donc, puisque c'est le plus simple sans gestion des dates)

Pour chaque période (et pour le total), ce qui m’intéresse :

• Le nombre de présences total sur la période
• Le nombre de familles différentes sur cette période
• Le nombre d’individus différents sur cette période
• La répartition matin/après-midi
• La répartition par sexe
• La répartition par âge (découpé en 5 tranches) dans chaque sexe
• La provenance géographique selon les territoires (7 territoires)
• La répartition public famille/public assistant maternels (le code de mes familles commence par F, celui des assmat par AM), si possible par nombre de familles/assmat et par nombre d’individus.
• La répartition d’individus venus pour seulement jouer sur place, seulement emprunter, ou les deux (actuellement j’ai 3 colonnes et je mets un "1" dans la colonne correspondante.
• Et ce qui risque d’être le plus embêtant, c’est que j’ai du public adhérent, donc avec un code unique, mais aussi des gens qui viennent soit en séance découverte (gratuit pour découvrir le lieu une seule fois), soit en accueil ponctuel (sans adhésion annuelle mais payant à l’unité). Il faut que je garde trace aussi des ces fréquentations et j’aimerai pouvoir avoir la répartition public adhérent/non adhérent, au moins par famille. (là du coup j'ai réussi par individu mais pas par famille pour les non adhérents, ma formule bugue)

si quelqu'un veut bien se pencher sur ma problématique cela me rendrait un grand service.

Sur internet je trouve beaucoup d'aides pour faire un calendrier, gérer des jours ouvrés etc... tous les outils pour gérer des salariés en somme, mais je n'ai rien trouvé qui ressemble à ma demande...

merci

bonjour,

une proposition pour exploiter un calendrier des périodes.

merci pour cette réponse rapide.

je n'avais pas pensé à rajouter ce critère de période dans l'onglet présences. j'imaginais déjà des formules à rallonge avec tests de dates dans chacun des onglets de période.

C'est effectivement plus clair comme façon de faire et me donne la bonne orientation de recherche.

2 problématiques se posent toujours à moi :

1 -

en dehors des périodes de vacances je n'ai pas seulement le mercredi mais aussi le mardi, vendredi et samedi à analyser à part et donc chacun aura son onglet (je n'en ai mis que deux, mercredi et VAC HIVER en plus de l'année pour ne pas alourdir).

je les ai rajoutés dans le tableau des périodes... du coup dans les présences cela me retourne 0 et donc mardi (que j'ai rajouté avant mercredi) pour toutes les dates hors vacances.

je pressens bien un test supplémentaire à imbriquer à la formule pour récupérer l'indice de la période dans le tableau correspondant au bonjour... mais là je nage

2 - Attention : je mets bien les . dans les formules avec NBSI et NBSIENS mais le forum ne me laisse pas publier le message si je les mets ici (ils me parle de lienx externes que je n'ai pas encore le droit de mettre car pas plus de 10 messages à mon actif)

J'ai utilisé cet indice de période dans l'onglet VAC HIVER

aucun souci pour toutes les formules avec des SOMMEPROD ou NBSI : ça fait le travail nickel

mais celles qui contiennent "1/NBSIENS" me renvoient des nombres non entiers.

Pourtant j'avais l'impression que ce critère n'est pas différent des autres...

par exemple cette formule renvoie ce que je cherche :

=SOMMEPROD(1/NBSIENS(nom;nom;prenom;prenom)*(Territoire="territoire 1")*(Famille_ou_Assmat="famille"))

-> le nombre d'individus différents (nom prénom) qui sont issus d'une famille et du territoire 1

mais si je rajouter le critère de la période :

=SOMMEPROD((1/NBSIENS(nom;nom;prenom;prenom))*(Territoire="territoire 1")*(Famille_ou_Assmat="famille")*(periode=4))

ça ne me revoie pas ce que je cherche.. Certainement ce que je lui demande de faire mais bon... ce n'est pas ce que je cherche et ce que je lui demande n'est à priori pas ce que je crois lui demander

Est-ce parce que le critère est numérique ? si je le mets entre guillemets (periode="4") cela renvoie 0 à chaque fois... cela ne marche pas non plus.

Dans le fichier, onglet VAC HIVER, en vert ce qui "marche", en rouge ce qui coince...

Je tiens le bon bout avec cette piste mais j'ai encore besoin de votre aide pour peaufiner