GED sur Excel, utopie ou pourquoi pas !?

Bonjour à tous,

Au sein de notre société, nous aimerions classer un certain nombre de documents (CCAP, CCTP, cde, os, avenant, etc...)

En uniformisant le nom de ces fichiers et en les classant dans une structure hiérarchique

J'avais pensé à faire cela sur Excel avec du VBA car nous ne voulons pas d'usine à gaz

Ma question, pensez-vous qu'une GED simplifiée sur Excel est utopique ou faisable ?

Cordialement.

Bonjour,

Il ne serait pas plus simple de créer une base sur un sgbdr basique, avec un appel vers des documents via exécution de requêtes? (je pense notamment à access vu que c'est le même editeur qu'excel). On pense souvent à excel pour plein de choses, moi le premier, mais des fois une base de donnée est bien plus efficace et rapide, avec moins d'erreurs. Ok c'est moins "joli" mais beaucoup plus fonctionnel

Atro

Bonjour, quelques idées en vrac, et au réveil (!) :

Une précaution : s'assurer que les chemins sont et resteront stables, et prévoir des fonctionnalités de redéfinition des chemins (par lots, par lecteur, par dossier) pour les cas de migration.

Une remarque : attention à garantir les accès web aux documents, dans le cas d'un accès partagé au classeur...

Cordialement, Daniel

Bonjour,

@Atro, Access effectivement j'y avais pensé, mais la création de formulaire n'est pas forcément simple

En plus je en dois gérer qu'à peine 5.000 fichiers par an

@Dan42153, les chemins ne bougeront pas

La fonctionnalités de redéfinitions des chemins dans Excel, un simple rechercher/remplacer, tous les liens seront fait avec la fonction LIEN_HYPERTEXTE()

A+

Bonsoir à tous,

Le projet est intéressant !

Quelques autres points :

  • en VBA, tout est possible ! Juste plus ou moins complexe selon les fonctionnalités attendues
  • la GED, c'est très large, quelles sont les fonctionnalités principales attendues ?
  • une maquette serait un bon point de départ pour voir le résultat attendu et la cinématique (un doc Word peut suffire dans un premier temps)
  • je rejoins un peu @Atro sur l'utilisation d'une base de données, qui facilite énormément les travaux ensuite
Sur ce point, on peut partir sur un couple Excel/Access : les formulaires et actions sont gérés sous Excel, les données sont stockées sous Access (à titre professionnel, je mets toujours en place ce type d'architecture, qui n'a que des avantages)

Bonne soirée

Bouben

Bonjour Bouben et merci de t'intéresser au projet

bouben a écrit :

Quelques autres points :

- en VBA, tout est possible ! Juste plus ou moins complexe selon les fonctionnalités attendues

Je n'ai pas trop de problèmes de ce côté là 8)

bouben a écrit :
  • la GED, c'est très large, quelles sont les fonctionnalités principales attendues ?
  • une maquette serait un bon point de départ pour voir le résultat attendu et la cinématique (un doc Word peut suffire dans un premier temps)
Voici un fichier word qui explique succinctement ou j'en suis aujourd'hui
bouben a écrit :

- je rejoins un peu @Atro sur l'utilisation d'une base de données, qui facilite énormément les travaux ensuite

Sur ce point, on peut partir sur un couple Excel/Access : les formulaires et actions sont gérés sous Excel, les données sont stockées sous Access (à titre professionnel, je mets toujours en place ce type d'architecture, qui n'a que des avantages)

A part un nombre d'enregistrements plus important, quel intérêt ?

A+

342projet-de-geds.docx (193.85 Ko)

Bonsoir,

D'accord, je vois que tu es bien calé en gestion de projets informatiques. Le profil m'a confirmé ...

Le projet est plus qu'initié !

BrunoM45 a écrit :

Voici un fichier word qui explique succinctement ou j'en suis aujourd'hui

J'aime beaucoup le modeste mot "succinctement", on est plutôt sur des spec détaillées quasi-finalisées. Il n'y a plus qu'à faire.

Après avoir lu en diagonale, reste-t-il d'autre points à voir, d'autres fonctionnalités ?

Ou c'est bon pour partir sur une première version ?

Quelques interrogations mineures :

  • la différence entre "Classer" et "Classer dans" ?
  • gestion d'arborescence récursive ou tout dans une arborescence de niveau 1
  • les copies d'écran ressemble étrangement à de l'Excel, une partie du travail est déjà faite ?

Et pour répondre à la question sur Access, l'intérêt principal est l'organisation des données et l'accès/mise à jour de ces données.

Je trouve beaucoup plus facile d'avoir 4 tables et de traiter les données avec des instructions SQL que 4 onglets à traiter avec des RECHERCHEV, INDIRECT, et autres.

En outre, en cas de besoin de mise à jour, c'est également beaucoup plus simple en SQL.

Un expert pur Excel pourra penser le contraire

A te lire !

Bonne soirée

Bouben

Bonjour BrunoM45, (bouben, Dan42153, Atro)

Je viens de lire ton projet...

Mon avis est partagé aussi, cependant je pense Excel (couplé à un bon développement évidement) très adapté à la situation.

J'avais développé (au temps de Excel 95 et migré sur 2000) ce genre d'applicatif pour une société cliente...

Donc

BrunoM45 a écrit :

J'avais pensé à faire cela sur Excel avec du VBA car nous ne voulons pas d'usine à gaz

Ma question, pensez-vous qu'une GED simplifiée sur Excel est utopique ou faisable ?

moi je dis faisable (surtout qu'Excel a bien évolué depuis sa (quasi 1ère) version de 95/97 !

Et comme

Atro a écrit :

Ok c'est moins "joli"

en parlant d'Access qui n'offre pas une belle interface de travail, ni de grande possibilité d'ergonomie...

Bonjour à tous, bonjour bouben

Désolé pour cette réponse tardive, mais en ce début d'année ça se bouscule déjà pour moi

bouben a écrit :

D'accord, je vois que tu es bien calé en gestion de projets informatiques. Le profil m'a confirmé ...

Heuuuuu

bouben a écrit :

Après avoir lu en diagonale, reste-t-il d'autre points à voir, d'autres fonctionnalités ?

Ou c'est bon pour partir sur une première version ?

Attention, je ne demandais qu'un avis et un peu d'aide par la suite si nécessaire

bouben a écrit :

Quelques interrogations mineures :

- la différence entre "Classer" et "Classer dans" ?

La différence, au cas où le chemin d'accès pas défaut en serait pas bon, il y a la possibilité de le classer à l'endroit souhaité

D'où le bouton [Classer dans]

bouben a écrit :

- gestion d'arborescence récursive ou tout dans une arborescence de niveau 1

Effectivement, il faut pouvoir traiter l'arborescence récursive, c'est cette partie qui me pose un petit souci

bouben a écrit :

- les copies d'écran ressemble étrangement à de l'Excel, une partie du travail est déjà faite ?

Oui, j'ai déjà commencé je n'aime pas rester statique

bouben a écrit :

Et pour répondre à la question sur Access, l'intérêt principal est l'organisation des données et l'accès/mise à jour de ces données. Je trouve beaucoup plus facile d'avoir 4 tables et de traiter les données avec des instructions SQL que 4 onglets à traiter avec des RECHERCHEV, INDIRECT, et autres.

En outre, en cas de besoin de mise à jour, c'est également beaucoup plus simple en SQL.

Un expert pur Excel pourra penser le contraire

La recherche se fera via UsF en VBA donc pas de formule

J'ai déjà rencontré quelques problèmes de connexion ADODB selon les versions Excel, c'est pour cela que j'évite d'utiliser Excel/Access

A+


Bonjour Andrea73

andrea73 a écrit :

Bonjour BrunoM45, (bouben, Dan42153, Atro)

Je viens de lire ton projet...

Mon avis est partagé aussi, cependant je pense Excel (couplé à un bon développement évidement) très adapté à la situation.

J'avais développé (au temps de Excel 95 et migré sur 2000) ce genre d'applicatif pour une société cliente...

Donc

BrunoM45 a écrit :

J'avais pensé à faire cela sur Excel avec du VBA car nous ne voulons pas d'usine à gaz

Ma question, pensez-vous qu'une GED simplifiée sur Excel est utopique ou faisable ?

moi je dis faisable (surtout qu'Excel a bien évolué depuis sa (quasi 1ère) version de 95/97 !

Et comme

Atro a écrit :

Ok c'est moins "joli"

en parlant d'Access qui n'offre pas une belle interface de travail, ni de grande possibilité d'ergonomie...

Merci du retour

c'est plus en terme d'ergonomie qu'Access me chagrine, sinon on peut faire aussi de belle interface

A+

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