Conversion Planning GENERAL --> Planning Individuel par employé

Bonjour à tous !

Tout fraichement arrivé sur ce forum, je m'excuse par avance si quelle erreur que ce soit sera commise par mégarde :-/

Mais dans tous les cas vous remercie par avance pour l'aide précieuse et nécessaire !

Je tente de construire la conversion d'un planning général que nous utilisons en planning individuel

Le planning général comprend l'ensemble des employés affiliés à une activité (ou à un client) par jour

Un employé peut être affilié à un client un jour puis à un autre client le jour suivant...etc.

L'idée sera de consolider ces données (détail à suivre) afin de constituer un planning INDIVIDUEL par employé qui reportera le client avec lequel travailler à tel jour SELON LE PLANNING GENERAL fait en amont

  • Nom de l'employé
  • Client affilié
  • Plage horaire
  • Cumul des tâches communes (reporting / meeting / training)

Je me suis cassé la tête avec des RechercheV ou RechercheH mais les "lookUp" sont à faire sur une multitude de plages différentes (=nombre de clients)

Ci joint une version non confidentielle utilisable, avec quelques explications des automatiques souhaités

Mille mercis par avance !

Cyril

Bonjour,

Je propose un premier fichier:

Tape Marina dans la cellule correspondante et tu verras ses informations s'afficher

Bonjour !

Ouah, ça c'est de l'efficience

Joli ! Je copie/colle + étend les plages pour voir si cela s'adapte au fichier dans son intégralité

Merci de toute façon par avance !

Cyril

Re-bonjour !

Afin d'éviter les soucis de plusieurs employé(e)s portant le même prénom sur l'ensemble de l'entreprise, j'ai été contraint de créer ces codes employés

Possible de rattacher les recherches au code qui serait alors entré en haut à droite ?

(je me charge des noms et prénoms avec un simple VlookUp via la liste des employés)

Enfin, sous le même schéma, il y a la somme des éléments communs en bas à droite du planning individuel à consolider, également liés à un code employé

Une version plus réaliste ci joint

En vert ce que je souhaiterai voir apparaître automatiquement sur tous les plannings (planning individuel) via le feuillet juste avant (planning général)

Encore merci pour tout !

Cyril

Bonjour,

Je viens de me pencher sur ton fichier et te le retourne avant de dire ce qui ne va pas :

Alors ce qui ne va pas :

  • 2 Feuilles par mois:
    Si j'ai bien compris la façon dont ton fichier est structuré, tu vas avoir chaque nouveau mois, une nouvelle feuille de planning collectif, et une feuille de planning individuel, ou plutôt un planning client et un planning employés.
    Le soucis c'est que tu recrées la roue à chaque fois, Excel gère très bien les groupements automatiques, sous-totaux, filtres... Tu devrais utiliser ces fonctions pour avoir uniquement une feuille de planning client, et une de planning employés qui regrouperaient tous les mois, ensuite tu filtres sur les dates pour n'afficher que le mois en cours par exemple, à raison de 365 jours par an, ça ne te fera que 365 lignes par an, donc avant d'atteindre la limite de plus de 1 million de lignes tu peux y aller
  • 8 colonnes par employé dans la partie individuelle:
    As-tu vraiment besoin d'afficher le planning de tous tes employés en permanence? Est-ce vraiment pratique de fouiller parmis plus de 300 colonnes pour trouver l'employé que tu cherches?
    C'est une feuille de consultation, le mieux serait d'avoir une liste déroulante dans laquelle tu choisis l'employé dont tu veux voir le planning, et ça s'affiche, tu choisis aussi le mois et l'année que tu veux voir pour avoir encore moins de calculs à refaire. Plus simple d'après moi, seul soucis, c'est de changer un peu les formules et d'intégrer cette liste

bonjour

salut au passage Ausecours.

mon avis perso de moi : c'est une très jolie usine à gaz

le mieux est de faire une vraie table de données (pas jolie ! ) en colonnes simples :

  • date
  • nomprénom (ou ID)
  • client
  • chantier ou mission
  • ACTIVITY
  • Start at
  • End at
  • Break volume
  • Break schedule
  • Total H (colonne calculée
  • Comment
ajoute des segments pour mieux voir qui/quand/quoi.

ensuite de simples TCD te donnent toutes les synthèses voulues

1 onglet de saisie (le même onglet durera 10 ou 20 ans sans discontinuer)

2 ou 3 onglets de TCD

pas de VBA

pour info : https://forum.excel-pratique.com/viewtopic.php?f=10&t=116130

bonne journée à toi et à tous

Hello !

Merci pour ce retour et commentaires

En effet, le coté copier/coller tous les mois n'est pas pratique, pour répondre :

Les plannings sont, pour la grande majorité, très variables d'un mois à l'autre, non seulement en volume horaire mais aussi en terme d'activité avec tel ou tel client (un client d'un mois ne l'est pas nécessairement le mois suivant)

Je sais qu'Excel gère à la perfection toutes les complexités, c'est plutôt moi qui n'en maitrise qu'1/2 % en fait

Je ne maitrise à ce jour que des formules simples, même les croisés dynamiques restent pour moi une fascination plus qu'une maitrise

Ce pourquoi je ne peux pas avoir une vision améliorée de ces fichiers / plannings

En revanche, les employés visible dans la liste sous les plannings est la liste des employés actifs - donc oui eux doivent à minima apparaître (à savoir qu'il y a en tout 87 actifs ce jour - dans d'autres villes)

Enfin, c'est d'entrée de jeu une consultation oui, mais qui sera transmise individuellement aux employés concernés une fois le planning posé (par copy/paste par ex)

Dans l'ordre d'établissement des plannings : Devis validé -> planning G -> conversion en planning I -> envoi du planning I à l'employé

Une liste déroulante serait bien sur idéal, mais une fois de plus trop complexe pour mes petites connaissances Excel

Encore merci !!

Cyril

re

tu gères les tables suivantes

  • personnes
  • chantier ou mission
  • dates
  • devis
  • heures réelles (lien entre chantier et personne)

ça fait 5 (ou 4 si tu ne prends pas en compte la table des dates)

c'est un peu beaucoup pour faire simple sous Excel...

à te relire

Bonjour,

Si jamais tu es quand même curieux pour les listes déroulantes, tu trouves des cours sur Excel sur internet, notamment sur ce site :

https://www.excel-pratique.com/fr/cours/excel_liste_deroulante.php

Bonne continuation

Bonjour jmd au passage, je partage ton avis

Re !

Dsl mais j'ai peur de ne pas avoir compris : c'est une question si je gère ces tables ou bien tu me dis que je les gère ?

"C'est un peu beaucoup pour faire simple sous Excel" signifierai qu'on ne puisse pas vraiment le faire ?

Merci

Cyril

Merci pour le lien !

Oui la curiosité est grande, surtout avec Excel mais c'est malheureusement le temps qui manque quand tu as une entreprise à diriger sans équipes de développeurs dédiés, mais que tu veux quand même mettre en place des outils pour faciliter la vie de tes équipes...avec tes petites connaissances face aux maitres en la discipline

Cyril

re

disons que tu as besoin de gérer ces datas

si on décompose le raisonnement (réification) on atteint 4 tables au moins

si tu veux le faire sous Excel, ce sera difficile

mais rien n'est impossible à VBA (logiciel qu'on appuie souvent sur Excel), tu pourrais même gérer la NASA. Avec quelques problèmes toutefois.

consulte un programmeur, il t'en dira plus en direct. Vu la taille de ton entreprise, tu en as les moyens.

il pourra aussi faire le lien avec ton progiciel de gestion d'entreprise, y compris les devis.

mon avis global : ne bricole plus sous Excel

réserve Excel à l'analyse des données, pas à la saisie.

et si tu veux passer la vitesse supérieure, teste Power BI (Desktop)

bon travail

Merci pour le lien !

Oui la curiosité est grande, surtout avec Excel mais c'est malheureusement le temps qui manque quand tu as une entreprise à diriger sans équipes de développeurs dédiés, mais que tu veux quand même mettre en place des outils pour faciliter la vie de tes équipes...avec tes petites connaissances face aux maitres en la discipline

Cyril

il y un moment où un dirigeant doit passer du temps à travailler sa stratégie, et avec ses clients et prospects, et non à faire de l'informatique (et pas de la "bonne" informatique, soit dit sans vouloir te vexer).

Sans soucis, il m'en faut beaucoup pour me vexer, et je sais prendre du recul

Ton commentaire est juste, mais les stratégies sont pour le moment en place et je laisse les clients dans les mains expertes de mes commerciaux

L'idée, une fois de plus, est ici de poser une solution alternative et temporaire aux programmes adaptés à venir (dont je n'ai pas encore vu la forme) et qui, de ce fait, me crée des soucis de visibilités dans l'analytique

Belle journée à tous !

Cyril

Sans soucis, il m'en faut beaucoup pour me vexer, et je sais prendre du recul

Ton commentaire est juste, mais les stratégies sont pour le moment en place et je laisse les clients dans les mains expertes de mes commerciaux

L'idée, une fois de plus, est ici de poser une solution alternative et temporaire aux programmes adaptés à venir (dont je n'ai pas encore vu la forme) et qui, de ce fait, me crée des soucis de visibilités dans l'analytique

Belle journée à tous !

Cyril

En effet, en attendant que les supers programmes arrivent, l'entreprise doit continuer de fonctionner, ça amène parfois à bricoler des fichiers parce qu'en attendant ça marche, mais ça reste du dépannage on va dire

Et certaines entreprises gardent parfois ces bricolages...

Bonne journée

ben...

créer un fichier répondant au cahier des charges me prendrait 4 heures. Pas beau mais fonctionnel et fiable.

alors parler de délai...

amitiés

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