Aide relance d'offres commerciales

Bonjour à tous, j'ai réparti des offres commerciales en 9 catégories numérotées de 1 à 9. En fonction de la catégorie, une relance devra être effectuée à une certaine date.

Dans la colonne E : le numéro de catégorie (1-9)

Dans la colonne k : le montant de l'offre (pour la catégorie 3, le montant intervient en plus de la catégorie)

Dans la colonne M : La date de création d'offre

Les relances doivent être gérées dans un fichier excel différent de celui ou sont répertoriées l'ensemble des offres

Voici la formule que j'ai crée : =SI('[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!E2=1;"Pas de relance";=SI('[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!E2=2;"Pas de relance";=SI('[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!E2=3;=SI('[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!K2>20000;='[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!M2+7;"Pas de relance");=SI('[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!E2=4;='[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!M2+1;=SI('[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!E2=5;='[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!M2+15;=SI('[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!E2=6;='[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!M2+7;=SI('[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!E2=7;"Pas de relance";=SI('[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!E2=8;='[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!M2+7;=SI('[Export relances offres.xlsx]Feuil1'!E2=9;"Pas de relance";"NA")

Toutefois Excel me dit que a ne marche pas, pourriez vous m'aider s'il vous plait

Bonjour

Une fois que tu nous auras passé un petit fichier de test (sans informations confidentielles), nous pourrons t'aider sans aucun problème, mais je ne peux pas le faire sans avoir le contenu de ton fichier sous les yeux

voila comment se présente l'export de mon logiciel commercial, les infos confidentielles en moins (j'ai mis aléa entre bornes pour les prix)

j'ai une équipe de 7 commerciaux, en plus leur permettre de savoir quand ils doivent faire leur relance, je voudrais leur faciliter au maximum la vie en le permettant de ne voir que leur propres offres, je ne sais pas si c'est possible.

Pour les catégories, colonne E, voici le schéma de relance

1: pas de relance

2: pas de relance

3: si supérieur à 20k€ relance une semaine après création sinon pas de relance

4: relance 1j après date de création

5: relance 2 semaines après création

6: 1 semaine apès

7: pas de relance

8: 1 semaine après

9: pas de relance

la date de création est toujours colonne M

merci bien

Bonjour,

plutôt que de vous embêter avec des formules, j'ai préferé utiliser un filtre avancé automatique, l'acheteur n'a plus qu'a choisir son nom dans la liste déroulante et cliquer sur le bouton "Voir les relances", elles seront envoyées directement dans la feuille "extraction relances"

Les critères sont modifiables très facilement si nécessaire par la suite.

j'avais testé avec une date précise, pas avec la date du jour (sinon ça ne trouvait rien), j'ai remis la formule pour afficher la date d'aujourd'hui, j'espère avoir pu aider, je vous laisse le soin de la mise en forme etc

Ce système que je connaissais pas m'a l'air idéal et très bien pensé merci beaucoup pour votre temps

Toutefois je ne comprend pas du tout comment votre fichier fonctionne, lorsque j'appuie sur voir les relances avec pierre, rien n’apparaît dans l'onglet "extraction relances" il reste vide. De plus je comprend pas l'utilisation de la fonction aujourd'hui, en effet la date qui doit être prise en compte pour la relance est celle à laquelle l'offre à été créée ("crée le" se trouvant colonne M) à laquelle on ajoute le nombre de jour en fonction de la catégorie d'offre pour connaitre la date à laquelle il faut relancer. Enfin je n'arrive pas a comprendre l'utilité du tabelau sur l'onglet filtre, je ne peux par exemple pas changer les codes dates en format dates courtes

Pourriez vous m'expliquer un peu plus en details

merci beaucoup

Bonjour,

Je vais manger et je vous répondrai dans l'après-midi, je pourrai ainsi tout vous expliquer.

Ps: Pierre n'a peut-être pas de relance à faire, à vérifier.

Au final les catégories nécessitant des relances sont les 3, 4, 5, 6 et 8, je comprend donc pourquoi ce sont les seules indiquées dans le tableau de l'onglet filtre. En revanche ce que je comprend moins c'est qu'en étirant celui-ci, le nom du commercial apparaît sur toutes les cases inférieures et en cliquant sur voir les relances, énormément de lignes apparaissent dans l'onglet extraction relances. Aussi, le fichier ne prend pas réellement en compte les échéances de relances en fonction des catégories d'offres à savoir :

3: si >20k€ : relance 1 semaine après création. si <20k€ : pas de relance

4: relance 1j après date de création

5: relance 2 semaines après création

6: relance 1 semaine après création

8: relance 1 semaine après création

ne pourrais t-on simplement pas faire apparaître, grâce au filtre et pour chaque commercial, l'ensemble des lignes contenant uniquement les catégories 3, 4, 5, 6 et 8, puis appliquer une formule à base de "=SI" pour déterminer la date de relance en fonction de la catégorie. appliquer ensuite à la cellule "date de relance" une couleur verte si le commercial est dans les temps, jaune le jour de la date de relance et rouge en cas de retard. j'aimerais si possible ajouter une dernière colonne ou le commercial pourrait cocher une fois la relance effectuée pour faire disparaître la ligne;

Je suis peut être utopiste quant aux possibilités d'excel mais voici ma vision

Me revoilà,

Je vais tout expliquer car la façon dont on écrit un filtre avancé peut ne pas être évidente.

En fait la macro applique juste un filtre avancé dont le résultat va dans la feuille extraction.

Maitenant le filtre avancé :

La feuille filtre avec le tableau :

Ce tableau indique toutes les conditions qui sont comprises comme menant à une relance, il s'agit des critères servants à faire un filtre avancé.

Le filtre avancé s'écrit de la façon suivante :

Les lignes servent de ou, les colonnes de et, en clair quand on met plusieurs conditions sur la même ligne, cela revient à dire, je veux ça, ça, et ça.

Si on prend le cas de la première ligne du fichier que j'ai donné :

Grp4 : =3 (le grp4 doit prendre la valeur 3)

Créé par =Pierre (en plus de vouloir la valeur 3 pour Grp4, nous voulons voir seulement les commandes de Pierre)

Prix net >20000 (nous voulons également les commandes dont le prix dépasse 20000)

Et enfin Créé le =43249 (nous voulons une date précise pour la relance)

Donc, les plusieurs lignes servent de ou, sur chaque ligne on met un groupe de conditions pour représenter les différents cas de relance, on met toujours le même nom d'acheteur car nous voulons toujours voir uniquement cet acheteur.

Quand vous avez rajouté des lignes au tableau avec seulement le nom de l'acheteur sur la ligne, cela revient à dire: ou bien toutes les commandes qui ont éte saisies par Pierre, autrement dis, ça fait sauter tous les précédents filtres, c'est pour ça que vous avez beaucoup de lignes.

Maintenant la date crée et la fonction aujourd'hui :

La fonction aujourd'hui sert à avoir la date à laquelle on ouvre le fichier, ce qui est très pratique pour ne pas avoir à retaper la date à chaque fois.

La date du jour n'est pas directement utilisée dans le fichier, elle sert à chercher les dates de création.

J'ai eu le raisonnement suivant Pour les grp4 de valeur 6:

On le rappelle, la condition de relance, c'est 1 semaine après la date de création, ce que je fais moi, c'est que je prends la date du jour, et je regarde les commandes créées il y a une semaine (d'où le -7 dans la formule).

Ce n'est pas moi qui est choisis la forme que prenait la date de création non plus, Excel fait la concaténation (regroupement de plusieurs chaînes de texte pour n'en former qu'une) entre le signe = et la valeur de la date que l'on cherche. Excel traduit la valeur 43249 en date et l'affiche ensuite quand on met un format de date, mais ici pas de mise en forme.

L'extraction ne renvoie rien :

C'est tout à fait normal, nous faisons des relances jusqu'à 2 semaines plus tard, hors nous sommes en juin, et la date la plus récente est de fin abril, autrement dis, tout est finis depuis longtemps et n'est plus pris en compte.

Ce peut-être une amélioration du fichier, si vous voulez prendre toutes les commandes non finies et non relancées qui dépassent le seuil de relance, mais pour le moment, le filtre ne le fait pas.

Essayez par exemple de mettre la date 11/4/18 pour la date du jour et l'acheteur Pierre, vous verrez que 2 lignes de relance apparaissent.

Si vous souhaitez améliorer le fichier ou éclaircir des points que j'aurais oublié ou pas assez expliqué, n'hésitez pas

merci beaucoup pour vos explications, j'ai absolument tout compris !

je vais essayer de me familiariser avec l'outil et je reviendrais vers vous en cas de besoin

bonne soirée

De rien!

Vous avez raison, n'hésitez pas, nous serons ravis d'aider.

Une fois que vous aurez pris l'outil en main, si il vous convient, n'hésitez pas à cocher la case résolu.

Bonne soirée

Bonjour,

j'ai pris le temps de me familiariser avec l'outil et fait des test en modifiant quelques dates et catégories, il fonctionne à la perfection je n'aurais pu espérer un tel outil.

Toutefois, j'ai pu remarquer que si l’échéance de relance est dépassée, alors l'offre n’apparaît plus dans l'onglet "extraction relances". Ainsi le commercial qui n'aura pas forcément le temps d'ouvrir le tableau chaque jour, pourra passer côté de relances et d'opportunités. L'exemple de la catégorie 4 qui doit être relancée le lendemain pour son caractère urgent. Serait-il donc possible d'ajouter une colonne "Statut" avec une liste déroulante contenant les champs "à relancer" et "effectué". Ainsi le commercial renseigne le statut de l'offre et uniquement après, elle disparaît.

Second point, le commercial qui accédera à l'onglet "extraction relances" ne verra donc pas la date à laquelle il doit effectuer la relance puisque les offres remonteront uniquement le jour J c'est bien cela ?

De plus actuellement le tableau nécessiterait un export quotidien depuis le logiciel commercial, ce qui risque d'être très compliqué

Bonjour,

J'ai apporté quelques modifications à ce que j'avais fait, cela a éte un peu compliqué pour moi d'enlever le tableau dans la feuille filtre, mais je m'en suis sortis, à présent, il est posible de voir toutes les relances à faire qui ont dépassé le seuil de relance, à l'exception des commandes qui auront en statut "relancée" ou "terminée".

Pour répondre à votre seconde question, en effet, le comercial ne verra pas la date à laquelle il devra relancer la commande dans la feuille extraction relances, car elles seront affichées le jour J. Il pourra en revancha voir la date de création de la commande ainsi que l'ensemble des informations renseignées dans la feuille donnée. Si c'est nécessaire d'afficher la date de retour, merci de me le dire lors de vos futurs messages.

J'espère avoir répondu à vos questions.

Encore une fois merci pour votre temps et votre sollicitude,

Je vous joint ma tentative de modification. En effet j'ai tenté une formule "=SI" pour faire apparaître la date de relance en fonction de la date de création sur l'onglet extraction mais elle ne fonctionne pas. J'ai également inséré la liste déroulante sur le début de la colonne "statut" je ne sais pas si c'était volontaire de votre part de ne pas la mettre.

Bonjour,

Oui c'était volontaire, après votre modification, la liste avait des lignes vides que l'on pouvait choisir. J'ai mis la colonne statut dans la feuille données, la feuille extraction ne fait que ramener cette valeur, elle n'a donc pas besoin de liste.

Plutôt que de faire des formules, j'ai intégré le calcul de la date de relance via un Selection Case en VBA, les valeurs sont donc calculées automatiquement.

Voici le résultat :

Je viens de regarder, cela m'a l'air impeccable je n'ai plus que la mise en forme à faire

concernant l’exploitation du tableau, plusieurs questions:

je compte ainsi réaliser le plus d'export possible, au minimum 2 par semaines

• Puis je donc supprimer les offres statuées en "terminée" ou "relancé" pour réduire au maximum l'onglet données et faciliter l'exploitation par les commerciaux ?.
• les commerciaux peuvent-ils trier le tableau données en fonction de leur nom pour ne pas avoir a tâtonner dans une longue liste d'offres?
• Peut importe la longueur de la liste d'offres dans le tableau "données", le fonctionnement du fichier ne sera pas impacté ?
• admettons que les critères changent, notamment les échéances ou le montant, je peux directement modifier le tableau filtre ?

merci

Bonjour,

Je souhaiterais avoir une confirmation avant de répondre, est-ce que le fichier va servir à autre chose qu'a faire des relances?

Car si il ne sert qu'à ça, les commerciaux n'auront pas besoin de travailler directement sur la feuille "donnée", mais plutôt sur la feuille "Extraction relances"

Également, comment faites-vous vos extractions pour apporter vos données dans le fichier? Risquez vous de retrouver des commandes déjà relancées ou terminées si nous les supprimons du tableau?

Si vous voulez changer certains paramètre d'echéance par exemple, il faudra encore que je fasse quelques choses, notament par rapport à la macro qui renvoie les dates de relance, car je ne sais pas si vous savez programmer en VBA. je peux éventuellement expliquer les parties qui seront amenées à bouger dans le code si vous souhaitez faire évoluer les critères.

Sinon, à part la date de relance, le reste peut directement être modifié dans la feuille filtre pour le moment.

Le fichier servira uniquement à faire des relances, mais une fois la relance effectuée le commercial devra bien se rendre dans l'onglet "donnée" pour statuer l'offre et la faire disparaître de "extraction" n'est-ce-pas ?

Si je veux les supprimer c'est simlement pour faciliter la vie du commercial que ne devrait pas fouiller une longue liste pour statuer. Les commandes extraites du logiciel seront celles créées à partir du dernier export pour éviter les doublons.

de plus, en plus de suivre les offres, nous souhaitons dans certains cas pouvoir suivre uniquement les articles au sein d'une même offre. Pour cela nous sommes en mesure de réaliser exactement le même export mais au lieu de la colonne "Grp4" les catégories seraient renseignées dans la colonne "GrA4" aisni modifier votre tableau "filtre" serait très simple pour moi. Dans le cas des dates par contre en cas de changement je ne saurais pas comment m'y prendre

Je reviens demain pour répondre, je dois quitter le fórum pour le moment, à demain.