PROSPER = PROgramme de Suivi de PERsonnel

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LouReeD
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Message par LouReeD » 27 août 2016, 16:58

Bonjour à tous !

Donc voici une explication du fonctionnement de PROSPER, je sais avec mon usine à gaz, la tâche est complexe, mais je vais tout faire pour que pour vous cela devienne "PROSPER youp la boum !"
Ici le lien de la page de téléchargement : https://www.excel-pratique.com/fr/telech ... -no261.php

A l'ouverture, l'application s'ouvre sur la feuille "Accueil".
Mais le sujet n'est pas là, il faut tout d'abord comprendre le fonctionnement général de l'application.

Contexte :
A votre niveau vous devez suivre les qualifications de plusieurs personnels. Ces qualifications sont assujetties à l'exécution, au suivi et/ou à la réussite d'opérations, de formations et/ou d'examen.
Il vous faut tout d'abord lister les différentes opérations pour chaque qualification. Prenons en exemple (fictif) un chauffeur de poids lourd.
Première chose à faire est de donner un nom à cette fonction, prenons « Chauffeur – Livreur ». Ce nom est à indiquer sur la feuille « Base », sur la première ligne du tableau de base de données (en colonne C pour la première fonction). Pour ce faire il vous faut "déprotéger" la feuille (il n'y a pas de mot de passe ;) ). Une fois l’information inscrite, si vous allez sur la feuille « Liste » alors en colonne B vous y verrez inscrit le nom de votre première fonction / qualification.

Le personnel suivi sur cette qualification devra avoir :
- le permis C (PL), avec une date d’obtention sans renouvellement,
- une visite médicale spécifique pour ce permis « à jour » avec une validité de 5 ans,
- une visite médicale du travail annuelle, avec comme son nom l’indique une validité d’un an
- comme il est amené à charger / décharger son chargement, il lui faut aussi une formation sur la grue du camion, celle-ci ne demande pas de « renouvellement ».

Nous avons donc 4 opérations à inscrire dans la base de données. Ceci se fait sur la feuille « Système ». En effet, de manière générale, il faut faire toutes les modifications en passant par les macros dédiées. Que ce soit pour l’ajout, la modification ou la suppression d’une opération, que ce soit pour l’ajout ou la suppression d’un personnel, tout doit passé par la feuille « Système » et ses macros dédiées.
Sur cette feuille, en partie basse il y a l’intitulé : « Intitulé de l’opération à ajouter, modifier ou à supprimer ». Dans la cellule juste en dessous vous inscrivez l’intitulé de l’opération à ajouter.
Dans notre exemple : « Obtention du permis C (PL) », la feuille vous signale « L’opération n’existe pas, vous pouvez l’ajouter », en effet, l’application teste l’ensemble des intitulés afin d’interdire la redondance. Vous cliquez sur [Ajouter] et hop, le nouvel intitulé est inscrit sur la feuille « Base » et ce tableau est trié par ordre alphabétique. Astuce : si vous voulez « regrouper » une série d’intitulés pour une même fonction, vous pouvez rajouter en début de chaque intitulé une partie commune : dans notre exemple cela pourrait très bien être : « Chauffeur – Obtention du permis C (PL) ».
A vous d’entrer les autres intitulé de cette qualification avec par exemple :
« Chauffeur – Visite médicale spécifique », « Chauffeur – Formation sur la grue de chargement », par contre pour la dernière on ne précise pas la « qualité » de chauffeur car elle peut être « utilisée » par d’autre qualification, donc : « Visite médicale du travail ».
Voilà, pour notre chauffeur, s’en est fini des opérations, formation ou examen utiles à sa qualification. On doit passer sur la feuille « Base » afin de définir notre fonction et préciser le besoin au niveau de ses opérations.
Sur la feuille « Base » vous devriez voir vos 4 opérations dans l’ordre alphabétique avec les trois « regroupées » puis la visite médicale annuelle.
En première colonne suite à la colonne des intitulés (colonne C) vous devriez avoir en entête le nom de la fonction : Chauffeur – Livreur.
C’est maintenant que vous allez indiquer ce qu’il faut ou pas pour cette fonction (bien qu’en fait dans notre exemple il faudra les 4 qu’on a indiqué). En colonne C, en face de « Chauffeur – Formation sur la grue de chargement » il vous faut inscrire un « 1 » car cette opération est nécessaire pour cette fonction. Comme il n’y a pas de renouvellement, un « 1 » suffit.
En face de « Chauffeur – Obtention du permis C (PL) » il vous faut inscrire un « 1 » car il n’y a pas de renouvellement et elle est nécessaire à la fonction.
En face de « Chauffeur – Visite médicale spécifique » vous inscrivez un « 11 » ! Et oui c’est là la différence : la visite médicale spécifique est nécessaire pour la fonction, donc « 1 », mais cette opération est soumise à renouvellement, on rajoute un « 1 » et sans espace, c’est donc un onze « 11 » que l’on écrit.
Pour la quatrième opération, il en est de même, c’est la visite médicale du travail, vous mettez un « 11 ».
Votre qualification est renseignée, elle a un nom et elle possède toute une série d’opérations pour que le personnel suivi sur cette fonction soit « valide ». Il ne reste plus qu’à renseigner la durée de validité de chaque opération. Dans notre cas il y a deux opérations à renseigner. Pour cela, toujours sur la feuille « Base » il faut se rendre sur les colonnes « Validité en mois » et « Limite opération ».
« Validité en mois » est le nombre de mois qu’est valide une opération, pour la visite médicale spécifique, qui est valable 5 ans, vous inscrirez « 60 », pour la visite médicale annuelle vous inscrirez « 12 », c’est aussi simple que ça. Deux informations « importantes » :
- Lorsque vous renseignez un nombre de mois pour une opération, en colonne B de la feuille « Base », l’intitulé correspondant passe sur fond « vert clair », ceci afin de vous permettre d’avoir une info directe sur une opération soumise à maintien ou pas,
- L’intitulé « Validité en mois » est une valeur système, il ne faut pas la modifier, elle est utilisée sur les feuilles de suivi de personnel pour retrouver cette durée de validité.
Maintenant il faut remplir la case « Limite opération » : c’est une valeur qui correspond au nombre de mois avant la date butée que vous voulez être averti que cette date arrive… si vous avez une opération soumise à renouvellement le 12/12/2016, alors avec une « limite opération » à 3, l’application « passera » le personnel concerné en « Limite » dès le 12/09/2016, soit trois mois avant la date effective de sa « péremption ». Personnellement, je mets comme valeur 1 pour 12 mois, donc pour la visite annuelle je mettrais 1 (car 12 mois) et pour la visite spécifique je mettrais 5 pour 60 mois de validité. Mais ceci est purement indicatif car suivant la difficulté de prendre des rendez-vous pour des besoins spécifiques, ou bien au contraire si le renouvellement est assujetti à des opérations effectuées « en interne » alors la limite peu être plus courte. Le minima étant de 1 mois pour être prévenu car si vous mettez 0 la limite sera masquée par la péremption…
Voilà, au niveau de votre première qualification, tout est fait ! Simple, non ?
Il vous faut « entrer » votre personnel, pour cela il faut aller sur la feuille « Système ».
Au dessus de la partie dédiée aux opérations, se trouve la partie dédiée aux personnels.
Le principe reste le même : vous indiquez un NOM PRENOM (afin d’éviter les homonymes, si c’est comme même les cas il suffit de les différencier d’une manière ou d’une autre) dans la cellule qui se trouve en dessous de l’intitulé « NOM PRENOM ». Vous cliquez sur [Ajouter]. Si le nom existe, l’application vous le signale, sinon elle crée une fiche « personnel » dont le nom de l’onglet est celui du personnel ! Magnifique, non ?
Pour la suppression, il suffit de sélectionner le nom dans la liste déroulante de cette même cellule et de cliquer sur [Supprimer].
Attention ! Une fois le message de confirmation validé, pas de retour en arrière possible.
Si vous allez sur la feuille « Accueil » vous pourrez voire en colonne A le nom de votre personnel, avec sur la partie droite la liste des différentes fonctions, qualifications ou licence de votre suivi.
En cliquant sur le nom de votre personnel vous « arrivez » directement sur sa fiche. Vous avez à minima deux informations à inscrire : de la colonne E à M en ligne 1 et ligne 4, grâce à la liste déroulante, vous choisissez de 1 à 18 fonctions pour lesquelles ce personnel sera suivi. Automatiquement, les lignes des opérations concernées par ces fonctions s’affichent, et seulement celles-ci, c’est plus propre. La deuxième information est son « lieu de travail » service ou atelier. Là aussi c’est une liste déroulante. Cette liste est à mettre à jour au niveau de la feuille « Listes » en colonne A. Vous remarquerez qu’en dessous de chaque fonction indiquée, l’information « En cours » est affichée. Cela signifie que le personnel est suivi sur cette fonction mais que toutes les opérations liées à cette fonction ne sont pas effectuées. Il est « en cours » d’acquisition de la fonction.
Une des possibilités de cette feuille de personnel est de filtrer les opérations à suivre en fonction d’une seule fonction : si votre personnel est suivi sur la fonction 01, fonction 03 et fonction 05, il vous est possible de n’afficher que les opérations de la fonction 03. Pour cela sur la ligne « filtrage » (n°3 et n°6) il vous suffit de sélectionner dans la liste déroulante « Unique », la fonction 03 est uniquement affichée.

Sur la partie base de la feuille, vous avez la « représentation graphique » du tableau de la feuille « Base ». En sélectionnant « Chauffeur – Livreur », les 4 lignes concernées s’affichent, dont deux avec 2 cases de date et deux avec 4 cases : 2 de dates, une avec la durée de validité en mois, et encore une avec une date de péremption, cette dernière n’est calculée que s’il y a eu au moins une date initiale.
Les deux premières colonnes de dates sont : date initiale et date de renouvellement.
Si vous indiquer une date initiale, automatiquement la date de renouvellement se « met » à la même date. Lors d’un renouvellement, il vous suffit d’écrire cette nouvelle date dans la bonne colonne. L’avantage : avec une opération soumise à renouvellement, on garde en mémoire la date de la première fois. Ce peut être utile si une formation doit être entièrement renouvellée pour une date antérieure à …
Le fait d’avoir deux colonnes permet aussi de pouvoir avoir une indication « alphanumérique » sur la première colonne (Date initiale) et une valeur Date sur la deuxième. Je prend en exemple le PSC1, actuellement PSC1 mais avant c’était le BNS, ou l’AFPS (je crois) et bien ce stage n’est pas recyclable mais pourquoi ne pas profiter de la possibilité de mettre une information alphanumérique en première colonne ? Imaginez l’intitulé de l’opération : « Stage PSC1 ou autre », en colonne date initiale vous pouvez inscrire « BNS » et en date de renouvellement : 17/03/1988. Voilà on a bien une date d’exécution mais avec une information supplémentaire qui est BNS.
Pourquoi je dis cela ? Parce que sur la feuille « SCAN » lors des extractions de données, la colonne tout à droite de la feuille, reprend les données de la colonne date initiale mais l’entête de la colonne de recherche est « plus précise » car elle indique « Date initiale ou Information complémentaire »
Cette possibilité est un petit plus pour vos prochaines recherches…
Voilà, j’espère qu’avec ce petit exemple vous comprenez mieux l’articulation de l’application. Sachez qu’elle m’a servi à suivre plus de 150 personnels avec pour certain d’entre eux 7 qualifications différentes. Il est vrai que suivant le PC où se trouve l’application, l’ajout, la modification ou la suppression de personnel ou d’opération est un peu longue, mais sinon, au quotidien en utilisation simple de consultation et mise à jour des dates, il est très souple.

Vous pouvez poser vos questions quant à son utilisation, si celle-ci vous parait obscure ;-)

@ bientôt

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Modifié en dernier par LouReeD le 3 mars 2019, 14:08, modifié 6 fois.
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Message par Dany25 » 2 septembre 2016, 21:00

Bonjour,

Cet outil est sympa, ergonomique, et surtout pratique pour gérer les parcours de formations de différents groupes de personnes.
A priori, tout y est, le pack est complet ! Bravo ! Et merci pour tout ce travail mis gratuitement à la disposition de tous !

Pour la compréhension, c'est autre chose... en effet LouReeD, je pense qu'on va avoir besoin de quelques explications complémentaires, exemples, modes opératoires, décryptage des formules, etc... Ceci dit, l'aide intégrée aux "modules" du fichier répond très bien aux premières questions que l'on peut se poser, et permet une prise en main rapide.

Je commence tout juste les tests. Pour l'instant, je n'ai pas beaucoup de temps à consacrer au développement de mes projets (et donc de celui-ci), mais j'espère pouvoir y revenir très bientôt, et enrichir ce forum de mes commentaires éventuels.

A bientôt
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Message par LouReeD » 2 septembre 2016, 21:10

Bonsoir Dany25, bonsoir le forum,

en effet :
C'est peut-être au niveau de la compréhension du cheminement intellectuel de l'utilisation du suivi que je pourrais .... comment ? vous ne comprenez rien ? Normale, c'est une usine à gaz !!!!
Mais je ferais tout pour vous aider dans sa compréhension :lol:
Je prépare une "fiche réflex" de mise en route...

Mais n'hésitez à poser des questions, j'essaierai d'y répondre (rapidement) au plus juste ;-)

@ bientôt

LouReeD
A priori, tout y est, le pack est complet ! Bravo ! Et merci pour tout ce travail mis gratuitement à la disposition de tous !
Gratuitement, oui, pour le pack complet faut voir... ;-) et à la disposition de tous... 128 pour le moment ! :lol:
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Message par LouReeD » 3 septembre 2016, 15:41

Bonjour,

le premier post de ce sujet a été modifié ! Il est maintenant fait pour vous aiguiller sur la façon de procéder avec PROSPER(ité...)

Il ne réponds pas à toutes vos questions, mais il vous met sur la bonne voie, enfin je pense, je me suis aidé d'un exemple concret suivi pas à pas. Pour les autres fonctions de l'application, n'oubliez pas qu'il y a les boutons [Aide].

Merci encore de votre attention

@ bientôt

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Message par LouReeD » 19 septembre 2016, 20:17

520 téléchargements...
PROSPER ne reçoit pas l'espoir que j'ai mis dedans :(

Ceci dit il est vraiment géniale !!!!!
L'essayer (et le comprendre ?) c'est l'adopté !

@ bientôt

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Message par lespans » 23 septembre 2016, 14:27

Bonjour,

le logiciel est vraiment top. Cependant est il possible de pouvoir imprimer la fiche d'un personnel en supprimant les formations non réalisées.


quand j'ouvre le programme excel me dit qu'il ne peut pas ouvrir car il y a un contenu illisible et pour ouvrir je dois accepter une réparation.

Suite à la réparation j'ai cela comme commentaire.

Fonction supprimée: Affichage dans la partie /xl/worksheets/sheet7.xml
Fonction supprimée: Affichage dans la partie /xl/worksheets/sheet8.xml

Je constate qu'il me manque l'onglet "personnel" je pense que cela est en lien avec les fonctions supprimées.

merci
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Message par LouReeD » 23 septembre 2016, 21:50

Bonsoir,

merci de l'intérêt que vous portez sur l'application ! :D
Cependant est il possible de pouvoir imprimer la fiche d'un personnel en supprimant les formations non réalisées.
A vrai dire, non.
Pour un type de suivi, l'application affiche toutes les opérations, formations, instruction ou autre que le personnel doit accomplir.
Donc lors de l'impression elles sont toutes imprimées afin de "montrer" ce qui manque ou pas, ce qui n'est pas à jour etc.

Si vous voulez une impression sans les lignes où il n'y a pas de date alors il faut le faire "à la main", c'est à dire "clic droit" sur l'entête de ligne Excel puis "masquer".

Pour tout remontrer il vous suffira de faire un "unique" sous une fonction puis de l'enlever et tout redeviendra normal.
quand j'ouvre le programme excel me dit qu'il ne peut pas ouvrir car il y a un contenu illisible et pour ouvrir je dois accepter une réparation.
Essayez de le télécharger à nouveau, je viens de le faire et je n'ai pas d'erreur... A moins que ce soit du à la version d'Excel utilisée.
Je constate qu'il me manque l'onglet "personnel" je pense que cela est en lien avec les fonctions supprimées.
Je ne connais pas cet onglet...

@ bientôt

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Message par LouReeD » 1 octobre 2016, 21:21

:D Bonjour à tous ! :D

Le 19 septembre j'étais :( car il y avait 520 téléchargements en 23 jours...
Aujourd'hui je suis plutôt :D car en 12 jours il est passé de 520 à 833 ce qui fait en moitié moins de temps 313 téléchargements soit sur environ 23 jours un total de 626 (en stat !) donc je constate une progression ! :lol:

Visons le millier avant fin octobre !

@ bientôt

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Message par Benoit 80300 » 2 octobre 2016, 18:48

Bonsoir

j'ai télécharger votre programme la semaine dernière pour une gestion des personnels en formation AFGSU en milieu hospitaliers.
Je le trouve super. J'ai une petite question est-il possible d'ajouter plus de fonction le cas échéant et si oui comment faire.
merci pour votre aide
De plus j'ai ajouté notre propre liste de formations c'est a dire AFGSU Niveau 1 et AFGSU Niveau 2.
J'ai mis dans le code"11" dans les colonnes appartenant a chaque catégorie de fonction
mais quand je crée la fiche personnel et que je selectionne la fonction c'est principalement AFGSU Niveau 1 qui s'affiche alors que logiquement c'est le Niveau 2.
Alors comment faire?
j'espere bien m'etre expliqué


Cordialement
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Message par LouReeD » 10 octobre 2016, 22:26

Ou la la !!! où va donc PROSPER ? ! :lol:

plus de 1000 téléchargements !!!!

Ceci dit son nom n'aide pas pour les recherches sur les moteurs !!!!
Seul les plus persévérant pourront en profiter !!!! :lol:

@ bientôt

LouReeD

Nota : pour ce qui suivent n'ayez crainte Benoit 80300 à eu une réponse mais en MP... Je gère toujours le SAD (service après distribution) ! :-D
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