Planning de garde et d'astreinte

Bonjour,

Je suis à la recherche d'un fichier afin d'établir un planning de garde et d'astreinte pour des sapeurs-pompiers volontaires (environ 40 SPV)

Plusieurs critères sont à respecter:

  • récupération de disponibilités avec des gardes jour / astreintes nuit et gardes nuit (seulement juillet et août) de 7h à 19h et vice-versa sur format informatique ...
  • prise en compte des fonctions (Chef d'agrès incendie, chef d'agrès FDF, conducteur PL, chef d'agrès SAP, conducteur VL, chef d'équipe et équipier) afin d'établir le planning
  • pondération par rapport aux nombres de disponibilités
  • équité de choix entre chaque agent et chaque fonction (jour, nuit, week-end)

La base de travail en pièce jointe est le fichier final que les agents reçoivent par internet. Tout le travail en amont est récupéré par mail , par sms, sur format papier, ...

L'objectif est que chaque agent reçoive le planning final + un planning individualisé afin d'éviter des oublis. Et surtout, que mes 2 collègues et moi-même n'ayons plus à galérer pour établir un planning ou à rattraper des erreurs que nous avons commises.

J'espère avoir été clair ... Je reste à votre disposition pour répondre à d'éventuelles questions.

Je suis prêt à apprendre si l'un d'entre vous m'aiguille dans ma démarche. Le cas échéant, je prends, bien évidemment, un fichier déjà tout prêt.

Merci pour vos réponses

Cordialement

Zbig

L’ancien SPn-V Yvouille te salue,

SP non-volontaire, mais ayant accepté de très bon cœur d’être enrôlé de force dans le corps des sapeurs-pompiers de son petit village valaisan de 250 habitants entre 1981 et 1995.

Je serais éventuellement intéressé à te venir en aide pour ton fichier, mais ça semble être un gros morceau et je ne m’en occuperais qu’à temps perdu. Une toute première estimation : tu aurais un fichier bien fonctionnel vers Noël 2017 (une sorte de cadeau, quoi).

Si ça t’intéresse, réponds déjà à ces questions :

1) J’ai compris que tu préparais les plannings mois après mois et non pas par exemple en début d’année. A quel moment prépares-tu le planning du mois suivant ?

2) Est-il possible d’avoir la liste de tous les pompiers avec leur grade ? Comme tu as déjà mis passablement de noms sur Internet, peut-être que ça ne te dérange pas de me fournir en public les noms et prénoms réels. Sinon on peut bien travailler avec des noms fictifs (Sapeur 1, Sapeur 2, Sapeur 3, Gradé 1, Sous-gradé 1, etc.).

3) Tu parles d’équité de choix entre chaque agent et chaque fonction (jour, nuit, week-end) : mais est-ce que vous remettez de temps en temps les compteurs à zéro (par exemple en début d’année) ou est-ce que ce serait bien de tenir compte de l’ancienneté (par exemple le SPV Delalance a déjà participé à 34 % des gardes de nuit depuis son engagement en 1956 alors que le SPV Ossecour n’a participé qu’à 22 % des gardes de nuit depuis son engagement au début février 2017).

4) Pourquoi as-tu séparé ton tableau en deux (lignes 2 à 40 et 42 à 64), alors qu’à l’impression, c’est réparti sur 8 feuilles ??

5) Peux-tu me donner deux ou trois exemples de contraintes ou de disponibilités dont il faut tenir compte au niveau des membres d’une manière individuelle (vacances, devoir conjugal, ?) ?

6) Peux-tu me donner deux ou trois exemples de contraintes ou de disponibilités dont il faut tenir compte au niveau des grades et fonctions (par exemple il faut pour la garde de jour 2 sapeurs et 1 moyen-gradé) ?

Si tu me réponds en utilisant ma numérotation, tu n’as pas besoin de répéter ma question

Cordialement.

Bonjour Yvouille,

Merci pour ta réactivité et ton aide que j'accepte volontiers. Je te donne les informations dont tu as besoin:

1) Le planning est préparé entre le 25 et 30 du mois N-1 (ça dépend du sérieux des agents pour leur retour de disponibilités)

2) Oui je suis prêt à te donner tous les noms, prénoms des agents avec leur grade mais sur une boîte privé. Effectivement, je n'avais pas pensé que je stipulais le nom de tous les agents sur le net (grosse maladresse de ma part).

3) L'équité est remise à jour tous les mois. De plus, tu as bien raison des agents évoluent dans leur carrière ou bien des agents peuvent être sanctionnés pour manquement à leurs missions.

4) En fait, nous imprimons en format A4 (caractéristiques de l'imprimante). On peut supprimer la ligne 41 à 42.

5) En fait, il n'y a pas de contrainte à proprement dite. Je récupère les disponibilités des agents selon leur planning de travail, congés, maladie, arrêt de travail, etc ... Quant ils me donnent des dates, seules ces dates dites de disponibilités sont prises en compte. Le reste, c'est leur vie personnelle, ils n'ont pas à se justifier. Seulement dans le cas, d'une absence prolongée où ils nous doivent des explications.

6) Il existe 3 périodes dans l'année avec garde en caserne de 7h à 19h (jour) ou de 19h à 7h (nuit) et astreinte de 19h à 7h (au domicile):

- Hiver (période du 01/12/.. au 31/03/..):

* 3 gardes jour dont 1 CA (SAP 2/DIV 2) de grade Caporal minimum + 1 Cond VSAV + 1 équipier au minimum.

* 6 astreintes nuit 1 CA (INC 2) + 1 CA (SAP 2/DIV 2) + 1 Cond PL (COD2) + 1 Cond VSAV + 2 équipiers minimum

- Intersaison (période du 01/04/.. au 30/06/.. et du 01/09/.. au 30/11/..) :

* 4 gardes jour dont 1 CA (SAP 2/DIV 2) de grade Caporal minimum + 1 Cond VSAV + 2 équipiers au minimum.

* 6 astreintes nuit 1 CA (INC 2) + 1 CA (SAP 2/DIV 2) + 1 Cond PL (COD2) + 1 Cond VSAV + 2 équipiers minimum

- Été (période du 01/07/.. au 31/08/..):

* 8 gardes jour dont 1 CA (INC 2) + 1 voir 2 CA (SAP 2/DIV 2) de grade Caporal minimum + 1 Cond PL (COD2) + 1 Cond VSAV + 3 ou 4 équipiers au minimum.

* 6 gardes nuit 1 CA (INC 2) + 1 CA (SAP 2/DIV 2) + 1 Cond PL (COD2) + 1 Cond VSAV + 2 équipiers minimum

Merci de me faire parvenir un mail où je peux t'envoyer des documents plus précis. Sur lesquels, je compte travailler ces prochains jours.

Cordialement

Zbig

Salut Zbig,

Je ne comprends encore pas tout, mais je suis certain que ça va venir.

Comme déjà dit, j’ai des périodes où j’ai plus de disponibilité, d’autres ou je me permettrai de te laisser poireauter quelques jours avant de te recontacter.

Je ne veux pas passer par d’autres voies que celles du Forum (j’y vois plusieurs avantage, pas uniquement le fait de faire tourner mon compteur ) ; nous allons donc travailler avec des noms fictifs.

Afin de me rendre quand même compte de la réalité, merci de me faire parvenir en privé la liste des agents et, si possible, 4 ou 5 exemples de données que tu reçois de leur part de diverses manières et qui te permettent de préparer ton planning.

Quand même deux demandes de précision immédiates :

- Question 3 : Lorsque tu dis : « L'équité est remise à jour tous les mois », ça veut dire que tu ne tiens absolument pas compte de ce qui s’est passé les mois précédents pour préparer le mois à venir ? Si c’est bien le cas, ça simplifierait quand même les choses, mais ça me paraitrait plus juste de contrôler quand même si – par exemple depuis le début de l’année – un tel n’a pas déjà été pris, de par les hasards des calendriers, déjà 3 fois pour tel poste alors que l’autre n’y aurait été pris qu’une fois.

- Question 4 : Donc ça imprime 2 feuilles A4 par mois ?

Si tu désires retirer le fichier placé sur ton premier fil, «édite» ton message et supprime ton fichier.

Amicalement.

Bonjour Yvouille,

Je te fais suivre par message privé la liste des agents + 5 saisonniers fictifs (période estivale juillet/août).

Les disponibilités arrivent:

  • par SMS: je suis disponible le 02, 08, 17, 25, 26 et 30 pour la garde et le 01,02, 16,17,24,25,29 et 30 pour l'astreinte (vecteur SMS est le plus utilisé à 90%)
  • sur une feuille volante écrite à la main
  • certains agents envoient un mail avec leurs disponibilités ou un tableau qu'ils ont fait eux-mêmes

L'objectif de ma demande est d'uniformiser un document identique à tous. Ce document incrémente directement le tableau des disponibilités pour faire tourner une moulinette qui propose un planning modifiable (ou pas) par nos soins.

En sachant que les agents suivant leur fonction et leur grade sont prioritaires sur les postes à responsabilités par rapport à des agents moins gradés.

Et que le VSAV 1 est donné au CA SAP2/DIV2 et le VSAV 2 au 2ème CA SAP2/DIV2 (voir au CA INC2 si pas de 2ème CA SAP2/DIV2)

Je suppose qu'il est important pour toi de prendre en compte ces paramètres. Mais surtout, il faut que je te le précise par écrit pour toutes les situations.

C'est un travail auquel, je dois me pencher rapidement ...

- Question 3: Exactement, je ne tiens pas compte du mois précédent. Je pars du principe que si la moulinette est efficace suivant ses disponibilités chaque agent tournera sur un piquet différent suivant ses compétences.

Et puis, nous sommes plus dans le besoin d'agents à responsabilités que le contraire. On est très pauvre en ressources pour 1000 départs à l'année (avec un pique estival)

- Question 4: Oui ça imprime sur 2 feuilles, c'est mieux pour la lisibilité sur le tableau d'affichage. Maintenant, je suis ouvert à d'autres propositions.

Pour le fichier, c'est fait, je l'ai retiré ...

Merci pour ton aide

Zbig

Salut,

J’ai avancé un peu avec ton projet, selon ce que tu peux voir dans le fichier ci-joint.

Sur la feuille ‘’Effectif’’, j’ai remplacé le nom des sapeurs par des abréviations connues que de nous seuls. Ta feuille n'est pas dans l'ordre alphabétique puisque le sapeur ''DEN'' est avant ''DEL''. Pour l’instant, mon idée serait que tu tiennes cette feuille à jour manuellement, mais comme j’utilise pour mes macros la colonne B, il serait important que tu n’aies pas de lignes vides dans cette colonne. Ainsi si tu ajoutes un nouveau sapeur, il faudrait l’ajouter avant les saisonniers et tu devrais saisir les saisonniers de haut en bas, sans cellule vide.

Cette feuille étant à jour, tu passes à la feuille ‘’Disponibilités’’. Celle-ci est actualisée à chaque fois que tu modifies sa cellule C2. Toutes les données en place dans les cellules D2:AG2 et dès la ligne 3 sont effacées et réactualisées A) par rapport aux noms inscrits sur la feuille ‘’Effectif’’ et B) par rapport à la date inscrite en C2. Les dimanches sont mis en évidences dans la ligne 2.

Cette feuille est protégée, mais sans mot de passe, c’est juste pour éviter de fausses manœuvres. Je te conseille cependant de ne pas tenter d’effectuer des modifications de cette feuille sans m’en parler.

Une fois que tu as actualisé la feuille ‘’Disponibilités’’ par l’intermédiaire de la cellule C2, tu peux y inscrire les disponibilités en double-cliquant sur les cellules C3:AGxxxx. Si tu double-cliques dans une cellule vide, un ‘’X’’ y est inscrit, si tu double-cliques sur un ‘’X’’, il est effacé. Afin d’indiquer ces disponibilités, on pourrait aussi travailler avec des plages sélectionnées. Je m’explique : si pour toi c’est plus simple de sélectionner des plages contiguës ou non-contiguës de cellules (en maintenant la touche ‘’Ctrl’’ enfoncée) puis d’inscrire un grand nombre de ‘’X’’ d’une seule fois, ça serait aussi possible. Dans ce cas, merci de m’indiquer ce souhait.

Une fois toutes les disponibilités inscrites, tu cliques sur le bouton ‘’Préparer le planning’’ et le tour est joué

Ah, non, j’ai oublié un ou deux petits détails.

Afin de pouvoir continuer, j’aurais besoin de quelques informations complémentaires.

QUESTION 1 : Tout d’abord il faudrait me dire si ce départ te semble aller dans le sens de tes besoins ?

Si oui, je voudrais de ta part que tu me fournisses en privé des copies PDF d’un ancien planning de la période d’hiver, d’un ancien planning de l’intersaison et un troisième planning de l’été, même si de tels plannings ont 2, 3 ou plus de feuilles. Ceci me permettrait de préparer 3 feuilles Excel différentes pour chacune de ces périodes, feuille qu’il ne suffirait plus alors qu’à remplir (et à mettre en forme pour l’impression) selon les disponibilités et contraintes à définir encore.

Ensuite, je n’ai pas très bien compris de quelle manière devaient être composées les équipes. Lorsque tu me dis : ‘’….dont 1 CA de grade Caporal minimum’’, j’ai de la peine à savoir que faire. QUESTION 2 : Ne pourrait-on pas alors regroupé les divers grades par ‘’catégories’’. Ainsi PAR EXEMPLE, si tu me disais que dans la catégorie 100 il y a la sous-catégorie 101 qui sont les Sergents, la sous-catégorie 102 qui sont les Lieutenants et la sous-catégorie 103 qui sont les Caporaux et que dans une équipe il faut au minimum un représentant de la catégorie 100, il me semble que je m’en sortirais mieux. Et si dans une catégorie il n’y a qu’un groupe de représentants (PAR EXEMPLE dans la catégorie 300 il n’y aurait que des représentants de la sous-catégorie 301 qui seraient les Sapeurs), et bien pourquoi pas ?

QUESTION 3 : Si cette histoire de ‘’Catégories’’ te semble réalisable, peux-tu me redire la composition des équipes pour les 3 périodes ? Si tu vas voir sur la feuille ‘’Informations’’, tu verras que j’ai tenté de résumer les informations qui me semblaient les plus importantes pour réaliser ton fichier. Il s’agirait donc ici de mieux comprendre les données en brun dans les lignes 26 à 42 de cette feuille. Mais ne la modifie pas s’il-te-plait : fournis-moi sur le fil les informations que je te demande et je modifie moi-même cette feuille ‘’Informations’’.

J’ai un peu de peine à comprendre tes abréviations et souhaiterais en faire une liste. Il y a un tout début sur la feuille ‘’Informations’’, aux lignes 12 à 19. QUESTION 4 : peux-tu m’indiquer sur le fil toutes les abréviations possibles ainsi que me donner une explication sur les chiffres qui y sont ajoutés (par exemple CA SAP2 : que veut dire CA ?? SAP ?? A quoi correspond le chiffre 2 ??) ?

QUESTION 5 : Faut-il tenir compte des dimanches et jours fériés ? Par exemple ne faudrait-il pas qu’une même personne soit prévue 2 dimanches + le 14 juillet (le ‘’1er Août’’ des Français, enfin, votre fête nationale, quoi !) justement au mois de juillet ?

Amicalement.

608base.xlsm (134.85 Ko)

Bonjour Yvouille,

Sur la feuille des effectifs, il te faut rajouter DESTAVILLE (DES). Il a les mêmes fonctions que LL P.

Sur la feuille Disponibilités, il faut mettre en évidence les samedis et les jours fériés également sur la ligne 2.

Pour inscrire toutes les disponibilités, si nous proposons aux agents de remplir directement leurs lignes de jour et de nuit. Je m'explique, je leur envoie par mail le masque excel du mois et ils me transmettent leurs disponibilités sur ce masque qu'il remplissent eux-mêmes. Ensuite, je n'ai plus qu'à copier leurs lignes complètes sur le fichier "disponibilités" ...

J'évite, ainsi, les erreurs de retranscription sur mon tableau.

Concernant les plannings que je dois afficher, je laisse libre court à ton génie !!!

QUESTION 1: Ce départ correspond complètement à mes attentes.

Je te joins par mail tous les fichiers dont je me sers ...

QUESTION 2: J'ai rajouté un onglet informations (2) qui devrait t'aider dans tes démarches et répondre à tes attentes ...

QUESTION 3: Les plannings de garde (dossier MOIS en PJ) que nous affichons au Cs vont répondre également à tes questions pour les compositions d'équipe sur les 3 périodes de l'année. Tout est sur fichier excel ...

QUESTION 4: Idem question 2 onglet informations (2)

QUESTION 5: Beaucoup d'agents ne sont disponibles que le week-end et les jours fériés car, il bosse la semaine. Donc, ces agents sont prioritaires sur les autres.

Le principe de l'équité est très important !!!

J'espère avoir répondu à tes besoins. Franchement, t'es un champion !!!

Amicalement

Zbig

Salut Zbig,

Lorsque nous aurons résolu ton problème, je pourrai dire que mon degré de compréhension de celui-ci sera à 100 %.

Avant de lire ta demande sur ton fil, ce degré de compréhension était à 0 % puisque je ne savais pas encore que tu avais ce souci.

Actuellement, vu tes nouvelles explications et les nouveaux fichiers reçu, mon taux de compréhension est à moins 12,5 %. Ce n’est pas des masses et c’est aussi un peu embêtant.

Je pensais qu’il fallait d’abord définir les 3 plannings possibles pour les 3 périodes concernées (Hiver / Intersaison / Eté), mais déjà les nouveaux plannings d’intersaison reçus (Intersaison 2016) ne correspondent plus du tout au tout premier que tu m’as envoyé (avril 2017), mais en plus il y a deux variantes pour le mois d’avril 2016 (garde à 3 ou à 4) ; secondement j’y vois des numéros d’équipe dont il n’a pas été question jusqu’ici et troisièmement tu as nouvellement des titres de colonnes dans tes plannings («Chef d’agrès », « Conducteurs », « Equipier ») que tu n’avais pas sur ton premier modèle.

Le canevas de ces 3 plannings de base étant dépendant de tes besoins futurs, j’espère qu’avec mes questions complémentaires ci-dessous on arrivera à les réaliser (Je repends la numérotation de mes dernières questions) :

QUESTION 2 : Je t’avais posé cette question car j’avais compris que tu désirais à tel ou tel poste soit quelqu’un de grade X, soit de grade Y, soit de grade Z et à tel autre poste soit quelqu’un de grade V, soit de grade W et je t’avais proposé de regrouper les grades X, Y et Z dans la catégorie 100 et les grades V et W dans la catégorie 200 de manière à ce que je puisse écrire ma macro de cette manière : « Il faut prendre pour le poste AA quelqu’un du groupe 100 (donc si possible en premier quelqu’un de grade X, sinon quelqu’un de grade Y, sinon quelqu’un de grade Z) et pour le poste BB quelqu’un du groupe 200 (donc si possible en premier quelqu’un de grade V, sinon quelqu’un de grade W).

Cependant, ta réponse à ma QUESTION 2 ne fait pas référence aux GRADES indiqués sur la feuille ‘’Effectif’’, mais à d’autres dénominations indiquées sur la nouvelle feuille ‘’ Informations (2)’’ qui m’embrouillent encore un peu plus.

S’il est important de tenir compte de ces nouvelles dénominations, il faudra voir comment le faire (il faudrait alors notamment ajouter à chaque personne, sur la feuille ‘’ Effectif’’, sa dénomination exacte). Sinon, s’il est uniquement important de ne tenir compte que des GRADES afin de savoir quelle personne peut convenir à tel ou tel poste, peux-tu me dire quels sont les grades qui peuvent être regroupés ?

Si tu relis ma QUESTION 2, je pense qu’elle était précise : « Ne pourrait-on pas alors regroupé les divers grades par ‘’catégories’’.»

Tu as écrit une fois : « En sachant que les agents suivant leur fonction et leur grade sont prioritaires sur les postes à responsabilités par rapport à des agents moins gradés. ». C’est la raison pour laquelle je pensais que l’on pouvait regrouper les grades par catégories et prendre en premier l’agent le plus gradé de telles ou telles catégories pour tel ou tel poste. Mais à nouveau, si les ''Fonctions" sont importantes, on peux en tenir compte après les avoir détaillées par personnes.

QUESTION 3 : Comme je l’ai déjà dit, pour l’instant je ne comprends absolument pas tes besoins au niveau des 3 plannings nécessaires et il faut absolument que l’on détermine quels sont les colonnes nécessaires pour chacune des périodes (hiver/intersaison/été), les lignes également (parfois tu as seulement une ligne, parfois 2 pour nuit et jour et parfois 3 pour nuit/jour/Giff !!!! C’est quoi ce binz ?)

QUESTION 4 : Non seulement tu ne réponds pas à mes questions – même pas selon ce que tu prétends en me fournissant la feuille ‘’ Informations (2)’’ – mais en plus il y a de nouvelles abréviations inconnues en plus (par exemple Cs).

Peux-tu donc m’indiquer un texte dans notre belle langue française qui correspond à :

Cond. (probablement Conducteur)

Cs

DIV2

FDF

FDF2

FDF3

INC2

PL (probablement poids lourd)

SAP2 (probablement sapeur, mais pourquoi ce 2 ?)

VL

VSAV

Concernant ta proposition de demander aux agents de remplir leurs disponibilités sur un fichier Excel qu’il n’y aurait plus qu’à reprendre sans risque d’erreur, je pensais te le proposer lorsque nous en saurons un peu plus quant à la préparation du reste. Si j’oublie de revenir à la charge à ce sujet le moment venu, ne te gêne pas de me le rappeler. Mais il me semble difficile actuellement de te proposer un fichier à compléter par les agents si on ne sait pas encore exactement les besoins que l’on a (ou du moins que je ne les ai pas encore compris).

Peux-tu m’indiquer les jours fériés de ta région ou de ton pays dont tu veux tenir compte ?

Chaleureusement.

Bonsoir Yvouille,

Ne prends pas compte des fichiers d'avril 2016. Maintenant, nous sommes 4 en garde et non plus 3 pour la période intersaison. Pour les numéros des équipes, c'est les numéros des anciennes équipes d'astreinte pour la nuit.

Maintenant, on fonctionne à la disponibilité pour les nuits également comme les gardes jours donc, ne prends pas en compte ce numéro.

QUESTION 2 et 3: Désolé c'est moi qui n'avais pas compris ta vision des choses.

Effectivement,

* Il faut partir du principe que la colonne 1 représente telle fonction (Chef d'Agrès = CA VSAV minimum), la colonne 2 telle fonction (conducteur VSAV minimum) et la colonne 3 telle fonction (équipier minimum) pour la période hiver.

* Il faut partir du principe que la colonne 1 représente telle fonction (Chef d'Agrès = CA VSAV minimum), la colonne 2 telle fonction (conducteur VSAV minimum), la colonne 3 telle fonction (équipier minimum) et la colonne 4 telle activité (équipier minimum) pour la période intersaison.

* Il faut partir du principe que la colonne 1 représente telle fonction (Chef d'Agrès = CA FPTL obligatoire), la colonne 2 telle fonction (conducteur PL obligatoire), la colonne 3 et 6 telle fonction (Chef d'Agrès = CA VSAV minimum), la colonne 4 et 7 telle fonction (conducteur VSAV minimum) et la colonne 5 et 8 telle fonction (équipier minimum) pour la période été.

En pièce jointe les colonnes par fonction avec le nom des agents dans l'onglet "fonctions"

Oui, j'ai oublié de t'indiquer que l'été du 15 juin au 15 septembre, on participe à des GIFF (Groupe d'Intervention Feux de Forêts), c'est une surveillance en cas de départ de feux. Nous sommes situer sur des endroits stratégiques du département de 13h à 21h.

4 agents: 1 CA FDF 2 / 1 conducteur COD 2 / 1 Chef d'Équipe et 1 Équipier minimum (ou 2 Équipiers minimum). Certains agents n'ont des disponibilités que les après-midis pour assurer cette surveillance.

De plus, nous avons des dates fixes et des dates aléatoires sur ces 3 mois que je ne connais que mi-juin.

QUESTION 4: En fait, nous avons pleins d'acronymes chez les pompiers. Tu remarqueras dans l'onglet informations (2) que je t'ai précisé tous ces acronymes par la majuscule en gras.

DIV 2 = interventions DIVerses niveau 2, CS= Centre de Secours, etc ...

J'espère aller dans ton sens ... Le cas échéant, je serais plus précis. Il est difficile d'exposer une demande par mail. C'est tellement mieux de discuter de vive voix. Et puis, c'est tellement logique pour moi qu'il m'est difficile de te l'expliquer simplement.

C'est à moi de m'adapter pour que tu comprennes mieux !!!

Bien à toi ...

Salutations

Zbig

212base.xlsm (134.83 Ko)

Salut,

Un petit message intermédiaire afin que tu ne perdes pas courage

Je suis toujours en train d’imaginer à quoi devrait ressembler la ou les feuilles permettant de montrer le(s) planning(s) final/finaux et je ne suis pas si avancé à ce niveau. Mais comme je te l’ai dit, j’y réfléchis lorsque j’ai du temps et ça risque de durer un peu. Si une fois tu n’as plus de réponse durant une semaine/10 jours, ne t’inquiète pas trop. Si ça dure plus longtemps, ne te gênes pas de me demander des nouvelles.

Une fois la structure finale de la feuille du planning trouvée, il faudra revenir sur les données à y reporter (quel sapeur occupera quelle place), mais je suis persuadé que nous finirons par trouver la solution.

J’ai entretemps compris que tu avais sur ta feuille ‘’Effectif’’ des sortes de fonctions dans la ligne 2 (en plus des grades de la colonne A) et que ça pourra éventuellement nous servir.

Mais pour l’instant voici de quelle manière j’ai avancé :

Il y a nouvellement une feuille ‘’Dates GIFF’’ sur laquelle tu devras saisir les dates retenues (ou imposées, je n’ai pas très bien compris). En début d’année, les dates de l’année écoulée sont effacées automatiquement. Si tu veux faire un essai, tu enlèves la protection de la feuille (il n’y a pas de mot de passe), tu inscrits une année antérieure à 2017 en A1 et tu fermes ton fichier. A la réouverture, une macro voyant que la date inscrite en A1 est dépassée, la remplacera par l’année en cours et effacera les dates dans les cellules brunes.

Sur la feuille ‘’Disponibilités’’, j’ai fait en sorte que les samedis et les jours fériées soient également marqués en gris sur la ligne 2. Comme, malgré ma demande, tu ne m’as pas indiqué les jours fériés que tu désires retenir, j’ai simplement mis des jours-exemple ; à corriger selon tes prochaines indications. L’actualisation des jours fériés tourne entre autre autour de la date de Pâques dont une formule en AU5 permet de déterminer la date chaque année, sur la base de ta saisie en C2. Cette formule fonctionne bien jusqu’en 2048, après il faudra que je trouve une autre solution (Ce n'est pas une plaisanterie, c'est vraiment une formule qui fonctionne correctement jusqu'alors uniquement).

Toujours sur la feuille ‘’Disponibilités’’, pour autant que des dates soient saisies sur la feuille ‘’Dates GIFF’’, une ligne supplémentaire apparait pour chaque sapeur les mois nécessaires. Selon l’exemple fourni, si tu inscrits le 01.02.2017 en C2, seules deux lignes par sapeur apparaissent, si tu inscrits le 01.06.2017, trois lignes apparaissent et les jours durant lesquels il y a réellement des jours ‘’GIFF’’ sont marqués spécialement.

La suite logique de cette dernière modification serait bien entendu de fournir chaque mois à chaque personne un fichier avec les besoins exacts afin qu’elle puisse nous renseigner sur ses disponibilités (par exemple en janvier, on cherche quelqu’un pour le jour ou la nuit alors qu’en août on cherche quelqu’un pour le jour, pour la nuit ou pour le GIFF les 3, 7, 12 et 22 août).

Si je fais complètement fausse route, fais-le-moi savoir.

Si tu modifies un fichier – ce que je souhaite le moins possible, je t’avais demandé de si possible m’indiquer tes informations sur le fil – numérote-en la version (V5, V6, etc.) afin que l’on sache où l’on en est. Actuellement j’ai indiqué une numérotation de ‘’rattrapage’’, soit V5.

Amicalement.

298base-v5.xlsm (148.85 Ko)

Bonsoir Yvouille ,

Je me doutes que tu ne consacres pas tout ton temps sur mon dossier. Je te remercie encore d'y apporter autant d'attention !!!

1/ Pour les différents plannings:

* Hiver:

  • Colonne C: 1 agent CA (Chef d'Agrès VSAV obligatoire minimum)
  • Colonne D: 1 agent conducteur (VSAV obligatoire minimum)
  • Colonne E: 1 équipier( SAP 1 minimum)

* Intersaison:

  • Colonne C: 1 agent CA (Chef d'Agrès VSAV obligatoire minimum)
  • Colonne D: 1 agent conducteur (VSAV obligatoire minimum)
  • Colonne E: 1 équipier( SAP 1 minimum)
  • Colonne F: 1 équipier (SAP 1 minimum)

* Été:

  • Colonne C: 1 agent CA (Chef d'Agrès INC 2 obligatoire minimum)
  • Colonne D: 1 agent conducteur (COD 2)
  • Colonne E: 1 agent CA (Chef d'Agrès VSAV obligatoire minimum)
  • Colonne F: 1 agent conducteur (VSAV obligatoire minimum)
  • Colonne G: 1 équipier (SAP 1 minimum)
  • Colonne H: 1 agent CA (Chef d'Agrès VSAV obligatoire minimum) ou 1 équipier (SAP 1 minimum)
  • Colonne I: 1 agent conducteur (VSAV obligatoire minimum)
  • Colonne J: 1 équipier (SAP 1 minimum)

2/ Effectifs:

Oui effectivement chaque colonne du planning final doit correspondre a une fonction minimum notée dans la ligne 2 colonne C à K du tableau Effectif.

C'est pourquoi, je pensais que tu pourrais utiliser l'onglet Fonction avec la ligne 2 en conservant les catégories de 100 à 104 pour une colonne Équipier du planning final, les catégories 300 à 303 pour la colonne Chef d'Agrès VSAV, et ainsi de suite ...

En sachant que les N° de Colonne varient suivant que ce soit le planning Hiver / Intersaison / Été pour déterminer d'une fonction.

3/ Les jours fériés sont ceux du calendrier français traditionnel

  • 1er janvier
  • lundi de Pâques
  • 1er mai
  • 8 mai
  • jeudi de l'ascension
  • lundi de Pentecôte
  • 14 juillet
  • 15 août Assomption
  • 1 novembre
  • 11 novembre
  • 25 décembre

Je n'ai pas fait de modification sur la base V5 ...

Bon courage à toi.

Amicalement

Zbig

Salut,

Zbig69 a écrit :

Les jours fériés sont ceux du calendrier français traditionnel

Merci quand même de m’avoir précisé les jours que tu désires toi, ça évite des discussions, d'autant plus que la France n'est pas le seul pays au monde . Cette partie a été corrigée selon tes désirs (et selon la dénomination des jours trouvée dans Wikipedia) ; merci quand même de contrôler tout ça.

Je ne sais pas dans quelle mesure c’est bien pour toi d’avoir les dates des jours fériés sous les yeux ou non lorsque tu inscrits les disponibilités. J’ai donc pour l’instant resserré les colonnes AH:AS de la feuille ‘’Disponibilités’’ afin que les colonnes AT et AU soient visibles à l’écran. Mais comme je ne connais pas non plus la largeur de ton écran, je ne sais pas si ça te convient.

Tu ne me dis pas vraiment si mes propositions te conviennent, donc je pars du principe que ‘’qui ne dit mot, consent !’’. Ainsi tu sembles acquis à l’idée d’inscrire les dates GIFF une fois par année sur une feuille spéciale et que la feuille des disponibilités ouvre deux ou trois lignes par sapeur sans peur selon les mois (GIFF ou non).

Travaillant deux à trois heures par ci, deux à trois heures pas là pour ton projet, j’ai avancé avec la feuille des plannings. Dans le fichier ci-joint, il y a une feuille nommée justement ‘’Planning’’. Selon moi ce serait vraiment l’idéal d’avoir une seule feuille de base – avec toutes les réserves nécessaires – qui serait transformée selon les besoins.

Lorsque l’on écrit une macro, il est bien de prévoir dans certains cas des lignes et des colonnes de réserve, ce qui est absolument le cas avec ton fichier. Sur cette feuille ‘’Planning’’ donc, si tu cliques sur le bouton ‘’Provisoire uniquement : TOUT EFFACER’’, tu vois la feuille avec toutes ses réserves de lignes et de colonnes. Selon mes explications complémentaires ci-dessous, si tu trouves finalement que je n’ai pas été assez prudent, fais-le-moi savoir avant que l’on avance trop.

Si tu retournes maintenant sur la feuille ‘’Disponibilités’’ et que tu choisis un mois quelconque en C2 – prenons au hasard le mois d’août 2017 pour commencer – et que tu cliques sur le bouton ‘’Préparer le planning’’, tu vois que 8 colonnes restent visibles sur la feuille ''Planning'' entre les colonnes D et U et qu’en plus elles devraient correspondre plus ou moins aux 8 colonnes que tu m’as indiqué vouloir. Pour l’exemple, j’ai masqué alors les lignes 3 et 4 et il y a quelques journées GIFF.

Retourne sur la feuille ''Disponibilités’’, choisis un mois d’hiver et ‘’prépare un planning’’ ; seules 3 colonnes sont visibles (D, E et J).

Si tu choisis un mois d’intersaison, il peut y avoir des GIFF (en juin/septembre) ou non et lorsque tu prépares le planning, 4 colonnes s’ouvrent (D, E, J et O). Toujours pour l’exemple, j’ai alors également fait en sorte que la ligne 3 s’ouvre également.

Pour toutes ces possibilités, j’ai provisoirement placé une mise en forme des pages de manière à ce que ça s’imprime au format ‘’portrait’’ et de manière centrée, quel que soit le nombre de colonnes. A voir par la suite si ce genre de détails doivent être modifiés.

En ce qui concerne les colonnes de cette feuille ‘’Planning’’ :

J’ai l’impression que tu ne sais pas trop bien combien de colonne tu oses me demander de placer, puisque tu m’as par exemple fourni un exemple pour le mois d’avril 2017 avec 6 colonnes (dont les deux dernières à droite pour les astreintes de 7 à 13 heures et de 13 à 19 heures) et que tu m’indiques maintenant ne plus vouloir que 4 colonnes pour l’intersaison. Sache donc qu’il vaut alors mieux prévoir trop de colonnes (ou de lignes) au départ, quitte à ne jamais les utiliser, plutôt que le contraire.

En ce qui concerne les lignes de sous-titre de cette feuille ‘’Planning’’ (lignes 2, 3 et 4) :

Tu m’as fourni des plannings sur lesquels il y a des dénominations de ‘’métiers’’ (par exemple le planning de juillet-août 2016, ‘’Chef d’agrès’’, ‘’Equipier’’) et d’autres sur lesquels il y a plutôt des ‘’fonctions’’ (par exemple le d’avril 2017, ‘’Gardes/astreintes’’, ‘’Astreintes 7 h – 13 h’’, ‘’Astreintes 13 h – 19 h’’). Ne sachant pas trop quels sont tes besoins finaux, je te propose donc plusieurs lignes de sous-titres possibles, mais tout en te précisant que si l’on pouvait ne travailler qu’avec une seule ligne de sous-titre, ce serait beaucoup mieux. Par exemple, si tu désires malgré tout pouvoir avoir un planning tel que celui présenté pour avril 2017, on pourrait combiner quelque chose du genre de ce qui est présenté sur la feuille ‘’ Exemple Planning combiné’’. Tu vois alors que l’on pourrait très bien présenter tes 4 colonnes D, E, J et O telles qu’indiquées dans ton dernier message mais en plus d’autres colonnes telles que présentées sur ton exemple d’avril 2017. Si nécessaire, on pourrait même jouer sur les couleurs, tel que présenté sur cette feuille exemple. Par contre - si tu trouves qu’il y a un réel avantage de travailler avec deux ou trois lignes de sous-titre (ce que tu n’as cependant jamais montré dans tes exemples, c'était soit .../soit ...) - et bien pourquoi pas.

J’insiste sur un point : il est plus facile de bien prévoir les choses, puis qu’elles soient facilement adaptables par la suite, plutôt que de vouloir un résultat immédiat qui sera très difficile à corriger. Laisse-toi donc le temps de bien étudier tout ce que je t’ai dit ci-dessus, réfléchis bien à tes besoins réels et – lorsque l’on pensera avoir trouvé la feuille de base pour tous les plannings de l’année - on pourra se lancer dans son remplissage mensuel (on risque bien d’avoir encore un ou deux échanges de plus à ce propos ).

Cordialement.

NB : Lundi est un jour férié dans ton pays : n’oublie pas de rester à la maison, auprès de ta pompière, et pense à moi qui serai en train de trimer à Berne.

257base-v6.xlsm (172.10 Ko)

Salut Yvouille,

Absent quelques jours, je n'ai pu te répondre plus tôt. Tu es sur la bonne route, je dirais même sur l'autoroute à grande vitesse ...

* " Si tu retournes maintenant sur la feuille ‘’Disponibilités’’ et que tu choisis un mois quelconque en C2 – prenons au hasard le mois d’août 2017 pour commencer – et que tu cliques sur le bouton ‘’Préparer le planning’’, tu vois que 8 colonnes restent visibles sur la feuille ''Planning'' entre les colonnes D et U et qu’en plus elles devraient correspondre plus ou moins aux 8 colonnes que tu m’as indiqué vouloir. Pour l’exemple, j’ai masqué alors les lignes 3 et 4 et il y a quelques journées GIFF.

Retourne sur la feuille ''Disponibilités’’, choisis un mois d’hiver et ‘’prépare un planning’’ ; seules 3 colonnes sont visibles (D, E et J)."

Il apparaît toujours le mois d'août en haut de la feuille, si je changes de mois ...

* En ce qui concerne les colonnes de cette feuille ‘’Planning’’ :

Effectivement sauf pour la saison estivale, il faut les colonnes 7h-13h et 13h-19h

* En ce qui concerne les lignes de sous-titre de cette feuille ‘’Planning’’ (lignes 2, 3 et 4) :

Super, pour la même ligne métiers (et fonctions c'est pareil) et types (c'est mieux pour gardes et astreintes)

Pour les 2 mois d'été, il n'y a pas d'astreinte la journée car, nous sommes 8 en gardes ...

Pour conclure, tu as bien raison, rien ne sert de se presser, tout vient à point à qui sait attendre !!! Je travaille avec ces fichiers (améliorés au fil de l'eau et de la vie) depuis plus de 10ans donc, je peux bien patienter encore plusieurs mois ..

Je reste à ton écoute si tu as des besoins particuliers et je te remercie à nouveau ... Vive la neutralité de la SUISSE !!!

Salutations

Zbig

PS: C'est gentil de penser à moi pour le 1er mai mais comme tu peux le constater, les jours fériés n'existent pas pour les pompiers non plus !!! Donc, comme toi, je bosse aussi ...

Salut,

Si tu veux reprendre un texte inscrit par un membre et que ce texte soit mis clairement en évidence, tu cliques d’abord sur ‘’Répondre’’, tu sélectionnes le texte de ce membre puis tu cliques sur le bouton ‘’Citer’’ dans le message concerné. Dans la préparation de ta réponse, tu vois alors le texte sélectionné placé entre deux balises comme ceci [ quote="Brick"]Salut ZBig[/quote ] et le texte apparait ainsi dans le message :

Brick a écrit :

Salut ZBig

Zbig69 a écrit :

Retourne sur la feuille ''Disponibilités’’, choisis un mois d’hiver et ‘’prépare un planning’’ ; seules 3 colonnes sont visibles (D, E et J)."

Il apparaît toujours le mois d'août en haut de la feuille, si je change de mois ...

Voici un exemple de très grande imprécision. Comment as-tu choisis un mois d’hiver ? Comment as-tu préparé un planning ? Sur quelle feuille apparaît toujours le mois d’août (Feuille ‘’Disponibilités’’ ou feuille ‘’Planning’’ ?) et où exactement ‘’en haut’’ (Dans la cellule A1, dans la cellule A2, dans la cellule A3, dans la cellule C34, ................ ) ?

Voici donc une précision sur ce que j’ai voulu dire : Si tu vas sur la feuille ‘’Disponibilités’’ et que tu indiques le premier d’un mois quelconque dans la cellule C2, tu as le mois concerné qui s’affiche dans la cellule G1 de cette feuille. Si tu cliques sur le bouton ‘’Préparer le planning’’, ça prépare un planning (que la vie est simple, que la vie est belle). La feuille ‘’Planning’’ est alors automatiquement sélectionnée et le mois concerné est inscrit dans la cellule A1 (mais ce texte inscrit en A1 est affiché avec l’option de ‘’Format de la cellule’’ pour l’alignement horizontal ‘’Centré sur plusieurs colonnes’’ entre A1 et O1. Ceci à l’avantage que si tu masques certaines colonnes, le texte est toujours centré).

Maintenant, selon que le mois inscrit sur la feuille ‘’Disponibilité’’ est un mois d’hiver, d’intersaison ou d’été, tu devrais avoir trois résultats différents de mise en page sur la feuille ‘’Planning’’. Si ce n’est pas le cas, il y a un sérieux problème.

La feuille ‘’Exemple Planning combiné’’ par contre, est un exemple figé, c’est-à-dire qu’elle ne s’actualise pas selon le changement du mois de la feuille ''Disponibilités''.

Ne comprenant pas toutes tes autres explications, je te propose une démarche encore différente.

Dans le fichier ci-joint, il y a trois feuilles avec des plannings ‘’ouverts’’ pour chacune des saisons, mais avec chaque fois que les deux premiers jours du mois.

Pour chacune de ces feuilles, je te prierais de bien vouloir masquer (j’ai bien dit ‘’masquer’’ et non pas ‘’effacer’’) les lignes 3 et 4 si elles sont inutiles ainsi que les colonnes inutiles de D à T.

Pour les sous-titres des colonnes sur la ligne 2, si un texte en noir ne te convient pas, utilise une colonne avec un sous-titre en rouge et inscris-y le texte qui te convient.

Si, comme pour mon exemple sur la feuille ‘’Exemple Planning combiné’’ du fichier ‘’Base_V6’’, tu veux des couleurs différentes sur les lignes des jours, indique-le-moi aussi sur ces feuilles exemples.

Ainsi je pourrais voir - en comparaison des mises en page automatisées que je t'ai proposées dans mon dernier fichier - quelles sont les mises en page que tu désires.

J’ai un peu peur de brûler les étapes, mais si tu veux en plus remplir chacune de ces feuilles avec des noms de pompiers (AD D, BAR, etc.) qui me permettrait de déjà me faire une idée de ‘’qui doit aller où’’ selon son grade ou sa fonction, pourquoi pas. Mais pour l’instant juste des noms, sans trop d’explications complémentaires au sujet de tes choix, juste pour voir si je m’en sors à comprendre cette répartition de personnes sur la base des (nombreuses) informations déjà reçues.

Si tu penses d’incrémenter la version du fichier ci-joint pour me le retourner, c’est le top.

Cordialement.

Salut Yvouille,

Je rentre de 15 jours de stage, je n'ai pas pu te répondre ... Dès demain soir, je me penche sur tes questions du 02 mai ...

Cordialement

Zbig

Je me disais : soit il trouve que je commence à exagérer avec tout le boulot que je lui demande de fournir, soit il y a un feu en cours. Ce n'était ni l'un, ni l'autre

Au plaisir de te relire. En te demandant d'avance de la patience pour la suite.

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