Gestion adhérent association

Bonjour le forum,je voudrais avoir une idée ou savoir si cela est possible ou pas

Je voudrais crée pour mon association une base de gestion d'adhérent sous Excel

1° un dossier nommé avec les initial de l'association et dans se dossier un classeur pour chaque adhérent dont le contenue son

• info de la personne,
• sa cotisation,
• son paiement ainsi que la date due paiement, le restant due si il y a,
• le mode de paiement
• date de début et date de fin d'abonnement
• N° licence

• base de donné on pourra crée justement chaque adhérent via un userforme ou manuellement et que lorsque l on cliquera sur validé cette adhèrent sera transféré dans un classeur avec son nom dans le N°1 plus haut.et qui me permettra aussi de mettre a jours ses infos
• TBD nous permettra de voir les adhérents à jours de leur cotisations ou pas et aussi la date de début et de fin d'abonnement.

Bonjour,

La constitution d'un dossier avec un classeur par adhérent est un non-sens avec Excel.

Si vous voulez une architecture comme ça achetez un stylo et des chemises cartonnées et remplissez les fiches à la main...

Avec Excel on peut espérer gérer TOUSSA dans un seul classeur mais...

A mon avis cela n'est possible que pour quelqu'un de très expérimenté es Excel et macro (VBA)

Gérer les infos adhérents est très simple.

Gérer -en plus- les infos de licences, cotisations, moyens de règlement, date... demande une certaine expertise. Cela dépend un peu du nombre d'adhérent et du genre d'association. Certaines associations peuvent avoir plus d'une dizaine de moyens de règlement différents (sans compter les chèques multiples et les règlement en espèces successifs.)

Dans ces cas à partir d'une centaine d'adhérents c'est déjà un travail considérable, au delà de 200 cela peut devenir un vrai casse-tête pour un non professionnel ! Et un travail à temps complet !

La complexité est aussi proportionnelle au budget annuel de l'asso. Avec un budget de quelques K€, on peut voir ça avec optimisme. Au delà de 10 ou 20 mille je commence à tousser, au delà de 100 000 on revient au paragraphe précédent !

En général ce travail est souvent facilité parce que beaucoup d'associations pratiquent l'adhésion annuelle (année civile ou année scolaire) ce qui clôt la comptabilité chaque année,

Lors de la réinscription l'année suivante il est facile de récupérer les infos générales des années précédentes (grâce au N° de licence)

Sinon (s'il n'y a pas de clôture annuelle) si les adhérents sont gérés au fil de l'eau de date à date, cela dépend encore du nombre d'adhérents et des exigences comptables.

Enfin la plupart des associations surtout (celles qui font appel à des financements publics) ont des impératifs comptables très forts qui n'autorisent l'utilisation d'Excel que d'une manière marginale (extra-comptable)

Enfin... Ce n'est qu'un avis hein !

A+

Bonjour

Merci pour ta réponse,jr vais plus me penché vers un logiciel adéquat et continuer manuellement sur mes fiches pour le moment.

En tout cas merci d'avoir lue ma demande et de ta réponse.

Cordialement

bonjour à vous

et si tu faisais tout simplement une feuille Excel en colonnes simples :

• info de la personne,
• sa cotisation,
• son paiement ainsi que la date due paiement, le restant due si il y a,
• le mode de paiement
• date de début
• date de fin d'abonnement
• N° licence
• FIN D'ABONNEMENT (tu mettras FIN quand l'abonnement sera terminé)

n'est-ce pas suffisant ?

ma suggestion pour rester dans l'esprit "base de données" : à chaque renouvellement d'abonnement, tu crées une nouvelle ligne, sans effacer la ligne de l'ancien abonnement

ainsi, tu pourras faire des tris, des filtres des alarmes par MFC et toutes les statistiques par TCD. Et des graphiques.

Bonjour JMd

donc tu me parles de faire une feuille donc un onglet par abonnée , cela fera beaucoup d'onglets au final et beaucoup de lien pour recherché l'abonné .

et aussi une feuille vierge que lorsque je remplis les infos et que je valide elle transfert l'abonné dans un un nouvelle onglet avec son nom et prénom et la feuille principal sera vierge à nouveau.

re

non non, une seule feuille !

chaque ligne est un "abonnement"

si une personne s'abonne, tu crées une nouvelle ligne

si une personne se réabonne, tu crées une nouvelle ligne !

dans 10 ans, certaines personnes auront 10 lignes. 9 de ces lignes auront un "FIN" dans la colonne FIN D'ABONNEMENT.

un simple filtre te permet de visualiser tous les abonnements en cours (FIN D'ABONNEMENT est vide),

un simple filtre te permet de voir l'historique d'une personne

un simple filtre te permet de voir qui est en retard de payement

un simple filtre te permet de voir etc.

et avec de MFC, tu vois qui arrive vers la fin de son abonnement

fais une feuille pour tester et reviens la présenter sur le forum. On va t'aider pour tous ces détails si tu en as besoin

bonjour merci pour ta reponse

je vais mettre en place un model et je le poste des qu il est terminer

par contre se sera bien aussi pour un numero de ligne auto

je vais voir cela merci

re

un numéro auto semble bien, mais ça complique et c'est inutile. Les dates sont suffisantes. Non ?

il est souvent plus utile de créer une colonne n°detéléphonedel'adhérentoudesonconjoint pour le cas où il lui arrive un problème.

Bonjour JMD

Voilà le model de mon fichier en pièce jointe

re

il n'y a pas de PJ

Bonjour,JMD

Voilà un nouveau fichier modifier suite à la pièce jointe manquante,

Il suffit de remplir les champs de la colonne inscription de la feuille saisie puis cliqué sur Valider

cela transfert le nouvel adhérent vers la feuille listing , et concernant la réinscription je vais me penché dessus dés que j'aurais avancé un peu plus, car je prévoit de faire une recherche via liste déroulante pour trouver l'adhérent a réinscrire et modifier se qui doit l'être et validé cela,

se qui selon moi risque d'être pluto compliqué car je dois faire cela avec index dont je me souvient moins

re

dès qu'il y a un userform, je pense qu'on n'est plus dans Excel, mais dans VBA. Et je ne pratique pas VBA. Sauf pour quelques automatisations.

Je ne peux donc plus t'aider.

note 1 : tu te compliques pour rien. Les tableaux Excel sont à saisir sans userform.

note 2 : Il y a une sorte de userform automatique appelé "Formulaire" dans le menu Données. Rien à programmer. Pas de VBA.