Arborescence Excel - synthèse d'une base de donnée Excel

Bonjour à tous,

Etant novice en informatique, j’ai parcouru et appris beaucoup de chose sur votre site grâce notamment aux forums et aux tutoriels que vous proposés et je vous en remercie. Je crée cette discussion afin de savoir s’il était possible d’avoir un petit coup de main sur un projet que je suis en train d’effectuer en tant que stagiaire dans une entreprise de maintenance.

Je vous expose mon problème :

J’ai pour mission de créer une interface sur Excel permettant de naviguer entre les nombreuses données clients de façon aisée (facilité d’utilisation, simplicité, esthétique) afin de faciliter le travail des ingénieurs chargés d’affaires.

J’ai à disposition un dossier « base de données client » où sont stockés tous les clients de l’entreprise, ainsi que leurs données propres. En effet, chaque client possède un dossier contenant plusieurs sous-dossiers (contrat, facture, devis…).

J’ai également un fichier Excel qui lui servira d’interface entre les différentes données de chaque client, qui répondra au critère suivant :

• Simplicité
• Facilité d’utilisation
• Esthétique

Mes questions sont :

Est-il possible de créer un lien entre une cellule représentant le devis d’un client quelconque et le sous-dossier qui va bien dans le dossier « base de données client » ?

Est-il possible que lorsque j’enregistre les données d’un nouveau client à l’aide d’une macro, j’obtienne la création d’un dossier au nom du client dans « la base de données client » avec ses sous-dossiers (facture, devis, contrat…) ?

J'aimerais avoir une interface assez esthétique donc si quelqu'un à des idées pour la mise en forme, je suis preneur !

Je ne sais pas si je suis clair et si vous visualisez le système que j’essaye de mettre en place, mais j’ai fait de mon mieux ^^ ! J’ai met un fichier excel à votre disposition afin de faciliter la compréhension du projet.

Je vous remercie pour le temps que vous consacrerez à la lecture de mon problème. Je continue à rechercher sur votre site, en attendant une réponse ou des idées de votre part.

Bien cordialement.

Salut et bienvenue sur le Forum,

Je pourrais bien voir afin de te donner un coup de main, mais il y a deux problèmes : Tout d’abord ça ne sert à rien de vouloir aller trop vite – traitons un problème après l’autre – et deuxièmement il faut que l’on parle le même langage.

Dans l’image ci-dessous, tu vois, dans l’arborescence de mon ordinateur, un dossier principal ‘Clients’ contenant deux sous-dossiers ‘Client 1’ et ‘Client 2’. Le sous-dossier ‘Client 1’ comporte encore un sous-sous-dossier ‘Factures Client 1’.

Dans ces dossiers et sous-dossiers, tu peux avoir des fichiers Excel tel que ceux que tu nous as fournis. Apparemment tu nous as fourni deux fois le même fichier. Celui-ci comporte plusieurs feuilles avec chacune un onglet indiquant son nom.

Toi apparemment tu confonds Dossier et Fichier.

Puis tous les objets Excel (dossiers, sous-dossiers, fichiers, feuilles, lignes, colonnes, cellules, formes, macros, etc.) ont des noms précis ; afin d’éviter des erreurs, il faut absolument les utiliser.

Enfin tu indiques avoir un fichier ‘Base de données client’, mais tu ne nous ne fournis pas. Si tu penses que l’on va en avoir besoin pour continuer la discussion, il faudra peut-être nous en fournir une copie dans laquelle tu ne laisseras que 2 ou 3 clients fictifs, mais avec toutes les données nécessaires au traitement de tes problèmes.

Venons-en donc à ta premier question

tiguan21 a écrit :

Est-il possible de créer un lien entre une cellule représentant le devis d’un client quelconque et le sous-dossier qui va bien dans le dossier « base de données client » ?

A te relire.

Bonsoir,

Merci de m'avoir lu. Je reconnais, en me relisant, que c'est difficile d'y voir claire.

Je vous renvois mon fichier excel et le dossier fictif qui représente ma base de donnée, contenant à l'intérieur 2 sous-dossiers "client 1" et "client 2" dans lesquels on trouve les différents sous-sous-dossiers "commande","facture" ...

J'essaye d'élaborer une gmao sur excel pour faciliter le travail des ingénieurs dans mon entreprise. Je souhaiterais savoir s'il est possible que lorsque j'enregistre un nouveau client dans mon fichier excel, un sous-dossier à son nom se crée automatiquement dans le dossier "base de donnée" avec tous les sous-sous-dossiers "facture", "commande" ?

Pour la 2ème question, je vous présente un exemple:

Je souhaite voir la commande du client 1 (sous format pdf), qui sera préalablement enregistré dans le sous-sous-dossier "commande", je vais dans mon fichier excel et je vais dans l'onglet commande, puis je recherche le client 1 dans le tableau (à l'aide d'un filtre ou d'un moteur de recherche) et enfin je clique sur la cellule "commande" du client 1 qui me redirige directement dans le sous-sous dossier commande du client 1.

J'espère que mes propos sont un peu plus clairs.

En attente d'une réponse de votre part. Je vous souhaite une bonne soirée.

Bien cordialement.

Ok, tu sembles ne pas confondre dossier et fichier et je commence à y voir un peu plus clair, bien que je ne sache pas ce qu’est un gmao.

Tu as donc selon moi 3 questions en cours :

A) Est-il possible de créer un lien entre une cellule représentant le devis d’un client quelconque et le sous-dossier qui va bien dans le dossier « base de données client » ?

B) Je souhaiterais savoir s'il est possible que lorsque j'enregistre un nouveau client dans mon fichier excel, un sous-dossier à son nom se crée automatiquement dans le dossier "base de donnée" avec tous les sous-sous-dossiers "facture", "commande" ?

C) Je souhaite voir la commande du client 1 (sous format pdf), qui sera préalablement enregistré dans le sous-sous-dossier "commande".

Comme je t’avais demandé que nous ne traitions qu’une seule question à la fois, je te propose que nous commencions par la B, puisqu’il me semble qu’elle est dans la logique de la chronologie [ B) on crée les sous-dossiers et sous-sous-dossiers, A) on crée les liens et C) on consulte ].

Ma question 1) Peux-tu alors m’expliquer comment tu enregistres un nouveau client ? C’est-à-dire sur quelles bases on peut créer un sous-dossier et des sous-sous-dossiers à son nom ? Merci d’utiliser le nom des objets Excel concernés.

Ma question 2) ton ‘fichier excel.xlsm’ – depuis lequel j’ai compris que tu enregistrais tes nouveaux clients et depuis lequel on créerait les sous-dossiers et sous-sous-dossiers nécessaires – se trouve bien dans ton arborescence dans ton dossier visible sur ton document Word ‘base de donnée client’ ?

Ton ‘fichier excel.xlsm’ semble assez compliqué. Je me permettrai d’abandonner mon aide si mes réponses à tes premières questions en appellent sans cesse de nouvelles.

A te relire.

Bonjour,

Une gmao est une gestion de maintenance assistée par ordinateur.

Mon problème réside ici, dans l'onglet "formulaire" du fichier excel je rentre les données du nouveau client puis j'enregistre les données (enregistrement dans l'onglet "bd client" du fichier excel), puis je crée le dossier du client en cliquant sur 'créer le dossier".

Une maccro que j'ai enregistré permet de rajouter lorsque je clique sur "créer le dossier" une ligne dans chaque tableau de chaque onglet (commande,devis....).

Dans chaque onglet (commande, devis...), il y a une colonne (commande,devis...) que je cherche à lier à son sous-sous-dossier (commande,devis...) dans le sous-dossier du client dans le dossier "base de donnée".

J'espère que vous voyez plus clair.

Le document word que j'ai envoyé ne correspond pas au dossier "base de données client", j'ai fait un imprime écran qui représente l'arborescence du dossier.

Dossier (base de donnée client)

Sous-dossiers (client)

Sous-sous-dossier (commande,devis...)

Pour chaque client, on a la même structure de sous-sous-dossiers.

Voila j'espère que j'ai répondu a vos questions, c'est difficile d'expliquer la chose et encore plus de la comrendre.

En vous remerciant pour le temps que vous me consacrait.

Bien cordialement.

Salut,

Je commence à y voir un tout petit peu plus clair, mais ce n’est pas évident.

Dans le fichier ci-joint, si tu indiques dans ton formulaire - sous ‘Code client’ - un nom SANS ESPACE ET NE COMPORTANT AUCUN SIGNE NON ACCEPTE DANS LE NOM DES DOSSIERS (par exemple ClientXY ou Dupont_Durant sont des noms acceptables mais Client-XY ou Dupont/Durant non), lorsque tu cliques sur le bouton ‘Créer le dossier’, un lien hypertexte est créé sur la feuille ‘contrat’, en colonne D. Ceci grâce au bout de code ci-dessous que j’ai rajouté dans ta ‘Macro9’

Dim aaa As String
aaa = Range("A5")
ActiveSheet.Hyperlinks.Add Anchor:=Range("D5"), Address:=aaa & "\" & ActiveSheet.Name, TextToDisplay:=aaa & "\" & ActiveSheet.Name

Afin de pouvoir utiliser ce lien, il faut bien entendu qu’un sous-dossier au nom de ce client (avec exactement la même orthographe que celui utilisé dans ton formulaire) ainsi qu’un sous-sous-dossier ‘contrat’ soient présents dans ton arborescence.

Une autre condition afin que ce système fonctionne est que le ‘fichier excel_V1’ ci-joint soit placé dans ton dossier ‘base de donnée client’, à côté des sous-dossiers des clients.

Je n’ai réalisé qu’une seule liaison hypertexte comme exemple de ce qu’il est possible de faire mais je dois te dire que maintenant que je comprends un peu plus ton système, je n’ai plus trop l’envie de continuer à t’aider.

D’abord parce que tes macros enregistrées sont catastrophiques ; il y a – comme toujours avec les macros enregistrées – des tonnes de codes inutiles qu’il faudrait nettoyer. Mais il est bien entendu que sans savoir exactement où tu veux en venir avec ton fichier en général, c’est peu encourageant de te proposer de l’aide à ce niveau.

Ensuite je ne vois pas très bien l’utilité d’avoir toutes ces feuilles ‘commande’, ‘contrat’, ‘devis’, etc., avec à chaque fois la même liste de clients. Si tu veux juste faire le lien entre ces listes de clients et leur sous-sous-dossiers ‘contrat’, ‘devis’, etc., pourquoi ne pas avoir qu’une seule feuille avec une colonne ‘contrat’, une colonne ‘devis’, etc. ?

A propos de tes souhaits, j’avais compris dans un premier temps que lorsque tu cliquais sur le bouton ‘Créer le dossier’, tu désirais que ton code crée automatiquement les sous-dossiers et sous-sous-dossiers relatifs à ce nouveau client. Ceci serait tout à fait possible mais, à nouveau, je n’ai pas l’envie de me lancer vu l’ensemble de ce travail.

Je trouve que tu t’es lancé à corps perdu dans un gigantesque projet sans trop te demander si tout ce que tu as imaginé avait un sens et une utilité bien précise.

J’ai l’immense espoir que tu prennes mes remarques pour quelque chose de constructif et qui te permettra d’avancer plutôt que comme des remarques gratuitement destructrices. La preuve que j’ai quand même eu l’envie de faire quelque chose pour toi, c’est que je viens de passer – en plus des moments de ces derniers jours – 3 heures sur ton fichier ce soir.

Amicalement.